DICOS资讯化系统介绍.ppt

1、DXXXS資訊化管理系統介紹,2,目錄,DXXXS為什麼要進行資訊化管理 DXXXS資訊化的規劃 DXXXS資訊軟體的介紹 資訊化的優勢,為什麼要進行資訊化管理,4,我們面臨的困難和挑戰,資訊無法共用 資訊溝通不及時 不能深入分析管理問題 無法提供決策支援 不能適應企業發展速度 不符合稅法規定 必須通過資訊化管理手段解決企業瓶頸,5,更嚴重的挑戰- 來自代購貨稅法的挑戰,*受託方不墊付資金。 * 銷售方將發票開具給委託方，並由受託方將該項發票轉交給委託方。 * 受託方按銷售方實際收取的銷售額和增值稅額與委託方結算貨款，並另收取手續費。,6,我們實現資訊化管理的目的,資訊共用, 及時取得 加速企

2、業決策流程 降低企業決策成本 衡量企業績效目標(KPI) 適應企業發展速度,有效管理企业,“If you cant measure it, you cant manage it.” 若您無法衡量企業經營績效 您便無法有效管理企業 Robert Kaplan and David Norton 平衡計分卡作者,7,我們的理想,和全體同仁共同打造 超越目前肯德基、麥當勞 資訊系統的國內一流資訊體系！,我們實現資訊化企業的規劃,9,我們的資訊規劃,POS系統,實現總部POS、分公司 POS資訊雙向傳送 系統資源分享,ERP系統,整合德X士、頂連、頂巧、德盟各公司後勤系統軟體 和POS系統資源分享,BI

3、 系統,收集POS系統、ERP原始資料進行資料統計分析,PORTAL,面向加盟業主適量開放企業資料,OA (辦公自動化）,實現無紙化辦公的企業,規劃的依據建立在公司的組織架構之上,11,餐飲事業群組織結構-法人,鄭州德盟,昆明德盟,成都德盟,福州德盟,新世界餐廳,國內,海外,津友餐廳,永蓮餐廳,泰達餐廳,天津DXXXS,北京DXXXS,鄭州DXXXS,杭州DXXXS,福州DXXXS,成都DXXXS,重慶DXXXS,昆明DXXXS,西安DXXXS,天津德盟,頂巧諮詢,天津頂連,頂創開曼,天津頂創,頂巧開曼,12,餐飲事業群組織結構-管理,成都德盟,天津德盟,頂巧諮詢,天津頂連,頂創開曼,天津頂創

4、,頂巧開曼,成都德盟,成都德盟,成都德盟,餐廳,區域公司,群總部,營運中心辦事處,子公司,規劃的依據建立在目前系統結構之上,14,目前餐飲事業群的系統狀況-西部,財務 會計,資產 管理,事業群總部,子公司/ 營運中心/辦事處,餐廳,財務 會計,德盟/頂連 後勤管理 系統,資產 管理,POS （舊）,後臺管理 （舊）,前臺,用友財務軟件,成本 （舊）,德盟/頂連 代管倉系統,JDE ERP 軟件,進耗存 系統（舊）,缺乏即時性,缺乏整合性,缺乏資料共用,後臺,15,目前餐飲事業群的系統狀況-天津、北京,財務 會計,資產 管理,事業群總部,子公司/ 營運中心/辦事處,餐廳,財務 會計,德盟/頂連

5、後勤管理 系統,資產 管理,POS （新）,後臺管理 （新）,前臺,用友財務軟件,成本 （新）,德盟/頂連 代管倉系統,JDE ERP 軟件,進耗存 系統（新）,分公司 ,新POS軟件,總公司 ,缺乏即時性,缺乏整合性,缺乏資料共用,後臺,16,截至08年1Q餐飲事業群希望達到的系統狀況,財務 會計,資產 管理,子公司/ 營運中心/辦事處,餐廳,財務 會計,德盟,頂連 後勤管理 系統,資產 管理,POS （新）,後臺管理 （新）,前臺,後臺,成本 （新）,德盟/ 頂連代 管倉系統,JDE ERP 軟件,代管倉 系統,分公司 ,新POS軟件,用友財務軟件,總公司 ,事業群總部,BI系統,port

