秘书基本礼仪.ppt

1、使用“A-A”类型进行并行通信。1.p状态的特点是权威和优越，它的语言和行为经常是支配性的，评价性的，批判性的，甚至是专横的。2.一个国家的特点是理性和稳定，它的语言和行为经常是傲慢的。充满自信和理性，充满教育，具有分析、理解和平等的精神。3.状态C的特点是冲动和无常，它的言语和行为经常是创造性的、自发的，有时是故意的或粗鲁的，其特征是缺乏自我决定、情感冲动或绝对服从。1.握手礼仪。握手是秘书日常工作中最常见的礼仪，是交流思想、感情和友谊的重要方式，也是现代交流和娱乐的礼仪之一。深情、温柔和得体的握手通常包含快乐、信任和接受的机会。握手是见面、离开和和解的礼节，也是表达祝贺、感激和鼓励的礼节。

2、与女人握手的礼节。要和女人握手，你应该等对方先伸出手来，而男人只需要轻轻地握着它。如果这个女人不想握手，她可以稍微倾斜一下说你好，或者点头微笑。男人伸出手和女人握手是不合适的。握手之前，男人必须先脱下手套；当女人握手时，她不必脱下手套或站起来。当有很多客人时，不要和别人握手，让别人握完手后再握手。握手时，你应该微笑，不要移开视线或与第三方交谈。握手后不要在对方面前擦手。和女人握手最重要的是掌握握手的时间和力度。一般来说，握手应该轻一点，短一点，不要用力握对方的手。但是，如果你使用的力量太少，也会让对方感觉到你的拘谨或虚伪。因此。握手必须在不同的时间和地点得到不同的对待。(2)与长辈和贵宾握手的

3、礼仪。与长辈和贵宾握手不仅是问候和问候，也是尊重的表示。一般来说，先伸出手与朋友和同伴握手是礼貌的，而与长辈和贵宾握手时，应该等对方伸出手后再伸出手握住。否则，这将是不礼貌的。握手时，微微前倾以示尊重。但是你不能因为对方的身份而胆怯和克制。握手时，你只轻轻触摸对方的手掌；你们不能长时间握着对方的手，因为你们感到“荣幸”。当一位长者或贵宾向你伸出手时，你应该用双手握住对方的手，这也是尊重对方的一种表现。有时，根据场合的需要，我们握手问候，如“欢迎你”和“很高兴见到你”。还应该指出的是，握手前你必须注意手的卫生。用脏手或湿手握手是不礼貌的。在外交事务中，你应该礼貌地点头或表示欢迎，但不要主动握手和

4、问候。只有当对方伸出手，你才能握手和问候。(3)与上级领导握手的礼仪。为了表示对下属的友谊和问候，上级可以先伸出手，而下属应该等对方表现出善意后再伸出手握住他们，否则会被视为不合适或不尊重。当你遇到几个都是你的领导时，你应该按照他们职位的顺序尽可能多地握手。如果你来到同一个领导岗位，你应该按照长辈、女人和其他人的顺序握手。(4)与同事和下属握手的礼仪。当和你的上司、同事和下属握手时，你应该表现出同样的热情和真诚。你们应该微笑着面对对方的眼睛，避免用指尖握手或敷衍了事。握手时不要东张西望，也不要粗心大意，这样对方会对你的态度无动于衷。在许多同事和下属面前，我们应该平等对待他们，不要只和他们中的一

5、两个人握手，而忽视其他人；握手后你不能用手帕擦手。否则，它将被视为轻浮和粗鲁的行为，这是个人修养低下的表现。说话的时间它不仅有利于结交新朋友，还可以通过和谐的交谈增进相互了解，建立持久稳定的关系。(1)受中国传统文化的影响，交谈时有必要互相问候。当你第一次见面时，最好简单介绍一下自己，然后在双方相互了解并有一个和谐的气氛后切入主题。如果你一开始就“开门见山”，很容易让人感到生硬和突然，这将不可避免地影响谈话的效果。谈话要真诚。开放、坦率和真诚的谈话态度很容易被接受，但也让人感到友好和自然。如果你不真诚、不真诚、自吹自擂或盛气凌人，很容易在交谈中造成障碍，导致“没有情人，半句话以上”的尴尬局面。

6、(3)说话时集中注意力，互相看着对方以示尊重。说话时，不要四处张望，不要听书、看报，甚至说话时不要处理与谈话内容无关的事情；不要随意打哈欠和伸懒腰，表现出疲惫的样子；不要时不时地看钟，看起来心不在焉。这些行为对彼此极其不礼貌和不尊重，很容易给别人留下不好的印象。以平等的态度对待彼此。在交谈过程中，即使你对问题有正确精辟的见解，你也不能以居高临下、无懈可击的方式说话，这只会使对方产生本能的反感，给人一种自以为是、高人一等的坏印象。平等的谈话态度有利于双方深入讨论问题，表达自己的想法，最终达成共识。(5)交谈中的禁忌。为了达到良好的交谈效果，除了上述注意事项外，秘书还应该了解交谈中的禁忌。在交谈过

