常用事务文书.ppt

1、2007-3-25,韩希明教学幻灯片,常用事务文书,计划 总结 述职报告 简报,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,常用事务文书 事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位内部处理日常事务工作时经常使用的业务文书，主要有计划、总结、简报、规章制度等。 事务文书一般限于在本系统、本部门单位内部制发、传送，有时也送上级主管部门备案，或与同行业单位进行交流。其作用主要在于反映情况、传递信息、交流经验以及制订人们所应共同遵守的行为准则和工作规程等。事务文书在性质、格式、制作、处理等方面虽然有别于国家行政机关公文，但也有一定的写作规范和要求，故亦可称之为准公文。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,计

2、划,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,第一节 计 划,一、计划的概念、作用和种类,（一）计划的概念 古人云：“凡事豫则立，不豫则废。”“豫”，即“预”，就是事先有了准备。一切成功都与事先准备充分紧密联系着的。未雨绸缪，早作安排，事情就容易成功，否则盲目瞎干将导致或事倍功半，或劳而无功。机关、团体、企事业单位和个人，为完成某项任务或采取某种行动之前，事先拟定目标、要求及其相应的方法、步骤、措施、时限等等所形成的文字材料，就叫做计划。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,计划是为了实现某一管理目标，完成特定的任务，开展某项工作，而预先作出安排和设计，并用书面形式表达出来的一种事务文书。,20

3、07-3-25,韩希明教学幻灯片,计划虽然不是正式公文，但在计划制订的单位、部门管辖的范围内，具有一定的权威性，它要求所属人员必须执行。如果计划经过法定的会议或通过法定代表人的批准，就具有了正式文件的效力。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（二）计划的作用 1、有了计划，就有了明确的奋斗目标 2、有了计划，就可以合理配置各种资源 3、有了计划，就可以督促人们的行动 总之，计划可以帮助我们克服盲目性，增强自觉性，发挥积极性。它对学习、工作和生产都有重要的指导、推动和保证作用。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（三）计划的种类 计划是一个统称，常见的还有规划、安排、打算、设想、要点、意

4、见、方案等名称。在选择使用时，要考虑它们在时间、内容和成熟度方面的差异。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,各种不同的说法,一般地说，预定在短时间、小范围内要做一些具体的事情，可用 “安排”，而对其中的指标或措施等考虑得还不很周全的则可用 “打算”。“规划”是 比较全面的长远的发展计划，内容比较概括。“设想”是 初步的，提供参考的未成型计划。“方案”、“要点”、“意见”往往是 领导机关向所属单位布置一定时期的工作，交代政策，提供工作方法时使用，侧重于原则性指导。 其中，“方案”对某项工作，从目的要求到方法步骤都要作出全面的安排。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,计划的特点 计划有预想

5、性、可行性、具体性、业务性的特点。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,二、计划的写作结构和基本内容,以文件形式下发或上报的计划，在写作格式上有一定的要求。 不论采用何种写作形式的计划，一般都由标题、正文、结尾这三部分组成。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,计划的标题即计划的名称，应居于首行正中，字体可大一些。它通常由制定计划的单位名称、计划时限、计划的内容和计划种类四部分组成。如XX药材有限公司2000年度新产品开发计划、XX大学2006-2007学年寒假工作安排。 若发文纸上已印有单位名称，或计划结尾处写上单位名称，则标题中的单位名称可以省略。如果计划还未经正式讨论通过，是征求意见

6、稿或讨论稿，就应在标题后用括号注明“草案”、“初稿”、“供讨论用”等字样。,（一）标题,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（二）正文 正文是计划的内容，也是计划的主体。这部分要围绕“做什么”、“为什么做”、“怎样做”、“做多久”进行表述，要求具体明确，主次分明，条理清晰，简明扼要。正文一般包括下列几项内容：,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,1、前言,前言是计划的灵魂和总纲，主要说明制订计划的依据或目的，即说明为什么要制订这个计划。它包括上级指示、指导思想以及今后总的工作任务等等。文字要求十分简练。前言部分的末尾常用“现制定计划如下”、“为此，本年度要抓好以下几项工作”等句过渡到下文的

7、计划事项。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,2、任务和目标 这是计划的主要内容。要根据需要和可能，提出一定时期的具体任务和目标，即明确规定“做什么”。计划的任务、目标要写得具体、明确，突出重点。计划中表示数量、质量、工作步骤、时间进程等内容，切忌模棱两可，责任不清。对那些不能用具体数字表达的工作任务，如精神文明建设、素质教育等，也要有具体、明确的要求。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,3、步骤和措施,任务和目标确定之后，就要解决“怎样做”的问题，也就是要根据实际条件，确定工作方法和步骤，采取必要的措施，以保证计划任务的完成。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,4、有关事项,计划

