从采购作业来谈降低成本(ppt 66页).ppt

1、从采购作业来谈降低成本,1.成本结构 2.采购作业流程 3.从内稽内控看采购 4.从采购作业来谈降低成本.,从采购作业来谈降低成本 - 主題4,成本制度建立的步骤8,(一)确定生产流程 (二)确定采用分批或分步成本 (三)确定成本 責任 中心 (四)产品分类 (五)产量统计 (六)用料统计 (七)人工统计 (八)制造费用统计.,成本标准的设定,1.标准的定义: 在最理想的作业情况下, 所设定之最经济、最高效率下的最低成本。 2.成本标准应按成本要素材料、人工及制造费用三类分别订定。,制造成本三要素,(一)直接原料成本 (二)直接人工成本 (三)制造费用成本,制造成本比例,(一)直接原料成本 (

2、二)直接人工成本 (三)制造费用成本,65%,15%,25%,成本差异发生原因之追查7,1.材料用量差异原因 2.材料价格差异 3.人工工作时间差异 4.工资率差异 5.制造费用预算差异:系实际费用与实际工作时间下与标准费用间的差异。 6.制造费用能量差异:系由于生产设备未能充分利用引起。 7.制造费用效率差异: 系由于工作时间不符标准所引起, 与直接人工成正比, 故其差异原因同人工工作时间差异。.,直接原料成本,降低庫存 減少浪費及報廢 降低進料價格.,流程圖,采购管理作业范围,企業使用之材料请购、采购有关之作业、采购方式之设订、作业方法、供应厂商选定、 调查/评鉴/考核、采购记录、询价、议

3、价、订购、进度控制等。,供应厂商的选定与撤销和资料建立4-1,(一)供应厂商资料来源大致可从电话簿、工厂名录、报章杂志、工会名册中查得, 必要时也可从外贸协会或其它相关机构中洽询。 (二)各项材料设定之供应厂商至少应有三家(特殊状况如独家供应或总代理除外)之资料, 采购部门登载于供应厂商资料卡, 经采购部經理核准后列入询购对象。,供应厂商的选定与撤销和资料建立4-2,(三)内购供货商之选定, 由采购人员会同生管 品管 技术部门人员实地了解厂商生产设备制程、产能、品质水准、品管情形, 填报协立厂商设定评核表, 经筛选后, 呈（并附供应厂商资料卡）总经理核准后列入采购对象。 (四)已设定之供应厂商

4、, 因交货品质不良、交期无法配合需要、停止营业或由复查厂商作业中发现重大异常等因素, 应予撤销, 由采购人员以签呈记明具体异常原因呈总经理核准后撤销设定。,商业谈判,在商业谈判上要获得最佳结果，最有效的策略并非强硬的态度，而是要求对方提出更好的条件。,谈判技巧14-1,1.带一点疯狂酌量情势； 2.高目标达成要求； 3.装得小气一点让步要慢； 4.不以大权在握的口吻进行谈判；,谈判技巧14-2,5.不要轻易亮出底牌； 6.运用竞争的力量； 7.伺机喊暂停； 8.当心快速成交谈判进行太快；,谈判技巧14-3,9.出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤； 10.兵临城下的大胆做法，进行相逼； 11.

5、柔性哀情战略； 12.积砂成塔，小利也是利；,谈判技巧14-4,13.要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你 的新构想； 14.不要逼对方走投无路，总要留点余地；,谈判规则,谈判规则沒有哪一方是失败者，雙方都是胜利者。 非追求数学最小公倍数 ；而是最大公約數。,部门请购来源如下: 1.来自客户订单RUN MRP 2.来自销售计划RUN MRP 3.来自计划性用料预先核算 4.来自研发试产RUN MRP 5.来自受托加工RUN MRP,请购作业 提出需求 10-1,请购作业 提出需求 10-2,部门请购来源如下: 6.来自批号备料结转请购单 7.来自不足材料资料维护 8.来自不足成品(半成品)维

6、护 9.来自安全存量结转请购单 10.自行Key-In请购单,控制重点,1.物管人员是否依业务产销计划，确实拟定生产企划表，有无遗漏，所计算之需求数量是否正确。 2.订购单是否经权限主管核准，修改时亦同。 3.供货商之回复结果，是否经物管人员确认无误。 4.业务需求变化时，是否立即将结果反应于生产企划表与量产计划表与相关部门。 5.供货商因故无法准时交货，生企部门有否将结果反应业务部门，进行协调。,依据资料,供应厂商调查/评鉴/考核表 生产企划表 量产计划表 请购单 采购单,检查库存,一、作业程序 采购前应先检查请购之商品品名、规格、厂牌有无库存品或替代品可替代。 二、控制重点 是否有相同之库

