Word_2003及其高级应用.ppt

1、Word 2003,Office高级应用之Word篇,主要内容,Word 文档基本操作 图文混排 长文档的创建 主控文档的生成 页面设置 分节符及其应用 索引 “邮件合并”功能及其应用,主要内容,样式及其应用 自动编号和项目符号应用 各种注释的添加 脚注和尾注、题注 交叉引用 目录的自动生成 页眉/页脚设置 一般设置 利用域进行设置 文档修订,Word2003的视图,基本视图 普通视图：速度快，显示部分页面视图中不显示的文本格式。 Web版式视图：显示文档在web浏览器中的外观 。 页面视图：文档的显示与实际打印效果相同。 大纲视图：以大纲形式提供文档内容的独特显示 。 阅读版式视图：优化阅读

2、体验，可以方便的增大或减小文本显示区域的尺寸，而不会影响文档中的字体大小。 文档结构图 适合于长文档编排，一般同页面视图或普通视图配合使用,Word 2003基本操作,新建： 启动Word2003后，自动创建空白文档； 工具栏上的新建按钮，创建空白文档； “文件” “新建”，选择模板创建文档； 模板的应用和修改,例：修改“典雅型简历”模板，将其中“传真”修改为“手机”，在考生文件夹Word子文件下保存为“我的简历”模板。根据“我的简历”模板，在考生文件夹Word子文件下，建立文档“简历.doc”，在姓名信息处填入考生的真实姓名（此处假设为张三），其它信息不用填写。,Word 2003基本操作,

3、保存： 注意保存与另存为的区别； 自动保存功能的设置与使用； （“工具”“选项”保存）,文本的插入,二、文档的编辑,插入状态,“插入”模式与“改写”模式,改变“插入|改写”状态：双击状态栏改写或按键 当word处于插入状态时，光标位置是文字的插入点，光标位置后的文字往后退。 当word处于改写状态时，从插入点输入的文字将覆盖光标位置后的文字。,改写状态,二、文档的编辑,文本编辑（先选定后编辑）,文本选定 键盘法 Shift + 光标键 Alt + 鼠标拖动 用“文档选定区” ：鼠标箭头 单击：选一行文字； 双击：选一段； 三击：选取全文。 拖动鼠标：选取连续的若干行。,二、文档的编辑,剪切+,

4、文本编辑（先选定后编辑）,文本移动和复制 鼠标拖动：移动 Ctrl + 鼠标拖动：复制 利用“剪贴板”实现移动和复制 段落合并 删除段落标记 段落拆分 在拆分处插入段落标记，即按回车键,复制+,粘贴+,二、文档的编辑,文档的修饰及排版一,字符格式化 包括字体、大小、颜色、间距等的设置 段落格式化： 包括文本缩进 、设置行间距与段间距、段落对齐、格式刷的使用、首字下沉等 给文字或段落添加“边框和底纹” “格式”“边框和底纹” 例：给标题所在段落添加一个蓝色双实线边框,三、文档的修饰与排版,文档的修饰及排版二,项目符号和编号的添加 查找和替换 “编辑”“查找” Ctrl+F 例：将所有“.”都替换

5、为“。” 例2：将文章中所有在英文字母都设置成“Impact”字体 分栏设置,图文混排,图文混排 图片，自选图形，自绘图形 表格 插入表格，修改表格，删除表格 文字转化为表格、 公式应用 公式 插入对象microsoft 公式 3.0,长文档的创建,直接输入整篇文档 新建多个子文档，然后用“主控文档”工具合并成长文档 主控文档工具栏 切换到大纲视图：“视图”“大纲”,在考生文件夹Word子文件夹下，新建文档Sub1.doc，Sub2.doc，Sub3.doc。其中Sub1.doc中第一行内容为“子文档一”，样式为正文；Sub2.doc中第一行内容为“子文档二”，样式为正文；Sub3.doc中第

