08第八章+文书处理.ppt

1、第八章文档处理、学习目标的主要内容在本章中，总结考虑练习知识结构图、1、2、3，理解掌握文档处理程序及其各个环节的要求，可以灵活运用学习的文档处理程序的要求分析案例，掌握文档立卷的分类法和组合方法。 主要内容，第一节概要第二节收文处理第三节发文处理第四节立卷第五节归档、清除和处置、第一节概要、一、公务文件处理的概念二、公务文件处理的特征、一、公务文件处理的概念、公务文件处理是指国家机关或企业事业单位的收文、发文、发文二、公务文件处理的特征、 公务文件的处理具有以下两个特点：程序性公务文件的处理是程序性的，它在文件处理活动的各个环节都有序，体现了公务文件的生成、运营和社会组织管理实践活动的客观规

2、律。 规范公务文件的处理是规范的，这是因为为了保证文件工作正常进行，各单位必须制定相应的工作制度，文件的编制和存档目录等有严格的形式规范。1、2、第二节收文处理、一、收文二、收文的处理、一、收文、收文的过程，参照图81。图81的接受句子的过程、二、接受句子的处理、(一)建议的是综合事务部门或者业务部门的负责人和有关人员对接受一部分句子的处理提出建议的意见，供有关领导批处理时参考的活动，参照图82。 图82预定的工作要求是组织领导或部门负责人对公文提出意见的决定性活动。 (二)批处理、批处理原则负有统一的责任，要注意检查批处理的效果，努力提高批处理的效率，实行合理分工的层次(纵向)责任原则。1、

3、2、3、4，即通过公务文件的阅读、彻底执行和再发行，具体处理和解决其内容对象的事务和问题的活动。 1 .承担的工作范围见图83。 (3)承办、图83的承办工作范围、2 .承办方式、领导明确指示本公司综合办公室亲自办理的公文，办公室直接承办处理。 这种自我处理的文件分为不需要回信和需要回信两种。 领导指示不再办理的公文，秘书明确记载办理情况，作为完整的文件处理。 必须转交有关部门办理的公文，必须立即登记转出，即转出。 1、2、3、3 .接受的工作要求、接受的3点工作要求，参照图84。根据图84承办的工作要求、(4)催促即承办期限和内容要求检查部分公文承办情况，防止拖欠活动。 催收是文件处理程序中

4、具有监督、反馈功能的环节。 1、催款的种类、催款的方式主要有4种。 参见图85。 2 .举办方式、图85举办方式4种方式、举办方式3种要求，参照图86。 3、催款工作要求、图86催款工作要求、4、催款检查的文件范围、(5)订货处理，即负责人在办理完公文后，要简单签收承包经过和结果，查阅试验活动。 订货处理表示接收处理结束了。 注处理后，这份收到的文件必须放入完整的文件中。 有五个注意事项，请参见图87。图87注的内容、第三节发文处理、一、发文原稿的生成二、发文制作三、发文的传递、公布和催促、一、发文原稿的生成、(一)制作原稿的活动。 作文是作文工作的第一个环节，公文的质量主要取决于原稿的质量，

5、所以作文要实现三个方面，参照图88。 图88的稿件要求，文件内容涉及其他不属于(包括同级)的组织或部门的职权范围时，文件发行机关必须依法与之协商，只有经同意后才能发行文件，协商不成立则不能发行文件。 (二)会商也称审查，是指公文草案发行前部门负责人或者秘书员进行全面审计和修改的活动。 原稿包括文件的内容、形式和处理顺序。 重点是关闭以下3个。 参见图89。(三)终审核稿、图89核稿的三关内容，即对公务文件负法定责任的领导审核的稿件的活动。 除按照有关规定经会议批准的公文外，签发是大多数公文生效的法定程序，公文草案一经发行即成定稿，有正式公文的效用。 发行是各级领导履行自己职责的重要工作环节，必

6、须依法履行职责。 (4)发行、1 .发行的类型、2 .发行的权限发行不能越权。 各单位应当根据各领导的职权范围规定其发行权，建立层次发行制。 3 .“先核后签名”原则为了确保公务文件的有效性，一般必须提交先核原稿，后发行，发行后的定稿未经原发行人同意，一般不得变更。 4 .发行规范被发行时，发行者在“发行原稿用纸”的相应栏中注释发行的意见，并写上职务、姓名和日期。 二、发行文的制作，(一)订购，即发行后，注释文件人员向定稿写入发行要求的活动。 修印是根据定稿制作、印刷公文原件的活动。 (2)以修印即定稿和格式修正要求为基准，对修印的文件校正或印本进行全面核对检查，发现错误，进行修正的活动。 通

7、常把原稿至少校正三次。 (三)在校对、印刷公务文件上盖发行机关印章证明其法律效力的活动。 签名是指发行公文的正职领导用正本落款签署其职务、姓名以证明法定效力的活动。 其中打印的请求请参照图810。 (4)印和签，图810印的要求，三，发行文的传达，公布和催促，(一)分注按照有关规定和要求，选择文件分注，进行发行文的登记和封入，准备外地发行的活动。 那个操作顺序有3个。 (二)发送(交付)分批的文件，交给收发信人，要求收货时数量，检查包装质量，办理收货手续。 (3)公布、公文公布的意义有三个，见图811。图811公文公布的意义，即重要公文的实际执行情况，督促客户全面执行文件精神，解决有关问题的控

