《秘书办事》PPT课件.ppt

1、第八章秘书的“工作”，学习目标，思维练习，主要内容，本章总结，通过讲解涉外秘书在会议、会谈、会见和正式聚会中的事务。掌握会议和会议要素，掌握定期工作会议的主要程序和原则，妥善组织小型定期工作会议；掌握会议和会谈事务、官方仪式和宴会的策划和组织、晚会的设计、组织和举办，能够独立策划小型会议和会谈，独立设计和组织晚会工作。第1节会议事务，第4节一般仪式和宴会，第2节会议和会谈，第3节经济谈判事务，第1节秘书办公室管理。这一部分的重点是：1 .秘书室概述；2.办公室管理。办公室管理只是秘书室的管理部门和秘书机构的内部管理。秘书组织所涉及的管理工作远远超出了秘书办公室的范围。秘书办公室概述在讨论秘书办

2、公室管理时，“办公室”并不仅仅指秘书的办公空间，而是指由秘书人员、工作场所和办公设备及设施组成的有机办公整体。完善的秘书室有利于协助领导推动各项政务和业务工作的发展；协调各职能部门的合作；与公众沟通并保持密切联系；树立组织的良好形象。秘书办公室的概念包括秘书人员、办公设备和设施、工作场所和工作环境的总和。因此，办公室管理的内容也是一个综合管理系统，包括文秘人员的人力资源管理、办公设备设施的物资和工业管理、办公组织的岗位职责和制度管理以及办公环境和氛围的整体管理。办公室人力资源管理将秘书从传统的人事部门的“管理”概念转变为人力资源管理，将秘书作为一种人力资源，通过岗位分析、人力资源规划、文秘人员

3、的招聘与选拔、文秘工作的绩效评估、秘书的薪酬管理、有效的激励机制、人才培养与开发等一系列手段提高秘书办公室的工作效率。 从而实现整个组织对秘书工作的分析。秘书工作分析的主要内容是：秘书工作的内容是什么，工作量有多大，需要哪些不同素质水平的秘书人员，秘书组织中从事什么工作。 在秘书的试用中，经常会出现双方都感到不舒服的情况。有时不是秘书的能力和资格不合适，而是招聘单位没有对所需秘书的准确工作分析。秘书的工作描述包括以下九点(见图6-21)。秘书岗位说明书，图6-21秘书岗位说明书的内容，秘书的资格要求包括以下六点(见图6-22)。图6-22秘书的资格要求，秘书的资格要求，人力资源规划与办公室管理

4、一样，秘书的人力资源管理也是一个系统工程，它不是简单的对一项工作的分析，而是对办公室所需的全部人力资源进行科学合理的配置设计，即人力资源规划。秘书人员的招聘与选拔公开招聘是各级社会组织获取人力资源的常用方法。办公室招聘秘书有四个工作环节：根据秘书的工作分析和人力资源总体规划制定招聘计划；制定和发布招聘广告；选择合适的招聘渠道；制定招聘工作流程并按计划实施。秘书工作绩效评价是对办公室秘书的一种评价体系，需要用系统人力资源管理的原则和方法来评价和衡量。绩效考核的目的是改善秘书的工作条件，提高秘书的工作水平，激发秘书的工作热情，增强秘书的成就感，更好地实现领导的工作目标。秘书的薪酬管理因为我们不能按

5、需分配，所以我们不能真正按劳取酬。特别是，秘书工作不是昏昏欲睡、没完没了、饥肠辘辘和满满当当的，而且很难准确地反映其劳动与工资的关系。当秘书关心和批评薪酬时，更重要的是科学合理地管理薪酬。做好秘书的薪酬管理主要有两点(见图6-23)。图6-23，薪酬管理要点，薪酬管理，建立明确的薪酬体系，为岗位而非人员支付薪酬，建立岗位评估，为办公室内部薪酬平衡提供依据。有效的激励机制秘书办公室的激励主要体现在表扬与批评、奖励与惩罚上。奖惩要明确适度，奖励和鼓励要正确，并在办公室以身作则；如果你犯了错误，你会受到惩罚，这表明每个人都应该从错误中学习。适度的奖惩不仅鼓励好的结果，也有助于公平。人才培训和发展培训