6、一行内容为“子文档三”，样式为正文。在考生文件夹Word子文件夹下再新建主控文档Main.doc，按序插入Sub1.doc，Sub2.doc，Sub3.doc，作为子文档。,页面设置,“文件”“页面设置” 普通文档的页面设置 例：设置页面上边距4厘米，下边距2厘米，左边距3厘米，右边距2厘米。纸张大小为A4。 长文档的页面设置 利用“节”进行设置，实现同篇文档具有多种页面属性 节：在Word排版中，页面只是一种与打印纸匹配的显示方式，而页面设置的最小有效单位，是“节”。它是长文档中很重要的一个分隔符。,Word文档的分隔设置,在Word文档中，文字和标点组成了段落，一个或者多个段落组成了页面和

7、节。 段落与段落的分隔换行符 页面与页面的分隔分页符 节与节的分隔分节符 分栏符：调节分栏页面中的文字排版。 多种分隔符组合应用，使得版面设计更为灵活自如。,分隔符换行与分页,软回车与硬回车 硬回车： 软回车： “插入”“分隔符”“换行符”（或者快捷键Shift+Enter ） 软回车不是段落标记，虽然在形式上换行，但换行而不换段，换行前后段落格式相同，且无法设置自身的段落格式。 练习：使用软回车编写文档 使用查找和替换功能替换 网页文档中的软回车,分隔符软分页与硬分页,自动分页符 又称软分页符，Word2003自动插入，无法手动删除，在普通视图中显示为一条单点虚线，页面视图默认不显示。 手动

8、分页符 又称硬分页符， 方法：插入 “分隔符”“分页符”（或者快捷键 Ctrl+Enter） 在页面视图中选择显示标记或者在普通视图中可手动删除硬分页符。在普通视图下中显示为一条单点虚线并在中央位置标有“分页符”字样。,分隔符分节符,节的作用： 作为一篇文档版面设计的最小有效单位，可为节设置页边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码、行号、脚注和尾注等等多种格式类型。 节操作 主要通过插入分节符来现实。 具体分节方法: “插入”“分隔符”分节符,下一页分节符 连续分节符 奇数页分节符 偶数页分节符,在普通视图中，显示一条双点线，在中央位置有“分节符(下一

9、页)”字样。,分节符类型,分节符一般都是控制其前面文字的节格式。 在页面视图或普通视图中，双击已插入的分节符，会出现“页面设置”对话框，可以更改分节符前文字的节格式，即为节的起始位置。 删除分节符：选中要删除的分节符，按Delete键即可 如果删除了某个分节符，其前面的文字将合并到后面的节中，并且采用后者的格式设置。 虽然“下一页”分节符与分页符同样显示为换页的效果，但如果需要进行节格式操作，必须插入分节符。,分节符应用练习,例1： 在考生文件夹Word子文件夹下，建立文档“MyThree.doc”，由三页组成。其中第一页中第一行内容为“浙江”，样式为“正文”，页面方向为纵向、纸张大小为B5；

10、第二页中第一行内容为“江苏”，样式为“正文”，页面方向为横向、纸张大小为A4；第三页中第一行内容为“安徽”，样式为“正文”，页面方向为纵向、纸张大小为16开。 例2： 对长文档Word.doc正文做分节处理，毎章为单独一节，分节符类型为“下一页”。,分隔符分栏符,分栏经常用于报纸、杂志、论文的排版中，它将一篇文档分成多个纵栏而其内容会从一栏的顶部排列到底部，然后再延伸到下一栏的开端。 文档分栏一般有三种情况： 将整篇文档分栏。 在已设置节的文档中，将本节分栏。 在没有设置节的文档中，将某些文字和段落分栏。,分栏的三种方式： 使用“页面设置”“文档网格”选项卡分栏 使用“格式”菜单中的分栏功能

