第4章：文件整理与归档.ppt

1、2020/8/12,1,第四章 文件整理与归档,2020/8/12,2,学习目的和要求： 掌握归档文件的整理原则与要求，理解并掌握文件的归档鉴定，正确划分立卷范围与归档文件的保管期限，掌握立卷的基本方法和操作技能、了解各种具体立卷方法的一般情况。认识文件平时归卷、清退，销毁和暂存工作；掌握编制归卷类目方法。了解案卷系统化整理与编目的具体要求与方法，掌握拟写案卷题名和各项编目工作的技能，理解文件立卷工作的组织与管理。认识并掌握以件为单位整理归档文件的方法。,2020/8/12,3,第一节 归档文件的整理原则和要求,2020/8/12,4,归档文件 整理方法,立卷,以“件”为单位整理,通过立卷，形

2、成案卷，以案卷作为基本保管单位，是目前归档文件的主要整理方法。,适应机关办公自动化环境下文件归档整理工作的需要，国家档案局推荐采用的新的整理方法。,2020/8/12,5,整理原则,质量要求,整理原则,2020/8/12,6,1、遵循文件材料的形成规律和特点；,2、保持文件之间的有机联系；,方法：将一个问题、人物、案件、会议等文件；将请示与批复、问文与复文、批转文件的正件与附件、定稿与存本等组合在一起。,3、区别不同价值；,意义：便于期满鉴定；便于重点保护与管理永久档案。,4、便于保管和利用。,最终目的,表现：文件的内容和性质；文件的形成时间,反映自身客观状况,满足档案工作需要,文件整理 坚持

3、做到兼 顾四个原则,整理原则,2020/8/12,7,整理原则,质量要求,质量要求,2020/8/12,8,质量要求,1、应归档的文件材料必须齐全完整,2、必须注意保持文件之间的有机联系,3、归档文件整理必须符合规范，便于保管与检索利用,是保证案卷质量最基本的要求,2020/8/12,9,归档文件材料应当齐全完整,加强法制建设，健全规章制度,加强 检查,（1）正本与附件 （2）正本与不同稿本 （3）文件与文件处理单 （4）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件 （5）内容上有直接联系的文件 （5）页面完整,2020/8/12,10,保持文件之间的有机联系,形成规律,管理要求,一个问题、一个人

4、物、一个案件、一次会议等,正件和附件、各种文字本、问文与复文、存本与稿本,有多种联系或难于 判断的，置于所有归档 文件中，系统考虑,防止失密,重点保管,避免重复劳动,利于鉴定销毁,区别措施，妥善保管,2020/8/12,11,规范整理，便于保管、检索利用,外形整理,保管利用,根据机关档案工作业务建设规范或归档文件整理规则进行,根据文书档案案卷格式或归档文件整理规则进行,2020/8/12,12,第二节 文件归档鉴定,2020/8/12,13,归档鉴定概述,确定归档范围,确定保管期限,归档鉴定概述,2020/8/12,14,一、定 义,文件的归档鉴定是指文件归档时 确定其归档范围与保管期限的工作

5、。,归档范围,决定了文件的存留与否,保管期限,决定了文件留存时间的长短,2020/8/12,15,二、意义,1、关系到档案室室藏档案结构的质量优劣,2、关系到准确划定档案期限的长短,3、关系到档案整理、编目、鉴定、开放、利用等工作的质量和效率,4、关系到档案保管费用的高低,文件质量方面： 保证完整、精炼,文件管理方面： 提高效率、节约成本,2020/8/12,16,三、原则,文件的归档鉴定必须从本单位与国家的长远利益出发,文件的归档鉴定必须以单位的地位与职能、文件的内容为基本要素确定其是否归档及保管期限,文件的内容是决定文件价值的主要因素，它是进行文件归档鉴定的又一主要依据,2020/8/12

6、,17,四、要 求,保证档案保管期限划分的准确性,保证归档文件的有效性,保证归档文件的完整性,2020/8/12,18,归档鉴定概述,确定归档范围,确定保管期限,确定归档范围,2020/8/12,19,一、定义与意义,是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和根据文件的来源、性质、作用及价值划定必须归档的文件。,列出了必须归档的各类、各种文件，它是文件归档的主要依据。,文件的归档范围,能避免具有保存价值的文件漏归，保证档案的齐全完整；,能避免无价值的文件转化档案，保证档案的精炼；,简化了归档工作，提高立卷归档工作的质量与效率；,2020/8/12,20,二、归档范围与重点,机关文件材料归档与不

