办公软件使用技巧

1、Excel使用中常被忽略的十条实用技巧2007-11-29 11:05作者：吴旭城 原创出处：天极网软件频道责任编辑：stillOffice技巧里最常用到的还是Excel技巧。以下是一些常被忽略的Excel技巧，您看有没有用？“End+方向键”进行快速定位至最边上单元格如图1所示，假如当前单元格在c3的位置，按End键后再按键，当前单元格则会跳到最上方c1单元格，而如果按的是键则会跳到最下文的c5单元格，按键会跳到最左方单元格，按键会跳到最右方单元格。也就是说不管当前单元格在哪个位置，反正按End键后再按方向键就会定位到最边上的单元格。而如果中间有空白单元格则会先会定位至空白单元格。这个作用是

2、如果工作表中有很多行或列时，用此快捷键则可以快速找到空白单元格或定位至边上单元格。隔行列快速粘贴如图2所示，按Ctrl键后同时选中a1、e1、a5、e5四个单元格，复制后粘贴会发现复制的内容连接到了一起。这样可以达到快速复制不连接单元格的作用。当然如果中间有空白单元格则是无法选中的。填充内容#与填充内容单元格格式类型当你需要输入大量前面部分或后面部分的相同内容时，可以在单元格格式中设置单元格类型为填充内容#或#填充内容，其中“填充内容”为自动填充的相同部分的内容，“#”为手动输入的部分。输入数字时用“#”，输入字符时用“”。中英文输入自动切换在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要

3、输入中文，反复切换输入法实在不方便，这时可以选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后确定退出。 现在当选中需要输入中文的单元格时，中文输入法就会自动打开，而当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。用连字符“&”来合并文本如果想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，用连字符“&”就能够轻松将它搞定。在最后合并的单元格中输入公式：=“单元格1”&“单元格2”，回车后即可合并。按“Ctrl+Enter”组合键后定位在同一单元格有时，为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值

4、。但是每次输入一个值后按下Enter键查看结果后，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则活动单元格仍为当前单元格。自动打开工作簿将需要自动打开的工作薄的快捷方式放到C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动打开这个工作簿。在选定单元格中输入内容如果在一行中输入完后想切换至下一行，这时一般用鼠标移动并定位至要输入的单元格再开始输入，这样感觉很麻烦。不过我们可以先选中要输入的区域，然后可以按Tab键进行切换，如果要退

5、回原来的单元格则可以用Shift+Tab键。快速打印多个工作表打印多个工作表时无需一个一个打印，可以直接选中需要打印的工作表的标签，然后点击工具栏的打印按钮就可以了。用选择性粘贴的“转置”功能快速转换行列有时我们需要把Word中的一个表格的行列进行转换，这时我们可以复制后，在Excel中执行“选择性粘贴转置”来快速转换，准确又方便。成就 Word 高手 也有捷径可走2008-06-14 08:00作者：佚名出处：天极网软件频道责任编辑：彳亍虽然此类介绍Office的技巧、教程文章比比皆是，高手对此早以不屑一顾，但想起当年的我，还是忍不住要写一下，以解众多新手之急切心情。我想要是用一些实际的例子

6、来说明一些事情，肯定比平平板板的文字更容易理解，如果大家能结合实际操作更能加深印象起到举一反三的效果。1.自定义快捷键：例1：工具栏快捷键在每个文档编辑过程中，最频繁改动的是“字体、段落、页面设置”等，每次改动都得从菜单中选择（当然字体、段落也可以单击右键来实现，页面设置可以双击“标尺”来实现），但在表格中字体、段落的右键可就不好使了。(如图1)图1 偏偏这两样在表格中又是经常使用的，难道每使用一次都要多点N次鼠标？得想个办法：单击“格式”选择“自定义”出现对话框“命令”在“类别”中(白框)选“格式”，然后在“命令”中(灰框)选择“字体”或“段落”。 图2 按住左键，把它拖到工具栏中合适的位置

7、，这样就可以在工具栏中建一个快捷按钮。照上面的方法，找其它几项试一下，会发现许多意想不到的惊喜：表格中的“中部居中”、“中部居中左”等这些按键效果都是“杠杠地”。什么，你看一下我的?好吧，好人作到底，送佛送到西，我把我的工具条给你看一下，就看一下啊。图3例2：符号栏快捷键同样的道理，想一下命令可以有快捷键，符号可不可以有?太多太多的同学们抱怨WORD里的“符号栏”品种单一、门类不全，我就不在此一一列举了啊(一副很是自得的样子，哈哈哈)。下面我们就自己制作一个符号工具栏：单击“工具”“自定义”出现对话框，点“新建”，(如图4)图4在“工具栏名称”中键入“自定义符号”，拖动“自定义符号”栏到窗口中

