制度类文件管理规定(最具操作性的程序类文件操作方法)

1、程序类文件管理规定第一章 总则第1条 目的为规范公司程序类文件的管理，制定本制度。第2条 定义程序类文件是指依据公司的质量体系的程序文件而制定的制度、办法、规定、手册、细则、规范、流程等指导、规范工作开展的文件。第3条 内容本办法规定了程序类文件的编写格式、所包含的基本内容、编号规则、起草、颁布、实施、修订、作废等。第4条 适用范围本规定适用于公司程序类文件，包括：制度、办法、规定、手册、细则、规范、流程等。第5条 职责1. 各相关职能部门负责其主要职责范围内程序类文件的编写，其他部门提供相关配合。2. 综合管理部负责组织全公司程序类文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本文件的维护。

2、3. 各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。4. 文件主导职能部门的主管副总经理对文件负责审核，总经理负责批准。第二章 程序类文件格式第6条 字体程序类文件的标准字体为宋体。第7条 封面封面包括：文件名称、起草人、发布人、审核人、批准人、实施日期、文件编号、版本号、页码，以及修订说明。页尾有制定人 、审核人、批准人的签署。封面表格中的字体采用宋体小四号。封面格式见附件一。第8条 文件标题各种程序类文件中，文件标题均使用宋体二号字，加粗；标题和正文之间空一行。文件的标题使用“XXX的管理规定（办法、制度）”等字样。第9条 文件内容序号对文件内容较为复杂的程序类文件，序号的层级为“章、

3、条、数字、（数字）”；对文件内容、结构较为简单的程序类文件，序号的层级为“条、数字、（数字）” 。所有的序号均用阿拉伯数字。第10条 正文字体使用“章”为序号的，其序号及标题均为宋体小四号字，加粗。使用“条”为序号的，其序号为宋体小四号字，加粗；其标题及正文，均为宋体小四号字，不加粗。正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用宋体小四号字，不加粗。第11条 使用“条”为序号的，其后如果是小标题，则小标题后不带标点符号，直接回车换行。如没有小标题，直接书写正文。第12条 行距、段落间距文件全文行距设置为1.5倍行距，段落之间的间距为零，各条款中的小标题无须空行。第1

4、3条 缩进段落设置为首进缩进（2个字符）。第14条 页面设置页边距上下均为2.54厘米，左右为3.17厘米，页眉距边界为1.5厘米，页脚为1.75厘米。第15条 页眉页脚页眉内容及格式：“XX公司程序类文件”左空一字；“第X页共Y页”右空一字。上述内容在同一行。页脚格式均为应包括以下内容：文件名、文件编号、版本号、生效日期（正文之后附件和表格不编页）。页眉、页脚均使用宋体五号字，居中。页眉顶端距离1.5CM，页脚底端距离1.5CM。第16条 图表图表大小可根据需要设定，图表标题需用宋体，小四号字体。图表内容中，标题栏需要宋体，小四号字体。其他文字内容用宋体，五号字体，图表的说明注解文字则用宋体

5、，五号字体。第17条 落款文件底部若需要落款，签名和日期请使用宋体小四号字，加粗。第三章 程序类文件基本内容第18条 程序类文件应包含如下基本内容目的：程序类文件实施所要实现的管理目标；主要内容：应使用“本制度对XX、XX(文件的关键控制点)进行了规定”或与之类似的字样；适用范围：适用的部门或业务；部门职责：包括归口管理部门即程序类文件的执行或监督、检查部门，及其他部门的相关职责；程序类文件内容：具体的操作规范、业务流程、权责划分；起草人：负责程序类文件编写、解释的部门；审核人：审查核定人；批准人：批准文件发布执行人；颁布人：程序类文件发布部门；实施日期：程序类文件生效实施日期；支持文件：程序

6、类文件中所涉及到的其他程序类文件；附件及表格：程序类文件中所涉及的，不便在正文中展现的内容。第四章 程序类文件编号规则第19条 文件编号格式/P/00120XX 年号 序号（由综合管理部统一编号） 职能部门代码（按以下统一规定） 程序类文件（PROCEDURE的缩写） 公司代码（按以下统一规定）第20条 公司、部门代码或简称规则如下，未列示的部门参照此规则：1、公司简称：XX2、部门代码按英文大写缩写：总经理:GM 综合管理部行政：XZ 综合管理部人事：RS 财务部:CW 技术部:JS 生产部:SC 工程部:GC 采购部:CG 商务部:SW第21条 文件版本号新发布的文件版本号为“00”。第一

7、次个别条款小幅度修改换版本号为“01”，第二次个别条款小幅度修改换版本号为“02”，之后依此类推。第一次结构性大幅度修改换版本号为“10”，第二次结构性大幅度修改换版本号为“20”，之后依此类推。第一次结构性大幅度修改后，又进行了一次个别条款的小幅度修改换版本号为“11”，之后依此类推。第五章 文件的起草、审核、会签、批准第22条 程序类文件管理流程见附件二第23条 文件起草各职能部门按本规定格式要求起草,完成各部门主要职责范围内程序类文件初稿的编写，其他相关部门提供配合。初稿完成后应预先进行内部讨论，必要时文件拟制部门组织相关部门一起开会讨论。根据讨论意见修改后，部门主管副总经理审核，再提交

