秘书学第七章.ppt

1、第七章 秘书工作的规律性,第一节 秘书工作的一般规律,一、秘书工作一般规律 秘书在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律 二、秘书工作一般规律的运用 1把握目标 2加深理解 3配合协调 4增强素质 三、领导与秘书配合 1、和谐共振型 2、领导牵引型 3、秘书促动型 4、配合失调型,D=+/-K L (S+A) D表示领导对秘书公共服务的满意程度； L表示主辅配合有效程度 S表示事务服务投入（包括智力、体能、时间的投入） 参谋辅助投入（包括智能、时间的投入） 表示受各方面环境条件影响的参数,第七章 秘书工作的规律性,第一节 秘书工作的一般规律,一、秘书工作一般规律 秘书在主辅配

2、合中近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律 二、秘书工作一般规律的运用 1把握目标 2加深理解 3配合协调 4增强素质 三、领导与秘书配合 1、和谐共振型 2、领导牵引型 3、秘书促动型 4、配合失调型,D=+/-K L (S+A) D表示领导对秘书公共服务的满意程度； L表示主辅配合有效程度 S表示事务服务投入（包括智力、体能、时间的投入） 参谋辅助投入（包括智能、时间的投入） 表示受各方面环境条件影响的参数,第二节 秘书工作的特殊规律,一、秘书工作的发展规律 1、工作体制与社会生产力发展相适应 2、职业化发展与社会分工相适应 3、职能与领导权利分配体制相适应 二、秘书专项职能活动规

3、律 1、经常性工作的规范化、程序化、科学化规律 2、秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应规律 3、领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律,第三节 对立统一规律,一、事务与政务 二、被动与主动 三、综合性与专业性 四、维持与适应 五、听命与劝谏 六、宣传与保密 七、谋划与执行 八、全面与重点 九、规范性与随机性 十、间接性与直接性,案例-协调工作要到位 一次，中央一位领导同志到南方某省视察，原计划要到位于该省C市的一座大型水电站看看，后因故取消。负责组织协调这次活动的省委办公厅秦主任由于工作忙，未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消之事告诉前卫车有关人员，而只是托人转告。次日车队

4、到达C市时，前卫车直奔电站，脱离了车队。事后了解，才知道前卫车人员没接到已取消视察电站的通知。,案例分析,第四节 秘书工作有关原则,一、一般性原则 1、正面效应原则 2、以领导为核心 3、具体工作流程闭环运作原则 二、专门性原则 1、受权理事双重角色原则 2、综合协调强化整体功能原则 3、有效信息沟通原则,第二节 秘书工作的特殊规律,一、秘书工作的发展规律 1、工作体制与社会生产力发展相适应 2、职业化发展与社会分工相适应 3、职能与领导权利分配体制相适应 二、秘书专项职能活动规律 1、经常性工作的规范化、程序化、科学化规律 2、秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应规律 3、领导立意与秘书忠

5、实、完整、准确表达相一致的写作规律,第三节 对立统一规律,一、事务与政务 二、被动与主动 三、综合性与专业性 四、维持与适应 五、听命与劝谏 六、宣传与保密 七、谋划与执行 八、全面与重点 九、规范性与随机性 十、间接性与直接性,案例-协调工作要到位 一次，中央一位领导同志到南方某省视察，原计划要到位于该省C市的一座大型水电站看看，后因故取消。负责组织协调这次活动的省委办公厅秦主任由于工作忙，未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消之事告诉前卫车有关人员，而只是托人转告。次日车队到达C市时，前卫车直奔电站，脱离了车队。事后了解，才知道前卫车人员没接到已取消视察电站的通知。,案例分析,第四节 秘