7、归档范围,1987年12月4日国家档案局印发,文件归档的重点,对于一个具体单位而言，其文件归档的重点应是反映本机关主要职能职能活动和基本历史面貌的文件材料，即围绕主管业务开展的一些主要与重要的活动和反映本单位机关的组织沿革与规模演变的文件材料。,2020/8/12,21,三、不归档范围,机关文件材料归档与不归档范围,2020/8/12,22,四、应注意的问题,考虑档 案进馆 与否的 因素。,以与本单位 工作活动的 联系和作用 为出发点， 辩证地对待 各类文件。,本单位 档案结 构完整 与门类 齐全。,2020/8/12,23,归档鉴定概述,确定归档范围,确定保管期限,确定保管期限,2020/8

8、/12,24,一、归档文件的保管期限,归档文件的保管期限，是指档案保管的最长时（年）限。,永久,长期,短期,1987年国家档案局发布的机关档案保管期限的规定明确的文书档案的保管期限：,长期为16年至50年,短期为15年以下,2020/8/12,25,二、各种保管期限及其得失,目前我国档案界有3种意见,三分法,两分法,分段标时法,即划为永久、长期和短期三种。由于长期和短期保管的时间跨度过长，档案包容量过大，带来种种弊端。,即划为进馆和不进馆二种，主要是用于划分进馆档案范围的，它对于档案必须进国家馆的机关档案室有一定的适用性，因而档案馆的工作人员多倾向于这种划分方法。,即划分永久与定期，定期档案再

9、按价值不同分为50年、30年、15年、5年四个档次。这种划分方法对于无进馆任务的档案室一适用，优势明显。,弊端1：收交档案双方总有一方必须对档案进行二次划分。,弊端2：对无须进馆的机关档案室毫无疑义。,弊端1：妨碍鉴定和销毁工作的及时进行，毫无意义的延长大量档案的生命。,弊端2：大量无实际保存价值的档案造成馆藏结构质量低下。,弊端3：大量无实际保存价值档案造成后续工作量增加，影响工作质量和效率。,优点1：保证国家档案馆档案的质量，又减少县级档案馆的库房和管理压力并节省保管费用。,优点2：能较为准确地划分保管期限。,优点3：具有明显的可操作性，使鉴定工作更为简便、准确，包括期满和销毁鉴定。,20

10、20/8/12,26,三、划定保管期限的依据与步骤,划定文件保管期限的依据依据其在单位存史与实际工作需要中的地位与作用。,划定文件保管期限的步骤阅读文件；按保管期限表划定期限；核查、调整。,建立本单位永久保管档案的基本比例注重确定永久保管档案的比例，作为划定单位全部归档文件保管期限的参数。,2020/8/12,27,四、文件保管期限的划定,永久保管（略）,定期保管中分段标时法的运用（略）,长期保管（略）,短期档案（略）,2020/8/12,28,第三节 办结文件的处置,2020/8/12,29,办结文件的处置是指对办理完毕的文件 按机关工作的需要、文件与档案工作的有关 规定及文件本身的保存价值

11、等因素进行归类、 管理和处理。,概念,办理完毕的文件,归类、 管理和处理,归 卷,清 退,销 毁,暂 存,有利于日常工作中对办结文件的调阅与利用；,有利于保护机密；,有利于排除无用信息的干扰。,2020/8/12,30,平时归卷,清退,销毁,平时归卷,暂存,2020/8/12,31,一、定 义,平时归卷是指文件办结后文件管理人员按一 定的原则与方法将具有查考保存价值的文件归入 有关卷夹妥善保管的工作。,意味着文件由办理阶段进入管理阶段。,实质是对文件初步的分类与整理，归档前有符合科学分类的、相对固定的位置。,意义：1、有利于加强对办结文件的日常管理；2、有利于保证文件材料的齐全完整；3、有利于