6、al系統,決策者,加盟業主,17,7,事業群資訊流示意圖,POS前後臺系統,POS總部(分公司)系統,企業智慧/BI 資料挖掘,ERP系統,原物料, 產品，配方，廠商 原物料出貨,採購， 營業， 庫存,營收，費用，預算,每日 營業額， 銷售明細 每月 餐廳間調撥, 餐廳收貨, 庫存量 餐廳自採購, 原物料耗用,原物料, 產品, 配方, 促銷活動 原物料出貨, 廠商,前臺 銷售, 收銀 後臺 收貨, 採購, 調撥, 日盤點, 日結帳,月盤點, 月結帳 出貨, 廠商,市場調研統計資料庫系統,市場調研資料,每日 銷售收入(現金收入-銀行科目) 每月 餐廳自行採購, 原物料耗用,餐廳間調撥,預算 採購

7、, 應付, 費用, 公司損益 營收，費用 餐廳成本核算 餐廳損益分析,POS系統,POINT OF SALES 服務於餐廳，為BI統計提供原始資料,我們公司的POS軟體,購買飛雅公司套裝軟體 為多層軟體架構（即餐廳、分公司、總部）,ERP系統,Enterprise Resourse Planning 企業資源規劃,我們公司選擇的ERP產品？,JDE( J.D.Edwards)的 EnterpriseOne8.1版 位居ERP軟體第二名， 專門提供流通領域解決方案,什麼是ERP系統,讓我們用一個故事來理解ERP的概念,23,一天中午，丈夫在外給家裏打電話：“親愛的老婆， 晚上我想帶幾個同事回家吃

8、飯可以嗎？”妻子：“當然可以，來幾個人，幾點來，想吃什麼菜？”丈夫：“6個人，我們7點左右回來，準備些酒 烤鴨 番茄 炒蛋 涼菜 蛋花湯。，你看可以嗎？” 妻子：“沒問題，我會準備好的，” 妻子：記錄下需要做的功能表 具體要準備的菜：鴨 酒 番茄 雞蛋 調料 。 發現需要：1只鴨，5瓶酒， 4個番茄，。 炒蛋需 要6個雞蛋，蛋花湯需要4個雞蛋 打開冰箱一看 只剩下2個雞蛋 來到自由市場，妻子：“請問雞蛋怎麼賣？”,訂貨意向,商務溝通,訂單確認,MPS主生產計畫 （ Master Production Schedule）,BOM物料清單 （Bill of Material ）,BOM展開，發現共

9、用物料,倉庫,缺料,採購詢價,24,小販：“1個1元，半打5元，1打9.5元。” 妻子：“我只需要8個，但這次買1打。” 妻子：“這有一個壞的，換一個。” 回到家中，準備洗菜 切菜 炒菜。 廚房中有燃氣灶 微波爐 電飯堡。 妻子發現拔鴨毛最費時間， 用微波爐自己做烤鴨可能就來不及， 於是決定在樓下的餐廳裏買現成的。 6：30，一切準備就緒，可烤鴨還沒送來，急忙打電話詢 問：“我是李太，怎麼訂的烤鴨還沒送來。” “不好意思，送貨的人已經走了，可能是堵車吧，馬上就 會到的。” 門鈴響了，“李太，這是您要的烤鴨。請在單上簽一個字。”,經濟批量採購,驗收，退料，換料,工藝路線,瓶頸工序，關鍵工藝路線,

