信息化办公项目.ppt

1、Word高级应用篇,标准化（样式） 重用性（模板） 自动化（引用、邮件合并） 智能化（查找与替换、修订） 安全性（文件加密等）,EXCEL高级应用篇,多表数据综合处理（链接、调用、计算、引用） 类数据库管理 （函数、透视表、数据分析） 财务管理（财务函数、自动计算、数据关联 、超级链接） 网络化数据处理（Web应用 ） 实用互动性（控件初步应用等）,、何为系统化设计 对在现实生活中量大而复杂的数据进行分类、分析，找出数据之间的联系和规律，然后通过多张一系列有关联的表，同时灵活应用Excel2003的各项操作和Excel功能函数，进行组合式多表关联数据综合处理的设计。,项目6: 综合应用系统设计

2、 才艺比赛成绩管理,、系统化设计的步骤 1）分析数据规律，建立所需用表。 2）建立各表标题，输入相关的原始数据，灵活运用Office数据共享功能，提高输入数据的速度。 3）美化数据表格。 4）利用函数实现各数据表格之间的数据调取。 5）利用函数实现依据部分数据对事物作出逻辑判断处理。 6）利用自定义公式计算部分数据。 7）利用合并计算功能对各表的数据进行综合计算。 8）通过图形图像、艺术字等制作美化工具制作出漂亮的主界面。 9）通过超链接功能实现主界面与各张表之间的连接。,、才艺比赛成绩管理项目设计前的准备（一） 在此项目设计时，先应考虑以下几方面的内容：根据比赛规则确定数据表和内容；建立比赛

3、规程表；建立选手表；建立“舞美”、“声乐”、“器乐”、“即兴主持”等7位评委的打分表；评委打分后按去掉一个最高分、去掉一个最低分求其平均得分；建立各位选手的总得分表，总分为各位选手四项加权成绩之和；对总分进行排序，并确定各位选手是否入围；分析评委的打分情况；建立数据表调用主菜单。,、才艺比赛成绩管理项目设计前的准备（二） 根据比赛规则和任务要求，确定涉及到数据表和内容： 1）主菜单工作表：起到快速调用工作表的作用。 2）比赛规则工作表：将比赛规则放在一张表中，在比赛 过程中便于查看。 3）选手表：存放选手的参赛号、参赛部门、姓名和性别。 4）舞美得分表：存放所有评委给所有选手的评分及每位 选手

4、该项目的得分。 5）声乐得分表：存放所有评委给所有选手的评分及每位 选手该项目的得分。 6）器乐得分表：存放所有评委给所有选手的评分及每位 选手该项目的得分。 7）即兴主持得分表：存放所有评委给所有选手的评分及 每位选手该项目的得分。 8）总得分表：存放各位选手的总得分及是否为“十佳”。 9）求出各位评委所有给出分数的平均值。,通过插入的方式添加所需的工作表 启动Excel 2003后，单击“插入”“工作表”，插入一张工作表，用同样方法再插入5张工作表。 右击位于最左边的表名（此处为“Sheet9”），系统弹出如图1所示的工作表操作选择快捷菜单，单击“重命名”，把“Sheet9”的标签改为“主

5、菜单”。 同理，从左数第二张表的标签开始，对表标签重命名为“比赛规程”、“选手资料”、“舞美”、“声乐”、“器乐”、“即兴主持”、“总分”、“评委分析”，如图2所示。,4、才艺比赛成绩管理项目设计的步骤（1）,图1,图2,通过剪贴板实现Office之间的数据共享 比赛规程的输入：单击“比赛规程”工作表标签，选定单元格范围“A1 : K40”，并对其单元格进行合并；打开比赛规程的Word文档，选定有关内容并做复制操作；单击“比赛规程”工作表，再单击“编辑栏”，之后单击“粘贴”按钮，将内容复制到“A1：K40”区域；然后根据实际情况设置文本格式，如字体、字号等，使布局整齐、美观。,4、才艺比赛成绩

6、管理项目设计的步骤（2）,通过合并居中建立各表的标题 单击“选手资料”工作表标签，在A1单元格中输入“十佳主持人才艺比赛选手资料一览表”；选择A1 : D1范围，单击工具栏中的“合并及居中”按钮，根据实际情况设置字体、字号等格式。通过同样的方法建立舞美、声乐、器乐、即兴主持评分表的标题：“舞美项目选手得分情况一览表”、“声乐项目选手得分情况一览表”总分表标题“十佳主持人才艺比赛各选手总分一览表”、评委分析表标题“各评委对每位选手的4次打分平均值情况一览表”。,4、才艺比赛成绩管理项目设计的步骤（3）,4、才艺比赛成绩管理项目设计的步骤（4）,1）在“选手资料”表中，单元格“A2 : D2”对应