7、程中，尽量不要涉及容易引起痛苦、悲伤等负面情绪的事情，以免让对方感到不愉快；如果你不能避免它，你应该注意委婉语。一般来说，不要在谈话中涉及到别人的私生活，以免留下粗俗和无聊的印象。如果你们在交谈中无意伤害了对方，你应该立即道歉并请求原谅，这是社交中的适当方式。电话礼仪作为一种现代交流工具，电话因其使用方便、信息传递快捷及时而成为现代社会的主要交流方式之一。接听电话也是秘书工作的基本内容之一，秘书应该学会树立自己良好的电话形象。电话形象是人们在接听电话的整个过程中所留下的语言、语气、内容和态度的整体印象，它能真实地反映出人们的基本素质。如果秘书缺乏使用电话的常识和素养，不懂得接听电话的礼仪，往往

8、会影响工作任务的完成，甚至损害个人和单位的形象。接听电话的礼仪有几个方面需要注意：(1)时间的选择。除紧急情况外，打电话的时间不应在早上7: 00之前、晚餐时间之后和晚上10: 00之后。同时，要注意不同国家和地区的时差，选择合适的时间进行电话联系。电话交谈的时间通常控制在五分钟以内。如果有很多事情，你应该先告诉对方事情的重要性，并问对方是否方便；如果对方此时不方便，请另找时间联系对方。()使用文明的回答语言。因为语言是电话交谈的唯一载体，我们在接电话时应该特别注意使用文明的应答语言。在接电话的时候，你通常会说“你好，这里是某个单位，请说话”，“请稍等”，“对不起，他现在不在，我能告诉你什么？

9、”。永远不要用“嘿，你是谁？”“你在找谁？”“我不知道！”“等一下！”和其他非标准条款。一般来说，该由打电话的人来结束谈话。如果对方是长者、上司或女性，你应该在听到对方挂断电话后挂断。如果对方在找总经理，而他碰巧不在。作为秘书，你最好说：“对不起，总经理现在不在。”你要我给他留个口信吗？”不要问对方是谁，然后告诉总经理他不在，这会给对方一种孤独和不愿接电话的感觉。注意答案的发音和语调。因为你在电话里看不到对方的表情，对方主要通过语音和语调来感受对方的态度。过度的发音和语调会让人感到僵硬和寒冷；发音太轻、语调太低会让人感到无精打采、毫无生气；语调太长，懒惰和拖延；短语调过于敷衍和不负责任。一般来

10、说，发音要柔和，声调要适中，语调要均匀，这样对方会感到友好和自然。在电话交谈中，你们必须真诚地交谈，并对对方表示应有的尊重。即使你心情不好，脾气暴躁，你也应该控制自己。不要让坏情绪影响你的工作，让别人感到不舒服。(4)其他细节。接听电话时，你应该在听到完整的电话铃声后立即接听，不要让它响很多次。为了节省时间，最好在电话旁准备一个通话记录簿，及时记录重要的事情和通话，以免忘记。在交谈中，我们应该注意表达清楚，说话简洁。不要用嘴说话，不要吃东西，也不要和别人说话。如果你有急事要对周围的人说一两句话，你应该向对方道歉，并用手捂住麦克风。如果谈话中涉及到人名、地名、数字或重要句子，最好重复一遍。如果你

11、觉得对方处境困难，你可以换个话题或者另约时间，这样会让对方感觉舒服，避免尴尬的局面，给对方留下好印象。外貌礼仪在人际交往的初始阶段，留给别人的第一印象是人的外表。整洁体面的人更容易赢得别人的青睐。外表虽然是人的外在表现，但它是人的内在修养和文化素养的外化。与其他职业相比，秘书人员对外表有更高的要求。一个好的秘书应该追求优雅的外表，注重内在美和外在美的和谐统一。(1)着装礼仪。服装是人体的延伸，它不仅能保护身体免受寒冷，还能美化人体。现代社会是一个包装的社会，产品需要包装，人们也需要包装。服装已经成为一种无声的语言。一个人的穿着品味可以显示一个人的个性、身份、修养等信息。当服装与穿着者的气质、个

12、性、身份、年龄、职业、穿着环境和时间达到一定的和谐时，真正的美就会实现。为了达到和谐统一的整体视觉效果，秘书人员服装的美必须遵循一些基本的穿着原则。服装的选择应该与环境相协调。秘书人员经常参加各种场合。在办公室里，服装应该端庄典雅。参加宴会时，衣服可以鲜艳活泼。一般来说，文秘人员的服装应采用较好的面料，注意服装的光滑、挺括和合身，尽量少用复杂的饰品。就颜色选择而言，主要是蓝色、灰色和黑色等深色。蓝色代表严谨，灰色代表沉着，黑色代表高贵。这种颜色符合秘书的职业要求，也符合大多数秘书工作场所的需要。在颜色的搭配上，我们应该注意“三色原则”，即一个人的颜色总数不应该超过三种。在服装款式的选择上，文秘

