《Access数据库实用教程》第四章.ppt

1、第4章 查询的使用,4.1 查询概述,查询是指在数据库中，按照特定的要求，在指定的数据源中查找、提取指定的字段，并返回一个新的数据集合，即查询结果。查询是一个动态的逻辑表，数据源中的数据发生变化时，查询表中相应的数据也会随之改变。查询的数据源既可以是一个表，也可以是多个相关的表，还可以是其他查询对象。,4.1.1 查询的视图,查询对象的视图形式有5种：数据表视图、设计视图、SQL视图、数据透视表视图和数据透视图视图，其中设计视图是经常使用到的。 查询的设计视图分为上下两部分，如图4-1所示。,（1）字段：查询结果中所显示的字段。 （2）表：查询的数据源。 （3）排序：确定查询结果中的字段的排序

2、方式，有升序和降序两种方式可供选择。 （4）显示：选择是否在查询结果中显示字段，当对应字段的复选框被选中时，表示该字段在查询结果中显示，否则不显示。 （5）准则：即查询条件，同一行中的多个准则之间是逻辑“与”的关系。 （6）或：也是查询条件，表示多个条件之间是逻辑“或”的关系。,4.1.2 查询的类型,Access数据库的查询有很多种，根据对数据源的操作方式以及查询结果，可以分为选择查询、参数查询、交叉表查询、操作查询和SQL查询5种。,1选择查询 选择查询是最常见的查询类型，它根据指定的查询准则，从一个或多个数据表中获取数据并显示查询结果。使用选择查询还可以对记录进行分组，并对记录作总计、计

3、数、求平均值以及其他类型的计算。,2参数查询 参数查询在执行时显示一个已经设计好的对话框，提示用户输入查询条件并根据此条件返回结果。在查询条件经常变化时，使用参数查询非常方便。 3交叉表查询 交叉表查询将数据表或查询中的数据进行分组，一组列在数据表的左侧，另一组列在数据表的上部，数据表内行和列的交叉单元格处显示表中的某个查询结果。交叉表查询可以计算并重新组织数据的结构，更加方便地分析数据。,4操作查询 操作查询需要用户指定查询条件，并在执行查询的过程中对源数据表中的记录数据进行编辑。操作查询是对数据修改的一种查询，使用这种查询只需进行一次操作就可以对许多记录进行更改和移动。操作查询包括删除查询

4、、更新查询、追加查询和生成表查询4种。 5SQL查询 SQL查询时用户使用SQL语句创建的查询。可以用结构化查询语言（SQL）来查询、更改和管理关系型数据库。SQL查询主要包括联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询4种。,4.2 创建和编辑查询,查询的创建主要有两种方法：利用查询向导创建和使用设计视图创建。 查询的编辑包括对查询的编辑和对查询中字段的编辑。,4.2.1 利用查询向导创建查询,（1）启动Access 2003应用程序，打开要创建查询的“学生管理”数据库。 （2）在“学生管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询”选项，然后单击数据库工具栏上的“新建”按钮。 （3）弹出“新建查询”

5、对话框，右侧列表中显示了多个选项，选择“简单查询向导”选项，此时对话框左侧显示提示信息“该向导从选中的字段中创建选择查询”，如图4-2所示，然后单击“确定”按钮。,（4）弹出确定表和查询字段的“简单查询向导”对话框，在“表/查询”下拉列表中选择用于查询的“学生档案”数据表，此时在“可用字段”列表框中显示了“学生档案”数据表中所有字段。选择查询需要的字段，然后单击向右按钮，则所选字段被添加到“选定的字段”列表框中。重复上述操作，依次将需要的字段添加到“选定的字段”列表框中，然后单击“下一步”按钮。,（5）弹出确定查询方式的“简单查询向导”对话框，如图4-4所示，其中有“明细（显示每个记录的每个字

