项目管理 麦卡锡.ppt

1、CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),内部材料，注意保密,项目管理培训,中国电信集团黄页信息公司,2003年8月13日,此报告仅供客户内部使用。未经麦肯锡公司的书面许可，其它任何机构不得擅自传阅、引用或复制。,培训资料,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),1,内容,项目管理的一般方法 项目管理模板 中国电信本地网流程重组在苏州和昆明试点的过程管理,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),2,项目管理的一般流程,1. 项目聚焦,2. 计划项目,3. 领导项目,4. 评估结果并提供反馈,明确建立的

2、项目在目标及资源方面可行，并有合适的负责人 .,. . . 为明确的项目优先排序、计划和人员安排提供基础 . . .,. . . 为了以合适的资源实施整个项目，按期完成并培养技能 . . .,. . . 同时确保成效并改进未来的项目,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),3,远景目标和 领导能力,项目管理中会涉及6个组织管理层面,组织层面,说明,有商业理由支持的明确观点并得到高级管理层的认同,合适的人员（指导委员会、项目领导、项目经理、项目成员）将履行监督，管理和实施职能,严格的问题界定、分析和对结果的评估,制定衡量小组目标、评估小组和个人业绩的标准,组织架构

3、,问题解决流程,业绩评估,人才培养,沟通,通过为人员提供新的机遇、指导、培训和反馈提高技能,经常性地进行开放式对话，提出问题，进行最新情况汇报并决定解决方案,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),4,项目管理的“最佳作法”可以很有效的利用这6个组织层面,远景目标和 领导能力,组织架构,问题解决流程,沟通,人才培养,业绩评估,严格按照项目范围进行 进行以事实为基础的深思熟虑的权衡,协调不同职能 防止资源外流,确定问题，并积极解决问题 确保质量,确保在最后期限前完成,与相关的小组成员/利益相关方公开地、迅速地解决问题,培养小组的凝聚力和技能,庆祝成功,捕获并分享学

4、习成果,根据目标评估结果,提供有建设性的业绩反馈 将项目管理作为一般的培训基础,广泛分享结果和学习成果,支持并加强远景目标/目标,确定所需资源/技能 建立专门的跨职能小组,确定里程碑和业绩衡量指标 建立激励体系,确保在最后期限前完成,协调工作计划，并在小组成员中建立沟通计划,提供关键技能的培训（如沟通） 通过外部资源弥补技能差距（如果需要的话）,选择领导者（项目负责人） 确定总体远景目标和范围,确定用户、合作伙伴和利益相关方 建立指导委员会，监督目标和进展 选择胜任的项目经理,确定问题/需求 制定备选解决方案，并进行优先排序 选择解决方案，并和利益相关方进行讨论,制定可衡量的、可信的和明确的目

5、标 分析成本/收益,向利益相关方介绍项目范围并获得支持,项目聚焦,计划项目,领导项目,评估结果并提供反馈,对小组整体和个人的业绩进行评估和奖励,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),5,阶段一：项目聚焦阶段的关键问题,工具,项目章程核对清单 项目管理组织图 项目管理中的角色和职责,高级管理人员/项目方面的关键问题,如何确定一个项目的“章程”，充分界定其范围？ 一个项目通常的组织架构是什么？ 项目中所涉及人员的职责、时间投入和技能要求是什么？,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),6,项目章程明确界定了项目目标，所需资源和项目的

6、里程碑,项目机遇： 对项目将抓住的机遇进行简要描述 负责人：指导委员会： 项目经理：利益相关方：,项目目标 项目的具体目标是什么？（如增长率、市场份额）？ 这些目标是否可以衡量？ 这些目标是否现实可行？不可量化的目标有哪些？,主要里程碑/活动 哪些是已知的最终成果？ 有哪些主要的里程碑或中期成果？,时间 项目必须何时完成？ 一些关键性目标必须何时实现？,资源 小组成员所需技能时间投入 跨职能支持（如信息技术、采购） 项目成本：$,我们可以利用哪些资源？ 谁控制这些资源？ 哪些人员在项目主管的领导范围之内，哪些在其之外？ 是不是有一支专门的跨职能队伍？,项目背景 项目的理由/历史背景是什么？ 已