8、的合适位置，再次单击“工具”“自定义”，图5 选择“类别”框中“所有命令”，“命令”框中选择“symbol”拖至“自定义符号”栏中，此时会出现WORD中的“符号”窗口，选择您常用的符号点确定，“快捷键”就此建成了，如果它的名称不如意，可以单击右键，出现菜单，然后自己命名一个名字，选择它的显示图标样式：“默认样式更改按钮图标编辑按钮图标”自己画一个图标，以后可以随时欣赏您的涂鸦之作了。图6 用同样的方法就可以把您常用的符号添加到工具栏中，以备日后之用。顺便说一下“图5”中“保存于”选项记着把你所建立的快捷键什么的都存在“Normal”这个模板中它的位置是C:Documents and Setti

9、ngsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates建议把这个模板备份一下，万一日后格式化硬盘了什么的，就不用从头再来了。说了这么多不知你是否理解了，下面还有一个方法可以练习一下。另一种“自定义符号”方法，先从视图中调出“自动图文集”(如果调出了“自动图文集”就可直接进行操作)：视图-工具栏-点选“自动图文集”-在文档中输入符号-创建“自动图文集”-工具-自定义-命令-自动图文集（如图5中画圈的）。2.宏的录制和应用：1.“录制宏”简单的说就是把你的每一步操作都录制下来，每次有同样操作步骤的时候就可以一键搞定了。例1：经常需要把“字体间距”设定成

10、“加宽5磅”的。工具-宏-点录制新宏-输入宏名-点工具栏(如图7)图7 拖动宏的图标到工具栏上适合位置-(关闭自定义对话框后就可以像平常一样操作让系统录制操作过程了，录制完后点一下“停止录制”。不要告诉我你不会设定字符间距，什么?我恨你!)格式-字体-字符间距-加宽5磅(如图8)图8注意事项： 1、不要有多余的操作，例如撤消等。不行就多操作几遍等自己练熟了操作步骤再录制吗。2、关于自己录制宏的名称和图标，可以参照第1节例2中的按钮图标制作方法。WORD已经是一个非常成熟的软件了，在这里面几乎只有你想不到的，没有她做不到的，只要你深入的挖掘，她还会有许多奇妙的功能等待着你去发现。3.新文档的默认

11、值：在使用WORD的时候经常会用到一些诸如：直线，图片等之类的东西，有时想要调整很小一点距离时很麻烦，按住CTRL键同时按上下左右箭头调整这样治标不治本。有方法如下：“页面设置”-“文档网格”-“绘制网格”然后如“图9”中进行设置基本就可以达到使用方便的要求了，当然可以自己根据需要设定数值。要想在以后的每个“新建文档”中应用这一设置，就必须按一下“默认”。同样，在“页面设置”中把文档的“页边距”、“纸型”文档中的“字体”等设定后点一下“默认”就可以在以后所有新文档中使用自己设定的数值了。图94.造字程序的用法：在日常工作中，您肯定要碰到一些字库中没有的字，比如 字，要想找到这个字其实也容易，到

12、网上搞一个图片不就行了?可是要想让他像正常的字体一样，改变大小，间距等就会很麻烦，有时缩小后会看不清，那么就自己造一个矢量的字体吧。例如：字的制作。单击“开始”-“程序”-“附件”-“造字程序”。选择一个空白的“代码”(如图10)，点“确定”后点“窗口”-“参照”，输入“喜”点“字体”，选择一种合适的字体后点“确定”(如图11)。图10图11单击“矩形选择工具”选择“引用”窗口中的喜字拖到“编辑”窗口中并调整其大小，选择“编辑”“复制”，复制一份调整好大小的喜字，调整两个字符的位置(如图12) (这里需要注意的是：在调整字体大小的时候，一定要一直按着鼠标不放，直到字体定型之后方可放开，如果你分

13、两次或多次调整，字体的比例会发生变化影响效果)。然后用“橡皮檫”和“铅笔”工具修改最终效果(如图13)。图12图13单击“编辑”-“保存字符”-“文件”-“字体链接”-“与选定字体链接”选择一种字体-“确定”。字体制作完毕。想要用的时候，打开“字符映射表”选择字体类型-单击要使用的专用字符、“选定”和“复制”-在应用程序中点“粘贴”。三步去掉 Word 2007 文档页眉上的横线2008-06-14 09:00作者：佚名出处：天极网软件频道责任编辑：彳亍最近，在使用 Word2007 编辑文档时发现文档的上方总是出现一条横线，打印时该横线也被打印出来，很是恼人。 不过，经过本人不断的摸索，发现

