证券有限责任公司档案资料管理办法模版

1、证券有限责任公司档案数据管理方法第一章总则第一条为规范公司档案管理，将公司工作中制作的各种档案完整、系统地保存，根据中华人民共和国档案法等有关规定，结合公司的实际，制定本办法。第二条本法所称档案资料，是指公司在各经营活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的履历。第三条各专业文件管理部门、营业部参照本办法，制定相应的文件管理办法和细则。第二章管理体制和责任第四条公司总经理办公室是公司文件的主管部门，具体负责公司总部文件管理的修订财务部是公司财务文件的专业管理部门，负责公司修订证书、账簿、财务报告等财务文件管理的人事部是公司人事资料的专业管理部门，负责人事资料管理的各业务部门是公司

2、业务文件的专业管理部门，负责业务文件的管理上述各专业管理部门应当根据有关要求向总经理办公室交付专业文件，统一档案管理。第五条各营业部应当将公司盖章报告的文件及相应批准或者答复的文件立即交给公司总裁办公室统一归档管理，其他文件资料应当自己保管。第六条公司总经理办公档案管理人员的主要责任如下：(一)贯彻落实国家档案管理工作法律法规，制定和实施公司档案管理工作制度(二)负责公司文件资料的收集、整理、保管和使用；(三)严格执行公司保密制度，保证文件完整、准确、系统和安全(四)组织安排过期文件资料的鉴定、处理；(五)负责公司档案工作人员的业务培训；(六)负责各部门和各营业部的文件管理工作的指导、监督和检

3、查。第七条公司各部门和各营业部应当确定专职或者兼职的档案管理人员，主要职责如下：(1)了解本部门的业务，掌握本部门档案的存档范围，按照公司档案管理方法负责本部门档案的收集、整理、保管和转移，接受公司档案部门的指导、监督和检查；(二)认真执行平常归卷制度，督促各承包人整理和交付有保存价值的档案资料，按照公司档案资料管理办法存档年度档案资料，规定时间内将档案交给公司总裁办公室档案管理人员。第八条公司文件管理人员有权向有关部门或者个人索取应归档的文件资料，个人无权擅自保留属于公司的文件资料。公司的档案管理员有权拒绝接收不符合标准的档案，并提示相关部门和个人根据需要进行更新。第三章存档范围和期限第九条

4、文件的存档范围包括文档文件、音像文件、电子文件等(1)文档文件1、上级公布的决定、决议、指示、命令、批准、条例、规定、修订等有关文件，不在公司业务范围内但必须贯彻执行的法规文件转送上级领导视察本公司工作的重要指示、谈话、问题语等2、公司与有关机构交易的重要文件3 .内外各种指示、报告、通知、批准等公文4、各类对外报告、内部使用的报告5 .各类会议的决议、记录、纪要等文件资料6、公司章程及各类规章制度7 .公司的长期修订计划、工作修订计划、工作总结、简报和各种汇编资料八、合同、协议、法律意见书、诉讼文件9、公司各部门重要业务文件十、财务证明、财务报告、财务报告等有关资料11、公司干部任免、劳资等

5、有关人事的文件资料12 .基础设施建设、设备采购、固定资产管理和维修资料。 包括施工单位、设备维修方的行业资格证、营业执照复印及招标书等工程材料13、其他有存档价值的文件资料。(二)音像文件；主要指重要领导和客户来访、公司领导的重要公务活动、公司重大活动形成的照片、影像资料等。(3)电子文件电子文件主要是公司经营活动制作的电子文件、音频视频文件、数据库文件、计算机程序等。第十条档案资料分为永久、长期、短期三种(1)反映公司主要活动和基本历史情况时，需要长期审查的文件资料应永久保管。主要有上级批准、法律文件、对上级的指示、包括报告在内的公司董事会、股东会及监事会的会议记录、纪要、决议等公司事务会