10、產能不足,產品委外,採購 委外單跟催,驗收 入庫 轉應付帳款,工作中心,25,送走了所有客人，疲憊的妻子坐在沙發上對丈夫說：“親 愛的，現在咱們家請客的頻率非常高，應該要買些廚房 用品了丈夫：“家裏你做主，需要什麼你就去辦吧。” 妻子：“還有，最近家裏花銷太大，今天的請客費用就用 你的私房錢來補貼一下，好嗎？” 還可再加上成本核算，總帳，決策分析等等。例如： 送走了所有客人，妻子拿著計算器，準確地算出了 今天的各項成本 和節餘原材料 並計入了日記帳，把結果念給丈夫聽 丈夫說道“值得，花了145.49元，請了好幾個朋友， 感情儲蓄帳戶增加了若干”,設備採購,通過審核,成本核算,車間退料,經濟效益

11、分析,應收貨款,總帳,26,DXXXS的系統上線涉及部門,ERP系統：財務、供應、設備、資訊、品保 分公司POS系統：營運、行銷、財務 BI系統：本年度針對營運部門，08年啟動後勤部門 PORTAL：加盟業主、營運部門,27,DXXXS的系統上線的範圍,品保檢驗 庫存管理 銷售管理 應付管理,固定資產 總帳 應收管理 應付管理,新POS系統 升級,涉及的重點名詞： 代管庫 餐廳成本計算方法 財務記賬 信限管控 品保檢驗 日關帳 批次成本,28,直營餐廳,加盟餐廳,外部供應商,德盟頂連,德X士代管庫,轉儲,轉儲,車隊倉庫,餐 廳 采 購 /盟 連 銷 售,代管庫示意,29,訂購單,驗收,依餐廳需

12、求,招標,依定單進貨,詢比議價,品保列印代管驗收單,供應商管理,倉儲管理,代管入庫流程,代供應商管理的存貨,依批號記帳,30,排車,出庫確認/回執,請供應商開立發票,訂單輸入,信限檢查,庫存可用性檢查,訂單凍結,解凍,拖欠訂單,超限、帳齡,庫存不足,出貨單,符合信限與庫存,符合信限與庫存,餐廳提貨需求,代管出貨流程,依出貨對象記帳,採購交易成立,選擇出貨批號,31,事業群物流示意圖,頂連,餐廳(直營),德盟,採購進口物料及全國統購品項,頂連物流配 送中心(22),全國配送中心 負責德盟頂連的品項配送至全國各個代管倉,採購物料管理(餐廳自采品項),廠商,物流公司,精料, 統一品項生產製造,代管庫

13、的庫存管理 配送全國統購品項,區域統購品項, 全國生產品項,區域生產品項到各餐廳,其他物流配 送中心(22),作業核心,德盟物流配 送中心(22),餐廳(加盟),採購物料管理,子（代管）倉,母（總）倉,餐廳倉,32,事業群資訊流示意圖,頂連,餐廳(加盟),德盟,採購進口物料及全國統購品項,頂連物流配 送中心(22),全國配送中心 負責德盟頂連的品項配送至全國各個代管倉,廠商,精料, 統一品項生產製造,代管庫的庫存管理 配送全國統購品項,區域統購品項, 全國生產品項,區域生產品項到各餐廳,其他物流配 送中心(22),作業核心,德盟物流配 送中心(22),總 部,虛擬公司,德X士公司,餐廳,餐廳(

14、直營),接受代管 倉出貨,自采進貨,POS,ERP,餐廳(直營) 庫存資訊,公司 帳務處理,餐廳(直營) 庫存資訊,餐廳(直營) 庫存資訊,33,代管庫之效益,* 每筆庫存實物、單價均依照批號記錄。 -存貨所有權、約定的購貨價格清晰明朗 -對廠商中間調整價格、同一貨物由不同供 應商供貨時亦不會混淆。,* 無論出貨給加盟餐廳、自營餐廳、其他對 象，價格均依批號成本。 -符合稅法“代購貨”規定。 -若有運輸損失、庫存損失，則依照批號 成本，請供應商開立發票給責任方,34,代管庫之效益,* 與加盟餐廳對帳變得簡單： -列印加盟餐廳別出貨明細，即可對帳。,* 與供應商對帳變得簡單： -列印供應商別代管

