采购管理培训.ppt

1、,采购管理培训,主要功能说明,1、采购订单增加、删除、修改、关闭。执行情况统计； 2、红蓝采购入库单增加、删除、修改，可以根据采购订单、采购入库单、采购发票生成采购入库单。并生成采购发票自动结算；按照结算后入库单上显示的成本作为入库成本。 3、红蓝采购发票增加、删除、修改，可以根据采购订单、采购入库单、采购发票生成采购发票。与入库单结算确定入库成本。确认应付账款或者现付；确认往来款项的依据。 4、费用发票：处理采购过程中发生的如运费等费用。 5、采购结算：自动结算：一对一的结算；手工结算：可以处理一对多结算；费用折扣结算：可以单独处理后到的费用发票结算，分摊入采购成本。只有经过采购结算，入库单

2、才不是暂估的。 6、取消结算：到“采购结算”“结算单明细列表”选中记录，双击删除。 7、供应商往来：付款单增加、删除，付款核销，预付业务，预付冲应付，应付冲应收。 8、取消供应商往来操作：供应商往来取消操作 9、丰富的账表查询和联查功能（采购账表供应商往来账表）。 10、结账和反结账。,业务流程,核 算,库存,审核,采 购,采购发票,应付,付款单,预付款,期初采购入库单（发票）,供应商往来期初,核销制单,转账制单,核销制单,与别的模块联系,从上面的业务流程图上，可以看到采购模块与总账、库存、核算模块相关联。,核算系统,采购入库单记账,采购入库 单制单,总账,暂估成本处理,供 应 商 往 来 凭

3、 证 到 总 账,采 购 凭 证 到 总 账,往来模块与采购模块的供应商账表核对,物资采购科目期初，供应商往来期初,供应商往 来制单,采购管理,库存管理,审核采购 入库单,注： 采购入库单需在库存模块审核 没有结算的入库单，核算系统可做暂估入库记账处理,选项设置,从上面的业务流程图中，看到采购业务涉及到采购、库存、核算模块。在开始采购业务之前，要先检查这三个模块的选项设置，是否适合企业的情况。,主要的选项设置： 一、采购采购业务范围设置 1、业务控制页签下：入库单带入上次价格、允许查看修改他人的订单和入库单； 2、应付参数页签下：应付款核销方式（按单据、按产品）、应付确认日期依据（单据日期、

4、业务日期）；现金折扣是否显示。 二、库存库存业务范围设置 1、有无批次管理 2、有无辅助计量单位 三、核算核算业务范围设置 1、暂估方式：月初回冲，单到回冲、单到补差,以上的选项企业要根据自己的实际情况，进行选择，以适合自己的核算要求。,把这两个选项提示出来，是因为如果存货要这样核算的话，一开始就要设置，否则存货启用后不能再修改,例子说明期初余额,假定“世纪阳光”公司，一般纳税人的工业企业，增值税率17%，适用新企业会计制度，其主营业务为生产加工家具。2010年6月份启用T3-用友通标准版（如无特殊说明，以下所指“单价”都是不含税单价）. 一、期初余额部分内容1、期初应收账款：城乡超市：585

5、0元，销售一部销售衣柜10台，单价500，专用发票号3；集美家具城：7605，销售一部销售写字台10台，单价650，专用发票号2。2、原材料中，木材15吨，单价100元；海绵10块，每块20；库存商品中，衣柜15台，单位成本300元；靠垫10个，单位成本10元。 3、物资采购科目贷方100元，是从天成市场购买靠垫10个，还未收到发票。即期初采购入库单4、应付账款：海淀木材城采购一部采购木材10吨，单价100元。发票一张，金额1170。,例子说明本期业务,二、本期业务 1、1号从海淀木材城采购木材15吨，单价90元，收到专用发票，会计确认该笔应付账款。同时收到长江运输公司开来的运费发票100元（

6、按数量分摊），确认应付账款。材料已入库。2、采购订单：1号从天成市场购入沙发靠垫20个，单价10元，入库存商品库，收到包含期初100元的普通发票一张，现金支付。3、5号对1号业务确认的对海淀木材城的应付账款用转账支票进行支付。同时现金支付运费。4、5号收到上地油漆厂采购专用发票一张，收到油漆20桶，单价15元，付款条件2/10，1/20，n/30。结算后确认应付账款。假定十天内付款(假定5号付款)。5、用2000归还欠海淀木材城的期初欠款，其余作为预付款处理。 6、月末采购一批木材入库，数量6吨，单价120元，未收到发票。(7月份收到发票，月初回冲)。,初始设置,一、建立账套：账套号006，帐

