外贸函电第一章课件

1、Cathy,International Business,重点学习,外贸函电的各组成部分 外贸函电的格式,本课重点单词,reference: 提及，涉及； 参考，查阅； 引文，参考书目,本课重点单词,avenue: 大街 subject:主题，题目； 学科，科目，课程；,本课重点单词,enclosure: 附件，装入物,Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分,Letterhead （信头） Reference Number（信函编号） Date（日期） Inside Name and Address（信内地址和姓名） Subject（主题） Salutation

2、（称谓）,Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分,Body（内容） Complementary Close（结束语）（落款） Signature（签名）手写和打印 Initial Identification（首字母缩写） Enclosure（附件） Carbon copy/C.C.（抄送） Postscript/P.S.（附笔）,Letterhead （信头）,写信人的地址和姓名 包括：写信人公司名称、街道名称、城市 名称、国家名称、电话号码（写区号）、E-mail地址、传真、邮政编码、公司负责人的姓名和头衔等 位于信纸的最上端。(正中间、最左边、最 右边)

3、注：英文地址按照由小往大的顺序 写，与中文信函不同！,信头例子,ABC Trading Co. 188 Newton Palace London NG29 OPA Tel: 01345 567921 Fax: 01345 438923,Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分,Letterhead （信头） Reference Number（信函编号） Date（日期） Inside Name and Address（信内地址和姓名） Subject（主题） Salutation（称谓）,Reference Number（信函编号）,位置：通常在日期的上方或和日期

4、平齐靠左。 作用：方便往来书信的存档和查阅。 内容：写信人的姓名缩写（用大写字母） 秘书的姓名缩写（大小写均可） 我方存盘号：Our Ref. NJ/JM （我方编号）（寄出的信） 你方存盘号：Your Ref. DB/lih （你方编号）（收到的信）,Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分,Letterhead （信头） Reference Number（信函编号） Date（日期） Inside Name and Address（信内地址和姓名） Subject（主题） Salutation（称谓）,Date（日期）,包括日、月、年。日、年用数字！ 位置：信

5、头下面3-4行，信纸最左边或最右边。 注意：年份必须全部写出 月份最好用英文全拼，不提倡缩写 日不要用序数词,日期两种写法,两种写法： January 4,1999 4 January 1999 找错误： October 3rd,1999 Oct.3,1999,Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分,Letterhead （信头） Reference Number（信函编号） Date（日期） Inside Name and Address（信内地址和姓名） Subject（主题） Salutation（称谓）,Inside Name and Address（信

6、内地址和姓名）,是收信人的地址和姓名 位置：信纸左上角低于日期的地方 包括：收信人姓名、收信人头衔、单位名称、街道和门牌号、城市名称、国家名称、邮政编码。应与信封上内容相同。,（信内地址和姓名）举例,Mr. Francis Lawrence Vice President Swinton Co. 87 Unico Avenue Tornonto, ST 9878 Canada,Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分,Letterhead （信头） Reference Number（信函编号） Date（日期） Inside Name and Address（信内地

7、址和姓名） Subject（主题） Salutation（称谓）,Subject（主题）,位置：可以和称谓并排，也可以放在称谓的下面或上面。 一般要全部大写或加下划线。 可用几个词开头：Subject, Re:,Reference. 也可直接写标题。,Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分,Letterhead （信头） Reference Number（信函编号） Date（日期） Inside Name and Address（信内地址和姓名） Subject（主题） Salutation（称谓）,Salutation（称谓）,位置：写在信内地址下面空一行处

8、 人名前要加上称呼和头衔。 如Mr./Ms./Mrs./Messers/Mmes/Dr./General等 例如：Dear Mr. Smith Dear Mrs. Smith Dear Miss Brown Dear Ms. White Dear Sirs Gentlemen,对下列收信人用什么称谓？,A company David Lester(一个有博士学位的商人) Candy Lee(不知道婚否) Clifford Kane(一名大学教授) Mrs. Mary Honey and Mrs. Jenny Honey Mr. John Frost and Mrs. Kate Frost,Pa

9、rts of Business Letters外贸函电的各组成部分,Body（内容） Complementary Close（结束语）（落款） Signature（签名）手写和打印 Initial Identification（首字母缩写） Enclosure（附件） Carbon copy/C.C.（抄送） Postscript/P.S.（附笔）,Body（内容）,开头语 正文：如果需两页或更多信纸时，应在续页上注明收信人名称、页数、日期。 例：Mr. John Smith Page 2 June 3, 2001 结尾,正文,段落划分 小标题 列表 间距（单倍行距）,Body（内容）,开头语