7、经做了哪些决策？,关键问题/风险 存在哪些解决方案的限制？ 利益相关方关心的问题是什么？ 是不是存在日程冲突的问题？,成本/收益分析 项目的潜在价值是什么？,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),7,项目经理通过指导和支持工作组推动项目总体进展；指导委员会负责项目的监督指导,小组 A 小组成员,项目指导委员会,项目负责人,项目经理,小组 B 小组成员,小组 C 小组成员,支持人员,（如果需要）,角色和职责,定期审核项目进展 确定跨职能的问题 对不同的机遇进行优先排序 必要时进一步扩大项目的广度/深度 参与高层面解决问题 与其它项目相互协调 排除障碍,确定项目要

8、抓住的机遇，并进行优先排序 任命项目经理 在指导委员会中起支持项目的角色 与项目经理一起解决项目中的问题 与利益相关方进行沟通 监督实施,规划项目 管理资源 进行小组分析 跟踪并评估进展 权衡各小组成员工作，制定建议 与项目负责人和指导委员会定期召开问题解决会 与利益相关方进行沟通,收集信息（事实和观点） 进行分析 制定建议 具体设计解决方案 对建议达成一致 说明行动计划 推动业务流程转型,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),8,阶段二：计划阶段的关键问题,高级管理人员/项目方面的关键问题 怎样制定一份工作计划？ 怎样设置项目里程碑？ 怎样在一个高层面上跟踪

9、团队进展？ 一个高业绩的团队有哪些成功因素？,工具 工作计划实例 里程碑 里程碑/时间安排实例 3. 一个良好团队的七个要素,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),9,1. 工作计划描述了为了实现目标所必须采取的行动，有5大部分,描述 标志成果/任务,领域类型 文字描述 简单的名称，对成果/任务的描述,成果/任务,描述 （不一定有）,职责,开始/终结日期,优先排序,编号,允许对成果/任务有更详细的描述,文字描述,对每项成果/任务（既落实到个人）分配,主要职责应得到履行 适当的时候应被履行的业务，运作和系统职责（可有可无）,主要责任成果/任务开始工作的日期 可以

10、完成成果/任务的截至日期,开始日（可有可无） 终止日（必需有）,区分关键任务和次重要任务,必须有（对项目成功中的重要行动） 最好有（对那些项目中不太重要的行动）,为每一成果（任务分派一个号码以简化沟通，并使相应依赖的任务能直接认定）,编号,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),10,工作计划举例：明确成果/任务,编号,成果/任务,描述,主要职责,职责业务要求,职责运营要求,职责系统要求,起始驲,终止日,相关性,优先排序,情况,批注,HR1000,HR1100,HR1200,确定调查要求程序,与casey合作确保员工支持的质量,通过给PBS经理的备忘录勾勒要求,

11、HR2000,HR2100,HR2200,评估总体雇佣需求,收集初步的雇佣需求信息,通过经理所做研究决定初步技能要求,HR2300,建立优先权排序/要求时间,HR3100,HR3200,设计/编辑工作 说明（包括主要描述/业绩衡量）,雇佣招聘顾问,HR3201,制定最终工作说明,HR3202,HR3003,Simith 迅速确定问题中最关键的部分 设计高效工作计划解决非常复杂的项目情况/问题; 迅速及时地管理不断发展变化的项目且同时还有时间思考项目对其他利益相关方的影响; 与项目指导委员会形成良性互动 能抓住所众, 深思熟虑制定全面的沟通计划 非常清楚哪些会焕发出人的主观能动性; 培养项目小组