12、单位日常工作中的调阅与利用；4、有利于防止文件丢失与泄密；5、为立卷归档工作奠定了基础。,2020/8/12,32,二、步骤,1、编制归卷类目 归卷类目，也称立卷类目、案卷类目或立卷 分类方案等，是单位预先为办结文件编制的分类、 归卷条目，其结构一般由类别、条目（条款）和 条目（条款）顺序号组成。,2020/8/12,33,上海市区教育局归卷类目 上海市区教育局归卷类目 一、办公室 11. 本局2003年度局办公会议记录 永久 12. 本局召开学校校长会议记录 永久 13. 二、中教科 21. 本局关于调整中学布局、新设、撤并、 改名等请示和上级的批复 永久 22. 本局关于中学招生工作的计划

13、总结 永久 23. 三、幼小教科 31. 本局关于小学视导工作情况报告 永久 32. 本局关于小学招生工作计划和总结 永久 33. 四、总务科 41. 2003年度教育经费预算决算表 永久 42. 2003年各类学校核定年度预算表 长期 43. ,类别,条目,类、条目编号,类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。 设置要求：与档案室档案分类保持一致。,条目是归卷类目的主体。 设置要求：1、不遗漏归档范围内的文件，还应略宽于归档范围；2、区别价值；3、结合职能、文件数量设置相应的条目。,注意的问题：1、类按照本单位档案类别排列；2、类内条目按文件内容重要程度分主次；3、保持历史联系，内

14、容相近的条目排列在一起；3、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号，方便根据实际情况随时增加或拆分条目。,2020/8/12,34,三、要求,1、对文件管理人员平时归卷工作的要求,加强催办或催退，促使文件尽快办理完毕并退回。,未办理完毕的应退承办部门或承办人，责其办结 再退回。,及时整理退回的办结文件，归卷并在登记簿上登 录条目。,及时做好调整工作。,2、平时立卷,为减轻年终集中立卷的压力，可以将阶段性工作 形成的文件先行立卷，但仍需统一编目归档。,2020/8/12,35,平时归卷,清退,销毁,清退,暂存,2020/8/12,36,定义按照有关规定或要求将文件退还原发文机关或由其指定的其它机关

15、的工作。,清 退,范围（略）。,做法（略）。,步骤（略）。,2020/8/12,37,平时归卷,清退,销毁,销毁,暂存,2020/8/12,38,定义按照有关规定以各种手段对失去留存价值的文件做毁灭性处置的工作。,销 毁,范围（略）。,方法（略）。,程序与要求（略）。,2020/8/12,39,平时归卷,清退,销毁,暂存,暂存,2020/8/12,40,定义对既不应立卷归档或清退，又暂不宜销毁，而需再留存一定时期备查、备用的文件。,暂 存,范围（略）。,管理（略）。,利用（略）。,2020/8/12,41,第四节 归档文件的整理方法与移交,2020/8/12,42,文件的组卷与编目,以“件”为

16、单位整理,文件归档,文件的组卷与编目,2020/8/12,43,概念,文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕 的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、 价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。,通过对归档文件的分类和组合，将单份文件组合成符合档案质量要求的 案卷是组卷（立卷）的实质。,2020/8/12,44,一、归档文件的分类,按年度分类,年度类型,跨年度处理,指根据文件形成(或处理）年度将其区分开来,最基本的分类,2020/8/12,45,一、归档文件的分类,按组织机构分类,一般做法,跨部门处理,指将文件按其形成、处理或承办部门将其区分开来,适合大、中机关,2020/8/12,46,

17、一、归档文件的分类,按问题分类,注意问题,优 点,指按单位文件内容所反映的各类问题将其区分开来,适合小机关,2020/8/12,47,一、归档文件的分类,按保管期限分类,指按归档文件不同的保存价值，将其归入不同的保管期限,归档文件按保管期限分类往往与文件的归档鉴定结合起来进行,2020/8/12,48,二、文件的组合,文件的组合即文件组卷，亦称文件立卷，是 指在上述分类基础上将同类文件中的单份文件按 其共同特征和主要联系组合成案卷的工作。,六个特征立卷法,一事一卷立卷法,四分四注意立卷法,适当分级立卷法,文件类型立卷法,我国最基本的组卷方法,2020/8/12,49,作者特征,（一）“六个特征

