采购管理.ppt

1、采购管理,讲 师：郭平 培训时间：2009-4-1,目录,主要功能、产品接口和操作流程 采购选项-应付参数 期初数据（采购期初和应付期初） 基础档案设置 日常业务（订货、入库、开票、结算） 供应商往来的业务处理 统计表和分析表功能和作用 常用的几个数据库基本逻辑关系,主要功能,供应商往来,采购账表,采购业务,采购订货,产品接口,库存管理,核算系统,采购管理,系统管理,采购入库单,采购入库单 采购结算单 采购发票,付款结算单 预付款 供应商转账,注： 采购入库单需在库存模块审核 没有结算的入库单，核算系统可做暂估入库记账处理,操作流程,采购选项-应付参数,应付账款的核销方式 按单据核销 系统将满

2、足条件的未结算单据全部列出，由您选择要结算的单据，根据您所选择的单据进行核销。 按存货核销 系统将满足条件的未结算单据按存货列出，由您选择要结算的存货，根据您所选择的存货进行核销。 预付款的核销方式 按单据核销 根据您所选择的单据，对预付款一笔一笔地进行核销。 按余额核销 按预付款收到的日期从前往后进行核销。 应付确认日期依据 按单据日期 则在单据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核日期（即入账日期）记为该单据的单据日期。 按业务日期 则在单据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核日期（即入账日期）记为当前业务日期（即登录日期）。 是否显示现金折扣 如果供应商为您提供了在信用期间内提

3、前付款可以优惠的政策，您可以选择显示现金折扣,系统会在“单据结算”中显示“可享受折扣”和“本次折扣”，并为您计算可享受的折扣。 如果您选择了“不显示现金折扣”，则系统既不计算也不显示现金折扣。,基础档案,其它编码,编码档案,分类体系,期初数据,货到票未到 (暂估),票到货未到 (在途),订单在采购期初还未结束,供应商往来,注：,如果某供应商往来期初采购发票不确定明细存货付款情况，只知道应付合计金额，可通过其它应付单实现,供应商往来单据需录入科目，否则与总账在对账时不平,已有其他会计月份结账 或者核算系统,库存系统已经期初记账,或者本系统有结算单,不能取消期初记账,期初采购入库单不会登记库存账，

4、所以还需在库存或核算期初中录入,采购订单业务处理流程图,关闭,否,全部入库,全部开票,订单执行统计表,采购订货统计表,订单执行结束,是,是,是,否,否,采购入库单,注意：,如果是货到票未到的业务，可以在入库单中录入暂估单价，这样在核算记账时不需录入暂估成本,采购入库单可以分单多次做采购结算,如果只有入库单没有采购发票，也必须录入采购发票做采购结算，不然采购入库单的存货还是暂估状态，在软件中可以自动生成采购发票、自动采购结算以避免手工录入。,按采购订单进行的采购业务，货物到达后，填制的入库单，必须正确注明订单号，否则不能正确统计订单执行情况,采购发票,采购发票是从供货单位取得的进项发票及发票清单

5、。在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入计算机做报账结算处理。也可以先将发票输入计算机，以便实时统计在途货物。,在一张发票上可以同时输入正、负数金额。但蓝字发票的合计金额必须为正，红字发票的合计金额必须为负,运费发票只能输入存货档案中的劳务费用属性存货,凡是按采购订单进行的采购业务，货物到达后，填制的发票，必须正确注明订单号，否则不能正确统计订单执行情况,注意：,采购发票业务处理现付,现付款指在款货两讫的情况下，在采购结算的同时向客户支付货币资金。一张采购发票支持多种结算方式。可以全部现付、可以部分现付。,如果要取消现付 ，在菜单中选择“弃

6、付”,支持全额现结和部分现结，即结算金额之和必须小于或等于发票金额,现付或记入应付和采购结算无关,现付的采购发票需点“复核”后才可在核算中做现结制单,注意：,采购结算关联图,蓝线：自动结算 橙线：手工结算 灰线：费用结算,注：采购结算不限制业务发生日期，即可以跨月结算,自动结算,必须供货单位的，存货相同且数量相等,红蓝入库单对结，入库单上必须有金额，可以不等,红蓝费用发票自动结算金额可以不等，但数量必须都大于0,注意：,手工结算,红蓝入库单对结，原入库单存货数量可以不相等,红蓝发票对结各存货数量必须相等,采购入库单可以多次结算发票，采购发票不能多次结算入库单,注意：,采购入库单存货行数量未全部