12、的成员, 有追随者,积极解决除最棘手问题外的所有问题; 迅速学习新的分析方法 迅速完成一般性项目的工作计划, 在整个项目的绝大多数方面都能使小组成员积极参与 经常且有效地沟通好的想法; 愿意创造性地采用多种沟通途径 花时间使所有小组成员都能更早有成效地工作; 领导小组成员进行合作; 是别人争求见议和咨询的对象,解决某些擅长解决的问题, 需要接受有关解决棘手的跨职能问题的辅导帮助 在更高极管理人员的帮助下制定出切实可行的工作计划; 给每个小组成员分配具体任务 发言、演讲条理清楚; 应用多种传统工具 在合适的时候提供即时、正面的反馈; 在无法避免的忙碌时期结束之后让小组成员有喘息时间,很少帮助小组

13、发现信息来源; 在设计解决问题方法方面需要获得帮助 管理项目按期完成存在难度, 需要帮助设计解决问题的方法 在压力下表达能力出现困难; 没有想清时的一个沟通战略 好象只有到了项目快结束时才向项目小组成员提供出反馈意见; 难于建立起” 小组协作精神”, 令人感觉难于合作,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),27,运作良好的项目小组需要不断的奖励与认可，才能保持其积极性,目的 想法,奖励并鼓励最出色的项目小组和个人的业绩 公开承认工作出色 项目领导撰写备忘录，使整个企业都知道小组的优异业绩 项目领导在公开场合亲自鼓励每个项目小组人员 物质奖励 项目领导请项目小组

14、吃饭或一起打高尔夫球 项目领导给其发奖金或小礼品 更大的责任感 项目领导和组织奖励和承认业绩出色的人员委以更大责任,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),28,内容,项目管理的一般方法 项目管理模板 中国电信本地网流程重组在苏州和昆明试点的过程管理,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),29,8,主要工作,精培训,14,21,28,4,11,18,25,2,9,16,23,30,6,2002/10,2003/1,13,20,27,3,10,17,24,3,10,17,24,31,11月,12月,2月,3月,4,4月,根据BPR

15、项目总体计划制定各小组工作计划,模块一,2.1制定各本地网实施方案 省公司与集团领导小组审批通过 2.2启动与完善相关管理接口与实施监控管理机制 2.3扩大试点实施跟踪,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),30,可利用的工具,甘特图,在项目中的用途,示例,工作日历,工作计划明细,总体工作计划,每日工作指导,记录、汇报,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),31,主要工作,11,18,25,2,9,16,23,30,6,指导小组支撑：,2003/1,13,20,27,3,10,17,24,3,10,17,24,31,2002/

16、11月,12月,2月,3月,4,4月,XX本地网BPR项目整体工作计划,1.1制定各本地网实施方案 省公司与集团领导小组审批通过 1.2启动与完善相关管理接口与实施监控管理机制 1.3扩大试点实施跟踪,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),32,11,12,13,14,15,确定每周工作日历，指导每天工作,2-5 PM：,8-12AM:,8-12AM:,8-12AM:,8-12AM:,8-12AM:,2-5 PM：,2-5 PM：,2-5 PM：,2-5 PM：,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),33,工作计划明细表,CT

17、E/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),34,可采用的工作方法,总体工作计划,主要工作,关键时间节点,人员大致安排,工作细化,时间确定,人员安排,协调、沟通,循环往复,循环往复,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),35,工作细化方法问题树分解,驱使内部组织和过程发生改变的主要外力是什么？,基本家庭用户,高文件家庭用户,基本家庭用户,研究市场,分析在各个客户群的竞争力,访问麦肯锡专家和中国电信的技术权威,文字撰述各种可能的法规情境和潜在影响,落实的工作,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),36,工

