村镇银行会计档案管理办法

1、xxx村镇银行会计档案管理办法第一章总则第一条为规范xxx村镇银行会计档案管理，维护会计档案的安全完整，根据财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法(财会字199832号)、中国人民银行发布的银行会计档案管理办法(银发2002374号)及我行有关规定，制定本办法。第二条本办法适用于xxx农村银行(以下简称会计档案管理机构)各分支机构、营业部和财务计划运营部实施会计档案管理。第三条会计档案是xxx村镇银行各项业务活动的会计记录和重要史料，是财务档案的重要组成部分。会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务运行报告和其他会计资料。第四条会计档案分为纸质档案和电子档案。纸质文件是用纸保存的会计文件，而电子

2、文件是用电子信息载体如磁盘、光盘和缩微胶片保存的会计文件。第五条总行财务计划运行部负责指导、监督和检查全行会计档案的保管工作；对会计档案实行严格的归档、保管、查阅和销毁制度，确保会计档案的妥善保管、有序保管和方便查阅，防止会计档案的损坏、丢失和泄漏；同时，要不断完善保管设施，采用先进技术，实现会计档案管理的现代化。第二章会计档案的保管第六条会计档案由各会计档案管理机构保管。会计凭证、会计报表等微型会计档案的集中扫描由集中扫描机构采用塑料包装、捆绑、打包等形式统一保管。有些档案可以根据实际情况以外包第三方专业机构的形式保存；总行金融运行部书面报苏州银行运行管理部批准后实施；各分行(营业部)的会计

3、档案不得外包保存。如果会计档案由外包方保管，必须与具有相应资质的外包方签订外包保管合同，明确双方的权利和义务。第七条会计档案可以采用纸质、磁盘、光盘、缩微胶片等方便、实用、易于保存的介质保存。具有法律效力的原始文件、票据、合同及其他资料应当保存在纸质档案中。会计档案的非纸质存储应满足阅读和打印的要求，其存储期限和归档方法与纸质会计档案相同。第八条总行可根据实际情况设立专门的会计档案保管(室)。会计档案的存放场所应具备防盗、防火、防潮、防尘、防虫的条件，磁介质档案的存放应具备防磁的条件。会计档案应由专人管理，经理调动时应办理调动手续。出纳人员不得兼管会计档案的保管。第九条电子会计档案应每年复制一

4、次，实行双备份，做好防磁、防火、防潮、防尘工作。根据规定，需要双重备份的会计档案应分别存放在不同的地方。第十条纸质会计档案和电子会计档案、电子会计档案和电子备份会计档案应当分别保存。第十一条会计档案保管处(室)应建立“会计档案保管登记簿”。所有入库的会计档案应装订成册，符合规范，并按内容、形成时间和保管期限进行分类登记，便于查阅。第十二条会计档案保管处(室)应定期检查会计档案，非纸质会计档案每年至少一次，并及时对破损、变质的会计档案进行复制、修复或其他技术处理。第三章会计档案的查阅第十三条会计档案原则上不得外借，以防损坏、丢失第十六条检察、法律、部门和有关单位在办理案件或者查阅有特殊需要的会计

5、档案时，必须持有本人的工作证或者正式许可证，并出具有权查询、查阅的部门出具的协助查询存款通知书。咨询时，所有业务机构都应由专门人员陪同代表他们进行咨询。他们不允许将会计档案交给审查者，因为他们放任自流。审查人员可以复制、复制或者拍摄处理案件所需的证据和有关材料，但不得保存会计档案。被检查机构必须记录对会计档案的检查情况，并由检查人员签字确认。第十七条转(查)阅会计档案的申请书和公函应由经办人员和会计负责人签字，并保存在专用文件夹中备查；司法部门的查询、冻结、扣款文件原件每年装订成册，永久保存，副本作为传票的附件。第四章会计档案的移交和销毁第十八条会计档案管理发生人事变动时，应办理交接手续，并按