6、书工作有关原则,一、一般性原则 1、正面效应原则 2、以领导为核心 3、具体工作流程闭环运作原则 二、专门性原则 1、受权理事双重角色原则 2、综合协调强化整体功能原则 3、有效信息沟通原则,第八章 秘书的职能范畴 (一) 办公事务辅助 (二) 参谋智能辅助 (三) 管理协调辅助,秘书职能：办公事务辅助、参谋智能辅助、管理协调辅助 秘书职能范畴特性：具有从属性、管理辅性、近身综合辅助的确定性与领导需要差异的选择性,第一节 办公事物辅助 办文、办会、办事,一、办文：秘书工作极为重要的业务内容 公文：国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文体。国家行政机关的公文（包括电报），是行政机关在

7、行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动中的重要工具。 1、文稿撰拟（公文写作）：受命与领导草拟各种表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字材料。,文稿撰拟的要求： 准确表达组织和领导的意图 准确使用规范文种（包括名称、格式、行文关系、语言及其术语的使用等） 准确使用语言表达：准确、质朴、庄重、简明 认真反复修改 依据可靠，符合国家方针政策及有关规定 有精益求精的认真负责的态度,2、文书运行：收文和发文 程序的有序衔接性 主辅协同性 程序运作的规范性 智能辅助的渗透性 3、文书整理：立卷和归档 文书立卷：将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料、按

8、其形成过程中的联系组成案卷。 文书的归档：经过整理的文书按酒案卷必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。 4、文书立卷和归档的作用 形成有机联系的系统 发挥凭证和依据的作用 有原始和记录价值 5、文献材料的保管和利用,二、办会 会议的组织，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一。指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有效进行和取得预期的会议效果提供服务。 秘书办会从会议筹备预案的制作，到会前准备、会间组织、会后工作等各项工作，都要周密安排，环环紧扣，围绕会议主题和目的展开，确保取得良好预期的会议成效。,一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到

9、补救，但终是一件憾事，并受到批评。 事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志，凭印象只知道已经删掉了奏国际歌这项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到

10、及时补救，这是好的，这一点值得表扬。,案例分析,（一）会议概述 1、会议的含义 2、会议的类型 3、会议的作用,（二）、会议要素 1、与会者 2、主持人 3、议题 4、名称 5、时间 6、地点 （三）、对秘书会务工作的基本要求 1、强调与领导者的主辅配合：议题、文件、会议程序等 2、周密安排，充分准备，有序运作 3、服务周到：文字、会场、食宿、医疗、车船等 4、重视保密、确保安全 5、拾遗补阙，提供智能服务 6、注重规范性与灵活性的结合。,（四）秘书会务工作的程序和内容 三个程序：会前筹备、会中组织和服务、会后的善后和落实 六大原则： 1、办好质量高的工作会议 2、区分缓急轻重，安排好议程 3

11、、会议通知不宜请人转捎口信 4、会场大小要和与会人数相适应 5、会议服务工作保证会议的顺利进行 6、重点做好部门缺席或人员的落实工作, 会前准备阶段 （1）确定会议议题：筛选、分类、轻重和先后 （2）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等 （3）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排 （4）提名与会人员 （5）办理会议报批手续 （6）发出会议通知 （7）编排分组 （8）准备会议文件、材料、开幕词、发言稿等 （9）制作会议证牌 （10）会址的选择，会场布置和检查 （11）办妥后勤服务事宜（包括迎接与会者，签到与引到安排等） （12）商务活

12、动、商务旅行安排, 会中服务阶段 （1）会议签到 （2）安排大会发言 （3）会议记录和会议录 （4）做好上下联络工作 （5）组织选举 （6）编写会议简报 （7）做好安全保卫工作 （8）其他服务性工作 （9）安排好闭会, 会后处理工作 （1）会议结束后的工作，如撰写会议纪要、报道会议情况、催办落实会议交办事项等； （2）会场以外的事务性工作，如代表的离会安排、会场清理、物品清点、财务决算等。 （送别与全代表，回收有关文件、材料印发会议纪要，汇编会议文件，搞好新闻报道，加强信息反馈，开总结会等）,发送会议通知,发送形式：正式通知、非正式通知 发送内容：有预备议程的、需要回复的、与会者对会址不熟悉的

