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文档简介
1、如何做好现场审核,主讲人:,受审部门审核前准备,A、 明确审核目的和审核的范围 部门负责人必须事先尽量早了 解、确定以下信息: 审核的目的。这次审核是认证,还是第二方审核,或者其他 什么目的。 审核的判别准则。不同审核目的应当用不同的审核准则。通 常是质量管理体系标准、自己的手册、程序和其他体系文件和产品文 件,还有和顾客签订的合同,以及适用的各种法规条例等,都是审核 的准则。但是,不同审核目的,侧重是不同的。譬如第二方审核比较 侧重于与他们产品有关的要求。第三方审核侧重于过程和顾客的要 求。 审核的范围。确定审核的地点、职能、产品等范围。 审核人员数量和分组情况。通常提前一周,会接到审核方包
2、 括以上这些方面的内容的书面通知,可以充分准备,B、 部门落实 确定陪同人员,这个 (些) 人应当熟悉准则、 部门机构、 分工和业务,有一定的交际和表达能力。负责内部向上和与各有关职能之间的沟通。通常由有经验的内审员担任。 如果有必要,再指定一个候 补。万一接待人由于什么原因不能接待,或者回答不上时,候补的顶 上。 接受审核人员的任务是展示自己所负责部门符合审核准则证据, 证明体系执行有效。主要是:代表部门、小组,按照审核计划, 事先选择、准备好典型的证据材料,包括文件、记录、实物和现场的 介绍和接待。接受审核时主动提供,作为客观证据,证明自己的体系 符合性和有效性。 现场回答审核员提出的问题
3、,补充提供客观证据。满足审核 方要求。 接待人员准备提供证据汇集起来, 是否能充分证明体系 的符合性和有效性。 按部门职能分配沟通一下,实际上,建立体系的时候已经明确了 相关内容。 只是临时再强调、 提醒一下, 以便于与审核方沟通。 同时, 让大家相互知道通讯联系的方式和信息,如,办公地点、座机和手机 号码等,以便到时候可以有效沟通。,C、 迎接评审的思想动员 让员工知道在什么时间段会接受什么审核。 懂得如何接待:要求每个员工(至少接受审核时在岗位上的 那些员工, 包括管理和技术人员) 都要认定自己的工作范围。 譬如, 能回答自己负责的工作,执行的文件,选择好典型的证据材料,证明 自己所做工作
4、符合标准、法规和顾客的要求,达到目标要求。事先准 备好提供的证据。当审核员要求您展示证据时,可以提供哪些证据? 譬如,标准、公司文件(程序、作业指导书)、记录等。 预计审核时会提出什么问题?应当如何回答。 每个员工应能 回答一些共性的问题。每个员工都有可能被审核到,因此,除了准备 自己负责的工作范围的问题以外, 还必须确定一些共同需要认知的问 题(如质量方针、质量目标等)。,审核需要做哪些事,编制检查表,现场收集证据,提出审核发现,书面报告,怎么做?,编制检查表,现场收集证据,提出审核发现,书面报告,一、何谓检查表: 即通过策划和编写审核项目,确定抽样数量,及提示现场审核时所需确认现状与规定要
5、求是否相符的重点。 二、由谁使用: 只供审核员本人使用,其详略程度取决于审核员的经验。 三、有何好处: 审核策划的输出之一 帮助记忆,保证全、深、延续性 时间控制工具 记录方便 四、何时使用: 审核前为确认是否做好充分准备而使用。 现场审核过程中使用,但应避免机械地使用。,案例,编制检查表,现场收集证据,提出审核发现,书面报告,审核方法和技巧,审核基本方法:抽样 抽样应有代表性 抽样应有随机性 审核员亲自选取样本,举例,收集信息的方法,询问与交谈 查阅文件和记录 观察现场和活动 实际测定,礼貌、耐心、聆听、和谐,怎么问?,5W1H: what Why When Where Who how,例如
6、:面对某些作业指导书,进行下列的提问:: 1.这是什么?:借此问题可了解到相关的规定要求,以及现场作业人员是否理解了这些要求。 2.谁在使用它?:可了解到谁在使工作能符合此规定要求。 3.如何来使用它?:可用来了解相关人员如何来满足这些要求。 4.何时使用它?:当作业指导书中规定了时间性要求时,此问题有其效果。例如,检查频次。 5.何处使用它?:例如你所说的哪里有规定?哪些地方需要满足这些规定? 6.为什么使用它?:此提问方式慎用,帶有攻击性。,收集信息的方法,询问与交谈 查阅文件和记录 观察现场和活动 实际测定,请给我看,看到的、听到的,作好记录时间、地点、人物、事实、凭证材料、涉及文件、不
7、符合的情况 可以记录在检查表上,收集信息的方法,询问与交谈 查阅文件和记录 观察现场和活动 实际测定,仔细观察环境、设备、产品、标记、作业过程,收集信息的方法,询问与交谈 查阅文件和记录 观察现场和活动 实际测定,必要时,实地测量予以验证,对,还是 不对?,编制检查表,现场收集证据,提出审核发现,书面报告,通过现场收集到的证据,给予恰 当的评价,当面陈述不符合事项,编制检查表,现场收集证据,提出审核发现,书面报告,写不符合报告要求,准确:地点、时间、问题、依据 清楚、简洁、可以核对 写事实,不分析、推论 被审核方能准确理解,实例1 不准确描述的范例: 在工段长工作台上有一份没有受控标识的操作规
8、范。 可接受的范例: 在完工工段长工作台上见到一份水压试验的操作规范(文件号:WI-09-011),没有任何受控标识,不符合7.4文件控制规定。,实例2,小件班首件产品没有报QC、产品工程师检验。 点评: 缺具体的产品名称、生产时间 语言不够专业,应为写实性地描述事实,比如改成:没有证据表明小件班XXX(时间)生产的XXX产品已根据.要求向QC和产品工程师进行了报检并合格。或改成:根据.要求,首件产品必须报QC和产品工程师,但小件班XXX(时间)生产的XXX产品的首件记录表上未见他们的检验记录。,实例3,预处理MSC40OT箱退回的前下梁与门竖梁混堆,标识不全。 点评: 描写不够清楚,阅读者不能一目了然,不知从哪里退回哪里,是没有标识还是标识填写不完整。 缺少时间、地点。 语言不够专业,应为写实性的。可改为:XX现场发现一堆XXX料,据XXX介绍为XX时间由哪里退回到哪里的两种材料,但该材料上未见标识,不符合XXX的规定。,实例4,在检查部内人员的技术资料整理情况时,仍发现有部分人员未能按照部门所制定的规范进行整理。,请现场内审员点评,不合格项严重程度
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