6、要求填写交接清单(格式附后)，一式三份，由出让人、接收人和监督人签字确认后，双方各执一份。监事由总行财务计划运营部任命。移交库存以便永久存档。第十九条会计档案保管期满需要销毁的，必须符合下列要求：1.需要销毁的会计档案，必须由总行财务计划运行部负责人会同会计档案管理人员和实际会计档案管理人员进行核对，然后编制会计档案销毁清册，经审计管理部门人员核对确认后封存。2.会计档案销毁审批：会计档案销毁由主管行长签署会计档案销毁意见后，由总行财务计划运营部统一办理。3.会计档案销毁监管：会计档案销毁由总行财务运营部和审计部现场监管和销售，并在销毁清单上签字确认；会计档案的销毁应注意保密和安全，防止丢失或

7、滥用。4.会计档案由会计档案保管库(室)销毁时，档案信息应当随保存介质一并销毁。5.保管期限届满但涉及未清债权债务或其他未清事项的原始会计资料不得销毁，并应单独保存，直至未清事项处理完毕。6.会计档案销毁清单应作为永久资料保存，总行财务计划运营部也应将会计档案销毁清单报苏州银行运营管理部备案。7.如果档案是外包保存的，需配合有资质认证的安全保密机构进行档案销毁，确认后报苏州银行运营管理部备案。第五章会计档案的保存期限第二十条会计档案的保管期限分为三年、五年、十五年和永久保管。会计档案的保存期限从会计档案形成的下一年开始计算，必要时可以延长，但不得缩短。第二十一条同一介质上不同保存期限的会计档案

8、，保存期限最长。如果同一会计文件存储在不同的介质中，至少有一个会计文件应满足存储期限的要求。第二十二条电子会计系统开发和修改的文件应作为会计档案进行管理，保存期限为系统停止使用或发生重大修改后5年。第二十三条不同时期会计档案的内容1、会计档案的永久保管(1)决算报表、附表和决算分析资料(包括资产负债表、经营状况表、利润表、财务收支表等)各机构月度(季度和半年度)报告，总行辖内各机构月度(季度和半年度)报告；(4)重要文件和重要印章的领用、转移、销毁和保管登记簿；会计人员交接清单；存贷款支出户的数据保留期为销户后15年；其他需要保存15年的会计档案和资料。3.保存会计档案5年(1)计息账户资产负

9、债表；附属网点提交的月报表、资产负债表、损益表和决算报告(包括所有附表和决算分析数据)；(三)机构自身，汇总网点和储蓄所的日报表和旬报表；(4)加密、代码使用和保管登记簿；对账查询、回复书等资料。管辖区内交易、银行间交易和银行间交易；对账收据；处置固定资产卡片；其他需要保存5年的会计档案及相关资料。4.保存会计档案3年(1)每日报告；流动账户；计算机操作日志；各种不定期报告；其他需要保存3年的会计档案及相关资料。第六章附则第二十四条本办法由xxx农村银行金融运行部制定、解释和修订。第二十五条本办法自下发之日起施行。附件：1 .xxx村镇银行会计档案归档整理规则2、xxx村镇银行会计档案移交清单

10、3、xxx村镇银行会计档案缩微管理办法4、xxx村镇银行会计档案微加工操作流程附件1xxx村镇银行会计档案归档规则首先，一般规则为加强会计档案管理，规范会计档案归档要求，适应档案管理现代化的需要，根据财政部国家档案局颁布的会计档案管理办法、会计档案案卷格式、xxx村镇银行会计档案管理办法号法规，结合我行会计档案工作实际，制定本规则。二.会计档案归档的分类和内容会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要历史资料和证据。具体来说，它包括以下类型：(1)会计凭证：传票由原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证组成。其他会计凭证：各种进款补充凭证的银行留存