7、输入“参赛号”、“参赛部门”、“姓名”、性别；在单元格“A3 : D20”中输入6个系18位选手的资料。 2）在舞美、声乐、器乐、即兴主持评分表，输入相关栏目，如在单元格“A2 : L2”对应输入“出场序号”、“参赛号”、“姓名”、“评委1”、“评委2”、“评委3”、“评委4”、“评委5”、“评委6”、“评委7”、“得分”。 3）填写“出场序号”的顺序号118：单击单元格“A3”，输入“1”，按住右键拉至“A20”，按序列填充。 4）在总分表建立表栏目及已有信息。单击“选手资料”工作表标签，选定单元格区域“A2 : D20”，单击“复制”按钮，单击“总分”工作表标签，再单击单元格“A2”之后单

8、击“粘贴”按钮；在单元格“A2 : J2”对应输入“舞美”、“声乐”、“器乐”、“即兴主持”、“总分”、“十佳否”。 5）“评委分析”表原始数据可以通过对各表中对应数据进行“复制”、“粘贴”操作来完成。,选定单元格“A3：D20”，单击“格式”“单元格”“边框”，系统弹出如图3所示的“单元格格式”对话框，选择“边框”标签。 将“线条”设为细线，再单击“预置”区中的“内部”；将“线条”设为粗线，再单击“预置”区中的“外边框”；单击“确定”按钮后出现如图4所示的选手资料一 览表。,4、才艺比赛成绩管理项目设计的步骤（5）,图3,图4,利用VLOOKUP函数从“选手资料”表中获取姓名 在舞美评分表中

9、选取单元格“C3”，单击菜单“插入”“函数”，系统弹出如图 5所示的“插入函数”对话框。在“或选择类别”下拉列表中选择“查找与引 用”，在“选择函数”列表中选择“VLOOKUP”，系统继续弹出如图6所示的“函 数参数”对话框。在“Lookup_value”（搜索的条件值）输入框中输入“B3”， 即“参赛号”，在“Table_array”（被搜索的表区域）输入框中输入“选手资 料!$A$3:$C$20”，在“Col_index_num”（返回值所在的列号）输入框中输入 “3”，即“姓名”列，在“Range_lookup”输入框中输入“TURE”或缺省，单击“确 定”按钮，在单元格“C3”出现错误

10、信息“#N/A”，这是因为“B3”中无数值，即 “参赛号”没有输入，没有条件值，所以出现错误信息，一旦在“B3”输入参 赛号，则显示与参赛号对应的姓名。此时的编辑栏显示“=VLOOKUP（B3,选 手资料!$A$3:$C$20,3）”。,4、才艺比赛成绩管理项目设计的步骤（6）,图5,图6,在“Logical_test”（逻辑值检验）输入框中输入“B3=”,在“Value_if_true”（假如逻辑值为真）输入框中输入“”，即单元格值为空，在“Value_if_false”（假如逻辑值为假）输入框中单击工具栏的“粘贴”按钮，则输入“VLOOKUP（B3,选手资料!$A$3:$C$20,3）”，

11、单击“确定”按钮，设置完毕。此时的编辑栏显示“=IF（B3=,VLOOKUP（B3,选手资料!$A$3:$C$20,3）”，用填空柄“”下拉至单元格C20。,为了让该表不出现错误信息，使用IF函数排除错误信息。先将编辑栏除“=”的函数表达式进行复制，并清除单元格“C3”中的内容，单击菜单“插入”“函数”，系统弹出如图5所示的“插入函数”对话框。在“或选择类别”框中选择“常用函数”或“逻辑”，在“选择函数”列表中选择“IF”，系统继续弹出如图7所示的对话框。,图7,在舞美评分表中单击单元格K3，输入计算公式：“=IF（SUM（D3:J3）=0, ,（SUM（D3:J3）MAX（D3:J3）MIN

12、（D3:J3）/（COUNT（D3:J3）2）”，按回车键。该公式的含义是：当评委的亮分没有输入时，“得分”列为空，即所有评委的分未输入时，则SUM（D3:J3）=0，单元格值为空；否则通过（SUM（D3:J3）MAX（D3:J3）MIN（D3:J3）计算出总和SUM（D3:J3），减去一个最高分MAX（D3:J3），再减去一个最低分MIN（D3:J3），最后除以总评委数COUNT（D3:J3）减2就可得出该选手的最终平均得分。用填空柄“”下拉至单元格K20。 注意：声乐、器乐、即兴主持评分表对应栏目只要将“舞美”表的内容复制过去就可以很快完成。,4、才艺比赛成绩管理项目设计的步骤（7）,利用