18、作细化方法确定逻辑顺序,工作目标：了解客户提出的问题,工作内容,工作排序 1 2 3 4,1.访谈 1.1约定时间 1.2确定访谈提纲 1.3访谈实施 1.3.1提问 1.3.2记录 1.4访谈记录整理 .,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),37,时间确定以终为始,主要工作,11,18,25,2,9,16,23,30,6,2003/1,13,20,27,3,10,17,24,3,10,17,24,31,2002/11月,12月,2月,3月,4,4月,1.客户访谈 1.1约定时间 1.2确定访谈提纲 1.3访谈实施 1.3.1提问 1.3.2记录 1.4访谈

19、记录整理 2.内部访谈 3.本地网基本情况分析,确定关键的里程碑,确定关键的路径,安排工作时间,用3周时间完成本地网基本情况分析、内、外部问题分析,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),38,人员的合理安排,工作项目,工作子项目,工作内容描述,1.1确定集团客户中心总经理及各部门领导岗位职责,1.4内部各部门总体人员到位,1.2集团客户部总经理到位,1.5区县局相关体系到位,1 调整集团客户中心的组织结构,确定集团客户中心总经理及下属部门 经理岗位职责，形成岗位描述书,集团客户部总经理了解新岗位职责、KPI 指标和优化的业务流程 确定集团客户中心总经理人选 下

20、发任命文件 新部门领导工作交接,区局原大客户工作交接到集团客户中心。 郊县局原负责大客户工作的人员、设备、 办公地点，交接到集团客户中心。,原营销中心岗位划入人员报到并了解所属部门 的职责 原网络部门划入人员报道并了解所属部门职责 前后端协商调岗人员所需技能和名单 划拔人员分批到位 人员进行新、旧职务的交接 分配办公地点,1.3集团客户部下属部门部门经理到位,确认和完善各部门经理岗位职责 集团客户部总经理确定下属部门经理人选 各部门领导了解领导岗位职责和KPI指标和优化的业务流程,张三,李四,王五,负责,负责,负责,负责,负责,协同,协同,协同,协同,协同,王五每天要做什么是否清楚？工作量是否

21、均衡？他能否胜任？他是否有积极性？他与张三搭配是否好？,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),39,内容,项目管理的一般方法 项目管理模板 中国电信本地网流程重组在苏州和昆明试点的过程管理,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),40,第三阶段:实施规划主要工作内容及结果,了解中国电信目前状况，特别是业务流程和管理流程，并了解目前IT系统和组织架构，寻找差距,内部调查、专家访谈、讨论会 外部客户访谈、座谈会,细分中国电信主要客户群 现有业务流程和管理流程的业绩改善目标,重新设计操作性强的业务和管理流程并设计相应的组织结构框架,团

22、队讨论分析 头脑风暴会 专家访谈 试点,业务流程和管理流程手册(1.0版) 部分试点和修正的业务管理流程手册 对IT系统的需求 本地网组织结构 高层组织结构框架方案,制订切实可行的业务和管理流程实施计划,目的,工作方法,最终结果,第1阶段 调研诊断,第2阶段 优化改进,第3阶段 实施规划,第4阶段 内部达成共识,第五阶段 试点实施,5 周,5 周,2 周,1个月,5个月,时间,2月1日,7月1日,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),41,在第三阶段，我们对流程进行了细化调整并设计了详细的实施计划,+,设计详细可操作的实施计划,共收集80条书面修改意见，并对每

23、条意见进行了判断（同意/不同意/有待决策），其中 22条在1.0版已说明 21条作了进一步调整细化 30条应在实施中进行细化调整和决策 7条属项目范围以外,实施组织保障及实施中应遵循的基本原则 两地实施总体方案及里程碑 实施效果及检验方法 详细的实施计划与日程安排 实施可能的困难风险及可能的应对措施 实施的影响及相应的政策,A,B,C,D,E,F,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),42,今年初的集团总经理办公会议确定了实施的组织保障，我们同时建议进一步明确了流程实施责任人,总体领导,直接上级指导,第一责任人,集团本地网流程重组领导小组,省公司及集团专业部门