6、段）”和“汇总”单选按钮供选择，此处选中前者，然后单击“下一步”按钮。,（6）弹出指定查询标题的“简单查询向导”对话框，如图4-6所示，在“请为查询指定标题”文本框中输入标题名，默认为“学生档案查询”。在“请选择是打开还是修改查询设计”栏中选中“打开查询查看信息”单选按钮，然后单击“完成”按钮。,4.2.2 使用查询设计视图创建查询,（1）启动Access 2003应用程序，打开要创建查询的“学生管理”数据库。 （2）在“学生管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询”选项，单击窗口右侧的“在设计视图中创建查询”选项，然后单击数据库工具栏上的“新建”按钮。 （3）弹出“新建查询”对话框，选择“设

7、计视图”选项，然后单击“确定”按钮。弹出“显示表”对话框和“查询1：选择查询”窗口，如图4-9所示。,说明：在操作（2）中下列操作均能直接打开如图4-10所示的“显示表”对话框和“查询1：选择查询”窗口。 单击“在设计视图中创建查询”选项，然后单击“打开”按钮。 单击“在设计视图中创建查询”选项，然后单击“设计”按钮。 直接双击“在设计视图中创建查询”选项。 右击“在设计视图中创建查询”选项，在弹出的快捷菜单中单击“打开”选项。 右击“在设计视图中创建查询”选项，在弹出的快捷菜单中单击“设计视图”选项。,（4）在弹出的“显示表”对话框中“表”选项卡下单击要创建查询的数据表“学生成绩”，然后单击

8、“添加”按钮，此时数据表“学生成绩”在“查询1：选择查询”窗口中显示出来. 重复上述操作，依次将“学生选课”和“学生档案”数据表添加到“查询1：选择查询”窗口中，然后单击“显示表”对话框的“关闭”按钮或右上角的“关闭”图标将对话关闭。,（5）在“查询1：选择查询”窗口中显示了添加的3个表，表之间的关系也显示出来，即表之间有连线连接，并且在下面的设置属性栏中可以对属性进行设置。 将要进行查询的字段添加到属性栏中“字段”单元格中，此处拖动“学生档案”表中的“学号”字段，或双击要进行查询的字段，则字段将被添加到属性栏中“字段”单元格中，此时“表”行相应的单元格中出现字段所在的表，重复上述操作，依次将

9、需要的字段添加到属性栏中“字段”单元格中，然后对其他属性进行设置，如图4-11所示。,（6）设置完成后，单击工具栏上的“保存”按钮，或单击菜单栏中的“文件”“保存”，弹出“另存为”对话框，在“查询名称”文本框中输入要创建的查询的名称“学生信息查询”，然后单击“确定”按钮。 （7）对创建的查询保存后，单击工具栏上的“运行”按钮，查询结果如图4-13所示。,4.2.3 编辑查询,1添加和删除表/查询 添加表的操作很简单，下面以在利用向导创建的“学生档案查询”中添加表/查询为例介绍添加表/查询的操作步骤： （1）启动Access 2003应用程序，打开要创建查询的“学生管理”数据库。 （2）在“学生

10、管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询”选项，单击窗口右侧列表框的“学生档案查询”，然后单击数据库工具栏上的“设计”按钮，或右击在弹出的快捷菜单中单击“设计视图”。,（3）此时“学生档案查询”以设计视图打开，单击“查询”“显示表”选项，或单击工具栏上的“显示表”按钮，也可以在窗口空白处右击，在弹出的快捷菜单中单击“显示表”选项，如图4-14所示。,（4）在弹出“显示表”对话框中单击“两者都有”，在“两者都有”选项卡下显示了所有的表和查询。 选择需要的表/查询，然后单击“添加”按钮，重复上述操作，依次添加需要的表/查询。 此处添加“学生信息查询”查询，然后关闭“显示表”对话框，此时“学生信息查