15、存貨表，即可對帳。 其中：在庫數即屬於供應商之存貨。 對象別出貨明細為採購數，供 應商據以開立發票。 合計：供應商已移交我代管全部存貨,35,代管庫之效益,* 財會審核簡化，並真正可執行內控功能： -供應開單，倉管依單入出貨，異動數不得 大於單據數。 -代管庫存貨不記入德X士財會帳，但異動 單據會給財會一聯，財會可隨時查詢盤點 -出貨時，依出貨物件、出貨產品自動拋帳， 請款時不必再執行“大量單據”加總核對。 -“何時付款、付給誰”，帳目清晰明朗。 -靠電腦檢核加盟餐廳可發貨帳款餘額。,36,直營餐廳,其他供應商代管倉,德X士,供應商,加盟餐廳,ERP系統與POS連接功能簡介,德盟/頂連代管倉,

16、德盟頂連,德盟頂連採購單OP,德盟頂連轉儲收貨OT/OV,德盟頂連轉 儲出貨單ST,其他供應商採購單OP,供應商發貨,按批次收貨,R5742005更新銷售價格,錄入直營出貨單520-540,錄入加盟出貨單520-536,錄入直營出貨單,錄入直營出貨單,R42520/R42950 寫入最小批次價格,列印出貨單540-560,出貨確認560-570,拋轉德X士560-570,拋轉POS570-580,R42520/R42950 寫入最小批次價格,列印出貨單540-560,出貨確認560-566,預收款檢查536-540,拋轉德X士566-580,INVOICE AND SALES UPDATE,品

17、保檢驗,直營餐廳自採收貨 OL、ON/OV 應付暫估,直營餐廳德盟頂連 收貨O8/OV 應付關係企業暫估,直營餐廳其他供應商 收貨OH/OV 應付暫估,加盟餐廳德盟頂連 收貨O6/OV 應付關係企業代購 暫估,加盟餐廳其他供應商 收貨O5/OV 代購應付暫估,自采採購單上傳 （月）,調撥單上傳 （月）,耗用單上傳 （月）,營業額上傳 （日）,37,POS直營餐廳,其他供應商代管倉,德X士,供應商,POS分公司,ERP系統與POS單據拋轉連接示意圖,德盟/頂連代管倉,德盟頂連,德盟頂連採購單OP,德盟頂連轉儲收貨OT/OV,德盟頂連轉 儲出貨單ST,其他供應商採購單OP,供應商發貨,按批次收貨,

18、R5742005更新銷售價格,錄 入 出 貨 單,錄入直營出貨單,錄入直營出貨單,品保檢驗,直營餐廳自採收貨 OL、ON/OV 應付暫估,直營餐廳德盟頂連 收貨O8/OV 應付關係企業暫估,直營餐廳其他供應商 收貨OH/OV 應付暫估,加盟餐廳德盟頂連 收貨O6/OV 應付關係企業代購 暫估,加盟餐廳其他供應商 收貨O5/OV 代購應付暫估,自采採購單上傳 （月）,調撥單上傳 （月）,耗用單上傳 （月）,營業額上傳 （日）,直營出貨退貨SI/SR,加盟出貨退貨SE/SJ,品保抽檢/研發領用/樣品出貨代管出貨SP,直營途損退貨SA,加盟途損退貨SH,途損出貨SU,補貨出貨單SF,銷售折讓單SX,