6、是为了提高，而发展是为了创新。在秘书人力资源管理中，培训使秘书的知识、能力和素质更适合组织工作的需要；发展使秘书的潜能得到充分发挥，随时丰富新的工作内容，成为先锋秘书。办公设备设施的管理随着材料的丰富和办公条件的改善，办公室的设备设施越来越复杂，设备设施管理已经成为办公室管理的重要组成部分。办公室、桌椅、文具柜和文具管理办公室自然适合定位、通风和照明，但秘书在选择办公室时应考虑许多方便工作的因素。秘书办公室的配置应根据本单位的总体情况进行设计。值得注意的是，秘书长时间坐在办公桌前工作，办公桌椅最注重久坐舒适的要求。桌椅的高度不仅要满足秘书的身高需求，还要适合桌子。文具柜的选择应考虑工作中存放文

7、件和资料的需要。为了便于取用不同的文件和资料，文具柜可以搭配不同的风格，但整体风格要一致。办公机电设备管理科学合理使用资产登记不同的办公室有不同的设备配置，配置的依据应该是文秘工作的需要。目前，秘书办公室中较为常见的办公机械和电气设备包括电话、移动通信终端(移动电话)、寻呼机、传真机、重印机、切纸机、装订机、碎纸机、制数机、打孔机、计算机、扫描仪、打印机、电风扇、空调、饮水机等。一些办公室还配备了桌面打印系统和塑料设备、照相设备、投影设备和笔记本电脑。秘书部门对办公机械和电气设备的管理主要有三个方面(见图6-24)。图6-24办公机电设备管理，资产登记，固定时间人员负责维护，科学合理使用，设备

8、管理，(3)办公环境管理，秘书的办公环境是指秘书工作的场所和氛围，因此它既包括物质环境也包括人文环境。办公环境安排是指办公室房间、桌椅、文具柜以及秘书人员相对固定的办公座位模式的安排。有两种办公形式(见图6-25)。图6-25办公室形式不同的办公室环境安排不仅取决于秘书的工作内容，还与办公室管理理念和管理水平有关。在敞开的办公室里，几十个人在工作，每个人都在默默地忙碌着，低声交谈着，而领导们一眼就能看到井然有序的办公室状况。办公环境布置是指桌子上物品、窗帘、灯具和墙壁装饰等的布置。秘书办公室是反映办公室整体水平的窗口。办公室环境的布局应该与整体风格一致办公室环境中的窗帘未选择窗帘样式，也未添加

9、流苏。物品摆放：秘书桌上的物品摆放应该简单有序，一些常用的小文具应该放在铅笔盒或抽屉里，以免给人凌乱的感觉。电话应放在相对固定的位置，一般在秘书办公桌的左前方，以确保电话的清洁。如果桌子配有玻璃板，电话联系单、机械原理图和其他与工作相关的东西应该放在它下面。像玩具和毛线这样的生活用品不应该出现在办公室里。办公环境是秘书工作中形成的安排，人们很容易从办公环境风格中了解秘书的工作风格和风格，所以我们必须重视它。办公室氛围的营造是指办公室秘书的素质、人际关系和工作氛围，尤其是体现在工作中的办公室工作风格和工作风格。秘书的工作和体现在他的工作中的风格最能表达办公室的管理水平。3、主要应注意以下三点(见

10、图6-26)。图6-26营造办公室氛围的注意事项办公室是秘书工作的地方，不同于家庭和朋友的环境。在任何时候保持同事之间的相互尊重、尊重和礼貌有利于营造良好的秘书工作氛围。(4)办公系统建设是实现办公管理的重要保证。对于不同的办公室，可以根据自己的情况，先制定工作中需要遵守的条款，如办公室纪律、考勤要求、办公用品使用要求、分工后的岗位职责、办公费用标准等。然后在实施过程中不断修改和完善，最终形成一个清晰的体系。第二节是办公室的日常事务，第二节是这个节点的重点，第一节是值班工作，第二节是电话接待工作，第三节是访客接待工作，第四节是信访工作，第五节是印章的管理和使用，第六节是发放各种信件，第七节是写

11、大事记、 第八节是领导交办的临时工作，第三节是办公室的日常事务，这是秘书工作中最基本的1。 值班工作是秘书科的日常工作之一，每个单位或部门的值班任务都非常复杂，有不同的特点。总的来说，它的工作包括：处理领导交办的事项；上传和发布，内外沟通；处理来信和来电；及时了解领导的外出情况；协调和处理安全工作。要做好值班工作，应按表6-6所示进行。表6-6值班工作内容，续表2。电话接待，办公室的日常事务之一就是接电话。在电话上工作看起来很简单，但实际上它需要员工真诚地对待它。在做好接听和打电话的工作时，要注意以下几点。熟悉常用电话号码，应熟悉本单位的电话分布、各部门的电话号码和本单位领导的电话号码；熟悉主