7、套主管的demo，存货、客户、供应商分类。 二、科目设置：把应付账款、预付账款科目设置为供应商往来的。 三、基础档案 1、部门、职员档案,仓库管理人员增加和权限设置（系统管理中) 2、供应商档案：基础设置往来单位供应商分类“北京地区”供应商档案：001海淀木材城、002长江运输公司、003天成市场、004上地油漆厂。 3、仓库档案：基础设置购销存仓库档案：1原材料仓库、2产成品仓库，都是“移动平均法”计价方式。 4、存货分类：基础设置存货存货分类：11原材料、22库存商品、33劳务费用 5、存货档案：基础设置存货存货档案：11原材料下：001木材（吨、外购和生产耗用）、002海棉（块、外购和生

8、产耗用）、003油漆（桶、外购和生产耗用）；22库存商品下：009靠垫（个、外购和销售）33劳务费用下：100运费（元、劳务费用） 6、结算方式：基础设置收付结算结算方式：1现金付款 2转账支票 7、付款条件：基础设置收付结算付款条件：,8、收发类别：基础设置购销存收发类别：1入库，12采购入库,四、检查相关模块的“业务范围设置选项”。,存货属性：实实在在的存货，即要在单据中参照出来的存货，千万不要打上“劳务费用”和“是否折扣”的勾。,期初记账,例子中的期初余额涉及到总账、采购、销售、库存（核算）。总账部分就不再说明，销售、库存（核算）模块的期初余额放到相关模块说明。这里仅介绍采购模块的期初余

9、额。,一、期初采购入库单（期初第三笔业务） 步骤：采购采购入库单显示“期初采购入库单”增加入库日期“2010-05-25”仓库“库存商品库”、供货单位“天成市场”、存货编码009数量10、单价10保存 注意：1、期初采购入库单，只录入手工账下没有收到对应发票的入库单（假定该业务确定不会收到发票，也不作为期初采购单录入），以便对应的采购发票到来时，与之结算。期数据不作为当期的发生数。 2、只要采购模块没有期初记账，进入采购入库单，显示的就是“期初采购入库单”。 3、期初采购入库单的日期要早于模块的启用日期。 4、这个数据不会自动传递到库存模块作为期初数的。 二、采购期初记账 步骤：采购期初记账“

10、记账”按钮 注意：1、当期初采购入库单和期初发票录入完成后，就可以“期初记账”， 2、如果没有期初采购入库单和期初发票，直接“期初记账” 3、期初记账后，再进入采购入库单或者采购发票，“增加”不会显示“期初”字样。 4、期初记账后，如果发现期初数据有错误，必须要取消期初记账：采购期初记账“取消 记账”按钮,供应商往来期初,三、供应商往来期初（期初第四笔业务）：期初基本关系图如下：,客户往来期初,总账期初余额,步骤：采购供应商往来供应商往来期初确认增加采购发票、专用发票、正向确认部门、发票号、供货单为“海淀木材城”、存货名称“木材”、税率17、数量10、单价100保存、退出录入完成后在“期初余额

11、明细表”上点击“对账”,注意：1、单据日期要小于采购模块的启用日期。 2、本月结账后，供应商往来期初只能查看，不能增加、删除、修改。即本月结账前，可以先处理本月采购发票业务，再增加供应商往来期初。,业务1-采购入库单、生成发票,采购入库单：采购入库单增加录入相关信息（入库类别为“采购入库”，仓库为“原材料库”）（单价可以不录入）保存。（注：入库类别必须录入，否则核算制单的时候带不出对方科目） 采购专用发票： 方法1、流转生成：采购入库单上流转生成专用发票发票号保存复核（确认应付账款：价税合计 15*90*1.17=1579.5）。 方法2、拷贝生成：采购发票增加采购专用发票选单采购入库单发票号

12、保存复核 方法3、手工增加：采购发票增加采购专用发票录入相关信息：发票号、供货单位、存货保存复核 运费发票：采购发票增加运费发票录入相关内容：发票号、供货单位、存货“运费”，数量不录，本币金额100元。默认税率为7%保存复核,如果暂时不确认应付账款，可以不点击“复核”，如果要修改发票，要先“取消复核”，点击“弃复”,业务1-含费用的手工结算,说明： 1、采购结算完成后，采购入库单和两张发票上都显示“已结算”，从“流转”菜单联查到“采购结算单”。 2、结算后采购入库单的单价成本变为90+100*（1-7%）/15=96.2,采购结算：是两张发票对应一张入库单，所以要“手工结算” 采购采购结算手工