13、。 会议通知的样式：便函式、卡片式 部分会议需与会议通知一起寄出会议回执 发放会议通知的注意事项：明确发送对象；落实回复环节；注意情况变化,会议证件,代表证与会者不仅能参加会议且有表决权、选举权。 列席证能够到会旁听但无表决权。 工作证大会的工作人员，在会议期间出入行走有一定的限制。 记者证负责大会采访、报道的新闻媒体人员。 来宾证表明是被主办方邀请的嘉宾。,会议文件资料,常见的会议文件资料包括：会议通知、开幕词、闭幕词、领导讲话稿、主题报告、专题报告、会议记录、会议简报、会议纪要、新闻稿、会议议程、会议日程安排等。 会议议程、示例 会议日程、示例,会议议程,（1） 编制会议议程表时，首先应注

14、意议题所涉各项内容的习惯性顺序和本企业章程有无对会议议程顺序的明确规定。 （2） 议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列在一起。 （3） 保密性强的议题，一般放在后面。,会议日程,会议的日程一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。,会议用品和所需设备,会议用品和设备的类型：必备用品、特殊用品 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，如谈判会议、庆典会议、展览会所需的特殊用品和设备。 会议所需用品和设备的准备方法：事先要制定周密的准备方案，尽量列出用品和设

15、备的名称、数量和价格。,选择会址,（1）交通便利：方便上司和与会者前往。 （2）会场的大小与会议规模、主题相符。 （3）良好的设备配置。 （4）尽量避开闹市区，保证不受干扰。 （5） 应考虑有无停车场。 （6） 场地租借的成本必须合理。,热情迎接与会者,（1）要有统一的指挥调动系统，把与会代表的名单及抵达时间制成表格，并要掌握与会代表的联络方式。 （2） 要备有足够的车辆和接站的人员。 （3）接待人员将预先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报道人员。,会议签到与座位引导,（1）选择恰当的签到形式：（小型会议签到、大中型会议签到、有些会议不一定签到，则凭会议通知、入

16、场券进入会场） （2）准备好签到用的登记表、签字文具等。 （3）请与会者按照会前安排好的座位或区域就坐。大中型会议，一般制作好各种座次标识用品（如：主席台或会议桌上的名签卡片、座次图表、指示牌等）,便函式,会议通知 致：各部门经理 发自：总经理秘书王英 主题：部门经理的圆桌会议通知 2003年2月23日上午9：00，在国电宾馆二楼会议室举行全体部门经理的圆桌会议。 假如您不能参加请在2月22日之前打电话66756235告知。 附上一份议事日程。除此之外，您还将得到一张令人满意的旅行指导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的说明。 我很高兴地欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议。 附件：议事日

17、程 地图,卡片式,部门经理会议 目的：讨论下一年度市场营销计划 时间：2001年12月23日下午3：00 地点：公司第一会议室 如您无法出席，请于12月22日前电话告知总经理秘书王英。电话： 66756235,会议回执,请于12月20日前将回执寄回。 我准备参加此次会议。 我将届时赴会，并带 宾客来。 我不能参加此次会议。 署名 公司,会议议程（正确）,海天公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行。 1.宣布议程 2.说明有关人员的缺席情况 3.宣读并通过上次会议的记录 4.通信联系情况 5.东部地区销售活动的总结 6.销售一部关于团队沟通问

18、题的发言 7.公司销售人员的招聘和重组 8.销售二部经理的人选 9.下季度销售目标,会议议程（错误）,海天公司销售团队会议、议程表 公司销售团队队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行。 1.销售二部经理的人选。 2.东部地区销售活动的总结。 3.上次会议记录。 4.销售一部关于内部沟通问题的发言。 5.下季度销售目标。 6.公司销售人员的招聘和重组。,会场布置,要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。,会场布置方式,主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。,相对式：,教室形会场,弦 月 形

19、会 场,不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。,全围式,介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。,半围式,将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。,分散式,其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会