19、38,ERP系統給直營餐廳出貨,39,ERP系統給直營餐廳出貨,40,ERP系統將總倉出貨資料轉直營餐廳POS系統,41,POS系統接收ERP總倉出貨資料,42,POS系統營業額狀況,43,POS系統營業額導出,44,POS營業額導入,45,ERP憑證查詢,46,餐廳庫存進出記錄,47,月末餐廳庫存記錄導出,48,ERP餐廳庫存導入,49,ERP餐廳平均單價轉入POS,50,餐廳耗用導出,51,ERP產生進耗存報表,52,POS計算產品成本,ERP系統上線的優勢,54,上線前後差異比較-配銷,上線前 分公司庫存與代管庫混在一起管理 廠商出貨至分公司(入代管庫)即認定廠商銷售 代銷售價格依既定的

20、銷售價格出貨,會產生一定的價差(無法完全作到平進平出,不符合稅法代收代付的原則) 分公司的存貨價值隨出貨給加盟餐廳的總金額變動(會出現負金額的情況),不符合稅法原則 以代管庫出貨單為憑證, 分公司依餐廳別的採購單單據沒有納入資訊系統管理,須由財務手工錄入 廠商發票明細與出貨明細的不符(總金額符),不符合稅法原則 供應部必需每月調節發票,造成管理死角,無法管理,上線後 分公司庫存與代管庫明確區別(責任,所有權,管理均有明確的規範) 代管庫為廠商的異地庫存代管倉出貨才認定廠商銷售 代管倉未銷售的結餘庫存所有權屬廠商,我方負保管與代銷售責任 代管庫管理 依不同廠商,不同批號,不同價格分開管理 代銷售

21、價格依原進貨批的進價作為該批的貨物售價(完全作到平進平出,符合代收代付的稅法原則) 分公司依餐廳別的採購單入系統管理,直接在財務系統自動產生應付帳款 廠商發票與出貨明細相符可鉤稽,庫存帳清析明朗, 供應部不需要再調節發票,55,上線前後差異比較-財務,上線前 月末總倉為分公司的庫存總倉收貨即認定廠商銷售影響成本平均單價 區域物料平均單價(一物料一區域一單價)不容易原物料成本失真無法體現單店餐廳的真正損益 分公司物料單價會隨著出貨給加盟餐廳的 價格變動(平均單價)倒算回直營的成本 會有負單價與負金額出現(售價成本) 實際成本制度 只有稅務報表, 無管理報表,上線後 月末代管庫為廠商的異地庫存代管

22、倉出貨才認定廠商銷售(分公司收貨)不影響成本平均單價的計算 餐廳單店物料平均單價實現餐廳損益責任(一物料一餐廳一單價),單店餐廳的損益 各餐廳物料單價依進貨批號的成本核算 不再有負單價與負金額現象發生 標準成本+實際成本制度 有稅務報表,有管理報表的分析(不同角度，更靈活),56,上線前後差異比較-財務2,上線前 餐廳(POS) 實際成本制度(月移動平均單價) 促銷費用=材料成本*(定價-售價)/定價 銷售成本=材料成本* 售價/定價 成本率=銷售成本/售價*100% 毛利率=(1-銷售成本/售價)*100% POS系統與公司財務系統獨立不連結 只有稅務報表, 無管理報表,上線後 餐廳(POS

23、)與ERP系統連接 標準成本+差異-還原實際成本 促銷費用=(定價-售價) 銷售成本=材料成本 成本率=材料成本/售價*100% 毛利率=(1-成本/售價)*100% POS系統與公司財務系統連結,且相互鉤稽 有稅務報表,有管理報表(不同角度，更靈活) 一定期間要設定標準成本,57,現行促銷核算的偏差,現行作法： * 以實際售價認列收入 * 從材料成本中分拆為促銷費用及成本,如漢堡標準售價10元，材料成本3元，當五 折促銷時：,* 銷售收入=5.0元 * 銷售成本=1.5元 * 促銷費用=1.5元,此業務是用減少收入5元的代價成交的,不是材料用量換來的,58,新舊成本計算方式比較,59,促銷種