7、存品未查觉而重购材料造成存货呆滞。,一般性请购,一、作业程序 非材料生产为工程用料、零配件、机器设备、个人计算机软硬件等请购，应为各部门提出申请，并依申请之品名数量，相关计算机请购须会签IT部门，才能进行请购。,一般性请购,二、控制重点 1.一般性请购须权责主管核准，是否须会签相关部门再进行采购。 2.是否定期检讨请购单有无延迟采购情形，请购数量应符合经济采购量要求。 3.紧急采购是否经常发生，事后有无补开请购单，并应追究其发生原因是否合理。,采购作业查询供货商资料2-1,一、作业程序 1.材料采购：调阅过去供货商与采购作业，并确认记录是否更新与最正确价格。 2.一般性采购： (1)调阅供货商

8、资料，了解过去采购及询价记录。 (2)进行询价与议价。 3.重要采购合约签订前须经法律专家同意对公司无不良之影响。,采购作业查询供货商资料 2-2,二、 控制重点 1.材料采购：承办人员备妥资料及预拟订购厂商数量、型号须经主管核准，并确认资料是否完整，供应、数量、价格是否考虑周详。 2. 一般性采购： (1)无采购记录或有二家以上不同报价是否须征询公司相关单位。 (2)请购之数量、金额是否有权责主管核准。 3.是否建立可完全配合之协力厂商。,采购方式,一、作业程序 依材料管理办法，决定应用下列何种方式购买： 1.访价： 金额较小，不需书面比价，但仍以访价方式向最低价厂商购买。 2.议价、 比价

9、：依议价、比价程序办理，并召开议价会议。 二、控制重点 1.依议价、比价办法办理，于召开议价会议时，应有会计或稽核人员在场。,决定订购事项,一、作业程序 1.由承办人员备妥资料及预拟订购厂商数量、办法等经主管核准后采购。 二、控制重点 1.查询供货商记录是否详实。 2.价格资料收集是否完整。 3.预拟订购厂商数量及价格考虑是否周详。,更新记录,一、作业程序 1. 将不同购买方式之订购及询价资料键入供货商资料中。 二、控制重点 1.请购单是否确实经核准。 2.采购人员应建立完整之采购及厂商资料。 3.常备物品则在合约期限终止前，可先询价。 4.新料品之询价对象以现有供应厂商为优先考虑。 5.为便

10、于管理，应建立可完全配合之协力厂商。,进口作业,需结汇者 申请信用状 准备提货 结汇还款 提货 记帐,需结汇者,一、作业程序 1.由采购单位计算结汇所需金额，并将所需金额申请表及各类凭证一并送交主管人员核准。 2.预付外购款依订单号码或L/C号码逐案控制。 二、控制重点 1.预付费用入帐、转销、收回及调整时所应附之原始凭证是否经核准、内容是否合理。 2.应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证，核对无误后始签付支票。 3.己付款原凭证是否盖付讫章，付款凭单是否有领款人签章，以免重复付款或冒领情事发生。,申请信用状,一、作业程序6-1 1.准备相关文件向银行申请开立信用状。 2.销售者须提供PRO

11、FORMA INVOICE。 3.依采购条件，是否有进口保险单。 4.开发信用状应避免下列条款： (1)开立保兑(CONFIRM)信用状。 (2)押汇手续由买方负担。 (3)可装运于甲板板上。 (4)信用状可转让。 (5)指定开状银行或押汇银行。 (6)可凭仓库收据(尚未装船)押汇等。,申请信用状,一、作业程序6-2 5.应以采购要求及银行合约开立信用状。 6.上述手续无误且无超过银行之授信额度等。,准备提货2-1,一、作业程序 1.进出口于接获预定到港通知后，通知报关行。 2.进出口接获到货日期、品名、数量后，预先安排人员搬运人员及存置位置。 3.财务单位于知悉预定结汇还款日后，安排调度各项

12、财务资源，准备结汇。,准备提货 2-2,二、控制重点 1.提货时物品若有损坏或短少，有无立刻请公证机构公证。 2.仓库、财务、会计或采购单位彼此联系是否良好。,结汇还款,一、作业程序 1.检核利息计算是否正确。 2.结汇费用是否依银行之收费标准。 二、控制重点 1.是否有结汇费用不符规定者或金额不符之情形。 2. 浮动汇率发生溢缴时，余款是否办妥缴还。,提货,一、作业程序及控制重点 1.每一项费用是否有合理凭证；额外项目应查核原因是否合理。 2.核算各项计算方式是否合理，计算起迄日期是否正确。 3.实收数量少于装运数量，注意有无办理索赔；实收数量少于公证数量时，有无向货运公司提出索赔。 4.应

13、将同一进口采购案之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇集归档。,记帐,一、作业程序 1.请款条件审核无误后，制作传票记入台帐。 2.传票及有关凭证交由出纳开立支票；支票经签章后交由负责人申请开立信用状。 二、控制重点 1.原始文件、凭证、合约核证无误后始签付支票。 2.预付帐款(本国币部份)之支付应规定以支票;美金部份应以电汇或美金支票为主要支付方式，但受款人必须以订单上之出售人为限。 3.支付传票是否有领款人签章。,验收作业厂商交货,一、作业程序 厂商于交货日备妥送货资料、发票于指定地点交货。,点收,一、作业程序 1.卸货完毕后，仓储人员应依过秤单核对其重量或依计数方式核对数量。 2.点收无误后