20、的主席台边还应有休息室。,座位安排,提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条的进行。 主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，秘书人员一定要极其认真负责地对待。,首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图： （单数） （双数）,会场人员座次安排横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列；竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列；左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。,实训题,

21、小王这次受李总委托，作为会务组和后勤组的召集人，责任重大。如会场布置、会议座位安排、会议气氛布置之类的事，最好不要让她分心，请你代她处理这三件事，主要是： 1，选择什么样的会场布置方式最为恰当？说出理由，并画出你所布置的草图。 2，座位如何安排，说出理由一并画出草图。 3，并说说你打算如何将这次恳谈会的气氛布置到最好效果。,三、办事：日常事务、随机事务、授权理事 （一）日常事务：作好日常事务工作是每一位秘书职业生涯的基础 （1）领导工作的选择性 （2 ）操作的规范性 （3）与领导工作的主辅协同性 （4 ）运作的适应性 （5）服务的周密性 （6）工作行为影响的公众性 （7）尽职守岗的严格性,1、

22、整理办公环境 （1）办公室的作用：指挥部、工作室、窗口 （2）办公室的布局与布置： 小办公室、大办公室 、 接待室、会议室 （3）办公室赶里的内容与要求：整洁、安静、光线空气与温度、色调与美化、设备与用品,4）办公电话的处理 电话作为现代通讯工具，在组织的管理工作中发挥着日益重要的作用。秘书每天通过电话进行大量的对内、对外联络工作，可见电话是组织展示工作效率、社会形象的一个窗口。在电话工作中，人们彼此不能谋面，看不到对方的表情、举动，只能通过电话里的声音去揣测对方的心理、态度，也就是说秘书电话应答的声音或方式是对方能够直接感受到的全部信息，这样，秘书电话应答的声音也就成为企业组织的外在形象。因

23、此，秘书应以礼貌的态度、专业的方式处理好每一个电话，应在电话里表现出良好的职业规范和高超的电话技巧。,、使用电话的基本礼仪 1态度要热情周到，礼貌友好 2口齿清晰，声音愉快自然 3语言简洁明了，得体准确，和谐有序 4提高电话工作的效率，注意保密 5简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言,接听电话的技巧 1接听电话必须及时 2接听电话首先问候并通报 3做好电话记录 4正确处理电话的临时中断 5学会处理不在的同事的电话 6学会处理转接电话 7适时结束电话 8同时处理打进来的多个电话 9按听打给上司的电话,拨打电话的技巧 1尽量选择合适的时间打电话 2打电话前的准备工作 3准确拨号耐心等待 4及时自我

24、通报 5要求对方做好电话记录 6替上司拨叫电话 7拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之 8如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话 9运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话,2、随机事务：指难以预测的、不经常发生的或在职能上边界上难以确定由谁处理的事务。 注意事项： （1）注重预防性 （2）反应敏锐性 （3）整体配合性 （4）辅助地位的制约性 （5）沟通的枢纽性 3、授权理事：秘书根据领导的意图和委授的权利及要求，代表领导去处理交办的事务。 （1）准确把握领导意图 （2）选择有效的工作方法 （3）明确授权理事的双重角色 （4）与领导保持密切的沟通 （5）争取其他方面的配合与合作,工作日志的编制

25、,秘书人员的一项重要责任就是节省上司的时间，保证上司高效率的工作。 工作日志就是秘书为了协助上司工作，通过与各方协商，对自已和上司的一天活动做出合理安排，并予以实施的辅助工作。,工作日志的编制方法,通常准备两本，一本为上司准备，一本为自已使用。 提前了解上司工作和活动的信息。并在两份日志上填入，并于当日一早再修定和补充。 提前在自已的日志上清楚标出自已当日应完成的工作。 输入或填写的信息要准备，当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司。 在上司日志变化的同时，应更改自已的日志，并做好变更的善后工作。 在自已的日志上清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以落实。 协助或提醒上司执行日志

