外贸函电 Unit 1.ppt

1、Business English Correspondence,课程教学的基本要求 （一）了解国际贸易的概念、历史、理论、程序等知识。 （二）理解国际贸易各不同环节中的外贸函电英语及主要业务知识，熟悉并掌握国际贸易中的英语术语和表达方法。初步做到能在一般情况下读懂、翻译并能写出内容确切、表达得体、符合规范、语句通顺、没有语法错误的信函。 （三）掌握外贸函电的重要写作原则、体例、常用词汇、习惯表达法。,课程特点： 本课程是一门强调外贸函电阅读、写作技能的专业课； 注重实训，要求随时掌握课堂内容； 对经贸英语要求较高。 考核方式： （一）平时成绩（20%）：课堂到课（10%）+平时作业(实验)（1

2、0%） （三）期末考核（80%）,Unit 1,Fundamentals of Writing English Business Letters 英文商务信函写作的基本知识 1.1 Introduction（简介） 商务信函的用途: 征询信息、订购货物、商议调整、出售货物、索要价款等。 商务信函是具有法律效力的文件 1. 2 Requirements for Writing Business letters（商务信函的写作要求） (1) Good command of English (2) Knowledge of business theory and practice (3) Knowl

3、edge of Technical terms (4) Knowledge of Psychology (5) Skill in salesmanship,1.3 Seven Guidelines of Writing English Business Letters （英文商务信函写作7C原则） 1、Clarity 清楚 意思表达明确，要注意： 避免用词错误: 例如： As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services. 此处bimonthly有歧义：可以是

4、twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为： 1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco. 2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.,2.Conciseness 简洁 避免废话连篇：例如： 1.We wish to acknowledge receipt of your letter. We appreciate your letter. 2.En

5、closed herewith please find two copies of. We enclose two copies of. 避免不必要的重复 短句、单词的运用： Enclosed herewithenclosed at this time-now due to the fact thatbecause a draft in the amount of $1000a draft for $1000,3、Correctness 正确 4、Concreteness 具体 Quantity 1000 M/T With 2% more or less. 数量1000公吨，可溢装或短装2%。

6、 5、Courtesy 礼貌 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。 例如： We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.,6、Consideration 体谅 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方 7、Compl

7、eteness 完整 一封商业信函应概括了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。,1.4 Addressing Envelopes 信封(Envelop) 与中文信封相反，英文信封上收信人的姓名和地址写在信封的中下偏右，发信人的姓名和地址写在信封的左上角，或信封背面。 英文书信的地址应从小写到大，先写门牌号码，再写街道、城镇、省或州及邮政编码，最后是国家名称。,关于地址的翻译,*室 / 房 Room * *村 * Village *号 No. * *号宿舍 * Dormitory *楼 / 层 * /F *住宅区 / 小区 * Residential *巷 / 弄

8、 Lane * *单元 Unit * *号楼 / 栋 * Building *公司 *Com./* Crop/*CO.LTD *厂 * Factory *酒楼/酒店 * Hotel *路 * Road *花园 * Garden *街 * Street *信箱 Mailbox * *区 * District *县 * County *镇 * Town *市 * City *省 * Prov.,*院 *Yard *大学 *College *表示序数词，比如1st、2nd、3rd、4th如果不会，就用No.*代替，或者直接填数字 另外有一些*里之类难翻译的东西，就直接写拼音*Li。 而*东（南、西、

9、北）路，直接用拼音也行，写*East（South、West、North）Road也行。 如果地方不够可以将7栋3012室写成：7-3012。,201室: Room 201 12号: No.12 2单元: Unit 2 3号楼: Building No.3 长安街: Chang An Street 南京路: Nanjing Road 长安公司: Chang An Company 宝山区: Baoshan District 赵家酒店: Zhaojia Hotel 钱家花园: Qianjia garden 孙家县: Sunjia County 李家镇: Lijia Town,广州市: Guangzh

10、ou city 广东省: Guangdong province 中国: China 实例： 宝山区南京路12号3号楼201室,Room 201，Building No.3,No.12，Nanjing Road，Baoshan District,如果地方不够可以将3号楼201室写成：3-201,1.5 Parts of English Business Letters(英文商务信函的组成部分),1.信头（Heading） 也称信笺抬头，由寄信人公司名称、地址、邮政编码、电话号码、E-mail地址和传真构成。通常位于信纸的最上端。 信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，便于复信和查阅。用一般

11、的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。 信端的写法主要采用并列式，每行开头要左对齐。,2、日期（date） 顶边写在信纸的左边或右边，距离信头行。 关于发信日期的写法，应注意以下几点： 年份应完全写出，不能简写。 月份要用英文名称，不要用数字代替，最好用英文全拼。 写日期时，可用基数词1，2，3，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 30th, 31st等。但最好用基数词，简单明了。 日期可有下列几种写法： October 20, 2004 10 May, 2004 3rd

12、 June, 2004 Sept. 16th, 2004 其中，最为通用。,例如：并列式 16 Fuxing Street Haidian District Beijing 100035 Peoples Republic of China Tel: 63211234,3、信函编号（Reference number） 给信函编号是为了便于往来书信的存档和查阅，一般采用Your Ref.(你方编号)或Our Ref.(我方编号)。信函编号通常放在日期的上方或与日期平齐靠左的位置。 4.信内地址（Inside Address, Introductory Address） 信内地址收信人的姓名和地址，

13、写在信纸的左上角低于日期的地方，从信纸的左边顶格开始写。 信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址、城市、邮政编码和国家名称。其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行 例如： Mr. Francis Lawrence Vice President Swinton Co. 87 Unico Avenue Toronto, ST9878 Canada,5.称呼（Salutation） 对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼

14、用语可视写信人与收信人的关系而定。 Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Brown, Dear Ms. White。 若称呼多个男性，则在姓名前用 Mr. 的复数形式 Messrs. 。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布莱克兄弟公司。 Mrs. 没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用 Mme. 的复数形式 Mmes. 如：Mmes. White and Gray。,.事由(subject) 为对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解，也便于登记归档和查阅。 Su

15、bject: mens Bicycles 写在称呼下面、信的中间位置。 .信函正文（body of the letter） 要遵循“C原则” .信尾客语（complimentary close） 只有第一个字母大写，一般打印在正文下面空一行处。 .签名（Signature） 通常在信尾客套语下空三行的位置。 一般包括：公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签 名、写信人的头衔。有时，也可以不写公司名称。 10.附件（enclosure） 11.抄送（Carbon copy/C.C.） 12.附笔(PostscriptP.S.),Standard Parts and optional part

16、s Standard Parts就是一封商业书信必不可少的组成部分,一封商业书信缺了其中任何一项,就不能称其为一封格式完整的信;同时,这些项目也是普通英文社交书信的组成部分。A standard business letter consists of seven parts: (1) the letter head(2) the inside address(3) the date(4) the salutation(5) the body of the letter(6) the complimentary close (7) the signature.,1.6 The Opening and Conclusion of English Business Letters英文商务信函的开头和结尾,1.7 Useful Sentences（实用语句） (1)信函 贵函 your letter; your favor; your esteemed letter; your esteemed favor; your note; your communication; your greatly esteemed letter; your friendly advice; yours. In answer to your favor of the