11、复印件、各种存折的内页、其他代流水表、其他代流水表、一般存取款汇总表、自动转账表、贷款形式调整通知、贷款转账逾期明细、大额往来账表、大额汇总清算凭证、小额普通信用交易清单、小额暂记清单、上行汇票存款清单、同城提交数据清单、同城提交数据清单、同城提交暂记清单(2)会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、档案保管存货、会计档案销毁存货等会计账簿。其他账簿：费用账表、销账明细表、凭证式交易表、种子储存余额表、往来账户、余额产品表、余额表、日报表、支付业务汇总月报、委托收款支付登记簿、邮电费明细、试算平衡表、季度数据表、计息表、账户产品表、账户名称表、档案转账表、会计结算(3)财务报告

12、：月度、季度和年度财务报告包括会计报表(损益表、资产负债表和经营状况表)、附表、附注和书面说明等。和其他财务报告。(四)其他类别：银行对账单、银行对账单及其他应保存的会计专业资料。第三，归档和归档(一)会计档案归档顺序会计档案按会计单位-年-形式(名称)分类，由存储单位组成。每个机构只有一个会计单位，即只需要整理会计凭证、会计账簿、财务报表和会计报表(二)档案的质量要求1、档案收集应完整。2.文件归档使用的书写材料、纸张和装订材料应符合文件保护要求，所有配件由总行发放。(详见附件1)3.归档文件时，应清除易生锈的金属物品，并折叠尺寸过大的纸张。损坏的文件应进行修整，难以辨认或容易退化的文件和热

13、敏传真纸文件应重新复印。(3)归档和整理方法1.会计凭证：(1)装订：收集所有内容，按照基础会计制度的要求将凭证整理好，并增加传票的封面和封底。如果传票和附件的尺寸不一致，应将其折叠成与传票封面相同的尺寸，以便于查看。传票的厚度应控制在2.5 3厘米。(2)包装：装订成册后，在传票封面上盖章，在装订线处贴上阶梯标签(包角纸)(见附图1)，盖章，并按标签内容及以下要求填写：会计单位代码：所有单位均为“1”。年份：传票所属的年份。目录号：每年都是一个目录号，按顺序排列。案件编号。一张传票有一个案件号，从每年1月1日起第一张传票为1号，此顺序编号不能重复。(费用凭证单独装订，在记账日归档，并添加案例

14、编号。(储存期：一般为15年。会计单位代码年份和学位星表号数案件编号保存期图1:梯子标签(边角包装纸)(3)包装：案卷形成后，放在无酸箱中保存。卷箱盖的内容可能无法填写。召唤梯形式的标签方向与卷箱盖方向一致，卷脊朝外。将它放入辊箱，使辊脊朝向正确的方向。在卷箱背面贴上蓝色证书卷脊标签(见附图2)，并根据标签内容和以下要求填写：全宗号。不需要填写。会计单位代码：所有单位都是“1”。目录号：每年都是一个目录号，按顺序排列。案件编号。一个案例号。对于每个卷箱，每年1月1日的第一个卷箱是第一个卷箱，这个顺序的编号不能重复。年份：传票所属的年份。凭证号：是本次传票的起止号。全宗号会计单位代码目录号箱号年

15、份和学位证书编号附图2:证书卷脊标签(红色为永久储存期，蓝色为常规储存期。(4)往年处理盒装传票的情况：更换文件管理卡。填写要求：目录号：每年都是一个目录号，按顺序排列。箱号：每个长箱子一个箱号。箱内传票的起止号码。这个盒子里有几卷：这个盒子里传票的实际数量。开始和结束日期：盒子里传票的开始和结束日期。保存和归档日期：每年12月31日(如2005年12月31日)。保管人：归档负责人签字。保存期：根据保存期填写列表。(5)对于传票集中扫描和保管的机构，按照会计档案缩微处理操作流程的要求安排和上传传票。2.会计账簿：(1)装订：收集所有内容，根据存放期限和内容分别装订。装订后，根据账簿的大小贴上相应的封面(使用原账簿封面)。在同一年内，一些保留期相同的账簿，如账页太少的账簿，可以装订成册，每本账簿的名称应在文件封面注明。并将规定的封面贴在原始账簿的封面上。(2)包装：(1)封面包装好后，将会计