26、计划，在需要时能帮助上司排除干扰。,工作日志的信息内容,上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、人物和内容。 上司在单位内部接待来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚各项细节，以及对方的联络办法。 上司的个人安排如去医院看病等，秘书要妥善安排处理相关事宜。 上司的私人信息，如亲属生日，以提醒上司购买生日礼物等。,秘书人员的日志内容除包含上司的日志内容外，还需要包括： 上司的各项活动需要秘书人员协助准备的事宜，例如为某某会议准备发言稿、会议议程、订机票，安排商务活动、订餐、草拟合同等。 上司交待的工作，如筹办

27、会议，联系对外推广宣传等。 自已职责中应做的工作、活动等。,工作日志的变化与调整,安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新添临时的、紧急的情况。 进行项目时间的调整、变更，仍然需要遵循先重急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。 再次检查工作日志是否已经将变理后的信息记录上，不要漏记和不做修改。,商务旅行计划的编制,原则：吃好、住好、休息好、工作好。 内容： 日期； 时间：出发、返回时间，包括抵离、中转时间，开展各项活动的时间，就餐、休息的时间，还要注意时差的变化。 交通工具：各行程段的交通工具，途经何在，以及沿途路线等。 住宿：住宿地点，住宿时间，

28、以及要求规格等。 事项：商务活动内容以及私人事务内容 备注：记载提醒上司需注意的事项。,要明确上司旅行的意图，目的地，旅行时间，到达后的工作安排； 了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定； 充分收集了解旅行资料，以制定详细的旅行方案。 拟订几个旅行方案，与上司共同讨论，最后选定最佳方案，旅行工作计划表一式三份，上及及其家属各一份，最后一份存档。,文书工作,收文处理程序 发文处理程序,一、收文处理程序,（一）收受（签收） 接受外来公文，是收文处理的起点。收件人在收到来文后，经过认真清点，在送件人的投递单上签字，表示收到。签收的目的是为了明确文书交接双方的责任，保证文书的安全运行

29、。,如何签收： *收到文件、信函要逐件清点，查看其件数是否与投递单上记载的一致。 *要检查来件是否为本单位收件；检查包装和封口是否牢固、严密，有无破损。 *清点检查无误后，在投递单或送文簿上签字，并注明日期。急件要注明签收的具体日期。,（二）分拣将收受的公文初步进行分类。 （三）拆封秘书把收到的封闭的文件、信函拆开，并将文件取出。 1、由谁拆封：拆封是秘书人员特有的职责，除有关主管同意外，其他人员不能拆封。绝密件一般由文秘部门负责人拆封。标有具体领导人“亲收”、“亲启”字样的信件，要经授权方可拆封。 2、如何拆封：信封开启器,（四）登记 凡属正式往来的文件和需要答复办理的文件要逐件登，以利于文

30、件的保存、管理和使用。 1、登记的形式 *簿册式登记：以簿册式登记的、要求承办或回复的文件，须填写文件处理单。贴在收文的前面，随文件运转和归档。 *卡片式登记：一张卡片填写一份文书或数份文书。 *联单式登记：同时填写两联或两联以上的登记形式。,收文登记簿,文件处理单,（五）分送（分发） 文件拆封登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送给有关领导和部门阅读处理。 （六）拟办、批办 拟办是秘书部门对收到的公文由谁办理和如何办理提出倾向性的意见，供领导批办时参考。 批办是机关、单位的有关领导人对拟办公文及拟办意见提出如何办理的批示意见。 （七）承办 指机关单位的有关部门或有关人