10、 正文：如果需两页或更多信纸时，应在续页上注明收信人名称、页数、日期。 例：Mr. John Smith Page 2 June 3, 2001 结尾,结尾,Wish to hear from you soon. If you need further information, please tell us.,Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分,Body（内容） Complementary Close（结束语）（落款） Signature（签名）手写和打印 Initial Identification（首字母缩写） Enclosure（附件） Carbon

11、copy/C.C.（抄送） Postscript/P.S.（附笔）,Complementary Close（结束语）（落款）,常用：Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely, Best regards 亲切：Cordially, Cordially yours 正式：Yours truly, Respectfully yours, Yours faithfully 位置：内容下面空一行处,Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分,Body（内容） Complementary Close（结束语）（落款） Signatu

12、re（签名）手写和打印 Initial Identification（首字母缩写） Enclosure（附件） Carbon copy/C.C.（抄送） Postscript/P.S.（附笔）,Signature（签名）,一般包括三到四部分。公司名称，写信人的手写签名，写信人的打印签名，写信人的头衔。 Yours truly CAIN PRODUCTS CO. John Smith John Smith Sales manager,Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分,Body（内容） Complementary Close（结束语）（落款） Signatur

13、e（签名）手写和打印 Initial Identification（首字母缩写） Enclosure（附件） Carbon copy/C.C.（抄送） Postscript/P.S.（附笔）,Initial Identification（首字母缩写）,签名的人和打印信函的人不是同一个人，在签名下面写出来 如签字人：George Soros 打字或起草的人：Susan Lee 缩写成：GS/sl,Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分,Body（内容） Complementary Close（结束语）（落款） Signature（签名）手写和打印 Initial

14、Identification（首字母缩写） Enclosure（附件） Carbon copy/C.C.（抄送） Postscript/P.S.（附笔）,Enclosure（附件）,随信附寄的东西，在信中说明。 如：Enclosed is 在信的最后写。 Enclosure： Enc. ,Parts of Business Letters外贸函电的各组成部分,Body（内容） Complementary Close（结束语）（落款） Signature（签名）手写和打印 Initial Identification（首字母缩写） Enclosure（附件） Carbon copy/C.C.（抄

15、送） Postscript/P.S.（附笔）,Carbon copy/C.C.（抄送）,C.C.: The Bank of China Copies to: Directors Cc to: CEO Copy to: Sales Manager,重点学习,外贸函电的各组成部分 外贸函电的格式,Format of business letters（信的格式）,Indented Form (缩行式) Modified Blocked Form (混合式) Full Block Form (完全齐头式) Simplified Form（简单式）,Indented Form（缩行式）特点,信头位于正中

16、间或最右边 日期、结束语、签名位于最右边 每一段的第一行应该缩进3-8个空格,Format of business letters（信的格式）,Indented Form (缩行式) Modified Blocked Form (混合式) Full Block Form (完全齐头式) Simplified Form（简单式）,Modified Blocked Form (混合式),是缩进式和齐头式的混合。 和缩进式的唯一区别： 每一段落的第一行应该顶格写。,Format of business letters（信的格式）,Indented Form (缩行式) Modified Blocke

17、d Form (混合式) Full Block Form (完全齐头式) Simplified Form（简单式）,Full Block Form (完全齐头式),除了标题是写在信的中间或顶格，其它的部分都是顶格写！,Format of business letters（信的格式）,Indented Form (缩行式) Modified Blocked Form (混合式) Full Block Form (完全齐头式) Simplified Form（简单式）,Simplified Form（简单式）,与齐头式相仿，但省略部分内容，如称呼、结尾礼词等,Format of business

18、letters（信的格式）,Indented Form (缩行式) Modified Blocked Form (混合式) Full Block Form (完全齐头式) Simplified Form（简单式）,Punctuation of English Business letters外贸函电的标点,指称谓和落款的标点,Addressing Envelope 信封的写法,寄信人姓名、地址写在信封左上角 收信人姓名、地址写在信封中央偏下 邮票贴信封右上角 齐头式和缩进式都可以,Addressing Envelopes,Return Address,Stamp,Address,Remarks,Remarks:1.Private 私人信2.Confidential 机密信 3.Registered 挂号邮件4.Express 快递邮件5.Ordinary Mail 平信6.Immediate(Urgent)急件7.Printed Matter印刷品8.Sample 样品,练习,写信封 一、The sender: Ms. Xu Fang, Star Sewing Machines, 2 Guangzhou Road, Shanghai, China 二、The recei