管理的控制职能

1、第七章 管理的控制职能,有效的管理者应该始终监督他人，以保证应该采取的行动事实上已经在进行，保证他人应该达到的目标事实上已经达到。 -斯蒂芬.罗宾斯,本章主要内容,控制概述 控制过程 控制方法,7-1 控制概述,原因： 尽管计划可以制定出来，组织结构可以调整得非常有效，员工的积极性也可以调动起来，但是这仍然不能保证所有的行动都按计划执行，不能保证管理者追求的目标一定能达到。,控制的定义 控制是指管理者为了保证实际工作与计划的要求相一致，按照既定的标准，对组织的各项工作进行检查、监督和调节的管理活动。,7.1.1 控制定义、原则与必要性,对控制的理解： 控制具有很强的目的性 控制通过“监督”和“

2、纠偏”来实现 控制是发现、分析和纠正偏差的过程 控制具有主体的广泛性,7.1.1 控制定义、原则与必要性,控制与计划的关系 计划为控制提供依据，控制是计划实现的保证 计划的形式和控制的工具常常是一致的 计划和控制相辅相承，相互依存 广义上的计划和控制相互包含,7.1.1 控制定义、原则与必要性,控制的原则(1)： 面向未来的原则-前馈控制的重要性 权责匹配的原则-计划、组织和控制的权限与责任应该是一个管理者承担 反映计划的原则-控制系统与计划工作相互依存,7.1.1 控制定义、原则与必要性,控制的原则(2)： 行动原则-控制必须对已发生的偏差采取措施 例外原则-关注于突发或意外事件 控制关键点

3、原则-集中精力于主要影响因素,7.1.1 控制定义、原则与必要性,必要性： 环境的变化：要求企业对原先制定的计划、企业经营的内容作相应调整 管理权力的分散：要求管理者掌握下属工作的绩效、进度和权力使用情况 工作能力的差异：要求管理者对不同能力员工采用不同的控制方法,7.1.1 控制定义、原则与必要性,控制工作的类型，根据控制工作的需要，可按照不同的划分标准分为许多类别。 按照控制过程中控制措施的作用环节可以分为前馈控制、同期控制和反馈控制。,7.1.2 控制的类型,前馈控制(Feed forward control)：在工作正式开始前对工作中可能产生的偏差进行预测和估计并采取防范措施，是将可能

4、的偏差消除于产生之前的一种控制方法，称为控制原因的控制。也叫事前控制或预先控制。,7.1.2 控制的类型,同期控制(concurrent control,现场控制、实时控制)是指在活动进行之中予以控制，管理者可以在发生重大偏差前及时发现并解决问题，也称为过程控制。 控制手段是主管人员通过深入现场亲自监督检查、指导和控制下属人员的活动。,7.1.2 控制的类型,反馈控制(feedback control，事后控制)指在工作结束或行为发生后进行的控制，这是管理控制中最传统最主要的方式。 目的并非要即刻改变下次行动的依据，而是要力求“吃一堑，长一智”。,7.1.2 控制的类型,以上三种方式虽然各有特

5、点，但在实际应用中往往是交叉使用的。预先控制虽可以事先做好准备，防患于未然，但有些突发事件是防不胜防的，这时必须辅之以现场控制。同样，不论是预先控制还是现场控制，都要用事后控制来检验。另外，在循环发展的过程中，对前一个阶段是事后控制，但对后一个阶段则往往是事先控制。而且，现场控制没有准备与积累也是难于奏效的。,7.1.2 控制的类型,7-2 控制的过程,1、确定控制标准 标准就是评定成效的尺度和准绳，可以是定量或定性的。管理者一般需要衡量工作业绩的关键标准，据此获得工作进行的如何的信号。 现实当中，不同性质的组织通常要结合其所在地区特点、行业属性、作业特征等多方面的因素来设置标准，因此标准可能

6、有许多种类别和拟订方法。,2、衡量实际绩效 采集实际工作数据，了解和掌握工作的实际效果，然后与上个阶段制定的标准相比较。 了解工作效果的方法：个人观察与讨论、统计报告、口头汇报、书面汇报。,7-2 控制的过程,7-2 控制的过程,3、纠正偏差 （1）分析偏差原因 对于发现的实际工作绩效与所设定标准之间存在的差距，必须通过理性分析找出偏差的根本原因何在，并加以解决。,3、纠正偏差 （1）分析偏差原因 这是最难也是最需要管理者经验、智慧，最体现组织管理者的能力水平的环节。 借助决策支持系统、数据挖掘系统，有助于提高管理者分析的准确性和有效性。,7-2 控制的过程,3、纠正偏差 （2）采取行动，纠正

7、偏差 改进工作绩效：如果偏差由于工作本身造成的，可以采取立即纠偏或者系统纠偏模式。 修订标准：如果偏差由于标准设计不当、脱离实际造成的，就要修改或重新设定标准。,7-2 控制的过程,实施控制既是一个管理过程的终结，又是一个新的管理过程的开始，只要有管理，控制过程就不断地、周而复始地连续展开。,7-2 控制的过程,管理者制定了计划和战略，就必须保证计划得到执行，如果计划执行出现偏差，就必须采取行动对问题进行修正，因此管理者必须明确控制的对象和寻求控制组织中各种问题的方法。,7-3 控制的方法,控制的对象或者控制的内容实际反映了控制过程中管理者控制的焦点和重心所在。 一般分为：对人员的控制；对财务

8、的控制；对作业的控制；对信息的控制；对组织绩效的控制。,7.3.1 控制的对象,人员的控制：掌握对人员的控制方法是管理者最基本素质之一。 财务的控制：保证投入和产出之间实现一种平衡关系。 作业的控制：组织的作业效率和效果很大程度上决定着企业是否能够成功。,7.3.1 控制的对象,信息的控制：建立一整套运转有效的管理信息系统，并加以合理控制和利用，从而解决组织对各类信息的要求。 组织绩效的控制：如何衡量组织绩效始终是高层管理者所遇到的难题，一般从股东、顾客、竞争对手、员工等角度考虑。,7.3.1 控制的对象,预算性控制：主要以事先编制的较为系统的数字计划为控制提供依据。 非预算性控制：更多依靠观察、报告等传统手段进行控制。,7.3.2 控制的方法,预算控制： 预算是以数字化的计划，授权于各部门而不致失去控制。 预算在形式上是一整套预计的报表和其他附表。,7.3.2 控制的方法,收支预算：有关收益及其来源和各种费用支出的预算 实物预算：以实物为计量单位的预算 投资预算：固定资产以及其他方面的投资预算 现金预算：根据收支预算确定的现金收支预算 综合预算：考虑各种因素后的多项内容的预算,预算的分类,预算的步骤,为协调组织的活动提供了基础 为控制工作中的纠正措施奠定了基础 预算容易招致抵制和阻碍 预算容易出现形式化、本位主义、刚性化、过于繁琐、脱