第六章 秘书接待礼仪.ppt

1、第六章秘书接待礼仪，第一节挂号处工作概要第二节挂号处室的配置第三节挂号处工作的程序和礼仪第四节挂号处中的碍事艺术，第一节挂号处工作概要，秘书部门的挂号处工作与一般的挂号处工作不同，是指对上级、下级、下级和其他有关组织来宾的协助和接待并具有公共关系功能的活动。 和接待、访问一样，能够增进联系、提高生产率、交流感情、传递信息，是个人和机构经常使用的社会交流方式。 一、接待的类型，1 .来访对象的国别分类(1) .来宾接待(2) .外宾接待2 .来访对象的组织关系类别(1) .上级接待(2) .平级来访接待(3) .下级来访3 .挂号处场所类别(1) .室内挂号处(2) .室外挂号处4按来访者分类事

2、先预约分类(1) .有预约挂号处(2) .无预约挂号处，二热忱，注重实效认真负责，细致确保安全的周到服务注重信誉，信守诺言，诚实守信，记住对方的行为文明，有礼貌地工作，树立形象，第二节挂号处室的配置，挂号处室需要一盏茶光线，光线强弱的调节适合人眼布置接待室，要考虑色彩对人们心理的影响，选择温暖明亮的色调。 设置接待室需要考虑声音因素，保持接待室内的绝对安静。 配置挂号处室，还要考虑温度和大气湿度因素，将温度和大气湿度调节到最适合人体的程度。 挂号处室内要清洁卫生，有关家具的配置和家居装饰要合理。 布置接待室还必须体现老东家的艺术品位和审美情趣。 第三节接待的礼仪、礼仪、接送是日常接待的内容，所

3、谓“欢迎三步，送行七步”是送客最基本的礼仪。 秘书人员在接待客人时，要让客人感到真诚、热情、礼貌、周到，让客人高兴，满脚丫子而归。 一、了解接待准备、客户的基本状况(单位、人数、姓名、性别、年龄、职务等)制定接待方案(制定接待规格的日程提供经费列支敦士登)准备挂号处资料(办公用品)企业发展的历史和文化当地的风景名胜区等)接待环境(清洁、整齐整理好迎客安排，二、迎接客人，临时迎接来访的客人，最初的迎客语言“你好，欢迎。 “你好，我能为你做点什么吗？ ”“你好，我希望你能帮助我。必须注意的礼仪握手寒暄要交名片，三、在挂号处上通告，秘书要陪客人，步行在客人的左侧，应表示尊重。 上车时，护理人员必须先

4、打开门，让客人上车，注意“天花板保护”。 接待两位贵宾时，先打开后右侧的门，让尊重者先上车，然后迅速从车后转到车的另一侧打开左侧的门，让另一位客人从左上车。 陪同客户、外宾参观访问时，秘书人员必须提前十分钟到达。 四、会见会谈、会见礼节1 .秘书应陪同老东家在门口迎接客人。 2 .会见场的安排。 3 .会见时礼宾的顺序。 4 .会见结束后的送别、会谈礼仪1 .会谈一般围着桌子坐着，通常使用长方形、椭圆形或圆形的桌子。 2 .对话的态度必须诚实和谦和。 3 .留心使用彬彬有礼语言。 4 .会谈者的服装必须整洁。 5 .星空卫视整对话的程度。 五、送客、客人告别时，秘书人员应委婉留置。 送别客人时要挥手告别。 送客人的时候请坐下不要动。 来客的礼物要由衷感谢。 打发客人时要目送客人远去。 将客人送到车站、码头、飞机场时，必须事先为客人买票、船票、机票。六、善后工作，借用本次挂号处工作总结及时结算收费的挂号处物品跟踪客人离开后的情况，理解客人对挂号处工作的反应和评价，第四节挂号处中的屏障艺术，一、 秘书屏障的意义1 .引导者可以节省宝贵时间2 .可以帮助摆脱复杂事务的纠缠3 .可以避免引导者陷入无谓的纠纷3 .了解屏