11、询”查询在“学生档案查询”设计视图中显示。,删除表/查询的操作也很简单，主要有4种方法： （1）在查询的设计视图中选中不需要的表/查询，此处删除“学生信息查询”，单击“编辑”“删除”选项。 （2）在查询的设计视图中选中“学生信息查询”，单击“查询”“删除表”选项，如图4-17所示。,（3）在查询的设计视图中选中“学生信息查询”，按“Delete”键。 （4）在查询的设计视图中选中“学生信息查询”，右击在弹出的快捷菜单中单击“删除表”选项，如图4-18所示。,2添加和删除查询中字段 1）鼠标拖曳 （1）打开“学生档案查询”的设计视图。 （2）选中“学生档案”表，将鼠标放在表中要添加的“政治面貌”

12、字段处，按住鼠标左键，将其拖动到下面“字段”行空单元格处释放鼠标。 （3）此时“政治面貌”字段已被添加到“字段”行，且“表”行自动显示字段所在的表,2）鼠标双击 （1）打开“学生档案查询”的设计视图。 （2）选中“学生档案”表，直接双击“政治面貌”字段即可将“政治面貌”字段添加到“字段”行。 3）直接选择 （1）打开“学生档案查询”的设计视图。 （2）单击“字段”行空单元格处，再单击右侧显示的下拉箭头，在下拉列表中单击“政治面貌”字段，如图4-21所示，即可将“政治面貌”字段添加到“字段”行。,注意： 如果要一次性添加多个连续字段时，可以按住“Shift”键单击第一个和最后一个字段，然后将其拖

13、动到“字段”行空单元格处释放鼠标。如果添加多个不连续字段时，可以按住“Ctrl”键。 如果添加表/查询中全部字段时，则只需将表/查询顶端的“*”拖动到“字段”行空单元格处即可。,同样有3种方法删除查询中不需要的字段，下面以在“学生档案查询”中删除前面添加的“政治面貌”字段为例介绍操作步骤。 1）使用键盘 （1）打开“学生档案查询”的设计视图。 （2）将鼠标移至待删除的“政治面貌”字段上方，当鼠标变为实心向下箭头时单击鼠标，如图4-22所示，选中“政治面貌”字段列，按“Delete”键。,2）使用菜单命令 （1）和方法1中同样方法选中“政治面貌”字段列。 （2）单击“编辑”“删除”或“编辑”“删

14、除列”选项，均可删除选中的字段。 3）剪切 （1）和方法1中同样方法选中“政治面貌”字段列。 （2）右击选中的“政治面貌”字段列顶端，在弹出的快捷菜单中单击“剪切”选项，同样可以删除选中的字段。,3移动和排序查询中字段 移动字段的操作也比较简单，下面以移动“学生档案查询”中的“班级”到“年龄”和“出生日期”之间为例介绍具体操作步骤。 （1）打开“学生档案查询”的设计视图，选中“政治面貌”字段列。 （2）将鼠标移至“政治面貌”字段上方，按住鼠标将其拖动到“年龄”和“出生日期”之间释放鼠标，此时“班级”字段显示在“年龄”和“出生日期”之间。,排序与表中字段的排序也很相似，下面以对“学生档案查询”中

15、的“年龄”的升序排序为例介绍具体操作步骤。 （1）打开“学生档案查询”的设计视图。 （2）单击“年龄”字段下面的“排序”行的空单元格，然后单击右侧的下拉箭头，在下拉列表中单击“升序”选项，如图4-25所示。,（3）此时记录按年龄的升序排列，效果如图4-26所示。,4设置查询中字段的显示和条件属性 在查询的设计视图窗口下面的“显示”行，每一个字段对应一个显示复选框，若选中该复选框，则查询结果中显示该字段，否则该字段不在查询结果中显示。 “条件”属性用来设定该字段的筛选条件，例如“学生档案查询”中将“年龄”字段的“条件”属性单元格中输入“24”，则结果中只显示年龄大于23的学生档案情况。,4.2.

