酒店采购管理制度及流程

1、酒店采购管理系统及操作流程为使酒店采购工作制度化、规范化，合理控制成本，强调对人的责任指标，提高工作效率，特制定本制度及操作流程。一、酒店采购的基本要求：1.在采购授权范围内的所有货物时，必须比较至少三家供应商的价格和质量，并且每类月度项目必须有至少三家供应商提供的报价；2.采购人员对其采购物品的价格和质量负责；3.每月一次，店内买家通过电话、传真、网络、外出调查等方式获取常用物品的价格信息(包括未授权物品)，并整理成价格信息数据库，以书面报告的形式上报酒店办公厅和酒店财务部；4.所有供应商名片、报价、合同和其他材料及样品必须登记并妥善管理。如有人员变动，按照酒店管理公司的交接程序进行交接；5

2、.未经正常有效的审批人批准，店内采购禁止采购订单上的任何项目，并确保手工审批的采购订单与电脑订单一致，否则财务部不予报销；6.禁止利用本部门自行采购货物或未经许可与供应商协商采购；7.店内采购部负责及时跟进各供应商签字认可的货款，酒店财务部应及时支付应付账款，以树立酒店良好形象。二、货物采购监管要求：1.授权项目分为两类：a .供应商月结单；直接从市场上购买。授权生效后，酒店必须设立供货商评定小组(由酒店综合办公室、酒店采购使用部门和酒店财务部组成)，每月对各类物品进行分析(包括但不限于物品的消耗、价格和质量等)。)，对项目进行分类(制作供应商月报表或直接从市场购买，最后形成文件，由评估小组签

3、字确认，酒店财务部存档备查并抄送。2.选择按月结算的供应商，应邀请至少三家供应商对按月结算的项目进行报价，供应商评估小组应对价格和质量进行比较和讨论。应选择各种月度结算项目的供应商，各部门可单独组织市场调查。根据市场调查价格，应定期与供应商确认固定期限的供应价格。在此确认期间(期限由评估小组根据当地市场情况确定)，供应商将以此固定价格提供酒店所需的材料。3.酒店财务部制定库存商品的采购行(即最大库存和最小库存，补货不能超过最大库存，库存不能低于最小库存)，由仓库人员编制。酒店财务成本会计根据货物过去的使用和运作情况进行合理的分析，审核批准各项目的采购额度，然后提交给酒店总经理批准实施。批准的文

4、件由仓库和成本会计存档，以备将来参考，并根据实际情况定期更新。财务部会检查每个部门。4.酒店财务部应认真监督商品价格，每月组织人员对不同市场的各种商品进行价格调查，每月通过电话、传真、网络和调查等方式获取酒店各种商品(包括非授权商品)的价格信息，并整理成价格信息数据库，以书面报告的形式上报酒店办公厅，同时抄送集团管理公司办公厅和集团财务部；5.对于正常项目的采购，酒店店内采购必须在收到订单后的一个工作日内回复，酒店财务部必须在收到订单后的一个工作日内回复，并提交给总务处备案1.仓库补货项目的采购流程：这类商品主要是指副食品，其中一些商品由于酒店仓库的硬件原因不能存放在仓库中如果仓库存放在使用部

5、门的二级仓库，由仓库直接收集和管理二级仓库，仓库负责填写该类货物的补货单。对于储存在仓库中的每个项目，应根据本文件第二个要点和第三个要点中规定的流程设置合理的采购线。a.当上述项目的仓库库存接近或低于采购订单行时，需要及时补充仓库库存；b、仓库主管应填写一份“货物采购单”(见附件，采购单中的每一项都必须如实填写，如未发生，则填写“未发生”)；c.店内采购应根据采购订单的要求对至少三家供应商进行比较，选择相应的供应商，并将三家供应商的数据附在采购订单上(包括但不限于报价数据)，店内采购应签署采购订单进行确认，提出采购意见并注明到货日期；d、酒店财务部门的成本核算签字加意见(如有价格等问题，必须立

6、即与采购人员沟通并立即给出建议)，并去酒店财务第一负责人处签字确认；e、酒店总经理批准后，转到酒店购买。2.冷冻新鲜食品(主要指果蔬和肉类)的采购流程：这类商品主要是指水果、蔬菜和肉类，包括蔬菜、肉类、冷冻产品、三禽、海鲜、水果等材料请购单。a.各酒吧和部门的厨师或主管(有餐饮总监的签字确认)，根据当天的业务情况，预测明天的消费，填写每日采购单，提交给驻店采购(按以前的文件格式)；在酒店采购的下午通过电话下订单(针对供应商的月结单)，或者第二天直接去市场采购。c.酒店财务部的成本会计定期与使用部门沟通，检查前一天购买的这类商品的数量(包括使用和未使用的数量)。如果有更多的剩余，必须提供处理方案

7、和今后采购数量的建议，并向办公厅请示报告。四、货物验收入库和财务支付处理流程：1.货物的采购订单应首先通过纸质的采购审批流程；2.纸质采购订单流程审批后，仓库人员负责填写岗位部分和直接绘图部分的采购订单系统录入，综合办公室文员负责其他部门的采购订单系统录入，常驻采购文员从系统中制定采购订单，向供应商下订单或在自己的市场上采购(根据采购订单的指示)；3.货物采购后，仓库必须检查纸质采购订单和系统生成的入库单是否有差异，然后根据系统生成的材料入库单与使用部门核对货物，根据入库验收从系统打印仓单；4.仓单审批流程(附收据清单和发票):仓单制作人签字采购人签字财务部成本核算审核签字确认是否符合要求(包括但不限于采购项目的数量和价格等)。)酒店财务部负责人签字3354酒店总经理签字批准财务部根据与供应商的协议付款；5.如果是直接从市场上