《文书与档案管理》教师课件.ppt

1、文书与档案管理晋 平,前 言,课程性质 教学内容与目标 教学计划与学时分配 教学与考核方式 教材及参考书,课 程 性 质,文书与档案管理课程是秘书学专业核心课程必修课之一。本课程顺应文档一体化发展趋势，综合运用文书学、档案学、行政管理学等学科的理论与方法，讲述文书与档案管理的基本概念、基本知识、基本理论和基本技能，具有较强的实践性和应用性。通过本课程的教学，使学生系统、全面地掌握该门科学，提高其运用文书与档案管理的理论和方法分析和解决实际问题的能力，培养较为熟练地从事文书与档案管理工作的实用型、复合型人才。,教 学 内 容 与 目 标,第一模块即第一章总论，主要阐述文书与档案、文书工作与档案工

2、作的基本概念、含义、性质、特点和作用，培养学生辨别文书与档案的区别与联系，了解文书工作与档案管理的组织机构，为开展文书工作和档案工作奠定理论基础； 第二模块文书工作，包括第二章至第四章，主要讲述文书的撰写与制发、文书处理程序以及文书的整理归档，使学生了解文书的种类、用途和格式，培养学生撰写常用公文、处理收发文以及进行文书整理与归档的能力； 第三模块档案工作，包括第五章至第七章，主要讲授档案的鉴定、收集、整理、保管、检索和利用的原则、方法与要求，培养学生管理一般档案的能力； 第四模块特殊档案管理，包括第八章和第九章，主要讲授具有普遍性的专门档案以及新型载体的档案资料的管理方法与技术，拓宽学生了解

3、和管理人事档案、财务档案、声像电子档案的能力，培养较为熟练地从事文书与档案管理工作的实用型、复合型人才。,教学计划与学时分配: 9周、18课时、2学分,教学单周 课程内容 课时 1 第一章：总论（文书与档案、文书工作与档案工作概述） 2 3 第二章：文书的撰拟与制发 2 5 第三章：文书的处理 2 7 第四章：文书的整理归档 2 9 第五章：档案的鉴定与收集 2 11 第六章：档案的整理与保管 2 13 第七章：档案的检索与利用 2 15 第八章：专门档案的管理 2 17 第九章：电子档案的管理 2,教 学 与 考 核 方 式,教学方式：以讲授法为主，根据课程具体内容及学生实际需要，配合演示法

4、、讨论法、阅读法和见习法等其他教学方法。与秘书写作课程交叉的公文撰写内容以学生阅读自学为主，教师侧重从实际应用中常见问题与改进措施方面给予必要的辅导和指导。 学习方法：明确学习意义，激发学习兴趣；了解学习内容，把握学习要点（把握基本脉络，理解基本概念、掌握基本技能）；讲究学习技巧，注重学习效果（运用系统的方法“搭架填空”，运用比较的方法“区别与联系”，运用实践的方法“巩固提高”）。 考核方式：包括过程性考核和终结性考核。过程性考核重点考察反映学生平时作业、到课率、课堂表现、课外调研、阶段测试、自主学习等教学过程方面的情况，占总成绩30%（考勤 10；作业 20）；终结性考核即期末考试，占总成绩

5、70%。,教材及教学参考书,教材：汪溢、赵莹主编，文书与档案管理，北京大学出版社2010年8月第1版。 选用理由：新编公共行政与公共管理学系列教材（文秘专业），比较新颖、权威、实用。 教学参考书： （1）松世勤，文书学，首都师范大学出版社，1995年版。 （2）赵映诚，实用文书学，兰州大学出版社，1997年版。 （3）陈祖芬，职业秘书资料与档案管理教程，清华大学出版社，2008年版。 （4）胡伟、卢芳、赵修磊，信息、文书与档案管理，科学出版社，2010年版。 （5）吴凤祥、何坦野，文书工作与档案管理，高等教育出版社2001年版。 （6）邓绍兴、陈智为，档案管理学，中国人民大学出版社，1998年

6、版。 （7）冯惠玲、张辑哲，档案学概论，中国人民大学出版社，2001年版。 （8）何嘉荪，档案管理理论与实践，高等教育出版社，1991年版。 （9）董燕翔，专业档案管理，西北大学出版社，2000年版。 （10）刘家真，电子文件档案管理理论与实践，科学出版社，2003年版。,第1章 总 论,本章主要阐述文书与档案、文书工作与档案工作的基本概念、含义、性质、特点和作用，培养学生辨别文书与档案的区别与联系，了解文书工作与档案管理的组织机构，为开展文书工作和档案工作奠定理论基础。 1.文书 2.档案 3.文书工作 4.档案工作 5.文档一体化管理,1.文书 1.1 文书的定义 文书是党政机关、人民团体

