第5章电子表格处理软件的使用.ppt

1、电子表格处理软件 Excel2003,数据运算 排序检索 汇总统计 绘制图表,5.1 Excel 2003的基本知识 P121,5.1.1 电子表格概述,1.电子表格的发展,2. Excel 2003的主要功能,快速输入数据 数据计算 数据管理 创建图表 数据交换,工作簿即一个Excel2003文档（扩展名为.xls）。它可以由一张或多张工作表组成，最多255张。 默认情况下，由3张工作表组成，命名为sheet1、sheet2、sheet3（注意：可在“工具” “选项”中的“常规”选项卡中设置“新工作薄内的工作表数”）。 工作表由65536行和256列组成二维表格，纵向为列（A,B,CIV）横

2、向为行（1,2,3） 单元格是组成工作表的最小单位，由列号和行号进行标识，如A3表示第一列第三行。,3. Excel2003的工作簿、工作表和单元格,主界面,编辑栏：名称框、工具按钮、编辑框 工作表：全选按钮、行标题、列标题 工作表标签：Sheet1、2、3 标签滚动按钮：三种类型,5.1.3 Excel 2003的出口组成,新建、打开、切换文档 输入数据 进行格式设置、页面设置 保存文档（扩展名：.XLS） 打印,5.2 创建电子表格的基本步骤,六种数据类型： 文本、数值、日期、时间、公式、函数 从键盘直接输入数据 利用“自动填充”功能 外部导入数据 输入有效数据,5.2.1 数据输入 P1

3、24,可以直接输入字母，汉字和其他字符 输入数字形式的文本时用单引号开头，例：100 输入后可按或键确认 输入时可按键取消 补充：在单元格输入文本时要实现换行可按Alt+Enter 或选中单元格“格式” “单元格”/“对齐”/“自动换行” （注意两种方法的区别）,（1）输入文本,1.直接输入数据,建立新表时，单元格为通用数字格式 通过 “格式”菜单 “单元格” 或 右键“设置单元格格式”可以设置显示形式 货币样式、百分比、千位分隔样式等,（2）输入数值型数据,日期：用斜杠“/”或连字符“-”分隔日期的年、月、日 例： 2008/10/11 2008-10-11 时间：用冒号分隔时、分；如按12

4、小时制计，需要在时间后空一格，输入AM或PM 例：21:26 或 9:26 PM 输入当前日期：+； 输入当前时间： +： 若输入后变成了“#”，则说明单元格不够宽 注：时间和日期一起输入时，两者之空一格,（3）输入日期和时间,（1）输入相同的数据： 选中一个单元格，将填充柄“+”号往水平或垂直拖动 （2）输入序列数据： 法一：选中连续的两个单元格,按住右下方的填 充柄“+”号往下拖 法二：“编辑” “填充” “序列” （3）修改系统或用户自定义序列数据： “工具” 菜单“选项” “自定义序列”,2.利用“自动填充”功能输入有规律的数据,限制非法数据的输入 方法：“数据”菜单选择“有效性” 见

5、P126 图5.2.5 如果超出数值设置范 围，系统将禁止输入。,（ 5）设置数据输入条件 P126,设置单元格格式 （1）数字格式 （2）对齐方式 （3）文字方向 （4）“字体”与“字号” （5）边框和底纹 调整行高和列宽 同时调整多行高或宽度选中多行/列，拖动任意一个被选中的行或列标题间的分界线,5.2.2 工作表的格式化 P165,自动套用格式,方法：选定单元格区域“格式” “自动套用格式”,“格式” 菜单 “条件格式” (重点) 格式复制 使用格式刷或 “编辑” “复制”/“选择性粘贴” 删除格式 “编辑”/“清除”/“格式”,设置单元格的条件格式 P127,公式构成： “=”号开头，