11、使用“常用”工具栏中的分栏快捷图标,索引,索引列出了一篇文档中的词条和主题，以及它们出现的页码。 编制索引： 先在文档中标记索引项 标记索引项后，Word 会在文档中添加特殊的 XE（索引项）域 。在标记好了所有的索引项之后，选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。 Word 会收集索引项，将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引。,手动标记索引,步骤： 选择要做标记的文字 “插入”“引用”“索引和目录” 单击“标记索引项” 输入“主索引项”等 点击“标记”或“全部标记”,自动标记索引,步骤： 创建索引文件,方法： 、新建文档 、在文档中插入一

12、个两列的表格，表格第一列输入要标记索引的文字，第二列输入第一列文字的索引项 、有几个索引就要创建几行 、保存文件,自动标记索引,在主文档中进行如下操作：插入引用索引和目录 点击“自动标记” 在打开的对话框中选择创建好的索引文件 最后：插入引用索引和目录，单击“确定”，从而生出索引,添加“索引”案例,在考生文件夹Word子文件夹下，先建立文档“Exam.doc”，由六页组成。其中第一页第一行正文内容为“中国”，样式为“正文”；第二页第一行内容为“美国”，样式为“正文”；第三页第一行内容为“中国”，样式为“正文”；第四页第一行内容为“日本”，样式为“正文”；第五页第一行内容为“美国”，样式为“正文

13、”；第六页为空白。 在文档页脚处插入“第X页 共Y页”形式的页码，居中显示。再使用自动索引方式，建立索引自动标记文件“我的索引.doc”，其中：标记为索引项的文字1为“中国”，主索引项1为“China”；标记为索引项的文字2为“美国”，主索引项1为“American”。使用自动标记文件，在文档“Exam.doc”第六页中创建索引。,“邮件合并”功能应用,主要用于发布一些格式统一的通知、信函等 具体步骤：创建“主文件”和“数据源”，把合并域插入到主文件，执行邮件合并 “工具” “信函与邮件” “邮件合并”,邮件合并案例,创建驾驶员的驾驶违规情况通知单 1、建立数据源文件（驾驶员违规记录表.xls

14、 ）,2、建立信封范本文件（信封.doc）：,3、新建驾驶违规通知邮件范本文档（通知邮件.doc）如图,利用邮件合并，生成所有驾驶员的通信信封文档 信封_T.doc 利用邮件合并，生成所有驾驶员的通知邮件文档： 通知邮件_T.doc,样式,样式：是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。 样式的新建 新建样式，样式名为：“样式0000”；其中： a. 字体： - 中文字体为“楷体_GB2312”， - 西文字体为“Times New Roman”， - 字号为“小四”； b. 段落： - 首行缩进2字符， - 段前0.5行，段后0.5行，行距1.5倍； c. 其余

15、格式，默认设置。（本小题1分） 样式的删除,样式的应用,标题样式的应用 “格式”“样式和格式” 内置标题样式的修改 例： 1）章名使用样式“标题1”，并居中；编号格式为：第X章，其中X为自动排序。 2）小节名使用样式“标题2”，左对齐；编号格式为：多级符号，X.Y。X为章数字序号，Y为节数字序号（例：1.1）,自动编号,自动编号的添加 编号的升/降级 降级：Tab键 升级：Shift+Tab键 编号格式修改 格式项目符号和编号 编号的删除,注释的添加脚注和尾注,脚注和尾注：主要是为文本提供解释。一般情况下，脚注出现在文档中每一页的底端，尾注位于整个文档的结尾。 脚注和尾注：由“标记”和“注释内

16、容”组成 脚注和尾注的插入： “插入”“引用”“脚注和尾注” 例：对为正文文字（不包括标题）中首次出现“Photoshop”的地方插入脚注，添加文字“Photoshop由Michigan大学的研究生Thomas创建”,注释的添加题注,题注：附加在表格、图表、公式等项目上的一种带编号的说明 插入方法： “插入”“引用”“题注” 给表格和图片添加题注 自动添加题注：先设置题注，再插入对象 手动添加题注：先插入对象，再设置题注,题注实例,对正文中的图添加题注“图”，位于图下方，居中。 编号为“章序号”-“图在章中的序号”，例如第1章中第2幅图，题注编号为1-2） 图的说明使用图下一行的文字，格式同标