12、要业务联系人单位的电话号码和近期业务联系人的电话号码；办公桌上应有电话号码供参考。呼叫时的注意事项，呼叫时的注意事项如下(见图6-27)。图6-27呼叫时的注意事项，(3)接听电话时的注意事项，接听电话时的注意事项如下(见图6-28)。图6-28接听电话时的注意事项，通话后不要急于挂断，当对方地位较高时，对方应先挂断，如果不清楚，请对方重复一遍，向对方重复重要内容，在谈事情时尽快确认对方的组织、姓名和电话原因，找人接听电话，询问对方的姓名或组织、 接电话并说“你好，这里是公司部门”，接电话的最佳时间是在两到三声铃响之间。 态度也应该是善良和礼貌的。(4)注意电话礼仪。无论是接听还是打电话，秘书

13、都要注意声音柔和、语气友好、表达清晰问候是在接电话时使用的。当你问对方是谁时，更自然的方式是打招呼。这种问候显然是献给对方的，显得更加真诚。如果对方先寻求帮助，一定要回复问候，然后问对方怎么了。(5)做好电话记录，无论是打电话还是接电话，如有必要，做好电话记录，并根据电话内容做好电话记录。录音时，注意通话中的五个要素是否完整。这五种元素通常被称为“5W1H”。为记录电话内容，应准备一份固定格式的电话记录。记录的内容可能符合“5W1H”的要求，电话记录是预先打印的表格书。(6)做好传真工作。要做好传真工作，你应该知道以下九点。目前，先进的传真机兼容，收发传真非常方便。要连接电话，请向接收器发送传

14、真信号。发件人应该先按下传真按钮，然后挂断。原件必须扣在发送方，或者传真可以在传真机连接之前放好。一般来说，收到文件后，在页眉上会有一份报告，注明发送时间和传真号码。秘书可以做好登记。一般来说，传真机的提示屏幕有文字提示：电话发送，1，2，3，4，5，传真有自动接收功能。秘书在使用这把钥匙时应该注意保密问题。当秘书不在或有外人在时，很容易自动接受传真。纸张变化：传真机通常使用21050米或21030米热敏纸。因为热敏纸不容易保存，目前，可用于复印和传真的设备和纸张被广泛使用。热敏纸的传真副本应及时保存和复印。甚至使用热敏纸的传真机也有复印功能。6，7，8，9，有时有必要通过电话直接口述某些文件

15、或通过电话设施传真这些文件。口头电话文稿和传真文件是最终发布的文件，在传输前应经过审批，传输后应根据已完成的文件进行处理。(7)电话记录的处理通话结束后，应根据所涉及的内容和紧急程度，及时整理录音内容(包括录音电话记录)，并送相关领导阅读。领导批示和答复后，文秘人员应立即通知有关部门或人员处理。对于一般的日常事务，秘书人员可以直接回答或处理。客人接待是指秘书对所有客人、客人和来访者的接待，包括对客人和来访者的礼遇以及对来访者和来访者的事务处理。接待工作不仅是秘书的一项综合性工作，也是秘书的一项开窗工作，体现了组织的风格。接待礼仪包括接待环境和接待工作。秘书应尽可能坚持“任命制”。接待工作通常由

16、秘书根据来访者是否有协议分为预约来访者和未预约来访者。在秘书的接待工作中，秘书应尽可能坚持“预约”制度，即使每一位来访者和来访者都可以事先通过电话预约，这样秘书就可以为每次接待做好准备，在接待后事情就可以落实或取得进展。根据委任制度，秘书的接待工作自然会分为两类：委任接待和非委任接待。秘书应该注意(见图6-29)。(2)局长必须坚持“平等对待”的原则，而局长必须坚持对每一位访客一视同仁的原则，即不论访客是有权有势的人或前来求助的人。这不仅体现在接待的物质细节上，更重要的是，对客人要有同样的尊重和礼貌。在具体的接待中，秘书应注意：无论客人是推门还是有人介绍，秘书都应立即放下手头的工作，微笑，起身站立，迎接和接待。如果你们在接待室或接待室见面，秘书应该准时、快速、轻快地走进接待室，轻声问：“老师(小姐)是谁？”确认后，我会议的礼仪通常是握手。秘书不应忽视握手的仪