8、正文假如还需写入相关的内容，如检查、评比、修改办法等，可以放入“有关事项”中加以明确。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,计划的写法 计划的内容要素有目的、任务（或指标）、措施、步骤和时限。 计划包括标题、前言、主体、制定者和日期四部分。 要掌握这四部分的写法与要求。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,三、计划的写作要求 （一）要服从大局 制订计划时必须贯彻下级服从上级、局部服从全局的原则，自觉地把本单位、本部门的小计划纳入国家和上级机构的大计划之中，正确处理好局部与整体、当前与长远、个人与集体的关系。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（二）要实事求是 制定计划，一定要从本单位、

9、本部门的实际出发，既要尽力而为，又要量力而行。切忌采用“倒口袋”的方法，照搬照抄上级主管部门的计划，致使计划的目标、内容、措施、步骤严重脱离实际。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（三）要明确具体 计划写得越具体明确，操作性就越强。无论是任务、要求、指标还是措施、办法、步骤，都应当写得清清楚楚，实实在在。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,计划的写作要求 （1）正确处理好当前与长远、局部与整体的关系； （2）要集思广益，使计划制定得更具现实基础； （3）要注意灵活性和连续性。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,总结,总结的概念、作用和种类 （一）总结的概念 所谓总结，就是对过去一

10、定时期内的实践活动或某一方面工作进行回顾、分析、评价后所写的一种事务文书。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（二）总结的作用,1、有利于做好各项工作 2、有利于交流信息 3、有利于科学决策 4、有利于提高认识水平 5、有利于充分调动积极性,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（三）总结的种类 总结也是一个统称。在日常工作、学习中还有“小结”、“情况”、“体会”、“回顾”等名称。从总结的实际要求和内容看，一般可分成综合性总结和专题性总结两种。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,1、综合性总结,综合性总结也叫全面总结，是单位、部门或个人对一定时期内各项工作的全面回顾。如上海市1999年

11、国民经济和社会发展计划执行情况等。 写这类总结，既要顾及全面，又要注意突出重点。这种总结往往要求作者掌握较全面的情况，并具有较高的分析问题和判断问题的能力。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,2、专题性总结,专题性总结就是对在一定时期内完成的某一项工作或针对某一具体问题作出评价、结论，对所取得的经验进行专门总结，故亦称为经验总结。这种总结内容集中、单一，特色鲜明，要求概括出规律性的东西，使之对其他单位、个人能起到指导、启迪、借鉴、参考的作用。 如从落实责任制入手加强企业管理基础工作、我们是怎样抓好高职学生的思想道德教育的等。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,二、总结的写作结构和基本内

12、容 总结一般由标题、正文和落款三部分组成。总结的基本内容主要包括基本情况、成绩经验、问题教训、努力方向等。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（一）标题 大致有三种写法： 1、文件式标题 2、一般文章式标题 3、新闻式标题,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,1、文件式标题 它类似于行政公文的标题，主要由单位名称、时间期限、内容范围、总结种类四部分构成。这种标题通常用于工作总结。如XX市2006年征兵工作总结、2006年XX省商业工作情况。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,2、一般文章式标题 这种标题多用于经验总结。标题的拟制比较灵活，大都无“总结”两字，而以“怎样”、“回顾”、“

13、经验介绍”等字眼来提示总结的文体。如我们是怎样打开市场销路的、试办工商联合企业回顾等。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,3、新闻式标题 这种类似新闻标题的写法分正标题和副标题。正标题概括总结的主要内容，副标题则显示文体特点。,（二）正文 总结的正文，一般包括前言、主体、结尾三个部分。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,1、前言 前言主要是通过对所总结对象基本情况(比如时间、地点、背景、内容、进展状况、总的收获等)的概述，使人先有一个总体的印象。 另外，经济工作总结的前言，还常常引用一些数据，来说明工作的收获和成绩。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,2、主体 主体部分是总结的核心

14、，要对前言所述的基本情况具体展开，主要包括成绩、经验、体会、问题、教训等内容。不管什么类型的总结，主体部分都要做到主旨鲜明，内容充实，材料典型，层次清楚，语言通俗、流畅。为求条理清晰，观点突出，在表达方式上，一般多采用设小标题或分条设项的写法。篇幅较短的总结，可不设题分条，但也应尽量采用段首摄要的办法。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（1）取得的成绩 成绩，是指在工作实践中所取得的物质成果和精神成果。成绩要写得具体、实在，要用准确无误的事实材料和必要的统计数字加以说明。 （2）主要经验 这部分具体介绍做法或经验，分析取得成绩的原因，从中引出规律性的认识。在写作时，一要突出个性特点；二要

