公文管理--—公文管理基础知识及公文管理制度.ppt

1、公文管理,公文管理基础知识及公文管理制度,公文的重要性,信息交流、传达指示、汇报情况的工具 效率的保证 企业的记忆 企业形象的标志之一,什么是公文管理？,狭义上的公文管理指的就是文件的立卷归档。 从文件的最初拟稿到文件最后的保存或销毁，皆属广义上的公文管理。,广义公文管理,公文分类 公文写作 公文办理 公文编码 公文保存,公文主要类别,按行文方向划分 上行文 下行文 平行文 主送（报）、抄送（报）等。,公文主要类别,按行文内容划分 决定决议类 通告通知类 请示报告类 指示批复类 函件类,公文特征,准确 及时 精炼 有保存价值 有保密性,公文写作规范和要领,有头有尾 使用正确的文头，有称谓、署名

2、、日期、印章等一切必要的起始和落款信息。 内容完整 时间、地点、人、事情。 用语正规 客观、标准、规范，以准确表达为主旨，不夸张，不过分修饰。,Exp: 问题公文,通知 集团拟于下月15日举行新员工演讲比赛，地点为A座16楼会议室。望新员工踊跃报名，认真准备，届时一展风采！ 集团办公室,Exp: 规范公文,通知 集团各部门： 为丰富员工生活，增进新老员工的交流，*集团拟于11月15日举行新员工演讲比赛。比赛地点为广场A座16楼会议室，演讲题目不限。望各部门新员工踊跃报名，认真准备。 集团办公室 2004年10月20日,公文办理,收文办理 收 办 注 存 发文办理 写 发 注 存,公文编码,系统

3、性，反映公文的性质 公司、部门、日期、序号 文件级别 如： 京发2004第011号（红头文件） /2004/011（以公司名义发文） /ZB/2004/011（以部门名义发文）,公文保存,立卷归档 分类立卷 案卷编码 卷内文件的排列、登记,文档管理规范,各部门文档管理（暂行）办法 公文管理（暂行）规范,文件版头类型,信纸版头 红头文件版头 发文版头（发由头） 传真版头 签呈版头,公文编码方法,京发年份编号 /年份/编号 /部门代号/年份/编号 如： 2004第011号（红头文件） /2004/011（以公司名义发文） /ZB/2004/011（以部门名义发文）,文档案卷的分类、编码和登记,分类

4、 分内部文件案卷和外部文件案卷两大类。两大类之下，各部门根据自身情况分小类立卷。 编码 内部：-部门代号-N案卷编号 外部：-部门代号-W案卷编号 登记（基础管理台账目录）,文员工作规范：收文,收到其他部门的发文，在对方发文登记簿上签字。 在本部门收文登记簿上登记。 认真阅读文件，将文件内容和精神汇报给部门领导，请示领导意见。 部门领导作出指示后，在收文登记簿的“批办”一栏签字并注明批办日期。 根据领导指示开展工作。如有必要，组织本部门全体人员学习文件。 将文件归档。 办理结束后，在收文登记簿“办理人”一栏签字并注明日期。“备注”栏对办理情况作简要说明，如“已复文”、“已阅”、“已执行”、“已

5、组织学习”等。,文员工作规范：行文和发文,根据公文的性质选择文头，草拟文稿。 依照部门文件编号规范确定文号，并填写公文版头的相应栏目。 负责领导审批文稿，审批通过后签名或盖章。 如有必要，按用印管理有关规定申请使用公司公章。 复印、存档。 发文，让收文人在发文登记簿上签字。如收文部门有回馈信息，在“备注”栏注明，如“已复文”等。,文员工作规范：档案管理,按本部门情况分立案卷，给案卷编号。 及时归档保存文件。在卷内文件目录上登记入卷文件。 保证文档的完整和安全。,文员工作规范：计划、总结和纪要,按部门例会精神撰写每周和每月工作计划。 按实际工作情况撰写每周和每月工作总结。 撰写部门例会纪要。,发

6、文办理实例：招商速报,招商速报是对集团领导的汇报文件。属于“报告类”上行文。 应使用发文版头。,发文办理实例：招商速报,拟稿 简明扼要地介绍招商情况，准确汇报数据即可。语言应简练，不必作修饰。 例文：今天，共接到咨询电话50个，接待来访商户80人（包括签约商户和新来访商户）。截至今日，共签订出租合同300份，实际出租摊位400个。,发文办理实例：招商速报,正文 招商速报 第三十期 今天，共接到咨询电话50个，接待来访商户80人（包括签约商户和新来访商户）。截至今日，共签订出租合同300份，实际出租摊位400个。 2004年10月15日,发文办理实例：招商速报,文件形成 确定发文编号 由于是以公司名义发文，使用“/年份/编号”的编号方法。到总办领取文号，由总办进行发文登记。 确定分送单位 属于直接上报集团领导的文件，“主送”栏直接书写领导姓名及职务即可，如“王友德副总裁”。 填写日期、发由、拟稿等栏目,发文办理实例：招商速报,签发和存档 签字 总经理在“签发”一栏签名。 复印、存档 上报前复印文件，将复印件存入相应案卷。 以公司名义发文，