第8章 Access报表设计方法.ppt

1、第8.1章Access报表设计方法，学习Access报表对象的组成结构，学习使用向导构建Access报表的方法，学习在报表设计视图中可以完成的各种设计操作，掌握各主要报表控件的功能和设计，学习在“教材订购管理信息系统”数据库中构建Access报表对象，8.1 Access报表对象概述，Access数据库中的二级容器对象，包括多个数据源和其他对象。报表对象中包含的这些对象也称为报表控件，设计一个Access报表对象就是在报表容器中合理地设计所有的报表控件，以满足数据库应用系统输出报表的具体要求。8 . 1 . 1 Access报表对象的功能，通过使用报表对象，可以得到符合规格的各种表格，既可以显

2、示，也可以打印。报表中的大部分数据都是从基表、查询或SQL语句中获取的，它们是报表对象的数据源。例如，在“教材订购管理信息系统”的数据库中，需要为希望参与投标的书商打印“教材订购数据报表”。该报表对象中的数据应来自教科书预约表，教科书预约表中的数据记录由操作员通过教科书预约信息编辑表单输入。因此，“教科书预约数据报表”的驱动程序可以设计成“教科书预约信息编辑”的形式，即设计一个命令按钮控件以“教科书预约信息编辑”的形式打开教科书预约数据报表。8.1.1访问报告对象的功能从以上示例中可以看出，可以通过在相应的访问表单对象上放置适当的命令按钮并编写相应的VBA程序来驱动访问报告对象。同时，驱动报表

3、对象的表单对象还应该具有为被驱动的报表对象提供数据准备的功能。首先，让我们看一下由“教科书预约信息编辑”表单驱动的“教科书预约数据报告”示例。因此，有必要在“教科书预约信息编辑”表单中设置一个命令按钮“”，以便其响应点击事件的处理程序为：8.1.1访问报告对象的角色，私有子命令40 _ click()在出错时gotor _ command 40 _ click dim ST docname作为字符串st docname=教科书预约数据报告DoCmd。OpenReport stDocName。AC preview exit _ command 40 _ click : exit super _

4、command 40 _ click 3360 msg box err。描述resume exit _ command 40 _ clicked sub so，点击教科书预约信息编辑表单上的预览教科书预约数据报告命令按钮，预览并显示教科书预约数据报告,如图8-1-1所示。8 . 1 . 1 Access报表对象的功能，图8-1-1“教材预约数据报表”的预览视图，8 . 1 . 2 Access报表对象的结构与表单对象的结构非常相似，也由五个部分组成。它们是：报表页眉、页眉、正文、页脚和报表页脚。图8-1-2显示了“教科书预约数据报表”的设计视图，从中可以看到一般报表结构的五个部分。图8-1-2

5、 教科书预约数据报表设计视图，8.1.3数据源的访问报表对象，一般来说，报表的数据源是基于查询或SQL语句的。有两种方法可以设置报表对象的数据源。第一种方法是在创建数据表对象之前创建查询对象，然后在创建报表对象时将查询对象指定为其数据源。第二种方法是在报表对象设计窗口中为其“记录源”属性设计一个SQL语句。例如，如果上述“教材预约数据报表”的数据源是一个已创建的“教材预约表”，可以采用第一种方法为其指定数据源。图8-1-3显示了“教科书预约数据报表”的数据源设置。，8 . 1 . 3 Access报表对象的数据源，图8-1-3教材预约数据报表的数据源设置如果一个报表对象的数据源不能由一个数据表

6、对象、一个查询对象或一个SQL语句来指定，则该报表被称为一个源于多个数据集的报表对象。在这种情况下，子报表必须在报表对象中设计，就像子窗体在窗体对象中设计一样。8.2 Access报表向导，Access提供的向导总是可以使创建数据库对象的操作更加方便。因此，使用访问报表向导创建报表对象，然后进入报表设计视图进行详细设计，可以提高报表对象设计的工作效率。8.2.1创建2D报告。以“教材订购管理信息系统”数据库中“教材预约数据报表”的创建为例，介绍了利用Access报表向导创建2D报表对象的方法。打开“教材订购管理信息系统”数据库，在数据库设计视图中点击报表对象页签上的“新建”按钮。在弹出的新建报