13、人员最好不要选择太过性感的服装，比如袒胸露背。出席重要场合时，不要选择薄纱礼服，因为“透明”礼服不仅不雅观，也是对自爱的不尊重。服装的选择应与自身条件相协调。服装的美化功能是通过服装本身的质地、颜色、图案、风格等因素带来视觉上的变化，从而达到美化自身的功能。为了实现这一目标矮个子适合穿款式简单、颜色鲜艳的衣服；深色条纹衣服会让肥胖的人看起来更苗条；那些有黄色肤色的人不应该选择与肤色相似的颜色；等等。优秀的秘书必须是热爱美丽和生活的人。秘书着装礼仪。西装是男性秘密的主要服装。西装的颜色应该庄重而正统，一般可以考虑灰色、棕色和深蓝色，也可以考虑黑色。过于明亮或闪亮的套装不应该在正式场合穿。场合越正

14、式，就越应该注意穿单色西装。穿西装时，还应注意不要出现不协调的现象，如短裤、裤子外面的衬衫、短领带、未扣衬衫和休闲鞋。所有正式场合只应穿黑色或棕色皮鞋，娱乐场合通常穿浅色皮鞋。袜子的长度应该和小腿的中间一样高，颜色要和西装的颜色相似或一致。在正式场合千万不要穿白色运动袜。女秘书的主要服装是两件套女装，包括一件西装外套和一条半裙。最好使用不易起球、不易起皱、手感更好的面料，夹克和裙子的质地和颜色应该相同。颜色应该很酷，尽量不要在布料上有图案。裙子以其简单朴素的风格强调女性的优雅和端庄。裙子的夹克衫应该合身、结实，下裙的长度应该在膝盖以下和小腿中间。鞋袜的颜色要与服装一致，太亮太多的鞋袜都不合适。

15、需要特别提醒的是，女秘书平时应该准备备用的袜子，因为袜子特别容易出现意外情况，比如跳线和挂线，所以应该及时更换，以免失礼。此外，我们还应该注意不要暴露袜子的袜口，这是缺乏服装品味和极大不尊重的标志。最好的方法是选择连裤袜。化妆礼仪。化妆是通过使用美容产品来美化自我形象的行为，可以使人变得更加自信。化妆是现代秘书必备的科目。与演员的浓妆不同，秘书的妆通常应该是淡妆，淡妆，淡红的嘴唇，简单、美丽、优雅的整体风格。如果是化妆，应在进食、休息和出汗后及时化妆。因为残妆不仅会直接影响到自己的形象，还会给别人留下懒惰和迟钝的印象。这对秘书的工作极为不利，应该避免。香水在现代日常生活中使用越来越广泛。秘书人

16、员也可以适当使用，但不应滥用。根据香精的含量和香气持续时间，香水一般分为四类：(1)浓香型香水，香精含量和香气持续时间为小时；香精含量为0的香料，香味持续约24小时；香精含量高、香味持久数小时的香水为淡香水；香精含量在以下，香味持续数小时的香水是微香的香水。浓香型香水适用于宴会和舞会，清香型香水适用于一般社交场合，淡味香水适用于工作场合，淡味香水适用于浴后或健身时间。不同的香水应该在合适的场合使用。在正常情况下，香水最好喷在身体靠近脉搏的部位或容易散发香味的衣服上，如手腕、耳朵、脖子等。或者内衣、裙子、套装中使用的手巾等的内侧。喷香水的量，一般认为别人在一米之内闻到他们的香水是合适的，但是如果

17、他们在三米之外还能闻到，那肯定是他们用了太多的香水。适量的香水让人感到快乐，而过量的香水很容易引起别人的反感。办公室礼仪接待来访礼仪人们经常因为各种原因来办公室找秘书，所以秘书人员应该掌握接待来访者的礼仪，这不仅涉及到组织形象的问题，也关系到秘书工作的顺利开展。如果你因为工作繁忙而暂时不能接待访客，你应该先道歉，然后问访客是等一会儿还是做个道歉当客人是上级或长辈时，秘书应该站起来握手表示欢迎。参观者试图解释一些问题。他们必须有耐心倾听别人的话，并通过你的表达和行为来表明你在认真倾听。在交谈过程中，不要随意许诺；当有矛盾和意见分歧时，我们应该抑制自己的情绪，用和平的方式来处理。在谈话中处理事务的过程中，对于可以立即解决或回答的问题，要及时处理，不要摆架子或故意拖延时间；对于不能立即解决的问题，向来访者解释原因，并预约解决或讨论。如果来访者拜访了很长时间，而你有其他事情要做，你可以礼貌地提醒他，或者告诉他看着手表站起来结束谈话。不要草率地以敷衍和不耐烦的生硬结束谈话，给对方留下不好的印象，从而影响组织和单位的形象。拜访礼仪对外联系是秘书工作的重要内容之一。由于各种原因，秘书经常拜访他人。了解和掌握来访礼仪有助于秘书人员顺利完成任务。拜访时，第一个礼节是准时到达，通常