16、4 设置查询及字段的属性,1设置查询字段的属性 （1）打开“学生档案查询”的设计视图。 （2）在查询的设计视图中选中要设置属性的“出生日期”字段列。 （3）单击“视图”“属性”选项或单击工具栏上的“属性”按钮，弹出“字段属性”对话框，如图4-32所示，用户可以根据需要在其中进行设置，设置方法与设置表中字段属性方法相同。,2设置查询属性 （1）打开“学生档案查询”的设计视图。 （2）在查询的设计视图中不选中任何字段的情况下，单击“视图”“属性”选项或单击工具栏上的“属性”按钮。 （3）弹出“查询属性”对话框，如图4-33所示，其中显示了多个属性，用户可以根据需要在其中进行设置，各属性的使用功能说

17、明参见表4-1。,4.3 查询准则,查询准则可以通过使用运算符和函数来设置，并且可以在其中使用通配符来限定条件。设置查询准则一般是在查询设计视图中进行设计。,4.3.1 通配符,在查询过程中，当只知道查找的部分内容时或查找内容的某种样式时可以使用通配符。通配符是的作用是作为不确定字符的占位符，对于各种常用的通配符及功能说明参见表4-2。,4.3.2 运算符,运算符是构成查询条件的基本元素，Access提供了数字及字符运算符、关系运算符、逻辑运算符及其他特殊运算符。通过运算符可以对查询中数据进行运算和比较及一些特殊的操作。,1数字及字符运算符 数字及字符运算符主要用于查询中数字及字符的加、减、乘

18、、除、乘方等运算操作，具体运算符及功能介绍参见表4-3。,2关系运算符 关系运算符主要用于查询中数字及字符的比较操作，具体关系运算符及功能介绍参见表4-4。,3逻辑运算符,4特殊运算符 特殊运算符主要是指In，Like，BetweenAnd等，主要的特殊运算符的功能介绍参见表4-6。,4.3.3 函数,Access中提供了多种函数，函数按功能分类可分为：汇总函数、数学函数、日期/时间函数、字符函数等，利用这些函数可以对查询内容进行计算和比较。,1汇总函数 汇总函数系统提供的用于对查询中的记录组或全部记录进行“汇总”计算的函数，具体函数名称及功能介绍参见表4-7。,2数学函数,3日期/时间函数,

19、4字符函数 字符函数的参数一般是字符串，有关字符函数及其功能说明参见表4-10。,4.4 查询中的计算方法,在查询中可以利用函数及函数组合对查询内容进行计算，共有两类计算方法：预定义计算和自定义计算。,4.4.1 预定义计算,预定义计算即汇总计算，通过汇总函数来完成，可以对查询内容进行求和、平均值、方差等计算，下面以计算“学生成绩”表中成绩的平均值为例介绍平均值计算的操作步骤。,（1）启动Access 2003应用程序，打开“学生管理”数据库。在“学生管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询”选项，单击窗口右侧的“在设计视图中创建查询”选项，然后单击“设计”按钮。 （2）按使用设计视图创建查询

20、的方法将“学生成绩”表添加到查询中，并且添加需要的字段。然后单击“文件”“保存”或单击工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中输入“学生成绩查询”，则查询名称为“学生成绩查询”。,（3）在菜单栏上单击“视图”“总计”选项，或单击工具栏上的总计按钮，此时在查询窗口中显示“总计”行，如图4-35所示在“表”行的下面一行，且默认每个单元格中均选择“分组”选项。,（4）删除除“成绩”以外的字段，并在“成绩”字段的“总计”单元格中选择“平均值”选项，如图4-36所示。,（5）单击菜单栏上“查询”“运行”选项，或单击工具栏上“运行”按钮，弹出查询的数据表示图，里面显示了成绩的平均值，如图4-37

21、所示。,下面以统计“学生档案”表中男女学生人数为例介绍一下分组和计数的操作。 （1）按前面方法将“学生成绩”表添加到查询中，并且添加需要的“学号”和“性别”字段。 （2）将“总计”加添到窗口中，然后“学号”字段对应的“总计”单元格选择“计数”，“性别”字段对应的“总计”单元格选“分组”选项，如图4-38所示。,（3）将查询以“男女生人数统计”名称保存，单击菜单栏上“查询”“运行”选项，或单击工具栏上“运行”按钮，弹出查询的数据表示图，里面显示男女生的人数，如图4-39所示。,4.4.2 自定义计算,自定义计算是使用各种运算符和函数建立表达式对一个或多个字段进行计算。 如计算学生的综合成绩：学生