7、表对话框中，选择报表向导选项，在“数据源”列表框中选择教材预约数据源“教材预约表”，然后点击“确定”按钮。如图8-2-1所示。8.2.1创建2D报告。图8-2-1在新建报告对话框中选择报告向导。8.2.1创建2D报告。使用报表向导创建2D报表对象的操作过程包括六个操作步骤。1为报表对象设置数据源和字段在图8-2-2所示的报表向导对话框1中，从左上角的下拉列表框中选择一个数据表或查询作为创建报表的数据源。接下来，您必须从所选数据源中逐个选择报表对象所需的数据字段，如图8-2-2所示。设置数据源并选择所需字段后，您可以单击“下一步”进入报告向导操作的第二步。8.2.1创建2D报表，图8-2-2报表

8、向导对话框1，8.2.1创建2D报表，2在报表向导对话框2中选择报表分组字段，如图8-2-3所示，如果选择了分组字段，Access将根据创建的报表中指定的分组字段进行分组计算。“教材预约数据报表”不需要分组计算。因此，您不需要选择分组字段，但是您可以单击“下一步”按钮直接进入报告向导操作的第三步。8.2.1创建2D报告，图8-2-3报告向导对话框2，8.2.1创建2D报告，3确定报告记录的打印和显示顺序在图8-2-4所示的报告向导对话框3中，您可以设置报告记录的打印和显示顺序。如有必要，您可以指定报告数据的排序顺序。对于“教材预约数据报表”，只需要将“班级编号”字段的数据按升序排列，这正是报表

9、数据源“教材预约表”设置的数据排列顺序。因此，您可以直接单击“下一步”按钮进入报告向导操作的第四步。8.2.1创建2D报告，图8-2-4报告向导对话框3，8.2.1创建2D报告，4初步设置报告格式在报告向导对话框4中，如图8-2-5所示，可以为创建的报告对象设置基本格式。对于“教材预约数据报告”，这里应选择“表格”布局。同时，由于教科书预约数据报表有很多字段，需要水平打印，在图8-2-5所示的报表向导对话框4中，应该选择水平打印显示。选择后，单击下一步进入报告向导操作的第五步。8.2.1创建2D报表，图8-2-5报表向导对话框4，8.2.1创建2D报表，5为创建的报表对象设置报表样式在报表向导

10、对话框5中，如图8-2-6所示，可以为创建的报表设置报表样式。所谓报表样式设置，包括文本和数字字体、字体和大小的选择和搭配，报表标题和报表正文的相互位置设置，以及报表背景颜色和图案的设置。对于教科书预订数据报告，您可以选择组织样式。然后单击“下一步”按钮，进入报告向导操作的第六步。8.2.1创建2D报告，图8-2-6报告向导对话框5，8.2.1创建2D报告，6指定报告标题在报告向导对话框6上部的文本框中，如图8-2-7所示，您可以输入所需的报告标题，这也是报告对象的名称。在报表向导对话框6中，点击【完成】，如果预先选择了【修改报表设计】单选框，则进入报表设计视图，如图8-2-8所示。如果预先选

11、择了预览报表单选框，您将进入报表视图，如图8-1-1所示。对于教科书预约数据报告，报告标题输入为教科书预约数据报告，并选择修改报告设计单选框。单击“完成”进入报告设计视图。如图8-2-8所示。8.2.1创建二维报表，图8-2-7报表向导对话框6.8.2.1创建二维报表，图8-2-8使用报表向导创建教科书预约数据报表，8.2.2创建标签报表，这意味着一个报表包含几个独立的数据单元，每个数据单元可以看作一个标签。例如，在“教材订购管理信息系统”的数据库中，如果我们需要单独向某个书商发出图书招标，我们可以考虑将每个教材的招标设计为一个访问标签，并将其打印在报表上，从而形成一个访问标签报表对象。根据这

12、一需求，可以在“教材订购管理信息系统”的数据库中设计一个名为“教材预定数据标签”的报表对象，其预览视图如图8-2-9所示。8.2.2创建标签报表，如图8-2-9“教科书预约数据标签”报表预览视图，8.2.2创建标签报表，打开“教科书订阅管理信息系统”数据库，在数据库设计视图中点击报表对象页签上的“新建”按钮。在弹出的新建报表对话框中选择标签向导选项，在数据源列表框中选择教科书预约数据标签数据源教科书预约表，然后单击确定。如图8-2-10所示。图8-2-10在“新建报表”对话框中选择“标签向导”，8.2.2创建标签报表，然后进入标签向导的操作流程。使用标签向导创建标签报表对象的过程有六个操作步骤