18、”立卷法,即将同一作者制发的文件组合成一个案卷。,优点：便于了解文件来源；,适用：本单位制发的命令、指示、决议、决定等重要文件；内部的会议记录、规章制度等。有时将上级机关、平级机关、下级机关的文件分别立卷。,2020/8/12,50,问题特征,即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。,优点：保持了文件之间的有机联系；便于历史检索。,注意：1、使用频率虽最高，但并不是任何文件都能使用（如综合性文件）；2、应准确划分“问题”。,使用最频繁的立卷特征,问题要适度。例：业务督导，可分为文书档案、科技档案，文书档案又可以分机关文书档案、企事业文书档案、重要活动档案，科技档

19、案又分为重大工程项目档案、重大科研项目档案等。,（一）“六个特征”立卷法,2020/8/12,51,名称特征,即将相同名称的文件组合成一个案卷。,优点：由于不同名称的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性质、价值等方面的不同，因此按名称特征立卷，能反映案卷重要程度和价值。,适用：会议记录、计划、报告、总结、情况简报等综合性文件；命令、指示、决定、决议等领导指导性文件；合同、协议书、统计表等专业性很强的文件。,名称即文种,（一）“六个特征”立卷法,2020/8/12,52,时间特征,即将针对同一年度或同一时期（相同时间段）的文件组合成一个案卷。,优点：保持文件在时间上的联系；反映特定时间范围内的

20、工作情况与特点。,注意：跨年度的文件形成年度与文件内容所针对的年度不同的文件。,指文件针对时间,（一）“六个特征”立卷法,2020/8/12,53,通讯者特征,即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性函件组合成一个案卷。,构成条件：作者：本单位与某一单位；内容：同一问题；文件：问复性函件。,注意：1、不能将本机关与某一机关互发的其它文件按此特征组卷；2、不能将本机关与上下级机关的请示与批复按此方法组卷。,优点：有利于了解两个单位就解决某一具体问题的要求与态度,（一）“六个特征”立卷法,2020/8/12,54,地区特征,即将内容反映同一地区的某些文件组合成一个案卷。,优点：

21、便于反映地区工作情况。,适用：多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计资料和某些专门文件的立卷。,可以是行政区域、也可以是地理区域,注意：不能和作者特征混淆。,（一）“六个特征”立卷法,2020/8/12,55,（二）文件组卷应注意的问题,结合运用两个或两个以上特征组卷除通讯者特征外，结合特征越多，形成案卷的专指性越强。,针对文件具体情况，保持文件间 的有机联系，灵活选用立卷特征,2020/8/12,56,（三）其它组卷方法,“一事一卷”立卷法（略）,“四分四注意”立卷法（略）,“适当分级”立卷法（略）,“文件类型”立卷法（略）,2020/8/12,57,三、案卷的规范化整理与编目,调整 定

22、卷,卷内 文件 排列,拟写 案卷 题名,卷内 文件 编号,填写 文件 目录,填卷 内备 考表,填写 案卷 封面,装订 案卷,编制 案卷 目录,2020/8/12,58,调整 定卷,1、归档文件是否齐全完整；,2、检查案卷质量，是否正确运用立卷特征，保持文件之间的联系；,指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与帮助下，将平时已归的文件，作全面的检查、调整与必要的修补，最后正式组卷的工作。,3、检查卷内文件数量，适当分卷或并卷。,2020/8/12,59,卷内文件排列,按重要程度排列：重要排前，次要排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；综合性排前，专题性排后；方针、政策性排前，业务、事务性

23、排后。,指对卷内文件进行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便检索。,密不可分的文件材料应依序排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。,2020/8/12,60,拟写案卷题名,题名基本结构：责任者（通讯者）（时间）（地区）问题名称。,题名拟写要求：责任者必须用全称或通用简称；问题要概括准确、文字简练；名称按文种的重要程度顺序标注二三个，兼顾不同性质的文种。,案卷题名是揭示卷内文件主要内容与成分的案卷名称，是重要的文件检索信息，也是案卷编目和编制各种检索工具的主要依据。,专门术语用法：案卷，限于某个案卷、事件或对某人的某方面问题的调