14、只需以下三步即可去掉文档上的横线：1、打开文档后，在“插入”中打开“页眉”，选第一项“空白”项，即插入空白页眉。2、在“开始”中的“字体”里点选“清除格式”按钮（字号右边的第三个按钮）。2、打开“页眉和页脚工具”，在最右边的“页眉”中选“清除页眉”即可去掉横线。/office/jiqiao//pc/pcketang/jiqiao/officejq.htm6. 如何快速了解函数的用法Excel中提供了上百种工作表函数，我们可以根据需要选用。 如果知道所要作用函数的名字，但又记不清它的所有格式，这时我们可以用键盘快捷键

15、把参数粘贴到编辑栏内。具体方法是：在编辑栏中输入一个等号，然后录入一个函数，再按下Ctrl+A键，弹出公式选项板，里面显示了选定函数的名称及其每个参数。在打开的对话框中添入所需参数，当我们选取任何一个参数时，在对话框中会看到它的解释。 当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，这个方法非常有用。 如果你不知道EXCEL提供了那些函数，或是记不起函数是怎么写的，可以用下面的方法查看。单击工具栏上的“粘贴函数”按钮，弹出“粘贴函数”对话框。我们可以在左侧列表框中选择函数分类，在右侧列表框中选择函数名称，对话框的下面就会出现一行小字，提示此函数的作用和功能。Excel经常会因为各种原因出现错误

16、值标识，比如“#DIV/0!”、“#N/A”等等。怎样才能使这些错误值标识不再显示出来呢?一、使用条件格式首先选中包含错误值的单元格区域，点功能区“开始”选项卡“样式”功能组中的“条件格式”下方的小三角形，在弹出的菜单中点“突出显示单元格规则其它规则”命令，如图1所示。打开“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”列表中点“只为包含以下内容的单元格设置格式”，点“只为满足以下条件的单元格设置格式”下方的下拉按钮，在列表中选择“错误”，如图2所示。点右下方的“格式”按钮。打开“设置单元格格式”对话框，单击“字体”选项卡，点“颜色”下拉按钮，为单元格数值指定与背景相同的颜色，如图3所示，确定后就可

17、以了。我们也可以利用公式来设置条件格式。首先选中任意一个单元格(是否为错误值均可)，如D3单元格，点“条件格式”功能按钮下方的小三角形，在弹出的菜单中点“新建规则”命令，打开如图2所示对话框。在上方的“选择规则类型”列表中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，在“为符合此公式的值设置格式”下方的输入框中输入公式“=ISERROR(D3)”，如图4所示。点“格式”按钮，在打开的对话框中设置的格式。确定后选中该单元格(D3单元格)，点功能区“开始”选项卡“剪帖板”功能组中的“格式刷”按钮，刷选其它要设置条件格式的单元格区域，将设置好的条件格式复制过去就可以了。二、用IF函数和ISERROR函数比

18、如我们要用公式“=B2/A2”来计算B2单元格除以A2单元格所得的商。如果A2单元格为零或空值，就会显示“#DIV/0!”错误标识。但我们可以将该公式修改为“=IF(ISERROR(B2/A2), B2/A2)”，这样就不会有错误标识出现了。ISERROR(B2/A2)的作用是判断B2/A2是否为任意错误值。如果是，那么就返回“True”，否则就返回“FALSE”。IF函数的语法规则是IF(条件是否成立，条件成立时显示的结果，条件不成立时的显示结果)。所以，上例中=IF(ISERROR(B2/A2), B2/A2)其含义就是判断B2/A2是否返回错误值，如果是，那就显示”(不显示任何内容)，如

19、果不是，那么就显示B2/A2所得的结果。三、用IFERROR函数与上面的方法相比，IFERROR函数更为简单。假定我们仍然计算B2/A2。把公式写成“=IFERROR(B2/A2, )”。那么，如果没有错误出现，就会显示B2/A2的结果;如果有错误产生，那么就不会显示任何内容。推荐：八种常见Excel错误提示及问题解决方法将Word文件快速转换为Powerpoint文稿2008-09-10 08:18作者：论坛整理出处：天极网软件频道责任编辑：Shiny我们通常用Word来录入、编辑、打印材料，而有时需要将已经编辑、打印好的材料做成PowerPoint演示文稿，以供演示、讲座使用。如果在Pow

