新老系统切换PPT.ppt

1、2011-3-20,1,新老系统切换,新老系统切换处理方案,旧系统库存二种未送货单据（需要导入新系统）： 从仓储管理里查出来的零售未达帐（可卖数减少、保管帐在） 仓储管理里的暂存商品数量（已发货未收货，入暂存帐）,2,新老系统切换处理方案,操作步骤： 一、零售未达账数据准备与核对 （一） 试点分部物流部通过OA 上报需要从金力系统中导出零售未 达帐的商品所属仓库，见样表一（斜体字示例）： 备注：公司编码上线切换前由ERP 项目组主数据组统一下发 完成时间：2011 年3 月20 日前（可作为附件随TMS 主 数据一并上报）,3,新老系统切换处理方案,（二）根据试点分部上报的金力系统仓库，由ER

2、P 项目组切换 上线小组从金力系统中导出试点分部的零售未达帐，见样 表二（斜体字示例）：,4,新老系统切换处理方案,其中“新系统商品编码”、“新系统商品描述”两个字段由切换上线 小组根据新旧系统的商品对照表，在导出的表格内添加。 然后，切换上线小组将导出的零售未达帐下发给试点分部进行核对， 分部组织各门店、各品类库签字确认无误后，再经物流部经理签字确 认，然后将签字版扫描件、电子版同时上报给切换上线小组，由切换 上线小组负责将所有的零售未达导入新系统做暂存。 完成时间： 2011年3 月31 日下午闭店后，切换上线小组导出零售未达账 2011年3 月31 日晚24:00 前，分部完成签字确认并

3、上报 2011年4 月1 日营业前，切换上线小组完成导入并由分部核对完毕,5,新老系统切换处理方案,二、暂存商品数据准备与核对 1、调度主管整理保存的送货派车单与暂存入库单是否一致，并将 改期送货明细按“样表二”格式制表，按商品型号汇总统计数 量（制表时要求在“票据号码”栏，同时注明原提货单号和暂 存单号）。 2、仓储主管清理系统中暂存库的商品，确保所有暂存库的商品为 改期送货的暂存商品。,6,新老系统切换处理方案,3、由调度主管和仓储主管共同核对根据“样表二”格式 整理出来的暂存帐是否相符，若不相符，找出差异原 因并解决。 4、原系统的送货派车单和暂存入库单由调度主管负责保 存。 在型号数量

4、核对一致，并经品类库管、仓储主管、调 度主管、物流经理签字确认后，将签字版的扫描件、电子版同时上报给切换上线小组，由切换上线小组负责将所有暂存帐导入新系统做暂存。 完成时间： 2011年3 月31 日晚，分部完成签字确认并上报 2011年4 月1 日营业前，切换上线小组完成导入并由分部核对完毕,7,新老系统切换处理方案,三、数据备查 试点分部物流部将签字确认后的“零售未达帐”和“暂存帐”，汇总后给各门店下发一份，给门店备查。,8,新老系统切换处理方案,四、数据导入新系统 1、导入SAP暂存处理： 由切换上线小组根据样表二“仓库”栏，对应注明新系统的“物理DC”、“库存位置”，并根据新系统商品编

5、码、新系统商品描述、商品数量、票据号码，将已售未提数据导入SAP 系统做暂存，并将票据号码导入“备注”栏中。 要求导入的数据为一品一单。,9,新老系统切换处理方案,2、导入TMS系统以利后期送货： 1）已售未提业务相关的商品主数据、公司主数据、DC主数 据、门店主数据、库存地与DC（门店）对照表由SAP导入 TMS系统 2）从原金力系统导出的EXCEL格式数据，切线小组的信息系 统人员按照TMS系统要求的表结构进行处理，然后导入到 TMS。,10,新老系统切换处理方案,3）导入到TMS系统中已售未提商品，在将来执行配送任务时不 匹配送货区域、不占用系统运能、运费手工结算。临近大型 节假日（如五

6、一期间），分部应将运能适当预留。 4）导入到TMS系统中已售未提商品，如顾客需要更改送货时间 ，由GY正常修改送货时间；如需要修改送货地址、联系电话 等，通过CRM服务请求流转到物流部；安装类信息通过 CRM服务请求流转到售后部门,11,新老系统切换处理方案,关于新老系统切换已售未提的配送、自提、带安、预售、联营商品送、退货操作流程： 新老系统切换后，技术人员将老系统中的已售未提商品全部导入新系统的暂存商品库，指定专人对已售未提的顾客姓名、电话、地址及商品信息（包括品牌、型号、商品提单号）进行统计，并打印清单下发给门店服务台。新老系统切换后，配送、自提、带安、预售、联营商品的送、退货处理操作如