22、的综合成绩=考试成绩*80%+平时成绩。下面就以计算学生的综合成绩为例对自定义计算进行介绍。,（1）启动Access 2003应用程序，打开“学生管理”数据库。在“学生管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询”选项，单击窗口右侧的 “在设计视图中创建查询”选项，然后单击“设计”按钮。 （2）按使用设计视图创建查询的方法将“学生成绩”表添加到查询中，并且添加需要的字段。然后将查询以名称“学生综合成绩查询”进行保存。,（3）在“学号”右边的字段单元格中输入“成绩*0.8+平时成绩”，如图4-41所示。然后单击菜单栏上“查询”“运行”选项，或单击工具栏上“运行”按钮，弹出查询的数据表示图，里面显示了

23、学生的综合成绩。,4.5 其他查询的设计,前面介绍了简单选择查询的创建和查询准则的设置，关于其他查询的设计，本节将介绍交叉表查询，参数查询和操作查询，SQL查询的设计将在下一节介绍。,4.5.1 交叉表查询,交叉表查询是以交叉形式的数据表来显示数据信息，使用交叉表查询、计算和重构数据可以简化数据分析。 在创建交叉查询时，用户需要制定3种字段：一是放在数据表最左端的行标题，它将某一字段或相关数据放入指定的一行中；二是放在数据表最上面的列标题，它对每一列指定的字段或表进行统计，并将统计结果放入该列中；三是放在数据表行和列交叉位置上的字段，用户需要为该字段指定一个总计项，如Sum、Avg等。,1利用

24、查询向导创建查询 下面以创建求男女学生的平均成绩为例讲解利用查询向导创建交叉表查询的具体操作步骤。 （1）启动Access 2003应用程序，打开要创建查询的“学生管理”数据库。 （2）在“学生管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询”选项，然后单击数据库工具栏上的“新建”按钮。 （3）弹出“新建查询”对话框，在右侧列表中选择“交叉表查询向导”选项，此时对话框左侧显示提示信息“该向导创建的交叉表查询可以以一种紧凑的、类似电子表格的形式显示数据”，然后单击“确定”按钮。,（4）弹出添加查询的“交叉表查询向导”对话框，在“视图”栏中选中“查询”单选按钮，此时在上面的文本框中显示所有的查询，选择“学

25、生综合成绩查询”选项，如图4-45所示，然后单击“下一步”按钮，或双击“学生综合成绩查询”选项。,（5）弹出添加行标题字段的“交叉表查询向导”对话框，在“可用字段”列表框中选中“性别”选项，单击添加按钮，则“性别”在“选定字段”栏中显示，如图4-46所示，然后单击“下一步”按钮。,（6）弹出添加列标题字段的“交叉表查询向导”对话框，在列表框中选中“课程编号”选项，如图4-47所示，然后单击“下一步”按钮，或直接双击“课程编号”选项。,（7）弹出确定交叉点处计算内容的“交叉表查询向导”对话框，在“字段”列表框中单击“综合成绩”选项，在“函数”列表框中单击“平均”选项，如图4-48所示，其中“请确

26、定是否为每一行作小计”栏中默认为选中“是，包括各行小计”复选框，然后单击“下一步”按钮。,（8）弹出确定查询名称的“交叉表查询向导”对话框，默认名称为“学生综合成绩查询-交叉表”，并且在“请选择查看还是修改设计”栏中按默认选中“查看查询”单选按钮，如图4-49所示，然后单击“完成”按钮。,（9）此时查询结果以数据表形式显示，如图4-50所示，同时数据库窗口中显示了刚创建的“学生综合成绩查询-交叉表”交叉表查询。,2使用设计视图创建查询。 下面同样以创建求男女学生的平均考试成绩为例讲解使用设计视图创建交叉表查询的具体操作步骤。 （1）启动Access 2003应用程序，打开要创建查询的“学生管理