20、erPoint中重新录入，既麻烦又浪费时间。如果在两者之间，通过一块块地复制、粘贴，一张张地制成幻灯片，也比较费事。其实，我们可以利用PowerPoint的大纲视图快速完成Word闻到PPT文档的转换。首先，打开Word文档，全部选中，执行“复制”命令。然后，启动PowerPoint，如果是Word 2002版，选择“普通”视图，单击“大纲”标签(如图1)。图1 切换到“大纲”选项卡如果没有“大纲”和“幻灯片”选项卡，显示的方法是在“视图”菜单上，单击“普通(恢复窗格)”或在窗口的左下角，单击普通视图(恢复窗格)按钮;如果是Word 97/2000版，可直接选择“大纲”视图，将光标定位到第一张

21、幻灯片处，执行“粘贴”命令，则将Word文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。接着，可根据需要进行文本格式的设置，包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等;然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处，直接按回车键，即可创建出一张新的幻灯片;如果需要插入空行，按Shift+Enter。经过调整，很快就可以完成多张幻灯片的制作(如图2)。图2 调整插入的幻灯片最后，还可以使用“大纲”工具栏，利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。反之，如果是将PowerPoint演示文稿转换成Word文档，同样可以利用“大纲”视图快速完成。方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处

22、，按BackSpace(退格键)，重复多次，将所有的幻灯片合并为一张，然后全部选中，通过复制、粘贴到Word中即可。Powerpoint中用宏快速插入不同背景图片2008-08-14 07:20作者：山东 闫华礼出处：电脑报责任编辑：Shiny在我们制作Powerpoint课件的过程中，一个课件常常包含多张幻灯片，而且为了课件的美观，几乎每张幻灯片中都会插入不同的图片作为背景。同样的插入背景图操作重复N次，实在是太累人了。其实可以通过“宏”来快速完成这一工作。在硬盘的任意位置(如F盘根目录)新建一个名为“Background”的文件夹，然后将需要插入到PPT课件中的背景图片复制到该文件夹，并对

23、所有的背景图片进行重命名，图片文件名的格式为“1.jpg”、“2.jpg”、“3.jpg”启动PowerPoint 2003/2007，然后单击“工具宏Visual Basic 编辑器”命令，打开“Visual Basic 编辑器”窗口，然后右击该窗口左边的“VBAProject”，选择“插入模块”命令，插入一个代码模块，然后在右边的代码窗口中输入相应代码(代码可在/bzsoft下载)，关闭“Visual Basic编辑器”窗口，上边输入的模块代码就会自动保存，最后单击菜单“文件保存”命令，将PPT演示文稿保存到“F:Background”目录下，文件名为“批量插入

24、背景图片.ppt”。小提示：在我们提供的代码中，“ .Background.Fill.UserPicture F:Background & i & .jpg”表示插入到幻灯片中的背景图片保存在“F:Background”目录下，背景图片的格式为jpg，如有不同，请自行更改。接着单击菜单“工具自定义”命令，打开“自定义”对话框并切换到“命令”选项卡，然后选中“类别”下边列表框中的“宏”选项，这时在“命令”下边的列表框中就会出现我们刚才新添加的宏了(如图)。 在如图界面中将“命令”下边列表框中的“CharuPic”宏拖动到工具栏中的任意位置，松开鼠标后，在工具栏上就会出现一个名为“CharuPic

25、”的按钮，右击该按钮，在出现的右键菜单中，将按钮的名称修改为“批量插入背景图片”;在“更改按钮图像”子菜单中选择自己喜欢的图片作为按钮的背景，最后关闭“自定义”对话框。以后只需要单击工具栏上的“批量插入背景图片”按钮，稍等片刻， PPT课件中的所有幻灯片就自动完成背景图片的插入工作了。小提示：如果单击工具栏上的“批量插入背景图片”按钮不能完成幻灯片背景图片的插入工作时，可单击菜单“工具宏安全性”命令，打开“安全性”对话框并切换到“安全级”选项卡，将安全等级设置为“中”，就可以了。Office应用技巧：快速合并多个Word文档2008-05-21 10:30作者：论坛整理出处：天极网软件频道责任

26、编辑：Shiny问：我有大量 Word 文档，想把它们合并到一个文档中，但是复制粘贴太慢了，有没有方法能快速合并?答：首先将要合并的多个 Word 文档存放到同一个文件夹中，然后新建一个空白文档，在菜单中选择“插入 文件”，在弹出的“插入文件”窗口中选择上述文件夹，然后用鼠标拖动选择全部文件(或者使用“ Ctrl+A ”快捷键)，最后单击“插入”按钮即可完成所有文档的合并。Office应用技巧：快速合并多个Word文档2008-05-21 10:30作者：论坛整理出处：天极网软件频道责任编辑：Shiny问：我有大量 Word 文档，想把它们合并到一个文档中，但是复制粘贴太慢了，有没有方法能快速合并?答：首先将要合并的多个 Word 文档存放到同一个文件夹中，然后新建一个空白文档，在菜单中选