电子文件管理学复习内容.ppt

1、电子文件管理学期中复习,主讲：张晨光 联系方式：MB E-mail:; QQ:574966126,一、电子文件管理概况,什么是电子文件？ 电子文件的特点是什么？ 电子文件的分类。 电子文件的生命周期分为几个阶段？ 电子文件的法律证据效力如何？,什么是电子文件？,指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 上述定义有两条要点： 一是生成环境，即计算机和其他数码设备。 二是可处理的数码文件。,电子文件的特点：,1）信息的费人工识读性； 人与信息之间关系发展的三个阶段：口口相传、信信相传、机

2、电相传 2）系统依赖性； 要点之一：电子文件管理是系统管理 要点之二：系统之间的排斥性(美国档案馆) 3）信息与特定载体之间的可分离性； 被解放的文件信息移动 第一，文件信息在某一保管单位（无论是一个软盘、一个光盘还是一个文件夹）内的自由逻辑组合。 第二，文件信息在不同载体间通过物理与逻辑方式（介质与网络）进行的自由迁移。 4）信息的异变性；（造成电子文件信息发生变化的主要原因） 5）信息存数的高密度性； 6）多种信息媒体的集成性； 7）信息的可操作性（主要表现）。 1随心所欲的文件制作 2会“变脸”的比特,电子文件的分类,按电子文件的格式划分类别 1）数字文本(Digital Text)文件

3、 2）数字影像(Digital Image)文件 3）数字图形(Digital Graphic)文件 4）数字语音(Digital Voice)文件 5）数字视频(Digital Video)文件 6）命令文件（Program) 按电子文件的组成方式分类 1)简单文件 2)复合文件 3)复杂文件,电子文件的生命周期,1）传统文件生命周期的四个阶段 如图1所示，图中所指第一价值是指文件形成者和文件内容涉及者对档案信息的利用；第二价值是指外界（第三者）对档案信息的利用。,2）传统文件在生命周期中的运动规律,文件在生命周期的各个阶段中进行着有规律的运动，如图2所示。每个阶段之间都有明显的界限，文件从

4、形成过程开始，经过签名盖章才使文件正式生效并具有价值；现行使用的文件经过文件鉴定之后，才能区分出有价值文件归档备存，将无价值文件予以剔除；符合保管年限（满20年）的档案进行再次鉴定后，将最有价值的全宗档案移交档案馆，作为国家记忆进行安全保存和满足社会利用。,3）传统文件生命周期中不同阶段的相互关系,电子文件生命周期分析,1）电子文件生命周期的阶段划分方法,2）电子文件生命周期的三个阶段,二、电子文件管理,一）电子文件的管理内容 二）电子文件的管理原则 三）电子文件的管理流程 四）电子文件的管理模式,一）电子文件管理的基本内容,1、电子文件的微观管理 1）概念：文件和档案管理人员以电子文件为客体

5、对象，运用一定的技术、方法对其加以组织和控制，形成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性，并向社会提供利用服务。 2）与传统文件的管理相比的不同之处 环节顺序不同 技术要求不同,2、电子文件的宏观管理,1）概念：文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效的运作机制和管理机制，是电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。 2）现状：,二）电子文件管理流程,1、总况 1）参与电子文件的形成，在这个环节

6、中提出电子文件、电子档案的管理要求，是电子文件在设计、形成阶段就体现出电子档案的管理要求； 2）建立电子文件信息数据库； 3）电子文件的长期保存。,2、电子文件管理流程的变化（相较于纸质文档） 1）时间上 2）内容上 3）顺序上,三）电子文件的管理原则,1、全程管理原则 根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。 1）要点： 全程管理是一种全面的管理 ； 全程管理是一种系统的管理； 全程管理是一种过程管理,是通过过程控制实现结果控制 。 2）如何保证全程管理的进行 1994年至1997年，加拿大不列颠哥伦比亚大学和美国

7、国防部在关于电子文件真实性的联合研究项目中提出了电子文件全程管理的框架模式，认为应由以下措施构成电子文件的管理链条：,2）如何保证全程管理的进行,（1）根据预先确定的标准格式和模板编辑文件； （2）根据文件的类型和用途，使用预先确定的方法认证文件； （3）根据一个人的资格及其权限，确定他接触电子文件的权力； （4）在系统中嵌入“工作流程”，只向有关人员呈现有关文件； （5）使用磁卡、密码和指纹识别等方式限制对某些技术的接触； （6）在系统内设计审计跟踪功能，记录对系统的任何接触及其结果（如文件被修改、删减和增添等）。 这一模式在北美地区的电子文件管理实践中得到了应用和完善。,2、前端控制原则,

8、1）概念 对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在形成之初这一阶段实现。 2）必要性 （1）前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。 （2）前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。,3、真实性保障原则,电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。 真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反映历史面貌，构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。,4、完整性保证原则,电子文件的完整性包括两个方面的含义： 一是作为记

9、录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全； 二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。 完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全的文件留给后人的是残缺不全的社会记忆，因此，维护电子文件的完整性是文件、档案工作人员的重要职责。,5、可读性保障原则,电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。 加拿大电子文件专家露西安娜杜兰蒂教授认为： “过去十年产生的信息远远超过了人类历史上任何一个时代。但具有讽刺意味的是，信息时代产生的绝大部分信息比任何时代都难以提供利用。”,6、“

10、后管理模式”原则,后保管模式是相对于长期以来实行的以实体为中心的“保管模式”而言的，是一种以来源为中心，以知识为中心的文件、档案管理思想或管理理念。,四)电子文件的管理模式,1、机构内部电子文件管理模式 1）对电子文件实行统一管理 2）实行文件、档案一体化管理 思考：为什么说实行文件档案一体化管理的最佳方式是建立功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。,2、档案馆电子文件管理模式,1）分布式保管方案 分布式保管方案认为电子文件应当自始至终保管于文件的形成机构，档案馆对失去现行效用的电子文件要控制，并对其保管加以指导帮助，而不是要求必须进馆保存。 这一方式的提出，其主要依据是，电

11、子文件具有系统依赖性，档案馆在技术与资金上很难满足实现电子文件对软硬件等方面的要求。,2）集中式保管模式,集中式保管方案认为电子文件的形成机构应当将失去现行效用、具有保管价值的电子文件移交到档案馆集中保存。 这种方案的主要依据是，“文件形成机构和档案馆的职责不同，机构不承担为社会保管非现行文件的任务”，认为“文件生成机构对于失去现行作用的文件保管缺乏动力，而档案馆作为永久保管基地，可以提供技术保障”。,3）自由进馆模式,在上述两种方案的基础上，有人提出“自由进馆原则”，即采取折中的办法，将集中式和分布式保管相结合的，档案馆的指导与文件形成机构自身的需要相结合，并以解决电子文件软硬件依赖性的技术方法为保证的方案。,3、国家电子文件管理模式,概念 一个国家对电子文件管理工作的组织方式与组织制度。,三、电子文件的鉴定,一）电子文件鉴定的工作内容包括什么？ 二）电子文件的内容鉴定方法都包括哪些？ 三）电子文件的技术鉴定都包括哪些任务？