7、结算，此存货行还是暂估状态,费用折扣结算,只能过滤出存货都为费用和折扣属性的采购发票,可以过滤出所有入库单，包括已结算、未结算和部分结算的入库单,除了结算入库单外还可以某一存货进行结算,注意：,一张或多张费用折扣发票可以分摊到多个仓库多张入库单的多个存货上；一张入库单也可以多次分摊费用,采购结算业务处理-溢余短缺,如果入库数量与发票数量不一致，那么只能使用【手工结算】进行结算，并分两种情况进行“溢余短缺”结算处理：,1、入库数量大于发票数量 损耗产生的入库数量大于发票数量，必须在选择发票时，在发票的附加栏：“合损耗理数量”、“非合理损耗数量”及“非合理损耗金额”中输入溢余数量、溢余金额。溢余数

8、量、溢余金额必须是负数。 注：此业务系统将把多余数量按赠品处理，只是降低了入库货物的单价，与企业的分批结算概念不同。,入库数量+合理损耗数量+非合理损耗数量=发票数量时才允许结算,2、入库数量小于发票数量 必须在选择发票时，在发票的附加栏输入“合理损耗数量”、“非合理损耗数量”及“非合理损耗金额”，还可同时处理“非合理损耗金额”和“转出进项税”。,采购结算业务处理运杂费用,1、费用发票与货物发票一起报账 费用发票作为普通发票输入计算机，之后用【手工结算】功能进行结算。,入库数量+合理损耗数量+非合理损耗数量=发票数量时才允许结算,2、费用发票滞后报账，且只由一种存货承担时 费用票据输入计算机后

9、用【手工结算】功能单独进行报账，在费用结算画面，输入该费用对应的货物名称（可以参照输入）,3、多笔采购业务、多仓库、多存货承担的费用发票 可以在费用折扣结算功能中实现,采购结算业务处理红字入库单,1、对于退货填制的红字退货单 在取得供货单位的退货发票后，进行结算。如果退货单与退货发票一致，可以【自动结算】，否则采用【手工结算】,2、对于原数冲回负数入库单 用【自动结算】 或【手工结算】功能，在进行采购结算时，可以选择原有错的兰字入库单和冲错的红字入库单进行结算,采购结算业务处理红字发票,1、发票对应的货物未入库，即没有对应的入库单 采用【自动结算】 或【手工结算】，不选入库单，直接选择原兰字发

10、票和红字发票进行结算。,2、货物已退货 采用【自动结算】 或【手工结算】，选择对应的退货单，并选择该红字发票进行结算。,3、对于取得的销售折让负数发票 按折让发票数据填制一张折让（负数）入库单。采用【手工结算】，选择该负数入库单，并选择折让发票进行结算。,供应商往来流程图,蓝字表示同一供应商或不同供应商间往来 黄字表示不同供应商之间往来 黑字表示同一供应商之间往来 红字表示供应商和客户之间往来,付款结算核销(1),指确定付/收款单与原始的发票、应付单之间的对应关系的操作。实际业务有以下几种情况：,付款单的数额等于原有单据的核销数额，付款单与原有单据完全核销 制单付款单录入核销数额，单击“核销”

11、调出业务单据，“结算金额”一栏里输入核销数额,在核销时使用预付款 在支付第一笔款项时，先录入一张付款单，形成预付款；支付第二笔款项后，再录入一张付款单，这时在“预付款”一栏里显示了该目前预付该供应商款数额。在核销时，您可以根据选项中设置的预付款核销方式来输入需要使用的预付款金额,付款结算核销(2),付款单的数额小于原有单据的数额，单据仅得到部分核销,预付往来单位款项大于实际结算的货款，收到退款。 如：预付往来单位“北京机油公司”货款50000元，98年2月实际结算时，应付款总额为40000元，收到退款为10000元，将以上信息输入到收款单中，单击核销按钮，则预付款得到核销,付款单的数额部分核销以前的单据，部分形成预付款 支付的款项大于原有单据的数额，支付的货款一部分核销原来的单据，一部分形成预付款。,供应商往来转账,注意：,蓝字预付款冲销蓝字应付款，红字预付款冲销红字应付款，两者只能分开处理，不能同时进行。 当该供应商的预付款大于等于应付款时，则该供应商最终自动冲销的金额以应付款总额为准 当该的预付款小于应付款时，则该供应商最终自动冲销的金额以预付款总额为准。 每一笔预付款、应付款的转账金额不能大于其余额。 应收款的转账金额大于应付款的转账金