15、注意经验的“可操作性” 。 （3）问题或教训 这部分内容虽然不是总结的重点，但也不应忽视。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,在结构安排上，总结正文的写作大致有如下几种形式： A横式结构 B纵式结构 C纵横交叉式结构,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,A横式结构 就是按逻辑关系将有关内容分成并列的几个方面，相互间既有相对的独立性，又有密切的联系，它们同时阐述经验体会。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,B纵式结构 即按照事物的发展过程，层层递进地介绍经验体会或具体做法。用这种结构方法安排材料，一般要把整个工作或活动过程分成几个阶段，然后对每一个阶段的情况进行分析总结，从中提炼出经验

16、或体会。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,C纵横交叉式结构 这种安排材料的方法是，既考虑事物的发展过程，又注意内容的性质和逻辑关系，做到纵横交织，事理结合。比如，在横式结构中，就并列中的某一方面的工作，可按事物发展的过程进行总结。同样，在纵式结构中，也可以将其中某一阶段的几项工作分别展开总结。具体采用何种写法，应视总结内容的表达需要而定。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,总结的外在结构一般由标题、正文、署名和日期三部分组成。 正文由引言、主体两部分组成。 陈述性总结的主体一般按主要成绩、存在问题、今后的努力方向这三个层次写。 论述性总结的主体部分多用小标题表明分论点。,2007-3

17、-25,韩希明教学幻灯片,3、落款 落款包括署名和日期两部分。 署名需用单位全称，可以署在文后右下方，但通常置于标题之下。如果在标题中已体现总结的单位，则末尾可不具名。 个人总结在标题中一般不予体现，可在正文末尾的右下方具名。日期一般都标于文后右下方，但也有置于标题之下（用括号括起来）的。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,三、总结的写作要求 写总结，应达到以下基本要求： （一）要实事求是 （二）要突出重点 （三）要学会摄要,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,总结与计划的关系： 总结与计划既有联系又有区别。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（一）联系： 总结是前一阶段计划执行情况

18、的检查、评价以及规律性认识，也是制订下一阶段计划的依据。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（二）区别： 1.时间上，计划是事前就完成某项任务提出的安排，总结则是事后对计划执行情况的总检查、总评价。 2.内容上，计划主要回答在某一时期“要做什么，怎么做，做到什么程度”，总结主要回答在某一时期“做了什么，怎样做的，做到了什么程度”。 3.性质上，计划是总结的前提和依据，总结是计划落实后的认识和评价。通过总结，找出失误和偏差，才能使人类的实践活动不至于偏离目标方向。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,述职报告,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（一）什么是述职报告,述职报告是担任一定领

19、导职务的干部和专业技术人员，向自己的选举任命机构、上级领导、专家组、本单位的职工群众，汇报个人在一定时期内守职尽责和施政情况、德能素质的自我评述性的文书。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（二）述职报告的种类,1.从时限上，可分为任期述职报告（现任职位以来的总体情况报告）、年度述职报告（报告本年度的履行职务的情况）、临时性述职报告（担任某项临时职务的报告）。 2.从表达形式上，可分为口头述职报告、书面述职报告。 一般任职时间较短且在较小的基层单位工作的可以用口头述职。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（三）述职报告的特点,1.制作主体的特定性 2.公务性兼自我性 3.内容的规定性

20、4.表达的述评性,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,格式,结构公式： 标题署名称谓正文日期， 正文的主体一般围绕职责要求、主要业绩、存在的问题等方面着笔。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,1.标题。 常用的有两种写法： 一是“任职期限所任职务文种”； 二是只写文种名称。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,2.署名与日期。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,3.称谓。 在正文上方顶格书写主送单位和听取报告的人员的称呼，如“人事部”，“领导”； 如果是在一定的场合述职，则应用“各位领导”、“各位评委”等称呼。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,4.正文。正文一般由开头、主体、

21、结尾等部分组成。 （1）开头。即前言部分，一般包括两方面内容： 一是任职简介，说明自己从什么时间起任什么职、岗位职责的目标任务，并对述职的内容和范围作必要交代； 二是简要概括评价任职以来的工作情况。 （2）主体。这是述职报告的核心内容，根据上级布置的述职要求，在回顾自己任现职以来或某一阶段全面工作情况的基础上，从德、能、勤、绩四个方面具体地有条有理地陈述主要业绩、存在问题等情况进行总结。 （3）结束语。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,述职报告写作内容的共性,1.自己的岗位职责 2.履行岗位职责的基本情况 3.取得的成绩和实践经验 4.工作指导思想 5.存在的问题和缺点 6.经验、体会、