17、号， 图居中。 对正文中的表添加题注“表”，位于表上方，居中。 编号为“章序号”-“表在章中的序号”，（例如第1章中第1张表，题注编号为1-1） 表的说明使用表上一行的文字，格式同标号。 表居中。,交叉引用,交叉引用：交叉引用：是对文档中其他位置的内容的引用，例如，“请参见图 1”。 可为标题、脚注、书签、题注、编号段落等创建交叉引用。,交叉引用,新建交叉引用方法 “插入”“引用”“交叉引用” 例： 1、对正文中出现“如下图所示”的“下图”，使用交叉引用，改为“如图X-Y所示”，其中“X-Y”为图题注的编号。（本小题1分） 2、对正文中出现“如下表所示”的“下表”，使用交叉引用，改为“如表X-

18、Y所示”，其中“X-Y” 为表题注的编号。,自动生成目录,前提：自动生成目录的前提是文章中的章节都采用内置标题样式（如：标题1等） 生成方法： “插入”“引用”“索引和目录”“目录”,自动生成目录应用案例,在正文前按序插入节，分节符类型为“下一页”。使用“引用”中的目录功能，生成如下内容： 第1节：目录。其中： a.“目录”使用样式“标题1”，并居中 b.“目录”下为目录项。 第2节：图索引。其中： a.“图索引”使用样式“标题1”，并居中； b.“图索引”下为图索引项。 第3节：表索引。其中： a.“表索引”使用样式“标题1”，并居中； b.“表索引”下为表索引项。,页眉页脚设置,简单的页眉

19、页脚的设置 主要设置页码、页眉文字、页脚文字等 方法： “视图”“页眉页脚” 例：设置页码为A、B，页眉文字为：数理信息学院,如何在一篇文章中设置多种页眉页脚？,首先要对文章分节 然后每一节分别设置 注意：在分别设置时，必须取消页眉页脚中默认的“与上一节相同”。取消方法，如下图所示,例：,添加页脚。在页脚中插入页码，居中显示。（本小题1分）其中： （1）正文前的节，页码采用“i,ii,iii,”格式，页码连续； （2）正文中的节，页码采用“1,2,3,”格式，页码连续，并且每节总是从奇数页开始；,如何设置奇偶页不同的页眉/页脚？,1、在“页眉和页脚”工具栏中打开“页面视图”,3、页眉页脚设置

20、注意：此时要分别对奇数页和偶数页的页眉页脚进行设置 设置时只要注意定位在当前节的第一个偶数页/奇数页的页眉页脚部位即可 同时还要注意是否“链接到前一个”,2、在“页面设置”的“版式”中选择“奇偶页不同”,例：,添加正文的页眉。按以下要求添加内容，居中显示。其中： （1）对于奇数页，页眉中的文字为“浙江师范大学”； （2）对于偶数页，页眉中的文字为“Photoshop”。,利用“域”进行页眉/页脚设置,具体步骤： 第一步：“视图”“页眉和页脚”，进入到页眉和页脚编辑状态 第二步：“插入”“域”，选择相应的域进行插入,域及其应用,域就是引导Word在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码。每个域都有一个唯一的名字，它具有的功能与Excel中的函数非常相似。 域可以在无须人工干预的条件下自动完成任务，例如编排文档页码并统计总页数；按不同格式插入日期和时间并更新；通过链接与引用在活动文档中插入其他文档；自动编制目录、关键词索引、图表目录；实现邮件的自动合并与打印；创建标准格式分数、为汉字加注拼音等等。,域及其应用,Word中共有9大类74种域，它们大都以命令的方式提供。命令格式为：包含域代码的大括号“”，不过它不能使用键盘直接输入，而是按下Ctrl+F9组合键输入的域特征字符。例如：在文档中输入域代码 DATE MergeFFormat dddd, MMMM