27、”数据库。 （2）在“学生管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询”选项，双击窗口右侧的“在设计视图中创建查询”选项，弹出“显示表”对话框和“查询1：选择查询”窗口。 （3）在弹出的“显示表”对话框中“表”选项卡下依次将数据表“学生成绩”和“学生档案”添加到“查询1：选择查询”窗口中，然后关闭“显示表”对话框。,（4）将“课程编号”、“性别”和“成绩”字段添加到下面的“字段”行中，如图4-51所示。,（5）单击菜单栏上的“查询”“交叉表查询”，或单击工具栏上的“查询类型”按钮，在弹出的菜单中单击“交叉表查询”选项，如图4-52所示。此时窗口中添加了“总计”和“交叉表”两行，在这两行中进行总计及

28、交叉表行列的设置，如图4-53所示。,（6）然后单击菜单栏上“查询”“运行”选项，或单击工具栏上“运行”按钮，弹出查询的数据表示图，里面显示了男女学生的平均考试成绩，如图4-54所示。,4.5.2 参数查询,下面以创建按输入政治面貌查询学生成绩为例来介绍参数查询的具体操作。 （1）启动Access 2003应用程序，打开要创建查询的“学生管理”数据库。 （2）在“学生管理”数据库窗口的“对象”栏中单击“查询”选项，双击窗口右侧的“在设计视图中创建查询”选项，弹出“显示表”对话框和“查询1：选择查询”窗口。 （3）在弹出的“显示表”对话框中“表”选项卡下依次将数据表“学生成绩”和“学生档案”添加

29、到“查询1：选择查询”窗口中，然后关闭“显示表”对话框。 （4）将“政治面貌”和“成绩”字段添加到下面的“字段”行中，并且在“政治面貌”的“条件”单元格中输入“请输入政治面貌”，并将查询以“按政治面貌查询成绩”保存。,（5）单击菜单栏上“查询”“运行”选项，或单击工具栏上“运行”按钮，弹出输入参数值对话框，本例中在“请输入政治面貌”文本框中输入“党员”，然后单击“确定”按钮。 （6）查询结果以数据表视图显示，输出了所有党员的成绩。,4.5.3 操作查询,操作查询是在选择查询的基础上，对数据源中的数据进行追加、更新和删除，还可以建立新的数据表。 操作查询是Access提供的5种查询中很重要的一个

30、查询，它使用户在利用查询检索数据、计算数据、显示数据的同时更新数据，而且还可以生成新的数据表。 操作查询可分为4种类型：追加查询，更新查询，生成表查询和删除查询。,1追加查询 追加查询是将一个或多个表中符合条件的记录添加到一个或多个表中，并且在表的尾部显示。,注意： 在追加查询时，追加的表可以是同一个数据库中的数据表，也可以是不同数据库中的表。 每运行一次追加查询，目标表中就会添加一次记录，并且可以和原来的记录重复。,2更新查询 如果要对数据表中多条记录进行修改，最简单有效的方法就是利用Access提供的更新查询。,3生成表查询 当需要从一个或多个表中提取数据时，可以利用“生成表查询”将数据从

31、一个或多个表中提取出来，然后再由提取的数据生成一张新的表。此时原来数据表中数据不发生改变，并且新生成的表也同样可以作为数据源表。,注意： 在创建生成表查询时，要保存两次，第一次保存表名称，第二次是保存查询名称。 生成表和数据源表中数据状态不同步，即数据源表中数据更改时，生成表中数据不会更改，再运行一次生成表查询才能更新数据。,4删除查询 当需要从一个或多个表中删除多条记录数据时，可以利用“删除查询”将数据从一个或多个表中删除，若要从多个表中删除相关记录，必须表之间存在表间关系。当删除查询运行后原来数据表中满足条件的数据记录将被删除。 注意： 在创建各种操作查询过程中，在运行查询前可以单击工具栏上的“视图”按钮，对操作的查询进行预览，然后再返回设计视图进行下面的操作。,4.6 SQL查询,SQL（Structured Query Language，结构化查询语言）是使用