6、由常量、单元格引用、函数和运算符 四种 运算符,算术：+ 、-、 *、 /、%、 比较：=、 、 文本：连接符 如A1:A10,（1）运算符（P128）,1) ： （冒号） ，（逗号） 2) （负号） 3) % （百分比） 6) + - （加减） 4) （乘幂） 7) & 连接符 5) * / （乘除） 8) = ,运算符优先级,注意：编辑窗口输入时，以“=”开头； 输完后按回车键 或 “”按钮 注：输入公式时应使用半角英文符号。,（2）创建公式（P128）,函数名称（参数1，参数2.) 如：=SUM（E3：G3）则对E3到G3区域求和,2.使用函数,1. “插入”菜单 选择“函数” 2. 工

7、具栏自动求和函数 熟记几个常用函数 求和 SUM 求平均值 AVERAGE 求最值 MAX，MIN 逻辑函数 IF（最多嵌套7层）,参数最多为30个,插入函数方法：P129,格式：=IF（判断条件，真值，假值） 如：判断 总分=270 的，总评为“优秀” = IF（H3=270， “优秀” ，“ ”）,重点讲解：IF函数 P130,（4）单元格相对引用时的公式复制的效果 复制时相对引用的单元格地址会自动调整 如： =E4+F4+G4 （5）单元格绝对引用时的公式复制的效果 在单元格引用的行号或列号前加上“$”为绝对引用 如： $E$4 ， $F$4 + $G$5,（3）公式的复制 P130,1

8、. 修改数据：直接修改、编辑栏中修改 2. 清除或删除单元格、行或列 注意：清除和删除的区别 3. 移动、复制单元格数据 4. 插入单元格及行、列 5. 撤销错误操作或重复上一次操作,5.2.4 数据的编辑 P131,5.3 工作表的编辑 P131,5.3.1 工作表的选择,5.3.2 工作表的插入、删除和重命名,插入工作表 “插入”菜单工作表 删除工作表 “编辑”菜单“删除工作表”（删除后无法恢复） 重命名工作表 “格式” “工作表” “重命名” 或 双击标签 快捷菜单：在工作表标签上单击右键P132 图5.3.1,（1）同一个工作簿 移动：直接拖动 复制：按住Ctrl,拖动鼠标 （2）不同

9、的工作簿之间 “编辑” 菜单 “移动或复制工作表” 在标签上单击右键“移动或复制工作表”,5.3.3 工作表的复制和移动 P132,拆分 菜单：“窗口”菜单“拆分窗口” 鼠标：使用鼠标拖动拆分条 冻结：“窗口”菜单“冻结窗口” 取消拆分和冻结 “窗口” “撤销窗口冻结/拆分”,5.3.4 工作表窗口的拆分和冻结 P133,便于滚动浏览数据,5.4.1 图表基本知识 1.图表的类型：二维表和三维表 柱形图、折线图、饼图等 嵌入表和独立图表,5.4 数据图表化 P133,纵轴为数据轴，横轴为分类轴,2.图表的组成,两种方法： 1.使用“图表向导” 2.“视图” “工具栏” “图表”或F11 （P1

10、34例子）,5.4.2 创建图表 P134,1.图表内容的编辑 利用“图表”菜单（右键） 更改图表类型 更改数据源 更改图表选项 更改图表位置,5.4.3 图表及其数据的编辑 P135,举例：柱形图的格式化 如图5.4.5 更改图表区域内的各种对象 (方法：用鼠标双击需要修改的对象）,2. 图表的格式化,3. 向图表的添加数据,复制后在图表的空白处选定图表然后粘贴即可,将工作表用作数据库 字段名：列的标题 记录：行为记录 “数据” 菜单“记录单”,5.5 数据管理和分析 P136,5.5.2 数据排序 P136,简单排序： 单击工具栏上的排序按钮 多条件排序： “数据” 菜单 “排序” ，在对话框选择 注意：不能对带有合并单元格的表格进行 排序,自动筛选 “数据” “筛选” “自动筛选” 高级筛选 “数据” “筛选” “高级筛选” 恢复原状 “数据” “筛选” “全部显示”,5.5.3 数据筛选 P137,注意：分类汇总前，要对分类的字段进行排序 方 法：“数据” 菜单“分