13、结算过滤（日期2010-06-012010-06-30）入库（木材）、确认发票（两张发票）、确认在“手工结算”界面，费用结算列表“按数量”分摊结算退出。,3、已经结算过的采购入库单和采购发票不能在修改，除非“取消结算”。 4、取消结算：到“采购结算”“结算单明细列表”选中记录，双击删除 5、如果一张发票对应一张入库单，则可以直接点击发票上的“结算”按钮，或者选择“采购结算自动结算”。,业务2-采购订单执行、采购入库单,采购订单：采购订单增加录入相关信息保存审核 采购入库单： 方法1、流转生成：采购订单流转生成采购入库单录入仓库保存 方法2、拷贝生成：采购入库单增加仓库选单采购订单选择“拷贝后执

14、行所拷贝的订单”，过滤确认保存。（注：选择了这个选项后，执行过的订单才不会被反复参照，也 才会在“订单执行表”中看到入库记录。 方法3、手工增加：采购入库单增加仓库录入项关信息（入库类别）保存（注：这样无法建立采购订单和采购入库单的关系）,业务2-采购发票（现付）、结算,注意：1、即使“现付”的发票，也必须点击“复核”按钮，否则在核算模块供应商制单时找不到这张单据。 2、这里应该是两张入库单对应一张发票，也不能直接“结算”。要手工结算。 3、采购发票发票号不能重复,手工结算： 采购采购结算手工结算过滤（日期2006-05-012006-06-30）入库（两张入库单）发票结算完成退出。,普通发票

15、： 方法1、拷贝生成：采购发票增加采购普通发票选单选择两个“靠垫”记录（期初的和本期的）录入发票号（单据显示两条记录）保存现付结算方式“现金付款”，金额300元复核 方法2、手工增加：采购发票增加采购普通发票录入发票号、存货“靠垫”、数量30个，金额300保存现付结算方式“现金付款”，金额300元复核,业务3-付款核销,一、付“海淀木材城”货款 增加付款单：供应商往来付款结算显示“付款单”，供应商“海淀木材城”增加结算方式“转账支票”、结算科目可以不录，金额1579.5保存 核销采购发票：核销对6.1号的采购发票进行核销，在对应的“本次结算”，录入1579.5保存。,注意：1、如果这里直接点击

16、“自动”按钮，则默认从上到下对采购发票进行核销，如本例，则先核销期初的1170，生于的409.5与6.1号的发票核销，这样6.1号的发票还有1170未核销。 2、核销的时候，是显示发票还是显示商品，受控于“业务范围设置”的“应付款核销方式”。,二、付“长江运输公司”运输费 方法同一，只是把结算方式该为“现金付款”即可，不在叙述。,业务4-现金折扣,一、增加采购入库单、采购发票的方法同业务1，不再叙述。 二、不同的是：1、采购发票上参照录入“付款条件”；2、可以直接点击“结算”按钮，与采购入库单结算。（注意：结算和复核按钮没有关系，谁先谁后都可以）,步骤：1、把采购业务范围设置中“应付参数”下“

17、现金折扣是否显示”选中； 2、增加付款单，金额录入343.98。表体多出两列“可享受折扣”和“本次折扣” 3、核销采购发票：核销显示采购发票，自动计算“可享受折扣7.02”，手工录入“本次折扣7.02”元，系统自动计算“本次结算金额343.98”保存。,这样的话，对应这个供应商也已经结清账款，如果不录入“本次折扣”，则总有一个零头显示,三、付款结算：本次业务可享受折扣7.02（15*20*1.17*0.02），则付款金额为343.98元。,业务5-付款核销、预付、取消,步骤： 1、增加付款单，供应商“海淀木材城”，金额2000元 2、核销期初欠款:核销显示供应商往来期初中录入的发票本次结算录入

18、1170 （或者直接点击“自动”按钮）保存。 3、则剩余的款项自动作为“预付款”处理。以后有新的采购业务，就可以“预付冲应付”。,如果核销完成后，发现发票或者付款单有问题，要修改，只能取消核销。 取消核销：供应商往来取消操作 取消操作对应关系（这种对应关系适用于采购和核算模块供应商往来制单中的业务类型选择） 核销：对应付款单上点击了“核销”、“预付”按钮； 转账：对应供应商往来中的红票对冲、预付冲应付 并账：对应供应商往来中的应付冲应付、应付冲应收。 汇兑损益：对应供应商往来中的汇兑损益，有外币核算情况下才结算汇兑损益,业务6-暂估,一、采购入库单：6月份增加一张采购入库单，暂估单价120元。,二、采购