Excel 2003培训教程.ppt

1、一、Excel概述,（一）Excel简介 Excel是微软公司开发的办公软件Microsoft Office的组件之一，目前最新版本为Excel 2007。直观的界面、出色的计算功能和图表工具，并且凭借着Windows操作系统的垄断地位，使Excel成为当前应用最广泛的电子表格软件。目前，常用的Excel的版本有： Excel 2000 Excel 2003 Excel 2007 这里，我们以Excel 2003为例，向大家讲解Excel的基本使用方法。,一、Excel概述,（二）Excel 2003的启动与退出 1、启动Excel 2003 下列几种方法均可启动Excel 2003： （1）

2、单击“开始”“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2003”，则出现Excel 2003窗口。 （2）若桌面上有Excel 2003的图标，直接双击它，也可以启动Excel 2003。 （3）直接双击Excel文档也可以启动Excel 2003。 2、退出Excel 2003 下列几种方法均可退出Excel 2003： （1）单击“标题栏”右端的关闭按钮“ ”。 （2）单击“文件”下拉菜单的“退出”命令。 （3）使用快捷键“Alt + F4”。,一、Excel概述,（三）Excel 2003窗口,二、Excel 2003的基本操作,（一

3、）新建与保存工作簿 1、建立新工作簿 下列几种操作方法均可： （1）每次启动Excel 2003时，系统会自动新建一个空白的工作簿。 （2）单击“常用”工具栏的新建按钮“ ”。 （3）单击“文件”菜单的“新建”命令。 2、保存工作簿 下列几种操作方法均可： （1）单击“常用”工具栏的保存按钮“ ”，如果工作簿是新建的，还没有被保存过，则系统会自动弹出“另存为”对话框，在对话框中指定位置和文件名，单击“保存”按钮，否则，系统自动按原来的路径和文件名存盘。 （2）单击“文件”菜单的“保存”命令。若工作簿是新建的，则同样会弹出“另存为”对话框，操作方法同上。 （3）换名保存。单击“文件”菜单的“另存

4、为”命令，弹出“另存为”对话框，输入新的文件名或路径后单击“保存”按钮。,二、Excel 2003的基本操作,（二）打开与关闭工作簿 1、打开工作簿 下列几种方法均可打开指定的工作簿： （1）单击“常用”工具栏上的打开按钮“ ”，系统会自动弹出“打开”对话框，见下图，在对话框中选择要打开的工作簿，最后单击“打开”按钮。 （2）单击“文件”“打开”，系统也会弹出“打开”文件夹，操作方法同上。 （3）在资源管理器中，找到目标工作簿，然后直接双击打开。 2、关闭工作簿 下列几种方法均可关闭当前工作簿： （1）单击工作簿窗口的“关闭”按钮。 （2）单击“文件”菜单的“关闭”命令。,二、Excel 20

5、03的基本操作,（三）向工作表中输入数据 在Excel的单元格中可以输入多种类型的数据，如文本、数值、日期、时间等等，但归纳起来，可以以分成两类： 数值型数据（包括普通的数值、百分数、分数、科学计数、日期、时间等） 文本型数据 在向单元格输入数据时，系统会自动判断数据的类型。 1、输入数值 输入数值时，默认显示为普通数值，如：34、102.56等，当数值长度超过单元格宽度时，自动显示为科学计数法，当数值位数超过11位时，也会自动显示为科学计数法。数值的精度最高为15位有效数字。我们可以通过“单元格格式”对话框来改变数值的显示方式，“单元格格式”对话框的打开方法为： 方法1：选择需要设置格式的单

6、元格，然后单击“格式”下拉菜单，选择“单元格”命令。 方法2：在需要设置格式的单元格或单元格区域内右击，选择“设置单元格格式”命令。 2、输入文本型数据 当输入汉字、字母等数据时，Excel自动识别为文本型数据。 有些数值是无须计算的代码，如电话号码（05398388133）、邮政编码（276034）等，往往把它们处理成数字字符串，这时，为了与数值型数据相区分，先输入“”，然后再输入数字字符串。如输入“05398388133”，则应输入“05398388133”；也可以使用“单元格格式”对话框将单元格数据类型改变为文本型数据，直接输入“05398388133”。,二、Excel 2003的基本