24、指导,集团公司企业策划部,试点本地网总经理,大客户服务流程*,网络资源调配,滚动性网络投资,组织架构,指标体系,IT,流程,本地网实施责任人,省公司指导牵头人,集团指导牵头人,苏州,昆明,江苏,云南,陈国忠,张一琛,姜弘民,彭忠林,朱正武，郭勇,葛文骅,马俊文,孙维文,司维佳,张燕妮，叶薇,金羿,马俊文,赵艳梅,郭素伟,刘建辉，吴伟,李利,徐冲,杨经丽,庞铁，王力,郭根虎,徐冲,张丛生,杨经丽,毛社军，刘健,金羿,徐冲,李伟,庞铁，王力,初步,总体组织协调,韩臻聪,韩臻聪,A,*含计费及帐务流程,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),43,苏州BPR项目总体实

25、施进程及里程碑,流程实施,示意,主要里程碑,第一阶段 前端架构一次调整 大客户服务前端流程试行,第二阶段 后端架构一次调整 业绩考核机制试行 SLA签订及试行 大客户服务后端流程试行 前端架构到位,第三阶段 职能部门调整到位 后端架构到位 滚动性网络投资流程试行 大客户及SLA 流程IT固化,第四阶段 县局结构开始调整 市区编制调整 主要流程IT固化 实施效果检验 6/30,6月30日,县局结构调整,滚动性网络投资流程试行,职能部门编制调整,职能部门调整到位,后端架构一次调整,后端编制调整（市区）,大客户服务前端流程试行,大客户服务后端流程试行*,前端架构一次调整,前端编制初步调整（市区）,第

26、一阶段,第二阶段,第三阶段,第四阶段,2月1日,2月28日,3月31日,4月30日,业绩考核机制试行 (过渡期),12月30日,推广,结构调整,流程在本地网全面推广,前端架构调整到位,SLA签订及试行,B,后端架构调整到位,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),44,从7月1日起，集团应组织对试点本地网进行阶段性成果的验收总体效果与解决的问题概述,问题的症结（本）,1. 外部体制障碍严重（如不对称管制、工资总额限制，历史包袱重等）,2. 国企组织架构的通病不扁平且缺乏责、权、利统一，清晰的业绩责任中心,3. 业务流程没有整体性，常不闭环，不适应市场要求,4.

27、管理流程不健全，管理机制尤其是目标设置及考核分配机制落后,5. 管理信息系统分散孤立,6. 整体人员素质水平虽然不低，但是缺乏市场营销等关键技能，中层的观念尤其是效益观念也要改变,项目建议的主要举措,项目预计的阶段性成果,建立了责权较为清晰的扁平的组织架构 人员结构开始优化,BPR预期对症结的解决程度,建立了一套指标体系包含2002年苏州、昆明的考核指标及奖励分配原则和办法,加强前端大客户售前营销实行一个窗口对外 以昆明卷烟厂、工商银行、苏州制造业的客户为例把流程走通,走通了跨省专线电路调度流程，缩短开通时间 SLA协议试行完成,制定了2002年固定资产投资计划，并在中期给予调整 昆明、苏州A

28、BC分区完成并试行滚动性投资流程达到预期的节省投资的目标,提升了计费的准确性，缩短了响应时间,明确了本地网的IT系统发展需求,C,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),45,具体的至6/30本地网大客户服务流程实施效果和检验方法,关键考核问题 是否具备足够的行业知识？ 大客户经理是否和大客户花了适当的时间？ 是否有能力提供符合客户需求的解决方案？ 在试点大客户中，销售额是否有所提高？试点大客户的收入增长对大客户总收入的增长是否有一定的影响？ 在试点大客户中，高端产品（如整体解决方案与增值业务）所带来的收入是否提高？ 大客户的市场响应时间是否缩短，包括专线开通时