24、查处理形成的所有文件材料；来往文书，限于机关之间一般工作问题的来文与复文；时间，题名中的时间是文件内容针对时间。,2020/8/12,61,卷内文件编号,装订的案卷编页号：位置在每页有文字文件正面的右上角、背面的左上角。 不装订的案卷编件号：先在每一份文件首页上方加盖档号章，并逐件编件号。,指卷内文件系列化排列后通过逐页（件）编号，固定排列顺序，以便文件的保护、统计和检索。,图表和声像材料：在装具上或材料背面逐件编号。,2020/8/12,62,填写文件目录,卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、内容、形成时间和成分等，便于对归档文件的查阅和统计。,卷内文件目录位置：案卷首页。,卷内文件目录,一个

25、文号占一个顺序号,无发文号可注收文号,联合发文一般同时标出,作者部分可以省略,最后一份文件填写起始与终止页号,一式数份，其余编制全引目录,2020/8/12,63,填卷内备考表,卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录。,卷内备考表位置：卷尾。 页面大小：与卷内文件一致。,卷内备考表,填需要加以说明与解释的情况，如文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义等。,2020/8/12,64,填写案卷封面,档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。,全宗名称，即立档单位名称，全称或简称,类目

26、名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题,案卷题名,文件所属的起止时间,保管期限,卷内文件总页数,归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号,2020/8/12,65,装订案卷,三孔一线,左齐,右齐,下齐,装订前去掉金属物，对存在问题的文件做好补齐页面、修复、折叠等工作。,2020/8/12,66,J.1.1-1,J.1.1-2,J.1.1-3,J.1.1-4,J.1.1-5,J.1.2-1,J.1.2-2,J.1.2-3,J.1.2-4,J.1.2-5,J.1.2-6,J.1.3-1,J.1.3-2,J.1.3-3,.,.,.,J.2.1-1,J.2.1-2,J.2.1-3,J.2.1-4,J.2.

27、1-5,J.2.2-1,J.2.2-2,J.2.2-3,J.2.2-4,J.2.2-5,J.2.2-6,J.3.1-1,J.3.1-2,J.3.1-3,J.3.1-4,J.3.1-5,J.3.2-1,J.3.2-2,J.3.2-3,J.3.2-4,J.3.2-5,J.3.2-6,J.3.3-1,J.3.3-2,S.1.1-1,S.1.1-2,S.1.1-3,S.1.1-4,S.1.1-5,S.1.2-1,S.1.2-2,S.1.2-3,S.1.2-4,S.1.2-5,S.1.2-6,S.1.3-1,S.1.3-2,K.1.1-1,K.1.1-2,K.1.1-3,K.1.1-4,K.1.1-5,

28、K.1.2-1,K.1.2-2,K.1.2-3,K.1.2-4,K.1.2-5,K.1.2-6,K.1.3-1,K.1.3-2,案卷排列,一般先按保管期限、再按机构或问题排列，具体根据分类方案。,2020/8/12,67,编制案卷目录,由目录说明、案卷条目、封皮、备考表构成。一式三份，一份留文件管理部门备查，二份随档案移交档案室。,编制方法根据具体情况而定。,2020/8/12,68,文件的组卷与编目,以“件”为单位整理,文件归档,以“件”为单位整理,2020/8/12,69,归档文件整理规则,即将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。,是2001年1月1日

29、施行的国家档案局推荐性行业标准，规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。,2020/8/12,70,一、特点,2020/8/12,71,二、意义,2020/8/12,72,三、整理原则,与组卷基本一致。侧重点有所不同。,2020/8/12,73,四、整理步骤与要求,前期也必须进行划分归档范围、确定保管期限、文件分类等工作。,“件”的划分,一件，是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。,一般做法：1、一般每份文件为一件；2、正本与不同稿本；3、正文与附件；4、正文与文件处理单；5、原件与复制件；6、转发文与被转发文；7、来文与复文；8、报表、名册等。,2020/8/12,74,四、整理步骤与要求,用符合档案保护要求的材料将“件”固定和确定下来。,“件”的装订,“件”内文件排序，同组卷。,文件对齐，左上角装订，左上对齐；左侧装订，左下对齐。,文件装订方法，线装、无酸纸封套等。,2020/8/12,75,四、整理步骤与要求,是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序。,“件”的排列,强调事由原则，按事由结合时间、重要程度等排列，体现文件之间的有机联系，方便检索利用。,实际操作：1、同一事由，时间先后排序或重要程度排序；2、不同事由间，按时间、重要程度、事由具有的共同属性等排列。,2020/8/12,76,四、整理步骤与要求,件号是反