7、操作,（三）向工作表中输入数据 3、输入日期和时间 当输入的数据符合日期或时间的格式，则Excel将以日期或时间存储数据。 （1）输入日期 我们可以输入如下形式的日期（以2009年10月1日为例）： 2009年10月1日（正确的输入方式） 2009-10-1（正确的输入方式） 2009/10/1（正确的输入方式） 2009.10.1（错误的输入方式） （2）输入时间 我们可以输入如下形式的时间（以19点15分为例）： 19时15分 19:15 7:15 PM 19时15分19:157:15 PMPM或P表示下午，AM或A表示上午。,二、Excel 2003的基本操作,（三）向工作表中输入数据

8、4、智能填充数据 对于相邻单元格中要输入相同或按某种规律变化的数据，可以用Excel的智能填充功能实现快速输入。Excel 2003可以填充以下几种数据： （1）填充相同数据 （2）填充某种规律（等差、等比）的数据 以A3:E3中依次按等比数列填充3、6、12、24、48为例： 在A3中输入3； 选择区域A3:E3； 单击“编辑”“填充”“序列”，设置如下图，然后单击“确定”按钮。 （3）填充自定义的序列数据 自定义填充序列的方法为： 单击“工具”“选项”“自定义序列”； 在“输入序列”的文本框中输入填充序列数据，然后单击“添加”。,二、Excel 2003的基本操作,任务1：新建一个工作簿，

9、并输入以下数据，保存到“我的文档”下，文件名为“任务1.xls”,二、Excel 2003的基本操作,（四）编辑工作表 对已建立的工作表，根据需要可以编辑修改其中的数据。修改时，首先要移动单元格指针到目的地或选取编辑对象，然后才能进行增、删、改操作。 1、单元格指针的移动 （1）直接用鼠标进行操作 （2）按、键，单元格指针向箭头方向移动一个单元格。 （3）按Ctrl +（、Home、End）组合键 （4）在名称框中输入目标单元格的地址，然后按回车键。 2、选择单元格区域 （1）直接用鼠标拖动 （2）在名称框中输入单元格区域，然后按回车键 （3）用“定位”命令选择 单击“编辑”“定位”，弹出“定

10、位”对话框，单击对话框中的“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，然后根据需要进行设置。 3、插入与删除单元格 （1）插入一行（列）或一个单元格 （2）删除一行（列）或一个单元格 4、移动与复制单元格数据 （1）拖动鼠标法 （2）剪切粘贴法 5、查找与替换 （1）查找 （2）替换,二、Excel 2003的基本操作,任务2：将下面电子表格中的“高中”全部替换为“初中”。,二、Excel 2003的基本操作,（五）处理工作簿中的工作表 新建立的工作簿默认有3个工作表，分别是“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”，可以选择对某个工作表进行操作，还可以对工作表进行改名、复制、移动、删

11、除等操作。 1、选取工作表 要编辑工作表，必须先选取它，使之成为当前工作表。 （1）选取单个工作表的方法： 直接单击目标工作表标签。 有时需要同时对多个工作表进行操作，如同时删除多个工作表。 （2）选取多个相邻的工作表的方法： 先单击这几个工作表中的第一个工作表标签，然后按住“Shift”键不松手，单击这几个工作表中的最后一个工作表标签。 （3）选取多个不相邻的工作表的方法： 按住“Ctrl”键不松手，然后逐个单击每一个要选取的工作表标签。 2、插入、删除、重命名、移动或复制工作表 插入工作表、删除工作表、重命名工作表、移动或复制工作表，这几个步骤都可以通过右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中进

