销售与收款内控流程.ppt

1、销售与收款内控流程,浙江济民制药股份有限公司,附件1-1,销售与收款内控流程说明,目标：加强公司销售与收款管理，规范销售与收款的作业程序,范围： 本程序适用于股份有限公司的销售与收款管理 本程序与公司财务管理制度相衔接 本程序与公司存货管理程序相衔接,销售与收款内控流程相关部门人员职责,销售与收款内控流程相关部门人员职责（续）,区域销售代表,业务部经理（润总）,总经理,销售与收款内控流程订单处理控制（1）,下单,形成订单,订单内容是否齐全,客户,销售条件,接单,否,销售副总,是否常规订单,否,审核,否,是，提交客户资料，由上级审批,形成报价及信用政策,是否新客户,否,报价送交客户,是,同意？,

2、是,否,是,否,根据权限审批,审批,超越权限，报送总经理审批,否,是,形成产品价格统计表,根据账期及商业政策进行审核,是,销售与收款内控流程订单处理控制（2）,管理目标：使订单的接受效率和处理效率提高，保证订单的有效性和完整性,关键控制点： 接受订单核章手续必须齐全 订单涂改是否有盖章或注记 核准售价不能超过权限 在接受或装运新客户订货之前必须对其资信加以审查 区域销售经理与客户谈妥交易是否经客户确认，交期进度应列入控制 单位售价、总价等计算是否正确 优惠条件与公司规定应符合,注释： 区域销售经理接获客户订单后，首先检查订单之各项条件齐全与否，订购内容是否清楚，若有涂改应盖章确认 新客户需由业

3、务部进行信用分析后报管理层审批确定定价和信用政策 常规订单由业务部经理审批，其余的需报管理层审批,业务部内勤,业务部经理,销售与收款内控流程销售合同签订与复核的控制（1）,否,根据订单，草拟销售合同,审批,每月末，编制合同明细表,与客户签订合用,法务部（法务专员）,对相关法律问题进行审核,不批准,是,批准,递交各相关部门备查,本部门存档，并交财务部备查,销售副总、总经理,审批,不批准,销售与收款内控流程销售合同签订与复核的控制（2）,管理目标：强化客户资信管理，防范销售中的信用风险。规范赊销管理，提高公司市场竞争力,关键控制点： 合同必须经过法务部的审核 合同的最终审批权在公司管理层 合同应该

4、递交各个相关部门备案,注释： 业务部内勤根据订单和谈判情况草拟合同 业务部内勤月末应该编制合同明细表、合同台帐。,业务部经理,销售助理1,财务部,销售与收款内控流程内销的控制（1）,开销售清单、配药检、通知运输部门,销售助理2,仓库,送货单位,开出销售发票,送货,客户签收，取得回执,收到回执,登记发出商品明细账,入账,月末与客户、区域销售经理对账,留档,更新发出商品明细账,根据合同结算运费,提交运输合同,发货通知单,出库单,仓管员签字确认后，连同发票和发运通知单,记账复核，更新客户明细账、总账,仓管员签字确认后，连同发票和发运通知单,根据收款核销计算返利,与客户及时对账,销售与收款内控流程内销

5、的控制（2）,管理目标：发货及时，账务记录准确，开票控制严格,关键控制点： 受订交货应列进度表控制，必须准时交货，如有逾期，应检讨未交货原因，并提出改善对策 生产车间对于客户要求之交货日期，如无法于预定日期完成，或无法依排程制造时，必须实时反映生产部处理 交货之规格、种类、数量应与客户订单、出库单上之内容一致 发票内容与送货内容须相符，并确认发票上的数量、金额与出库单、订单上的金额一致 注意有无跳开发票情形，空白及作废发票应适当保存，以便连号控制、勾稽,注释： 以业务部与客户协调之交货日，为交期管理之管制基准 业务部通知仓库各批货品之交期、交货地点、货品种类等，并联系运送工具及货运单位 仓库在