7、、企事业单位和个人、家庭、家族在公务和私人活动中形成和使用的书面文字材料的总称。它是记录和传递信息的载体，又是管理国家政务和私人事务的重要工具。 1.2 文书的类别 (1) 公务文书 (2) 私人文书 1.3 文书、公文、文件之间的关系 有区别，但特定环境中可以通用，在日常生活和工作中有所侧重。 1.4 文书的作用 （1）领导和指导作用 （2）行为规范作用 （3）公务联系和知照的作用 （4）传递信息与宣传教育作用 （5）凭据记载作用,2. 档案 2.1档案的定义 档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的、有价值的各种形式的历史记录。（来源广泛性、形成条件性、形式多样性、原始记录性）

8、 2.2 档案的类别 (1) 文书档案 (2) 科技档案 （3）专门档案 （4）特殊载体档案 2.3 档案的价值和作用 （1）凭证（存史、证据） （2）参考（资政、育人） 2.4 档案与相关事物的关系 （1）档案与文书 （2）档案与图书 （3）档案与文物 （4）档案与资料,2. 档案定义的基本含义 （1）来源的广泛性。档案是从事独立活动的机关、组织和个人在社会活动中产生的，这种普遍性决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定来源与内容的档案材料之间具有内在的联系性。 （2）形成的条件性。档案直接来源于文件，但不是所有的文件都需要转化为档案。文件转化为档案一般应具备三个条件： 其一，从时间

9、上看，处理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办的文件不是档案。文件具有现行效用，档案一般是完成了现行使命而留备查考的历史文件。从这个意义上说，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 其二，从价值上看，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。从这个意义上说，文件是档案的基础，档案是文件的精华。 其三，从程序上看，按照一定规律集中整理保存起来的文件才能最后成为档案。档案是具有内在联系的文件体系，它反映了社会活动和事件的原貌。从这个意义上说，文件是档案的因素，档案是文件的组合。 （3）形式的多样性。档案的形式包括载体、制作方法和表现方式等。从载体来看，有甲骨、金

10、石、简册、缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等；从制作方法来看，有手写、刀刻、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。 （4）原始的记录性。档案是原始的历史记录，这是档案的主要特点和本质属性。档案不同于一般的图书、报刊等信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写的材料，所以档案注重原本、原稿、孤本，这也是档案更为真实、宝贵的原因之一。,帛书道德经,殷商甲骨文,西周甲骨刻辞,山东诸城琅玡山秦刻石.其二世诏,永元器物薄,3. 文书工作 3.1文书工作的含义 一般是指机关公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，又称

11、公文处理工作。（本课程所讲的是以国家行政机关通用文书的处理工作为主） 3.2 文书工作的意义 （1）机关工作的纽带； （2）保守党和国家机密的重要环节； （3）档案工作的基础。 3.3 文书工作的原则 （1）实事求是 （2）准确周密 （3）迅速及时 （4）安全保密 3.4 文书工作的责任制度 （1）收、发文处理制度 （2）文件材料立卷归档制度 （3）印章管理制度 （4）文书岗位工作职责 3.5 文书工作的机构设置与组织领导,4. 档案工作 4.1档案工作的含义 一般是指档案馆（室）的具体业务工作，包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计八个业务环节，其中前四个环节是档案实体工作管理，

12、后四个环节是档案信息管理工作，各个环节之间相互联系又相互制约，组成一个完整的工作过程。 4.2 档案工作的性质和特点 （1）信息性 （2）管理性 （3）科学性 （4）服务性 （5）政治机要性 4.3 档案工作的原则 （1）统一领导、分级管理 （2）维护档案的完整与安全 （3）便于社会各方面利用 4.4 档案工作的组织机构 （1）档案室（科、处） （2）档案馆 （3）档案局 （4）其它相关机构,5. 文档一体化管理（自学、讨论、小论文） 5.1含义 文档一体化管理，也称文件、档案一体化管理。是指把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用等环节有机地联系起来，组成一个科学的大系统，按照统一的规范与标准，从整体的相互联系的角度对若干子系统进行合理安排，消除或减少重复工作，提高管理效率。 5.2 理论依据 文件生命周期理论简介：文件从形成到销毁或作为档案永久保存，要经历一个完整的运动过程，大致可以分为四个阶段：第一是文件的制作阶段（文书的形成），第二是文件的现实使用阶段（文书的处理），第三是文件的暂时保持阶段（文书的归档），第四是文件的永久保持阶段（进入档案馆阶段）。 5.3 实践意义 （1）改革现实弊端 （2）提高管理效率