31、员，根据批办意见，具体承担办理公文。 （八）传阅 指组织有关人员阅读一些非承办性的公文。,传阅文件登记单,文件传阅单 文件字号（或收文号）,（九）催办是对公文承办的督促和检查。 （十）办复是指对公文承办完毕后，秘书部门将公文处理结果及时报告有关领导人，特别是批办公文的机关、单位领导人。 （十一）注办指承办人将公文处理的结果在文书处理单上作简短的注明。 （十二）清退和归档承办人把收文、复文稿和印本还给秘书部门进行归卷保存。凡密级公文，应定期进行清退，清退时要填写清单一式二份，盖章后，交退件单位、收文单位各存一份。,收文催办记录单 年月日收文号 密级,二、发文处理程序,（一）拟稿又称撰文 、撰写公

32、文的要求： *准确传达和体现国家的路线、方针、政策、法律、法规*突出主旨 * 注意公文质量，讲究语法，锤炼文字，符合公文规范格式 、由谁拟稿 *领导人亲自起草重要文件 *专业性文件由职能部门拟写 *全局性、综合性文件由秘书部门和秘书人员拟写 *一些重要文件由领导者亲自挂帅，组织专门起草班子集体拟稿 、拟稿的过程 领导交拟，秘书领会，吃透领导意图，收集、组织材料，构思起草，讨论修改，送领导审阅。,（二）核稿就是在公文稿正式签发前，经由拟稿人所在机关、单位职能部门和秘书部门负责人审核把关。 （三）签发公文生效的标志。 （四）注批是秘书部门将正式公文送印前的最后把关阶段。 （五）编号公文应由发文机关

33、、单位的秘书部门统一编号。 （六）审定密级密级是公文秘密程度的等级。 （七）确定阅读范围是根据公文的性质和内容所确定的阅读或执行公文的机关、单位。它是根据工作需要和保证秘密安全两个方面确定的。 （八）印刷打印、铅印、胶印。,（九）校对就是要将排印样稿同原稿对照核查到无差错的技术工作。 、如何校对 *对清样上的错字、漏字、多字进行校订，同时规范字体、字号 *检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观 *核对引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误 *依据定稿检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处 、注意事项 *以原稿为依据*认真仔细*正确使用校对符

34、号 *一般要进行一校、二校、三校*将缮印件与原稿对照,（十）盖印是公文制发机关、单位对公文生效负责的凭证。 、如何盖印 *核对文件签发手续是否完备。 *检查所要用的印章是否与制发文件的单位或部门一致。 *用印应在日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。 *用印必须端正清晰。 *如果是代用章，用印后应注明“代章”二字。,用印使用登记簿,2、注意事项： *防止将印章盖在空白纸上 *用印文件分数要与原稿要求相符 *保管者不得托他人代盖印章，印章不得随意带出办公室，更不得交他人拿走使用 *用印要领：握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳 *重要文件如合同书等应在盖好公章后加盖骑缝章 *使用印章应严格审核,

35、（十一）登记文秘部门将待发文件登记造册，以备存查。 （十二）封发发出的公文，用印后要把信封写好。,发文登记簿,第二节 参谋智能辅助 一、对决策的参谋智能辅助 1、决策的准备 2、决策的形成 3、决策的实施 二、对信息利用的参谋辅助 1、信息的获取利用 2、信息干扰的排除 三、对廉洁自律的参谋智能辅助 1、坚持根本宗旨 2、强化公仆意识 3、遵守行为规范 4、维护领导形象,四、秘书如何有效地辅助领导决策： （一）要增强参谋意识 （二）要参“谋”不要参“断” （三）要善于领会领导的意图 （四）要精于谋略 （五）要善于分析形势 （六）要严守纪律,“鸡肋-食之无肉，弃之有味”，比喻得到一样东西，付出的

36、代价也极大，有些得不偿失，但不得到又觉得可惜。 大凡读过三国演义的人们，几乎都知晓杨修被曹操杀掉的前因后果。 杨修，做为封建时代的一名谋士幕僚，堪称中国古代知识分子群体中的典型人物。若对其客观地评价，该君才华学识是出众超群的，在揣磨、分析、判断、预见丞相曹操心理活动方面，也是相当准确迅速敏捷的，并具有一定的前瞻性。杨修也正是因为这种先期预见的准确，才为此掉了脑袋，反丢了自己的卿卿性命。曹操杀杨修，当数古代知识分子遭受迫害打击，最为典型的恶性冤案，掩卷思考，从这桩一千八百多年前冤案中，人们悟出几大困惑与反思来：,讨论会,1、杨修真的聪明绝顶吗 ？ 2、杨修到底该不该杀？ 3、下属如何在上司面前展