6、的重要会议记录、纪要、决议等公司重大经营活动形成的重要文件、人事任免、聘用的文件、主要合同等。(二)反映公司一般工作活动，长期对本公司工作有检验利用价值的文件资料，长期保管(十五年至五十年)。主要包括向上级汇报业务报告、建议的本公司包括股东会、董事会、监事会形成的举办重要会议资料的公司工作报告、修订、总结、一般经营活动中的指示和批准各种专业会议资料各业务的规章制度干部审查等人力资源管理资料财务报告、审计报告各部门编制的重要文件等。(3)短期内对公司有参考利用价值的文件资料应短期保管(15年以下，包括15年)。主要包括上级发行的本公司行政业务的文件资料在内的本公司的经营活动中发生了临时的事务性文

7、件及其他文件。(四)财务文件等专业文件的保管期限按照国家有关规定执行。第四章文件的整理第十一条档案资料存档应当符合下列要求(1)文件材料要齐全、层次清晰，保持文件之间的历史联系，并符合其形成规则(2)文件材料必须区分不同情况排列，不能紧密分离的文件材料必须按顺序排列。 即正文在前，附件在后的原件在前，定稿在后的批准前，指示后原件在前，副本在后，副本在前，文本在后，非诉讼事件的结论，决定，判决性的文件资料在前，资料在后的报告，名册，相册机密文件分别创建卷。 其他文件材料根据其形成规律和特点，按有关规定排列。(3)认真进行平时的归档工作，档案归档方法见xx证券有限责任公司归档文件整理操作细则 (附

8、件一)。第十二条文件立卷(1)立卷人根据文件材料自然形成的规则和易于利用的要求，进行系统的整理组卷，编制页码和编号，填写卷内目录、卷内说明、卷标题，明确记载密级和保管期限。 文件卷的各部分的排列顺序为文件卷的封面、卷内目录、文件、备注表、封底，按文件卷编号的排列顺序放入卷箱，装订成卷后保存在柜内。(2)立卷的具体步骤见xx证券有限责任公司归档文件整理操作细则 (附件一)。第十三条公司各部门应当在每年四月前将上一年度的文件资料存档，并向总经理办公室的文件管理人员办理交接手续。第五章文件的保管第十四条档案管理人员必须随时小心检查所保管的档案。 损坏或变质的文件必须立即修复或进行其他技术处理。第十五

9、条公司设有必要文件专用仓库和架子，仓库坚固，有防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防老鼠、防虫等设施，严禁放置不利于文件保护的物品，确保文件安全。第16条档案管理员定期进行电子文件的备份工作，信息技术部门协助备份和写入工作，为安全高效地进行文件保管提供技术支持。第六章文件的利用第十七条档案管理员熟悉公司档案情况，积极了解公司各项工作需要利用档案，积极使用档案。第十八条档案管理人员应当建立文件索引和检索工具，努力使检索简单、卷取快速、准确。第19条为了保证文件的安全、完整，借用文件原则上只限于公司内部阅读，借用时填写借用文件审查表(参照附件2 )。 严格加强借用批准手续：(1)借用本部门的工

10、作范围及一般文件，必须由部门负责人签字批准，才能借用(二)借用本部门以外工作范围的文件，必须经部门主管和总裁办公室负责人签字批准，才能借用(三)必要时复印文件资料，非经部门主管、总经理办公室负责人签字批准不可复印。 秘密级文件原则上不得复印、摘录、借出。 必要时借用须经部门负责人、总经理办公室负责人及文件负责人批准。(四)外部机关查阅、摘录、复印、出借文件，必须持有机关介绍信，经社长办公室负责人及文件主管批准后，不得出借。第二十条出借的文件必须妥善保管，不得随意折叠、拆卸，不得在文件上画圈、划线、随意变更、写文件。 出借人负责出借文件的完整、安全。 如有破损、丢失的文件，按情节轻重处理。第二十一条借阅文件应当在文件室内查阅、摘录，不得借阅文件室。 必须借出时，必须认真填写借用文件审查表进行借用批准手续，但重要文件借出后必须在当天下班前归还。 必须继续借用文件，第二天可以向文件管理部门办理借用登记手续后借出。 文件管理员必须催促过期未返还的文件。第七章文件的鉴定、销毁第二十二条公司档案管理部门保管的档案资料，除永久保存品外，其他