7、下：,12,配送类已售未提商品清理方案,一、配送类已售未提商品清理方案： （一）顾客要求送货的操作流程： 1、顾客致电/亲临门店服务台，或销售人员对照清单通知顾客送 货 2、服务台干事查询、核对顾客信息，门店财务、店长对顾客信 息进行审核 3、服务台核对完毕后，将顾客送货信息报至总部400或门店服务台在GY中进行送货信息修改。 4、总部400或门店服务台对送货信息修改完毕后，GY系统自动将信息发至物流TMS模块,配送类已售未提商品清理方案,5、物流干事核实顾客信息。 6、TMS派工，送货人员见派车单上无DN交货单号，直接到物 流财务处打印暂存出库单，物流部财务人员根据派车单上 的提货单号，在新

8、系统“暂存出入库明细”中查到暂存入 库单号，在确认无出库记录后，制作、打印暂存出库单， 送货人员签字后领取暂存出库单提货联（客户联），财务 人员将送货派车单第一联和暂存出库单存根联捏对留存， 库房人员凭暂存出库单提货联（客户联）在系统中发货， 并 留存单据。 7、司机将货送给顾客，收回提货联，并将提货联回执到物流 .,14,配送类已售未提商品清理方案,8、安装流程 （1）对于已售未提需要安装业务的资料，上线前全部由分部售 后派至第三方网点进行处理，发生的费用根据派工明细做 应收费用报表； （2）在次月与财务进行核对并与服务商确认后进行挂账处理； （3）分部售后需要有金力系统导出的派工清单，由服

9、务商按照 实际预约安装时间进行排期，没有具体预约时间的根据呼 叫中心或者门店的服务请求安排对应网点进行安装。,15,顾客要求退货的操作流程（SAP已入暂存库）,（二）顾客要求退货的操作流程（SAP已入暂存库） 1、顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台 2、服务台干事核对顾客资料（首先应核实顾客身份 、销售发票，核查原系统已售未提明细记录）， 门店财务、店长审核,顾客要求退货的操作流程（SAP已入暂存库）,3、经核查符合退货条件后，对应品类主任应核实顾客所 退商品的商品编码、供应商编码并保证该商品价格文 件是有效。同时还应确定退还商品的地点（仓库）、 库存地点（库区）和商品退换价格。填写内容详

10、见 零售商品冲红申请单附表。 4、完成附表后上报OA审批。 A）上线初期审批流程为：申请部门经理-分部稽核人员- -分部财务总监-申请部门会计主管，审批完毕后由 相关门店会计主管汇总办理制作零售商品冲红单。,顾客要求退货的操作流程（SAP已入暂存库）,B）上线4周后OA审批流程更改为申请部门经理-分部稽核 人员-分部财务总监总部-财务中心计划管稽核主管-总 部财务中心计划管理经理-申请部门会计主管，审批完毕后由相关门店会计主管汇总办理制作零售商品冲红单。 （ 由于在OA系统中没有相应申请报告模板，故需将零 售商品冲红申请单作为OA的复件进行上报，同时还将 附带顾客退货发票扫描件）。 零售商品冲

11、红单有效期三天，若逾期未操作系统会将退货 单号自动作废。,顾客要求退货的操作流程（SAP已入暂存库）,5、 服务台打印零售商品冲红单，门店店长依据零售商品 冲红单号进行退货审梳。 6、门店不做退货建档，需要把零售商品冲红单传真物 流部，并通过CRM服务请求方式通知物流部，物 部按照零售商品冲红单进行入库，并按零售商品冲 红单备注上的原提单号暂存出库；并在TMS中注销 此订单“失效”。,顾客要求退货的操作流程（SAP已入暂存库）,7、顾客到财务进行退款操作。 8、已售未提上线发生退货的安装类业务，由网点提供 退货明细，分部售后进行审核，在次月的信息费对 账表中进行冲抵（附退货明细）。上线后发生的

12、退 货由分部售后汇总退货明细表，对于需退还给网点 的信息费上报分部财务进行手工处理。,门店自提商品已售未提的清理方案,二、门店自提商品已售未提的清理方案： （一）顾客要求提货的操作流程 1） 顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台 服务台干事核对发票及提单后，通知品类主任指引 顾客到库房提货 3）门店库房对照提货联将对应商品给顾客，收回提货 联,21,顾客要求退货的操作流程,（二）顾客要求退货的操作流程 1、顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台 2、服务台干事核对顾客资料（首先应核实顾客身份、销售发 票，核查原系统已售未提明细记录），门店财务、店长审 核 3、经核查符合退货条件后，对应品类主

13、任应核实顾客所退商 品的商品编码、供应商编码并保证该商品价格文件是有效 。同时还应确定退还商品的地点（仓库）、库存地点（库 区）和商品退换价格。填写内容详见零售商品冲红申请 单附表。,顾客要求退货的操作流程,4、完成附表后上报OA审批。 A）上线初期审批流程为：申请部门经理-分 部稽核人员-分部财务总监-申请部门会计 主管，审批完毕后由相关门店会计主管汇 总办理制作零售商品冲红单。,顾客要求退货的操作流程,B）上线4周后OA审批流程更改为申请部门经理-分 部稽核人员-分部财务总监总部-财务中心计划 管稽核主管-总部财务中心计划管理经理-申请部 门会计主管，审批完毕后由相关门店会计主管汇 总办理