12、行操作，快捷菜单如下图：,二、Excel 2003的基本操作,任务3：把下面的工作簿的“物理 (2)”工作表删除，然后将“物理”工作表名称改为“初中物理”。,三、公式与函数的使用,在实际工作中，除了在表格中输入原始数据外，还要进行统计计算（如小计、合计、平均等），并把计算结果也反映在表格中，这时候就要用到公式和函数。 （一）输入公式 1、Excel公式的使用方法示例： 在上面的公式中，其中“SUM(D5:F5)”是Excel函数，它表示从D5到F5所有单元格数值的和。所以，上面的Excel公式的算术意义为： = ( B4 + 25 ) / ( D5 + E5 + F5 ) 值得注意的是：在单元

13、格中输入Excel公式时，一定要先输入“=”，否则，系统会认为你输入的是文本数据而不是公式。,三、公式与函数的使用,（一）输入公式 2、公式的运算次序 如果公式中同时用到了多个运算符，Microsoft Excel 将按下表所示的顺序进行运算。如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如，公式中同时包含了乘法和除法运算符，Excel 将从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，请把公式需要首先计算的部分括在圆括号内。,三、公式与函数的使用,（二）使用函数 不同于数学中的函数，Excel中所提供的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值，按特定的顺序或结构进行计算。如：“SUM(10

14、,15,20)”表示10、15、20三个数的和，“AVERAGE(10,15,20)”表示10、15、20三个数的平均值。 1、函数的形式 函数的形式为：函数名( 参数 1 , 参数2 , ) 函数名后进个括号，有一个或多个参数，参数间用逗号分割，有的函数没有参数。例如： SUM(A2:A3,C4:D5)有2个参数，表示求2个区域中共6个数据的和。 AVERAGE(26,C1,A1:C1)有3个参数，表示求26、C1中的数据、A1:C1中的数据共5个数据的平均值。 PI()返回圆周率的值（3.141592654），无参数。,三、公式与函数的使用,（二）使用函数 2、常用函数 在Excel中有二

15、百多个功能强大的函数，使用这些函数可以进行各种数据运算。下面介绍一部分常用的函数。 （1）SUM(参数1, 参数2, ) 功能：求各参数的和。参数可以是数值或含有数值的单元格的引用。最多30个参数。 （2）AVERAGE(参数1, 参数2, ) 功能：求各参数的平均值。参数可以是数值或含有数值的单元格的引用。 （3）MAX(参数1, 参数2, ) 功能：求各参数中的最大值。 （4）MIN(参数1, 参数2, ) 功能：求各参数中的最小值。 （5）IF(逻辑表达式, 逻辑表达式为真时返回的结果, 逻辑表达式为假时返回的结果) 功能：执行真假判断，根据逻辑表达式的真假值，返回不同结果。 （6）CO

16、UNTIF(单元格区域, 条件) 功能：计算单元格区域中满足给定条件的单元格的个数。,三、公式与函数的使用,（二）使用函数 3、更多函数 更多函数请参阅系统帮助，打开方法见下图：,三、公式与函数的使用,任务4：使用Excel函数，填写下面的表格,四、工作表的数据库操作,按数据库的方式管理工作表是Excel的重要功能，Excel 2003提供了数据的排序、筛选、分类汇总等数据库管理功能。 （一）数据的排序 对某些数据表，有时需要按某字段值的大小进行排序，例如，对学生成绩表要按总分或单科成绩从高到低排序，以便从中得到有用的信息。排序的依据字段称为关键字，有时关键字不止一个。例如，对成绩表按总分从高

17、到低排序，若总分相同时，则数学分高的记录排在前面。在Excel中，排序最多可以使用三个关键字，分别称之为：主要关键字、次要关键字和第三关键字。Excel首先按照主要关键字进行排序，主要关键字的数据项相同的再按次要关键字排序，次要关键字的数据项仍相同的再按第三关键字排序。,四、工作表的数据库操作,（一）数据的排序 1、对整个数据清单排序 任务5：以下表为例，按总分进行降序排序，总分相同的，再按数学进行降序排序。 （1）在需要排序的数据清单上单击鼠标，使活动单元格位于数据清单上。 （2）单击“数据”“排序”，弹出“排序”对话框，选择好关键字及排序方式，如下图： （3）单击“确定”按钮。 2、对选定

