Excel2003精品教程--数据操作.ppt

1、第7章 数据编辑,使用数据清单输入职工原始数据 排序工作表 筛选数据 分类汇总 列表,7.1 使用数据清单输入职工原始数据,在Excel中，用于管理数据的结构叫数据清单，它是包含一系列数据的工作表行。 清单的第一行具有列标志，紧随其后的行是数据行，在标题与数据、数据与数据之间不能有空行，而且同一列数据必须具有同样的类型和含义。数据清单可以同数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。实际上，在Excel中“数据库”与“数据清单”已成为同义词了。 在执行数据操作的过程中，Excel会自动将数据清单视作数据库，即数据清单中的列被视作数据库的字段，数据清单的列标记被视作数据库的字段名称，数据清单的每

2、一行被认为是数据库的一条记录。,7.1.1 创建并格式化表格框架,初始化工作表,7.1.2 建立数据清单的规则,每张工作表仅使用一个数据清单：避免在一张工作表中建立多个数据清单，因为某些清单管理功能只能在一个数据清单中使用一次。 将相似项置于同一列：在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相似的数据项。 使清单独立：在数据清单与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行，这样在执行排序、筛选和自动汇总等操作时，便于Excel检测和选定数据清单。 将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。,显示行和列：在更改数据清单之前，请确

3、保隐藏的行或列也被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。 使用带格式的列标：在数据清单的第一行里建立列标志，利用这些标志，Excel可以创建报告并查找和组织数据。对于列标志应使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式等。 使用单元格边框：如果要将标志和其他数据分开，应使用单元边框（而不是空格或短划线）在标志行下插入一行直线。 避免空行和空列：在数据清单中可以有少量的空白单元格，但不可有空行或空列。 不要在前面或后面键入空格：单元格中，各数据项前不要加多余的空格，以免影响数据处理。,7.1.3 建立数据清单,完成数据清单的结构设计后，就可以建立工作表了

4、。首先在工作表的首行依次输入各个字段，操作步骤见视频7-1。,7.1.4 用记录单管理数据清单,利用记录单，既可进行数据清单的建立工作，输入记录，也可以查看、修改、添加、删除和浏览记录等,7.2 排序工作表,排序就是按照一定顺序将数据清单中的数据重新排列。在Excel中，可以按默认序列，按升序或降序排列数据，也可以按一个或多个关键字排序，还可以按自定义的序列排序。,7.2.1 默认的排序次序,Excel可以根据数字、字母和日期等顺序排列数据。排序有递增和递减两种。,按递增方式排序时，Excel使用顺序如下所示。 数字：数字从最小的负数到最大的正数进行排序。 按字母先后顺序排序：在按字母先后顺序

5、对文本进行排序时，Excel从左到右一个字符一个字符地进行排序。例如，如果一个单元格中含有文本“A100”，则这个单元格将排在含有“A1”的单元格的后面，含有“A11”的单元格的前面。 文本以及包含数字的文本，按下列次序排序：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）! “ # $ % ? _ + A B C X Y Z ，撇号“”和连字符“-”会被忽略。但例外情况是：如果两个文本字符串除了连字符不同外其余都相同，则带连字符的文本排在后面。 逻辑值：在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。 错误值：所有错误值的优先级相同。 空格：空格始终排在最后。,7.2.2 按单列排序,“工龄”从大到小

6、排列后的工作表,从大到小排序“工龄”,7.2.3 多列排序,使用工具栏上的排序按钮虽然方便，但只能按单个字段名的内容进行排序，若要根据两个或两个以上字段名的内容进行较为复杂的排序，则可以利用“排序”对话框来完成。,单击数据清单中的任一单元格,排序后的工作表,若对排序还有一些特别要求，可单击“排序”对话框中的“选项”按钮，在打开的“排序选项”对话框中根据需要进行设置。,使用“排序”命令最多可同时按3个字段名的递增或递减顺序对数据进行排序，若要按4个数据列排序，则必须重复使用两次或两次以上的排序操作来完成,7.2.4 按自定义序列排序,按自定义序列排序，首先创建自定义序列,创建的自定义序列,自定义

7、排序结果,7.3 筛选数据,在Excel中，数据筛选是指在工作表中找出满足一定条件的几行或几列数据，并将所有不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行。 Excel提供了两种不同的筛选方式自动筛选和高级筛选。自动筛选可以轻松地显示出工作表中满足条件的记录行，高级筛选则能完成比较复杂的多条件查询。,7.3.1 自动筛选,如：要查找职工学历为“本科”的记录,此时，标题列右侧出现自动筛选箭头,筛选结果,在使用“自动筛选”命令筛选数据时，还可以利用“自定义”功能来限定一个或两个筛选条件，以显示出所需的数据。,设置筛选条件,“自定义”筛选筛选出“工龄”在710年的职工,7.3.2 高级筛选