37、示自己的学识才华？ 4、杨修被杀给人们留下的启示 ？,第三节 管理协调辅助 一、督促检查： 1、抓住工作重点、热点 2、贯彻领导意图 3、及时反馈信息 4、坚持原则 5、讲究效率 6、谋求有序的协调 二、信访工作：处理来信和接待处理来访 1、遵循信访原则，以事实为根据 2、按制度办事，严守办理程序 3、与有关部门协同配合 4、维护群众合法利益,三、领导活动的安排 1、围绕中心，抓住重点 2、建立制度，规范运作 3、注重实效，得到领导认可 4、注重协调和程序 四、随机协调 1、目标相一致 2、变化的适应 3、非权利的支配性 4、非职责的限定性 5、沟通疏导性 6、量力的适度性,处理信息,总经理办

38、公室： 李总：“小王，你到市场部去把公司在国内外的地接公司的所有资料找来，作个整理，第一，这些公司的性质；第二，各个公司接团的分成比；第三，服务质量。” 王炎抱回一大堆资料，仔细研究起来。风光公司可是个大公司，国内外都有业务，资料很多，如何整理？她自有办法：先把资料归类，分为国内和国外；接着按项找，公司的性质就是国有、集体、私营、三资等。再一一翻看这些公司的具体资料，主要是看与风光公司的分成比和有无投诉等质量问题。,实训题,王炎找了半天资料，得出以下一些基本数字： 风光公司在国内合作的地接公司有30家其中国营的10家，集体的有5家，私营的有10家，三资的有5家；国外合作的地接公司有15家，都是

39、私营性质的； 分成比参差不齐。45家中，五五的有15家，四六（你四我六）的有10家，六四（你六我四）的有10家，三七（你三我七）的有5家；七三（你七我三）的有5家。 服务质量。45家中，没有被投诉过的只有5家，投诉过5次以上的有10家，投诉过3次以上的有20家，投诉过1次以上的10家。 王俐初步得出这些数字，但目前还是凌乱不清的，请代她用表格的形式反映出来，以便她能及时交给李总。,思考题,接到四个电话一个是咨询电话,一个是调研组来调研电话,一个外省来考查取经电话,一个是投诉电话，如何应答 ？ 单位有信访群众来上访，领导打电话给你让你接待，你该怎么办？ 下级单位有人来你们单位办事，只有你一个人在

40、办公室，而你又不会处理，你怎么办？ 智者说,快乐是由自已带给别人的,要把自己看成别人,要把别人看成自己,要把别人当成别人,要把自己当成自己,怎么看？ 让你组织一次事业单位的录取面试，你将怎么准备？ 五四青年节到了，如果要策划一次青年活动，你需要拟订两个方案，说出你的方案思路和活动内容,领导器重你让你做一些工作外的事,同事们疏远你,你该怎么做 ？ 就毕业生就业问题邀请几个单位参加座谈会，如何组织？ 港澳校友要回来参加学校庆典，第一天上午安排报告会议，第二天上午到馆参观，中午回城休息，下午离开，接待工作由你安排，你怎么做？ 某校要请四个校友回来做报告，如果让你来主办这次活动，你会怎么做？ 如果你新