6、预定出货日期后，将准备交运货品打包好，预备装车工具，仓库依出货单出库，成品出库时依品名、规格不同登录库存明细账并及时更新 货到客户签收后，回执由业务部取回，交与财务部,生产部,销售与收款内控流程外销的控制（1）,财务部,发货到指定仓位,销售助理,外销业务员,订船或航班,匹配需求,报关,将提单、发票交给客户，并记账,协调生产进度,开船或起航时获得提单,与生产部沟通,审核记账，并更新客户明细账、总帐等,获得外贸公司相关费用发票,根据发票付款，账务处理,月底编制本月与外贸公司发生的费用明细台帐,核对检查账务记录,出货申请表,仓库部,销售与收款内控流程外销的控制（2）,管理目标：外销业务及时准确得到处

7、理,关键控制点： 接到外销申请时外销部需与生产部沟通，尽量控制插单情况的出现，以免打乱公司制定的生产计划 报关资料及时准确地准备 提单及时交给客户 外贸销售助理应该及时将外贸公司发票及时交财务部,注释： 外贸销售助理根据需发送货物的情况订船或航班 外贸销售助理订船或航班后交给仓库部门进仓通知 开船或起航后外贸销售助理将提单邮寄给客户，并电告客户，以便其及时提货结款 外贸销售助理每月底应该编制本月与外贸公司发生的费用的明细表，包括发票到已付款、发票未到已付款、发票到未付款、发票未到未付款等项目，并及时交财务部以便核对账目,业务部经理,仓库,销售与收款内控流程退/换货的控制（1）,财务部,是否能退

8、发票,是否已向客户开发票,未开票退货,否，取得退货证明,是,接外部退库流程,收到客户发票,开红字销售发票,账务处理,销售副总、总经理,区域销售经理,客户提出投诉单,联合质检部审批,是否权限内？,审批,否,是,是,是,否,否,与客户商讨提出折让方案,否,审批,折让处理,否,是,是,否,办理出口退税补税，账务处理,单证员办理手册核销,是否外销退/换货？,是,是,否,客户退/换货单,补货处理,销售与收款内控流程退/换货的控制（2）,管理目标：尽量减少公司损失，账务记录准确，退货货品及时足额入库,关键控制点： 退回货品须经检验合格后才能入库，并及时更新库存记录 客户投诉单必须经过相应权限的审批 退货之

9、原发票应及时收回，每笔退货均交由财务部及仓储单位入账，对退换之货品应依规定调整内容 退货必须扣抵应收账款 内销销货折让必须经主管领导审批后办理。 内销销货折让应取得客户签章的折让证明单，并办理税务扣抵 所有退货必须先经质检部出具意见，最终审批权在公司管理层,注释： 未开票业务仓库出具红字销售出库单，折让业务财务部出具红字销售发票，并依此调整账务 在外销退货时，财务部需办理出口退税已补税证明，单证员在海关办理核销证明，以便退回货品及时入关 外销退货时单证员指定货代告知客户，以便客户及时退回货品,区域销售经理,应收会计,销售与收款内控流程应收款及收款入账的控制（1）,根据销售发票登记应收账款明细账

10、及账龄情况,出纳,财务总监,根据合同及销售发票、发运单等及时与客户对账，根据账期及时催收,更新应收账款明细账,月末与区域销售经理应收账款与发出商品对账，每年与客户函证对账不少于两次,形成应收账款分析表,是否逾期,催收,核销,是,否,审批,总经理,审批,是,收款，填日记账,对账不符,财务部联合客户经理调查原因，提出处理意见,否,是否核销审批,否,否,是,销售与收款内控流程应收款及收款入账的控制（2）,管理目标：控制应收账款，加快资金周转，提高公司财务管理质量。加强欠款追收，减少呆账、坏账损 失，提高公司经营利润。,关键控制点： 负责应收款账目的人员不得兼负账单处理或汇款责任 应收账款明细账必须根据经核对的给客户的账单和汇款为依据予以记录 应收账款明细账必须按月与总分类账调节。应妥善处理任何差额。该项调节应经上一级会计主管人员批准 应收款账龄分析必须由财务部审查，以查清有无异常或严重的拖欠账款项目。账龄分析必须准确无误，不得歪曲客户债务种类 逾龄账款是否查明原因，逾期账款如需核销必须经公司管理层审批,注释： 会计人员根据出货单财务联以及发票，分别登入客户应收账款明细账 出货单客户联经客户签收后，交由区域销售经理按时收款。 月末与