14、制作零售商品冲红单。 由于在OA系统中没有相应申请报告模板，故需将零售商品冲红申请单作为OA的复件进行上报，同时还将附带顾客退货发票扫描件. 零售商品冲红单有效期三天，若逾期未操作系统会将退货单号自动作废。,顾客要求退货的操作流程,5、门店服务台打印零售商品冲红单，门店店长 依据零售商品冲红单号进行退货审梳。 6、库房凭零售商品冲红单的仓库联在正常商品库 中入库。 7、顾客凭零售商品冲红单记账联及发票、提货 单到财务退款,25,已售未提退货（预售无库存）,三、已售未提退货（预售无库存） 1、在切换前需将原单进行记录，并做退货处理。将退货退出的 货币资金在系统中入定金处理。 2、在做退货处理之前

15、，系统导出预售无库存的已售未提的销售 记录。在制作定金单时需在备注里将顾客信息和销售单号、提单号准确录入。做提单冲红的退货明细与后期做到系统中的定金明细进行捏对，签字确认后，交分部稽核备案。,2020/8/13,国美电器有限公司营运中心,已售未提退货（预售无库存）,3、系统切换时将原系统定金单信息全部导入新系 统。 4、后期顾客退货时收回顾客发票联和提货联， 在新系统中做退定金处理。,27,顾客要求提货的操作流程（老系统预售无库存新系统操作流程）,顾客要求提货的操作流程（老系统预售无库存新系统操作流程） 1）顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台 2）服务台干事查询、核对顾客信息，门店财务、店

16、长 对顾客信息进行审核,顾客要求提货的操作流程（老系统预售无库存新系统操作流程）,3）服务台干事通知品类主任；品类主任依据原发票中的 商品信息，联系采销制定相应的价格、促销政策，而 后在金力系统中开“零售导购单”（配送类商品，若 顾客需要送装，则在开单时建送货、安装档），告知 顾客零售导购单号. 4）顾客凭原发票、提货联、零售导购单单号到财务交款 5）财务收款，打印新发票及提货联给顾客，收回旧发票 及提单,顾客要求退货的操作流程,顾客要求退货的操作流程 1、顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台 2、 服务台干事查询、核对顾客信息，门店财务、店长 对顾客信息进行审核 3、顾客退货时门店财务收回

17、顾客发票联和提货联，在 新系统中做退定金处理。,30,厂家带货安装商品清理方案,厂家带货安装商品清理方案： （一）未送货的带安商品送货流程 1）顾客致电/亲临门店服务台，或销售人员对照清单通知顾客送货 2）门店服务台干事/销售人员通知厂家送货,31,未送货的带安商品退货流程,（二）未送货的带安商品退货流程（待定） 1）顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台 2) 服务台干事查询、核对顾客信息，门店财务、店长对 顾客信息进行审核 3）门店服务台干事通知对应品牌的销售员，销售员联系 厂家，并告知顾客的相关购物信息，厂家取消送货 4）厂家联系顾客，由厂家直接退款给顾客,32,已送货的带安商品退货流程

18、,（三）已送货的带安商品退货流程 1、顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台 2、服务台干事查询、核对顾客信息，门店财务、店长 对 顾客信息进行审核 3、门店服务台干事通知对应品牌的销售员，销售员联 系厂家，并告知顾客 的相关购物信息 4、厂家联系顾客，与顾客约定上门退货的时间，厂家 收货后，退款给顾客,33,联营商品清理方案-退货流程,五、联营商品清理方案： （一）联营商品门店有库存商品退货流程 1、顾客持发票及提货联原件到购物门店服务台 2、服务台干事查询、核对顾客信息，门店财务、店长对顾客信 息进行审核 3、经核查符合退货条件后，对应品类主任应核实顾客所退商品 的商品编码、供应商编码并保证该商品价格文件是有效。同 时还应确定退还商品的地点（仓库）、库存地点（库区）和 商品退换价格。填写内容详见零售商品冲红申请单附表。,34,联营商品清理方案-退货流程,4、完成附表后上报OA审批： A）上线初期审批流程为：申请部门经理-分部稽核人 员-分部财务总监-申请部门会计主管，审批完毕 后由相关门店会计主管汇总办理制作零售商品冲红 单。,35,联营商品清理方案-退货流程,B）上线4周后OA审批流程更改为申请部门经理-分部 稽核人员-分部财务总监总部-财务中心计划管稽核主管-总 部财务中心计划管理经理-申请部门会