8、综合管理部组织会签。第24条 文件会签1. 综合管理部根据拟文部门的要求和文件内容，确定会签范围和会签结果返回的时间。2. 综合管理部将文件标明“讨论稿”，连同文件会签表（附件三）发至各相关部门，组织各相关部门进行会签，提出修改意见。3. 为提高会签速度，可将标明“讨论稿”的文件将文件设为不可复制的保护文档以电子版本的形式，连同会签表同时发往各部门，同时会签，并在指定时间内收回会签结果。4. 综合管理部汇集各部门的会签意见，返还文件编写部门。5. 文件编写部门根据会签中提出的问题作出修改，并负责解释所作出的修改，直至各方意见统一（第一轮会签后，为尽快使各方意见统一，文件编写部门可通过电话、邮件

9、或其他方式与各持不同意见者逐条分别沟通，沟通意见写入相应部门会签表作为书面记录，必要时由综合管理部召集会议讨论，讨论结果写成会议记录）。6. 若会签中一些问题通过综合管理部或其他沟通仍不能达到一致，则将会签意见汇总，提交总经理裁决。第25条 文件的批准会签通过后，综合管理部提供文件编号，并核查文件格式是否按统一格式或要求，再由综合管理部提交总经理批准。第26条 文件审批后由综合管理部专人以文本形式复制、分发至各相关部门具体实施第六章 文件的发放、修订、废止第27条 文件的发放1. 批准后的程序类文件原版由综合管理部存档、发放，并列入受控文件清单（附件四）。原版文件一律不得外借，防止丢失或损坏。

10、程序类文件属受控文件，受控文件是指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件。2. 程序类文件按需要的份数印制，加盖红色“受控文件”印章，受控文件印章图示如下：受控文件分发号：每份文件都标有不同分发号，便于追溯使用者。公司内不得使用未加盖红色受控印章的文件及其复印件，一经发现立即由文件管理人员收回销毁。3. 程序类文件发放时，文件领用人应将会签文件讨论稿交回综合管理部，在文件发放登记表（附件五）签名，领取盖有受控印章和注有分发号的文件。文件发放登记表与文件原版同时存档。综合部记录文件分发号清单（附件六）存档备查。4. 当需要使用文件的人未领到文件时，不得随意借用其他人的文件来复印

11、，应填写文件补发审批单（附件七），经本部门负责人和文件管理部门负责人批准，再办理领用手续。5. 若文件丢失、损毁，由文件使用人说明原因并申请领补发。综合管理部文件管理人员重新编注分发号，同时在文件发放登记表上注明丢失文件的分发号作废。6. 需临时借阅文件者，填写文件借阅申请单（附件八），统一向综合管理部借阅，经综合管理部负责人批准可借阅盖有红色受控印章及分发号的文件。借阅者应在指定日期内归还，否则由文件管理人员及时收回、销毁（只保存原版文件）。7. 各部门须有专人负责文件的收存、管理，编制本部门受控文件清单，及时传递文件。各部门发文管理人员名单在综合管理部备案，受控文件列入部门负责人离任交接项

12、目。8. 保密文件由指定专人接收、发放、更改控制和管理，由保密文件拟制责任人确定发放范围，原则上统一纳入综合管理部文件管理、备案，由特殊原因的必须报备保密文件目录。第28条 程序类文件的修订、废止1. 文件在具体实施过程中若需重新修订, 由文件更改提出人或提出部门的负责人填写（打印）文件修订审批通知单（附件九），说明更改原因，必要时还应附有充分的证据。2. 文件修订审批通知单由原文件编写部门负责人审核后，交综合管理部组织会签、审批。批准后，按文件发放登记表的名单发放，作为原文件的补充文件。3. 经过多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。换版时由文件管理人员实施更改，在文件首页中说明所做的

13、修改，注明版本号和更改生效日期，并按文件发放登记表的名单发放换版后的文件，同时收回作废的旧文件。4. 新版文件生效的同时，对应旧版文件自动作废，由综合管理部根据分发号在发放新文件时收回旧文件。5. 作废文件的原版加盖“作废”印章，再存档2年后由综合管理部文件管理人员填写文件销毁申请单（附件十），综合管理部负责人批准后统一销毁，设为文档保护的电子版文件至少保存3年才可填写文件销毁申请单，批准后才可删除。第29条 文件的宣贯1. 文件生效后，根据需要，草拟部门可以组织必要的培训会议进行宣贯，以增进理解。2. 根据需要，综合管理部可以通过公司内部网站或宣传栏的形式进行宣贯。3. 发放至各部门后的程序类文件，要求部门内所有成员传阅，并在文件首页背面签名。第六章 附则第30条 文件编写注意事项1. 文件下发前必须经过相应签署才生效。2. 对其他程序类文件中实用的办法可直接引用，但必须写明引用的文件名、编号、版本号及引用条款，同时应注意受控文件中引用的其他文件也须纳入受控文件范围。3. 内容涉及多个部门，且具有长期约束力的规定和要求，原则上不得以部门发文的形式发文，必须补充纳入或重新制定相应程序类文件。如果急需发文而来不及制