22、教训及努力方向,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,写作须知,（一）既谦逊，又求实 （二）求简洁，忌冗赘。 （三）既有实，又有虚。 （四）略于人，详于己。要明确自己的方位，要掌握主从关系，不贪功，不掠美。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,述职报告与报告、单位总结的区别,1.与报告的区别： 目的不同，报告的写作目的是反映所在单位、部门或所辖系统工作的全貌或某方面工作情况；述职报告写作目的是向自己的选举任命机构、上级领导、专家组、本单位的职工群众汇报个人在一定时期内守职尽责和施政情况、德能素质。 内容不同，报告的内容涉及面很广，有关整体工作、单项工作及其新情况、新问题、新举措都可以报告；而

23、述职报告的内容，要求要从任职以来或某一阶段本人的德、能、勤、绩四个方面来述职，具有比较严格的规定性。 制作主体不同，报告的制作主体是党政机关、社会团体和企事业单位；述职报告的制作主体只限于担任一定领导职务的干部或专业技术人员。 2.与总结的区别 单位总结内容涉及面很广，在工作、学习、思想等各方面有了心得体会都可以总结；述职报告中的所谓总结，是围绕所任职务的总结。 单位总结是总结回顾整个单位的工作，着眼于整体事迹，以集体为主体，也可以是公民个人；述职报告的制作主体只限于担任一定领导职务的干部或专业技术人员，以个人为主体，围绕个人写事迹。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,写作训练,请结合你的

24、学习或工作情况，写一份述职报告（列提纲）。 1.如果你是一名学生，主要结合自己的学习，汇报自己的学业情况，包括学习目的、学习方法、学习态度、学习成绩、体会、收获、不足、今后努力目标或打算等； 2.如果你是一名学生干部（学生会干部、社团干部、班干部等），主要结合工作职责和工作情况，写作述职报告。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,难点简释 （一）述职报告与总结的区别 （二）述职报告的特点,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,选择题： 述职报告的特点有二，一是 ，二是 。,自我述评性,内容的客观性,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,简答题:,1. 述职报告与工作总结有什么不同？ 答：述职

25、报告不同于工作总结。述职报告重在反映个人履行职责的情况，阐述个人的作用和工作成效，它一般只是侧重于客观地陈述，而工作总结则往往要上升到理性的高度，重在总结出经验和体会，用以指导下一步工作的开展。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,简 报,一、简报的概念和作用,（一）简报的概念 简报，顾名思义，就是简明扼要的情况报道。它是党政机关、人民团体、企事业单位内部用来汇报工作，沟通情况，反映问题，交流经验的一种事务文书。 简报是一个总称，其他的还有XX简讯、XX动态、情况反映、内部参考、XX通讯、XX信息、XX工作等名称。简报可以定期编发，也可以根据工作需要，不定期编发。,2007-3-25,韩希明

26、教学幻灯片,（二）简报的作用 1、汇报工作，反映情况 简报最初是由行政机关编印向上级反映重大问题和重要情况的工作报告。现在，简报虽已不属于公文的范畴，但作为内部信息交流的刊物，同样可作为上级机关的“耳目”，及时向上级反映单位工作近况，便于上级管理部门及时掌握动态，了解下情，有针对性地指导工作。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,简报的作用,2、沟通信息，交流经验 简报是机关、单位工作中使用频率最高的一种文书。系统与系统、部门与部门、单位内部各岗位之间，由于分工不同，各司其职，相互间缺少了解、联系。通过简报形式，可以沟通情况，传递信息，交流经验,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,简报的作

27、用,3、指导实践，推动工作 上级领导机关往往运用简报形式，向下属单位宣传党和政府的方针政策，传达有关文件精神，宣传推广典型经验，指导工作实践。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,二、简报的种类和特点 （一）简报的种类 用不同的方法可以对简报作出不同的分类。如按时间分，有定期和不定期的；按性质分，有工作简报、学习简报、生产简报等；按内容分，有综合性简报、专题性简报等。一般可分为以下三大类：,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,1、专题简报 专题简报是反映本系统、本单位、本部门某项专门工作动态或情况的简报。大致包括四个方面的内容：一是传达有关文件或会议精神；二是反映贯彻执行上级指示情况；三是

28、交流、宣传工作中的经验；四是表扬好人好事，批评错误倾向。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,2、综合简报 综合简报亦称为集锦式简报。这类简报一般由数篇简要报道组成，可设置多个栏目。栏目的设置要根据需要，各则报道应力求短小精悍。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,3、会议简报 会议简报通常是在大型会议、重要会议举行期间编发的。内容包括会议概况、议程、议题及会上研讨的问题、与会人员的发言摘要、会上议定的事项等。会议简报具有连续性的特点。,2007-3-25,韩希明教学幻灯片,（二）简报的特点 1、真实 2、新鲜 3、快捷 4、简明 简报这四方面的特点，互为补充，有机联系，是缺一不可的。,2007-3