14、，应将收货资料键入计算机。,检验,一、作业程序 1.收料后，仓运人员通知检验部门办理检验，非生产性材料应通知使用部门检验。 2.材料检验规范应包括：取样样品数、依材料使用性质之重要性列出检验项目、各检验项目之品质标准及可接受范围。 3.检验稍形加以说明，做为收用与否之参考。 二、控制重点 1.货品依性质决定是否需检验。 2.需经试车验收者依合约书行之。,入库记录,一、作业程序 检验合格时，检验部门应将检验结果键入计算机，并由仓储办理入库。,请款,一、作业程序 1.检验合格时，检验部门应将检验结果通知仓储。仓储应将验收单、发票等转送采购部门办理请款。 二、控制重点 1.如属分批收料时，储运人员应

15、在订购单上注明分批收料日期、数量。 2.发票之品名、规格、数量、金额与送货单及验收单及订单应相符。 3.非原料性验收时应会同请购部门及相关部门办理。,索赔,一、作业程序 若检验不合格，则依规定办理退换货、扣款或索赔之手续。 二、控制重点 自国外购进之货品抵港时，若数量不符或有损坏事项，应请公证行出具证明以办理索赔。,与合约不符作业,一、控制重点7-1 1.各项违约是否依规定处理。 2.所交货品如因检验不合格退回更换者，则其交货日期应以调换补送到达日期为准。 3.非因人力所能抗拒之灾害而申请逾期免罚者，是否事后立即检具之认可证件。 4.申请延期交货，其原合约有保证人者，是否征得保证人之同意。,与

16、合约不符作业,一、控制重点7-2 5.依事实不能依购合约所订裁决者，其违约案件，是否经适当批准。 6.所交货品之品质、规格与合约不符，但可使用者，如因急需勉予验收使用，应经权责主管事前认可，按规定扣款或减价处理。 7.如因检验不合格退回更换，或因故申请延期交货，必须事前报请公司相关主管同意，并确定逾期罚款或其它处理办法。,付款作业,请款 核对 入帐 开立支票 盖印 领款,请款2,一、作业程序 1.仓储部门于办理收料手续完妥并经验收合格后，应将验收单及发票转送采购部门请款。 2.采购部门收到仓储转来之请款凭证，查核无误后，即按付款之条件填妥支出凭证黏存单，经主管签核后转会计部门审核。,请款2,二

17、、控制重点 1.国内采购案是否于办妥验收手续后，检齐凭证申请付款。 2.付款时，是否经过事前审核，审核条件相符后，方签付入帐。 3. 对交货延期罚款及品质不良扣款之列计，是否经详细核对，确认合理。,核对,一、作业程序 会计部门经上述审核程序后，若有不合规定或异常之情事者，应反应之。 二、控制重点 依会计事务处理办法处理,入帐2-1,一、作业程序 1.请款程序无误后，制作传票。 2.于每月固定日期整理货款单据交由出纳开立支票。,入帐2-2,二、控制重点 1.确定有关核准付款之内部控制是否执行良善。 2.是否定期复核应付帐款明细表之冲销情形，如有已届支付期限而未付款或性质不明者，应追查其原因。 3

18、.应付帐款如有借方余额时，应予追查其原因。 4.应付帐款之支付应规定以支票。 5.是否定期调节应付帐款明细帐与总帐。 6. 月底结帐前进货待验或正进行验收中，帐入暂估应付款者，应密切注意期后冲帐情形。,开立支票,一、作业程序 1.出纳收到支出传票后应注意其支付程序是否齐全。 2.支票送盖印鉴章时，应在支出传票上注明银行帐户、支票号码及日期。 3.支票之到期日应配合付款条件。,盖印,一、作业程序 1.将填妥支票送权限主管审核后交印鉴保管人员盖章。 2.需先审核各项凭证是否经主管签核，始可盖章。,领款2-1,一、作业程序 1.付款之时间出纳部门可视作业情况而排之，其方式有：挂号邮寄、定期(每个月之10、20等)、随时。,领款2-2,二、控制重点 1.支付传票是否有领款人签章，原始凭证上应盖付讫章，以免重复付款或冒领情事发生。 2.查阅是否有已收料，并经检验合格之货品尚未入帐者 3.核对年度终了日后至查核日止，应付帐款之偿付情形。 4.出纳付款时，应核对支付凭证之金额是否与支票上之金额相同。 5.交货期罚款及品质不良罚扣之列计，须经过详细核对，确认合理。 6.领款日期与列帐日期相距很久者，应查明原因。,材料价格差异16-1,(1).市价变动。 (2).进料数量不按标准采购量办理。 (3).达最低存量时, 未及请购, 致以紧急