18、的数据区域排序 （1）选择需要排序的数据区域。 （2）单击“数据”“排序”，弹出“排序”对话框，操作方法同上。不再赘述。,四、工作表的数据库操作,（二）数据的筛选 在数据表中，有时参加操作的只是一部分记录，为了加快操作速度，往往把那些与操作无关的记录隐藏起来，不参加操作，把要操作的数据记录筛选出来作为操作对象，以减小查找范围，提高操作速度。 1、自动筛选 任务6：以下面的表格为例，将总分介于540至580的学生筛选出来。,四、工作表的数据库操作,任务6：步骤 （1）在需要筛选的数据清单上单击鼠标，使活动单元格位于数据清单上。 （2）单击“数据”“筛选”“自动筛选”，每个字段名称的旁边都会出现一

19、个下拉按钮，如下图： （3）单击总分旁边的下拉按钮，弹出下拉列表，在下拉列表中单击“自定义”，弹出“自定义自动筛选条件”对话框，设置好筛选条件，如下图： 在上面的对话框中可以同时设置两个条件，这两个条件的逻辑关系是： “与”表示同时满足这两个条件。 “或”表示满足其中的一个条件即可。,四、工作表的数据库操作,（二）数据的筛选 2、高级筛选 在自动筛选中，对同一列而言，最多可以设置两个条件，如果筛选条件有很多，使用自动筛选就无法实现，这时候就要使用高级筛选。 任务7：以下面的表格为例，将总分介于540到580的男生和总分介于560到600的女生筛选出来。,四、工作表的数据库操作,任务7：步骤 （

20、1）构造筛选条件，见下图： 从上图可以得出，同一行上的条件是“与”的关系，而不同行上的条件是“或”的关系。 （2）单击“数据”“筛选”“高级筛选”，弹出“高级筛选”对话框，在对话框中设置列表区域和条件区域，然后单击“确定”按钮。 筛选的结果如下：,四、工作表的数据库操作,（三）数据的分类汇总 任务8：以下面的表格为例，分别将男生和女生各科的平均分及全部学生各科的平均分统计出来。,四、工作表的数据库操作,任务8：步骤 （1）首先将数据按性别进行排序，排序结果如下图： （2）单击“数据”“分类汇总”，弹出“分类汇总”对话框，在对话框中，“分类字段”选择“性别”，“汇总方式”选择“平均值”，“选定汇

21、总项”选择“语文”、“数学”、“英语”、“物理”、“化学”、“生物”、“政治”、“信息技术”、“总分”，然后单击“确定”按钮。 结果如下：,四、工作表的数据库操作,（三）数据的分类汇总 注意：分类汇总命令并不能对分类字段进行自动分类，因此，必须首先对分类字段进行排序后才能使用分类汇总命令，如任务8，如果没有对“性别”进行排序就进行分类汇总，则结果如下图：,五、数据的图表化,人们也许无法记住一长串数字，但很容易记住一幅图片。如果把工作表的数据用图表的形式来展示，就会更容易被人们接受和理解。 （一）建立图表 1、认识图表 （1）图表的基本构成要素：,五、数据的图表化,（一）建立图表 1、认识图表 （2）介绍两个名词： 数据系列 数据系列是一组相关的数据，如下表所示的月份：一月、二月、三月；图书名称：Excel 2003、数据库原理、人工智能、网络基础。在图表中，同一系列的数据用同一种方式表示（如颜色）。 数据点 数据系列中的一个数据，如上表的58。,五、数据的图表化,（一）建立图表 2、用“图表向导”建立图表 任务9：以下表为例，用“图表向导”建立一个图表 （1）选定要建立图表的源