13、LOOKUP函数自动获取选手得分 总分表中的选手得分可以利用LOOKUP 函数从“舞美”、“声乐”、“器乐”、“即兴主持”表中自动获得。 单击单元格E3，再单击菜单“插入”“函数”，系统弹出如图5所示的“插入函数”对话框。在“或选择类别”框中选择“查找与引用”，在“选择函数”列表中选择“LOOKUP”，系统继续弹出如图8所示的“选定参数”对话框，此时选择“lookup_ value,lookup_vector,result_vector”，单击“确定”按钮，打开如图9所示的“函数参数”对话框。,4、才艺比赛成绩管理项目设计的步骤（8）,图9,图8,在“Lookup_value”（搜索的条件值）

14、输入框中输入“A3”，即“参赛号”；在“Lookup_vector”（被搜索的对应的关键列区域）输入框中输入“舞美!$B$3:$B$20”；在“Result_vector”（返回的结果区域）输入框中输入“舞美!$K$3:$K$20”，单击“确定”按钮，此时的编辑栏显示“=LOOKUP（A3,舞美!$B$3:$B$20,舞美!$K$3:$K$20）”，按回车键后，用填空柄“”下拉至单元格E20。 同理，只要将单元格F3对应的编辑栏设置为“=LOOKUP（A3,声乐!$B$3:$B$20,声乐!$K$3:$K$20）”，按回车键后，用填空柄“”下拉至单元格“F20”，即可获取器乐的得分。 “器乐”

15、和“即兴主持”的得分也只要修改表名就可获取，在此不再重复叙述。值得一提的是，“LOOKUP”或“VLOOKUP”函数在被查询的关键列中必须事先进行排序。,4、才艺比赛成绩管理项目设计的步骤（9）,利用自定义公式计算总分 在总分表中，单击单元格I3，输入公式“=0.2*E3+0.2*F3+0.2*G3+0.4*H3”，按回车键后，用填空柄“”下拉至单元格I20，便可计算出总分。,利用IF函数、RANK函数判断是否十佳 用IF函数和RANK函数相配合，若RANK函数的值小于等于10，则为“十佳”，填写“是”，否则填写“否”。 单击单元格J3，在编辑栏中输入“=IF（RANK（I3,$I$3:$I$

16、20）=10,是,否）”（也可用向导产生），按回车键后，用填空柄“”下拉至单元格J20。,4、才艺比赛成绩管理项目设计的步骤（10）,通过合并计算求得各评委对每位选手4次打分 的平均值 在“评委分析”表中，选中单元格C3，单击菜单“数据”“合并计算”，系统弹出如图10所示的“合并计算”对话框。 。,4、才艺比赛成绩管理项目设计的步骤（11）,图10,在“函数”下拉列表中选择“平均值”，单击“引用位置”输入框右侧的区域选择按钮，再单击“舞美”工作表标签，选择“D3 : J20”，系统显示“舞美!$D$3:$J$20”，结束选择，单击“添加”按钮，系统将该选择结果从“引用位置”输入框移至“所有引用

17、位置”列表框中。同理，分别将“声乐”、“器乐”、“即兴主持”等数据的引用位置添加到“所有引用位置”列表框中。在“评委分析”工作表中，单击单元格C3，此时在“引用位置”输入框中显示“$C$3”，清除该内容，单击“确定”按钮，系统将自动计算出各评委对每位选手的4次打分平均值。值得注意的是，在操作前都应将“舞美”、“声乐”、“器乐”、“即兴主持”按“参赛号”进行升序排序。,通过绘图、艺术字等功能栏建立主菜单界面 由于主持人才艺比赛需要使用8张表，可创建一个“主菜单”工作表，其布局如图10所示，以达到快速调用工作表的目的。 在“主菜单”工作表中，单击菜单“插入”“图片”“艺术字”，选择艺术字“式样”，

18、选择字体“黑体”，字号“36”，输入“主菜单”，单击“确定”按钮，并将“主菜单”这3个字拖放到合适的位置。单击按钮，在状态栏上面出现“绘图”状态栏，单击按钮，拖放至合适大小，右击，弹出快捷菜单，选择“添加文字”，在椭圆框内输入“比赛规程”，单击“居中”按钮，进一步调整椭圆的大小到最合适的状态。单击“复制”，再7次“粘贴”，用拖放的形式将8个椭圆调整到合适的位置，并修改其他7个椭圆中的文字。,4、才艺比赛成绩管理项目设计的步骤（12）,图11,4、才艺比赛成绩管理项目设计的步骤（13）,通过超链接实现主菜单各项目与对应工作表的链接 在“主菜单”工作表中，单击“比赛规程”椭圆，右击，弹出快捷菜单，选择“超链接”，此时系统将弹出如图12所示的“插入超链接”对话框；点击“书签”按钮，系统又弹出如图13所示的“在文档中选择位置”对话框。单击“比赛规程”，再单击“确定”按钮，系统返回“插入超链接”对话框，如图14所示，链接“比赛规程”完成，单击“确定”按钮完成超