41、到一个科室，发现情况很糟，工作不利，同事们关系很差，你会做那些努力来改变这种状况？你的司长让你将一份急件送给中宣部，第二天却发现送错了单位，他不仅不承担责任，还生气地批评你马虎大意，没按要求将材料送给文化部。这时，你要怎样表白自己，而又不影晌工作，不加剧你与领导的矛盾?,第九章 秘书任职标准和素质的优化,一家化学品公司生产的驱虫防蛀片产生了始料不及的对织物的损害，当公众纷纷投诉时，公司的接待秘书不厌其烦地道歉，并向领导建议在大众传媒上公开道歉。并承诺在三个月的时间内每天接待投诉并予退赔。结果这家化学品公司虽然经济遭到损失，但保住了牌子。改进后的产品即在第二年占领了市场。,案例分析,第一节 秘书

42、的任职标准 秘书的任职标准,是选任秘书的基本要求。各管理组织及领导者,选任秘书,有一个大体通用的标准,还要根据本组织和领导工作需要提出特殊的要求。 一、秘书选任标准的制定 1、以任务为标准 2、以知识能力定标准 3、以理想要求制定标准 二、制定秘书任职标准的原则 1、以做人可靠、文化水平合用为选任秘书的基本条件。 2、以各层次秘书业务的基本需要为制定标准的主体。 3、以对特定职能环境的适应性考察其人质潜能。,上司用什么标准选任秘书 1、看起来舒心 衣着打扮 、言谈举止、气质 2、带在身边放心 诚实与忠诚 、保守秘密 、小心慎言 3、用起来省心 经验丰富、身心健康,第二节 秘书素质的优化 秘书素

43、质不是一个静态的、凝固不便的模式，而是社会文明发展对秘书工作发展的客观需要。 一、随物质文明的发展优化秘书素质 二、随精神文明发展优化秘书素质 三、随政治文明建设发展优化秘书素质 四、优化综合素质的有效途径：做学习型的秘书 1、自我超越 2、改善心理素质和 思维方式 3、建立共同愿景 4、团队学习 5、系统思考,第十章 秘书的思维方法,第一节 一般思维方法的运用,一、逻辑思维方法的运用 1、归纳推理：由个别到一般 2、演绎推理：从一般到个别 3、直接推理：以一个判断为前提，推出结论 4、类比推理：从一些属性相同推出另一些属性也相同 5、因果推理：从某些现象的变化推出现象之间的因果联系。 二、形

44、象思维和灵感思维 1、形象思维：通过感性形象把握事物的状态 2、灵感思维：是一种突发性思维，也叫直觉或顿悟 三、其他思维：发散思维法、简单思维、生疑提问法等,发散思维教你解放智慧 有一天，牧师正在家里准备布道用的材料，不料，他的小儿子却一直吵闹不休。牧师灵机一动，从杂志上撕下一页地图，撕成碎片，对小儿子说：宝贝，地图被弄坏了，你要是能把它拼好，我就给你两美圆。小孩子高高兴兴接过了那些碎片。牧师长吁一口气说，现在好了，可以安心工作了！ 不料，没到十分钟他的小儿子就回来了：“爸爸，给我那两吧。”牧师看到那张拼好的地图，大惑不解：怎么会这么快就拼好了呢？ 小儿子神气地把刚刚粘好的地图翻过来：看，地图

45、背后是一位明星的画像！我不熟悉要拼的地图，但是如果这个明星的画像正确，地图就肯定也是正确的！ 牧师拿出两美圆，说：对啊。只要人是正确的，那么他的世界就一定也是正确的！谢谢你给我提供了讲道的材料！ 如果我们沿着固有的思路，认真地投入到支离破碎的地图碎片中去，肯定会浪费许多时间，事倍功半。而牧师的小儿子只是在开工之前多想了一小步，于是发现了地图背后的秘密。,第二节 特殊思维方法,一、秘书选择思维层次的方法 1、秘书与领导的同层次思维 2、秘书与领导的不同层次思维 3、秘书的多层次思维 二、秘书选择思维角度的方法 1、本位思维 2、换位思维 3、多角度思维 三、秘书把握思维节奏的方法 1、同步思维 2、超前思维 3、继后思维,全新思维The Six Senses,设计感(design) 故事感(story) 交响能力(symphony) 共情能力(empathy) 娱乐感(