13、。1在“标签向导”对话框1中设置标签报告对象的标签大小，如图8-2-11所示，应该为标签报告对象设置标签大小。为了实现如图8-2-9所示的“教科书预约数据标签”的报告对象形式，应选择“Avery”提供的“C2166”标签，其尺寸为52毫米高，70毫米宽，每行应打印两个标签。设置标签尺寸后，您可以单击“下一步”按钮进入标签向导操作的第二步。8.2.2创建标签报告，图8-2-11标签向导对话框1.8.2.2创建标签报告，2设置标签的文本字体和颜色在图8-2-12所示的标签向导对话框2中，应该为标签设置文本字体和颜色。为了实现如图8-2-9所示的“教科书预约数据标签”的报表对象形式，字体应设置为“T

14、ahoma”，字体大小应为9号，字体粗细应为“精细”，文本颜色应为“黑色”，文本不应倾斜或带有下划线。参数选择如图8-2-12所示。完成上述设置后，您可以单击“下一步”按钮进入标签向导操作的第三步。8.2.2创建标签报告，图8-2-12标签向导对话框2，8.2.2创建标签报告，3确定标签的显示内容在图8-2-13所示的标签向导对话框3中，您可以设置标签的显示内容。为了实现如图8-2-9所示的“教科书预约数据标签”的报表对象设计，可以参照图8-2-13所示的内容填写“原型标签”文本框。填写标签中预期显示的内容后，单击“下一步”按钮进入标签向导操作的第四步。如图8-2-14所示。8.2.2创建标签

15、报告，图8-2-13标签向导对话框3，8.2.2创建标签报告，4设置标签报告中标签的显示顺序在图8-2-14所示的标签向导对话框4中，您可以设置标签报告中标签的显示顺序。对于“教材预约数据标签”的报表对象，可以选择“教室号”字段作为“排序依据”字段，如图8-2-14所示。在标签报告中设置每个标签的显示顺序后，您可以单击“下一步”按钮进入标签向导操作的第五步。8.2.2创建标签报告，图8-2-14标签向导对话框4，8.2.2创建标签报告，5设置标签报告对象的名称图8-2-15所示的标签向导对话框5是访问标签向导的最后一个操作，其中应该为标签报告对象设置报告名称。完成后，应在标签向导的对话框5中单

16、击“完成”，进入标签报告的预览视图或标签报告的设计视图。这取决于在“标签向导”对话框5中是否选择了“卡片标签打印预览”或“修改标签设计”。我们希望看到“教科书预订数据标签”报告对象的设计视图，因此选择了“修改标签设计”选项。如图8-2-15所示。然后点击“标签向导”对话框5中的“完成”按钮，进入“教材预约数据标签”的报表设计视图，如图8-2-16所示。8.2.2创建标签报表，图8-2-15“标签向导”对话框5.8.2.2创建标签报表，观察图8-2-16所示的“教科书预约数据标签”报表设计视图，还可以在报表设计视图中修改“教科书预约数据标签”报表的各种设计参数，这将在下一节中介绍。图8-2-16

17、“教科书预约数据标签”报表设计视图和8.3 Access报表设计视图，它们都是使用标签向导创建的，虽然使用报表向导可以快速创建各种报表对象，如上所述，使用向导创建的报表往往不能满足我们对报表对象的最终要求。为了实现任何报表对象的最终设计，只需启动报表设计视图，并使用报表设计视图提供的各种报表设计工具来完成报表对象的功能设计。在报表设计视图中，我们不仅可以直接创建报表对象，还可以修改现有的报表对象。因此，我们必须全面了解报表设计视图的组成、各种工具的使用以及报表属性的设置方法，这样才能最终完成报表对象的全面设计。8.3.1访问报表设计视图工具栏，在数据库设计视图的报表对象卡片上选择一个报表对象，点击“设计”按钮，进入报表设计视图。报表设计视图工具栏如图8-3-