8、制性活动。 与催促的区别在于： (四)调查、第四节立卷、一、文件立卷的概念二、文件分类方法三、文件分组卷方法四、平常归卷五、分组卷工作一、文件立卷的概念，与处理完毕、有调查和保存价值的文件资料文件卷进行鉴定、分类，各文件有机二、文件分类方法、(一)按年度即文件制作和处理的年度分为几个类别，每年1月1日至12月31日为自然年度。 其具体的处理方法是将本年度制作完成的文件在本年度立卷。 年度文件有九种方法。 另外，机关的工作除了自然年度，也有使用专业年度的。 (2)按组织，即按文件内容中反映的问题对文件类别进行分类，习惯上也称为“事由分类”。 例如，按照是否反映同一事件、同一事件、同一人物或同一业

9、务的标准进行分类。 (3)按问题分类是根据各文件客观存在的保存价值决定的。 (4)按保管期限分类，三、文件组卷方法，(1)按作者特征组卷将作者特征组卷，即同一作者制作的文件组合到文件卷中。 (2)按问题特征分组卷问题按特征分组卷是反映同一事件、事件、人物、问题、业务活动同一工作性质的文件集的组卷。 (3)按时间特征组的卷按时间特征组的卷是将属于同一年度或同一时期的文件汇总到文件卷中。 (4)按名称分类的特征组卷是名称相同或性质相同、相近的文件集卷。(5)通信者特征组别卷通信者特征别卷是在本机关和某机关之间就一定的问题联络工作而形成的，汇总成文件整理卷。 (6)区域特征群体区域特征群体区域特征群

10、体区域特征群体区域特征群体区域特征群体区域特征群体区域特征群体区域特征群体区域特征群体区域特征群体区域特征群体区域特征群体区域特征群体区域特征群体区域特征群体区域特征群体。 四、平时的归卷，(一)立卷类目是指机关文件部门根据本公司工作活动的规则，按立卷原则要求和方法制定的归卷修订计划。 第一立卷类可分为两部分，参见图812。图812的立卷类的种类、2 .立卷类的构造、(2)平时的归卷作业是指，根据机关公文立卷人员已制作的立卷类，将处理完的文件随时按照类上的有关条款放入卷内。 文件平时的归卷主要有以下几项工作。 参见图813。 图813平时有5个方面的工作，5、组体工作，(1)调体是指根据平时的

11、体积，详细检查各种文件材料，进行适当的调整，最后确定组合体的工作。 调整音量时，请注意两方面的内容。 参见图814。 您必须注意的问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题、问题。 您可以调整、角色内文件的完整性，调整角色内文件的连续性，(2)具体的组卷，1 .对角色内文件进行排序，特征性地分组后，通常还需要在文档的时机并排像交易文件一样，自然地来到句子前面，复制到句子后面。 2 .页(件)号对卷内的文件进行排序后，请按顺序制作页(或件)号。 页码一起写在每页文档表格的右上角，有文字的页面

12、需要页码(空白页不加页码)。 制作页码时，请避免漏页和重新翻页。 3 .填好卷内备注表，4 .填好卷内备注表，卷内备注表放在卷内备注表后，明确记载卷内备注及其立卷情况，备注人员及使用者日后检查。 卷内备注表包含4个内容，参照图815。图815卷内备注表的内容、5 .文件卷封面、(1)文件卷标题的结构作者(负责人)内容(问题)名称(文种)、6 .文件卷标题的书写方法、(2)文件卷标题的表现要求、装订文件卷的文件装订也有按卷装订的7、装订文件、第五节存档、清理和销毁、一、存档概念二、存档制度三、存档应注意的问题四、清理和销毁、一、存档概念是指将构成的文件定期交给机关文件室的活动。 二、存档制度，(

13、一)存档范围是指需要转换为存档的文档范围，即能够转换为存档的长期和永久保存的文档范围(二)存档时间是指文档处理部门交付应归属于存档部门的存档卷的时间。 按照机关文件业务建设规范的规定，文件部门或者业务部门一般应当在下年六月底之前交给文件部门。 一些专业文件、个别事业单位、所在地分散的单位，可另行规定实际的存档时间。 (三)档案要求，文件处理部门或者业务部门根据国家档案法的有关规定向档案部门交付文件，应当遵守下列规定。 参照图816。图816档案的请求、三、档案应注意的问题、档案应注意以下三个问题，参照图817。图817档案应注意的问题，四、清理和处置，(一)清理是指按照有关规定和要求，整理部分

14、完成文件，定期或者不定期归还核电站文件机构或者由其指定的专业部门的活动。 (二)销毁是指按照有关规定，破坏性处理丧失保留价值和保留条件的公文的活动。 销毁范围。 所有处理完毕，包括业界明确鉴定后确认没有保留价值和保留条件的文件资料。废弃方式。 根据销售文件的数量和机关的工作条件，分别采用焚烧、粉碎、送指定造纸厂制浆等方式。1、2、公务文件处理包含接收文字、发信文字、立卷、档案等一系列的活动。 这些活动构成了日常办公室的“办公文”工作。 每份工作都有其工作要求，掌握并遵守这些要求，可以提高办公效率。 我们可以用方框图描绘文本处理活动的一系列过程。 接收处理的主要程序被分成7个步骤。 发文处理的主要过程：发稿会商核稿，发订单校对用的印章签名，分批交付立卷和存档