8、,使用高级筛选时，可以用两列或多于两列的条件，也可以用单列中的多个条件，甚至计算结果也可以作为条件。高级筛选的结果可以放在原数据清单处，也可以复制到工作表中其他地方，它适用于复杂条件下的筛选。,条件区域与数据清单之间至少要有一个空列或空行,“与”关系筛选条件,单击“高级筛选”对话框中 “条件区域”右侧的折叠按钮，选择条件区域,单击“高级筛选”对话框 中“复制到”右侧的折叠按钮，选择复制到的位置,“与”条件筛选结果,“或”条件筛选结果,7.3.3 取消筛选,如果要在数据清单中取消对某一列进行的筛选，可以单击该列列首单元格右端的下拉箭头，再选择“全部”选项。 若要在数据清单中取消对所有列进行的筛选

9、，可选择“数据”“筛选”“全部显示”菜单。 如果要删除数据清单中的筛选箭头，可选择“数据”“筛选”“自动筛选”菜单。,7.4 分类汇总,分类汇总是指对不同逻辑组的数据进行规类，分类汇总能使人们快速地获得需要的数据并作出判断，例如当一个工作表中的数据行太多时，分类汇总可以帮助人们看清需要的信息。,7.4.1 自动分类汇总,第一需要注意数据清单的第一行必须有列标记。 第二是要进行分类汇总的数据列是否已经排好序。要注意的是，这个排序的列表题称为分类汇总关键字，在进行分类汇总时，只能指定已经排好序的列标题作为汇总关键字。例如，要完成我们下面介绍的按性别分类汇总，则必须首先对性别进行排序。,选择“数据”

10、“分类汇总”菜单，打开“分类汇总”对话框,下面在“分类汇总”工作表中按“性别”对“年龄”和“工龄”进行汇总,分类汇总结果,7.4.2 多重分类汇总,单击任一单元格，选择“数据”“分类汇总”菜单,设置分类汇总条件,多重分类汇总 结果,7.4.3 嵌套分类汇总,嵌套分类汇总，是指在一个已建立了分类汇总的工作表中，再进行另外一种分类汇总。与多重分类汇总的区别在于，多重分类汇总每次汇总的关键字相同，而嵌套分类汇总每次使用的关键字不同。 建立嵌套分类汇总前也首先需要对工作表中用来进行分类汇总的关键字进行排序。,在“分类汇总”工作表中，要统计男女的平均工资和奖金，以及本科生和专科生的平均工资和奖金,先排序

11、,排序结果,单击数据清单中的任一单元格，选择“数据”“分类汇总”菜单,设置外部分类汇总,再次打开“分类汇总”对话框 并设置条件,第2次分类汇总,7.4.4 分级显示工作表,对数据清单分类汇总后，Excel便可以对工作表进行分级显示，这样就能按照所需的明细程度显示或隐藏内容。,1明细数据和汇总数据,明细数据是指在分类汇总中要进行汇总的具体数据，汇总数据是指对明细数据进行汇总的结果。明细数据和汇总数据是相对而言的。 汇总数据可以是明细数据的求和，也可以是平均值、最大值或者其他汇总函数的结果。汇总数据必须与其汇总的明细数据相邻。汇总行可以在明细数据的下方或上方，一般在下方；汇总数据可以在明细数据的左

12、方或右方，一般在右方。,2改变显示内容,在插入分类汇总后，数据窗口行号左边出现了“1”、“2”、“3”的数字，还有“”、大括号等符号，这些符号是Excel的分级显示符号。,3取消分级显示,不需要分级显示时，可以删除一部分分级显示或全部的分级显示。 若要取消部分分级显示，先选定有关的行或列，然后选择“数据”“组及分级显示”“清除分级显示”菜单。 若要取消全部分级显示，单击工作表中的任一单元格，选择“数据”“组及分级显示”“清除分级显示”菜单。,4创建分级显示,分级显示可以自动建立也可以手工建立。在分类汇总时，Excel 按分类汇总格式建立了分级显示。我们可以取消已经建立的分级显示，然后选择“数据

13、”“组及分级显示”“自动建立分级显示”菜单，在数据清单中自动建立分级显示。,7.4.5 删除分类汇总,对于不需要的或错误的分类汇总，可以将其删除。,在分类汇总数据清单中选择任一单元格，然后 选择“数据”“分类汇总”菜单,7.5 列表,“列表”命令使得对数据进行排序、筛选以及汇总变得非常容易。 列表是指按一定条理组织的数据行。 在工作表中可以设置多个列表，将某区域设置为列表后可方便地对列表中的数据进行管理，而不必理会列表之外的数据。,7.5.1 创建列表,选择要指定为列表的数据区域，然后选择“数据”“列表”“创建列表”菜单,打开“创建列表”对话框，此时所选区域显示在“列表中的数据的位置”文本框中,带有蓝色边框线的区域为创建的列表，同时还显示了“列表”工具栏,7.5.2 列表的相关操作,1插入行和列,单击包含星号的单元格A13，输入填充的内容,插入行,在右边的空列中键入数据，然后按【Enter】键，将自动插入一个新列,2删除行和列,删除行和列后的列表,3排序和筛选,在已创建列表的标题行中将自动添加“自动筛选”箭头，因此可以对列表中的数据进行排序和筛选。如要筛选出“工龄”是“9（年）”的数据 。,单击“自动筛选”箭头，在下拉