29、间，故障排除时间与方案响应时间？ 大客户是否有不断发展？ 内部摩擦是否减少？,相应指标 大客户对以下评语的认同度： 客户经理懂专业，了解我的公司的行业需求 中国电信能够很快地提出合适的解决方案 客户经理和客户接触的时间适当 试点大客户（如昆明卷烟厂）的销售额比去年同期的增长额 试点大客户收入占大客户总收入的比例 由高端产品（如整体解决方案与增值业务）所带来的收入及占总收入的比例 平均专线开通时间，故障排除时间，方案响应时间 客户满意度 新发展（或新试点）的大客户数量及其各自的客户发展计划 内部各部门反馈意见,衡量方法 大客户满意度调查问卷 随机访谈个别大客户（不预先通知本地网） 财务数据 统计

30、试点大客户中高端产品（如整体解决方案与增值业务）的收入比例，与去年同期比较（估计至6月30日变化会很有限，但仍值得监控） 集团客户部与网络中心测量统计，与去年同期比较 大客户满意度调查问卷 随机“秘密购物”法调研（不预先通知本地网） 要求本地网届时提供其新发展的大客户及每一个大客户的客户发展计划 问卷调查,举例,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),46,苏州BPR项目评估指标T0值及T1T3目标值,（举例）,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),47,第四及第五阶段:实施阶段主要工作内容及结果,了解中国电信目前状况，特别是业

31、务流程和管理流程，并了解目前IT系统和组织架构，寻找差距,内部调查、专家访谈、讨论会 外部客户访谈、座谈会,细分中国电信主要客户群 现有业务流程和管理流程的业绩改善目标,团队分析 为推广实施进行的培训,在试点本地网进一步推广关键业务及管理流程的计划,重新设计操作性强的业务和管理流程并设计相应的组织结构框架,团队讨论分析 头脑风暴会 专家访谈 试点,业务流程和管理流程手册(1.0版) 部分试点和修正的业务管理流程手册 对IT系统的需求 本地网组织结构 高层组织结构框架方案,制订切实可行的业务和管理流程实施计划,目的,工作方法,最终结果,第1阶段 调研诊断,第2阶段 优化改进,第3阶段 实施规划,

32、第4阶段 内部达成共识,第五阶段 试点实施,5 周,5 周,2 周,1个月,5个月,时间,2月1日,7月1日,两地按实施计划推进,CTE/030616/GS-YPTrainingBPR(2000GB),48,根据总体实施计划，第一次小结会完成的工作,1月,2月,3月,4月,5月,6月,7月,8月,9月,10月,11月,12月,本地网组织架构调整 业绩考核与激励奖惩机制调整 大客户管理流程推广 网络资源调配流程推广 滚动性投资流程推广 计费及帐务管理流程推广 里程碑,KPI体系到位,KPI体系运行,前端流程、后端流程及SLA推广,2002年,组织架构调整、KPI建立,SLA试点准备,推行资源调度

33、、调配流程,SLA实施推广至其他产品,SLA实施推广至深圳、上海,SLA推广 至其他省市,加强客户信用度管理,实时计费,成立计 费帐务 中心,实施集 中计费,前端流程试行,SLA试点签订实施,实施项目试点 下半年滚动性投 资预算实施,试点结 果评估 流程手 册更新,滚动性投资项目实施流程全面推广,KPI体系调整推广,2003年滚动性 投资预算实施,县局结构调整到位,组织架构实施准备,后端架构调整到位,前端架 构调整 到位,职能部门调整到位,KPI体系公布,KPI实施准备,后端流程试行,修改、固化SLA流程,建立客户档案数据仓库,第一阶段前端架构调整到位,第二阶段后端架构调整到位,第三阶段职能部门调整到位,第四阶段县局结构调整到位,SLA试点准备,2月19日实施前端组织架构调整，目前已全部到