记录控制程序.ppt

1、4.2.4 记录控制,为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录，应得到控制, 管理部负责编制记录控制程序。 a) 按规定对质量记录进行收集、标识、贮存、保护、检索、保留和处置，并组织实施。各部门负责本部门记录的实施和控制； b) 各职能部门在编制程序文件时,要同时确定所应用的记录表式，报管理部统一编号，空白的记录表式要归档； c) 根据产品单按产品的特点、顾客要求、使用场所等特点，规定记录的保存期限, 并在相应的记录清单中做出明确规定。当顾客有特殊要求时,要按顾客规定的要求执行；,4.2.4 记录控制,d) 记录要清晰,不得随意涂划改,如有特殊情况需涂划改时,允许涂改的应由授权人

2、涂划改，并签名或盖章； e) 记录要易于识别和检索,必须妥善保管,并提供防潮、防火、防蛀、防霉等必要的环境条件,以防止记录损坏,变质或遗失,以便于存取和查阅； f) 记录如超过保存期或其它特殊情况需要处置或销毁，由管理部负责按要求进行。,记录控制程序,山田公司办制作 二一一年十月二日,记录控制程序,1、目的 对记录的标识、贮存、保护和处置进行控制，为证明产品和服务质量符合规定要求及质量管理体系有效运行提供记录和证据，同时也为提供产品和服务的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。 2、适用范围 适用于为证明产品实现过程和质量管理体系运行中记录的控制。 3、职责 3.1

3、管理部 3.1.1为质量记录的归口管理部门，负责记录的收集、贮存、保护、监督、管理、控制、归档和处置。,记录控制程序,3.1.2 电脑员负责对电子媒体记录的备份,存储介质的保管:电脑备份的防护。 3.1.3 负责检验各种记录表单的标识、编号和填写情况。 3.2 各职能部门按相关程序文件要求对相关的记录编制、填写、收集、储存、保护控制、管理、整理、归档、移交和保管。 3.3 记录填写人员对所有记录的每一个数据、文字和记录的完整性、真实性负责。 3.4 管理者代表负责监督、审查记录的控制和实施情况。 4 工作程序 4.1 记录的媒介形式 主要以书面的表格形式，也可呈现其它形式：如电子媒体、日记、顾

4、客反馈、批示、样品、文字、照片、胶片、图表、音像制品、磁盘和光盘等形式。,4.2 记录的分类 a) 管理体系运行记录：如管理评审记录、产品要求评审记录、供方评价记录、纠正和预防措施记录、内外部质量审核记录、培训记录等； b) 与产品/服务有关的要求的记录：如质量计划相关记录、设计和开发记录、工序控制记录、产品标识记录、产品的监视和测量记录、不规范服务、不合格品控制记录、顾客投诉处理记录、不合格品控制记录、外来有关产品质量的反馈记录、统计记录等； c）供方记录 产品证明书、检验报告、化验单和合格证等。,记录控制程序,记录控制程序,4.3 记录的标识 4.3.1 记录标识以编号方式 记录（表格）

5、JL X.X.X-XX,例：文件发放/回收记录 JL4.2.3-02,记录控制程序,4.3.2 记录标识可用纸张颜色和表格颜色。 4.4 记录的表格设计 a) 管理部对记录各种表格进行全面策划、统筹安排、组织编制； b) 记录格式由各有关部门设计报管理部/管理部审查后试用，在试用中修改完善； c) 经试行确认适用后，由管理部编制记录清单； d) 行业统一规定的表格，按其规定执行,记录控制程序,4.5 记录的填写、修改 4.5.1 记录由相关部门按规定的格式填写。 4.5.2 记录填写要及时、真实、内容完整，字迹清晰、不得随意涂改，若因某种原因不能填写的项目，应用单杠划用；各相关栏目负责人签名，

6、不允许空白。 4.5.3 若因笔误或计算错误要修改原内容或原数据,应用双杠划去内容或原数据,在其上方注明更改后的内容或数据,加盖更改人印章或签上更改人姓名、日期。 4.5.4记录应注明的日期，并签字或盖章，需要时还应会签、审批手续。该记录方为有效。,记录控制程序,4.6 记录的收集、归档、保管 4.6.1各部门记录管理人员应每月初一周内完成对本部门程序文件要求的上一月记录进行收集、分类，依月份日期顺序进行整理和排列，按月汇总存放。若在节假期间则顺延。 4.6.2 各部门对每月的记录应归档、保存,需要是对记录应予以登记。 4.6.3 管理部每年初第一周完成对各部门上一年各记录的归档。 4.6.4

7、 对电子影象记录应要有硬盘备份。 4.6.5 按文件控制程序中第4.12.14.12.5条款规定执行。,4.7 记录的使用 4.7.1 公司内部使用记录须经所属部门负责人批准，公司外部使用记录须经管理者代表批准。 4.7.2 任何记录借阅使用者，凡需将记录带出归档保管现场的必须应报所属部门负责人批准。需将记录原件或复印件带出公司，须经管理者代表批准。 4.8 记录的贮存 4.8.1 一年内记录应按记录清单确定的归档保管地点贮存记录。 4.8.2 一年以上应交付管理部归档、保管、储存。 4.8.3 各部门均要安排适宜的环境和条件进行贮存。,记录控制程序,记录控制程序,4.9.2 记录有专人负责保

8、管,要防火、防虫蛀、防潮、防晒、防盗以防遗失和损坏。并应保持清洁和卫生。,A,B,记录控制程序,4.10 记录的检索 4.10.1 记录应按记录编号、名称进行分类和日期顺序或流水号顺序进行编排汇集。4.10.2 将记录按年月装订成册，（至少一年装订一次）并在封面做好名称、部门、时间标识，明确记录编号的标识，以便于检索。,4.11记录的保存期限 4.11.1 根据记录产品的特点、寿命周期、顾客要求、使用场所等特点规定记录的保存期限分：长期、三年、一年。具体见记录清单的规定。 4.11.2 当顾客有特殊要求时，应按顾客规定的要求执行。 4.11.3 每一种记录均应保存至规定的期限。,记录控制程序,4.12 记录的处置 4.12.1 记录的销毁:记录若超过保存期限超过无考察价值或其它特殊情况需要销毁时,由有关部门提出 文件处理申请单,4.12.2 记录表格的新增和废除:由相关部门提出,填写文件申请处理单报管理部/管理部审核,管理者代表批准。,4.12.3 记录格式的更改:由本部门或相关部门提出,本部门负责人审核,填写文件申请处理单报管理部审核,管理者代表批准。,报管理者代表批准，由授权人执行销毁。,TITLE,记录控制程序,4.14 记录的借阅/复印 4.14.1借阅已归档的记录,应到相应部门或管理部办理借阅手续。借阅出公司的记录必须