24、類相應帳務處理方式-1,銷售收入：促銷前的標準售價,銷售成本：組成產品的材料成本,銷售費用：標準價與實際價之差,管理 報表,銷售收入：促銷後的實際售價,銷售成本：組成產品的材料成本,銷售費用：無,稅務 報表,60,61,已上線公司資訊化效益總結,系統效益 系統整合-將4個獨立分散的系統(財務系統,餐廳系統,總倉系統,成本系統), 整合成一套完整且相互連結鉤稽的資訊系統 資訊共用-主資料集中於總部輸入，及時共用至各分公司，餐廳，除去重複 錄入與資料不一致的問題。 自動化-以代管庫的管理為核心,借由代管庫的管理,一次性的錄入工作,將頂 連,德盟,供應商進貨管理,加盟餐廳的出貨管理,直營餐廳的進貨全

25、 部由系統自動拋轉,並直接記入財務系統帳 資料收集-餐廳前臺,後臺,分公司交易明細資訊及時收集至總部,拋轉至財務 系統,免去重複輸入資料的工作,62,已上線公司資訊化效益總結,管理效益 效率提升-流程改進,資訊透明化,資訊取得快速將使管理的效益提高,管理者決策的時 間縮短公司管理作業辦法與作業流程被合理化, 標準化與制度化 作業流程改進-公司制度與作業流程在資訊化的過程中,被充分的討論,重新思考,並重 新被規範, 大部分的作業流程都產生了質變 解決了長久以來代收代付的稅務風險問題,真正做到平進平出的貨物移 轉,完全符合代收代付稅法原則 解決了發票與實物不符的問題,解決了月末倒發票的稅務風險問題

26、 稽核管控功能更加完善借由系統間的相互鉤稽(餐廳資料與ERP財務 系統鉤稽,餐廳與代管倉資料鉤稽)使管理更完善 公司管理以制度為本,63,制度標準化與資料準確性 財務作業制度標準化-適當調整,更符合管理需求,更有效率 各分公司作業標準一致 資訊共用-主檔資料由總部統一維護,減少重複性工作與錯誤率發生 (會計科目,事業單位,固定資產,物料分類,匯率,廠商,客戶.) 代管庫與代收代付流程的合理化-規範作業,降低稅務風險 便利性與自動化 財務與前端連結-由採購、銷售、庫存移動、生產、收款、付款等交易,自動產生財務傳票管理 財務與餐廳系統連結-直接由系統中獲取資料且月末不需和供應,加工中心,餐廳對帳

27、總部及時掌控各分公司的及時資訊(及時庫存,銷售,採購,收款、付款,現金) 頂連、德盟系統中直接操作，免去月末人工與和供應,加工中心對帳作業 成本由系統核算(餐廳,分公司,德盟,頂連)不再需要手工結算 管理分析報表由系統產生-簡化每月報表的整理工作,系統的效益-財務部門,64,管理時效性 透過結帳管制前端的會計活動（庫存結帳、會計結帳),管控嚴謹,提高結帳效率隨時對帳,縮短每月結帳時間 資訊數據直接由系統產生, 不需分公司供應提供報表,不需再向分公司或餐廳去收集減少手工作業與等待的時間 實現公司合併報表功能-不再需要手工合併 預算管理分析的功能-不再需要手工編列 管理分析功能提升-系統除可提供稅報之外,更可提供多角度的分析管理的報表功能(管理會計) 財務部工作內容轉換,工作價值提升-多管理,稽核與分析工作,少數據整理工作,系統的效益-財務部門,65,流程合理化 代管庫管理符合公司利益及稅法規定，降低公司庫存，減少與餐廳對帳，與廠商對帳的繁瑣性。 符合現代零售企業以物流體系為核心的企業建設 管控稽核制度化 通過系統改善工作流程，減少加盟餐廳代購預收賬款的拖欠，增加資金利用率 增加稽核點（每單必拋），減少各部門