会议管理之会务接待流程.ppt

1、,战略管理 高效领导四角色 基业常青,国际商务英语,高效能人士的7个习惯 经理人十项管理技能训练 非财务经理的财务管理 非人力资源经理的人力资源管理,从优秀到卓越 MBA工商管理课程 计划性轮岗训练,决策管理 变革管理 战略成本与控制,团队管理 会议管理 招聘面试技巧 新任主管管理技能,IS09000 ISO14001 6sigma,预算与成本的控制 员工职业生涯规划 员工激励艺术与技巧 业绩考核及面谈技巧,跨文化交流 企业品牌创立,总裁课程,办公软件操作,经济法、合同法 创新意识 服务意识,演讲技能 会务管理,工作压力与变化管理 团队配合,总裁,国际经营者人才发展,经营者发展,在职经理 系统

2、性理论知识学习,新上任经理 新经理成长培训,员工 核心能力课程,如何成为会务通？,人力行政部 2013年9月,目录Contents,分享时间：80分钟 互动时间：25分钟 休息时间：15分钟 120分钟,目录Contents,一、学习目标,学会拟定会议策划方案 了解、掌握会务工作的各个流程及要点 掌握会议管理中的文书工作 能够应对会议管理中的突发事项,目录Contents,二、会议管理概述,1、会议要素,二、会议管理概述,1、好的会议要素,二、会议管理概述,2、会议类型,二、会议管理概述,2、三川能源会议常见类型,会务工作难度,二、会议管理概述,3、会务工作的要素,二、会议管理概述,3、会务工

3、作的要素,目录Contents,会议接待的流程 流程图,会前筹备工作,会中服务工作,会后落实工作,会议接待的流程 流程图,会前筹备工作,会中服务工作,会后落实工作,1、会前筹备,1、会前筹备,1.1 确定会议主题及议题,1、会前筹备,1.2 确定会议名称,1.3 确定会议规格、规模,1、会前筹备,1.4 确定会议时间、会期,1、会前筹备,1.4 确定会议组织机构,1、会前筹备,1.5 确定会议组织机构,1、会前筹备,1.6确定会议组织机构人员分工,对内,1、会前筹备,1.7 确定参会人员名单,出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。如参会人员可选派，按如下原则

4、问自己？,1、会前筹备,1.8 选择会议地点,要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。,1、会前筹备,1.9 会议议程及日程,会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。,会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。,要讨论什么？得到什么重要结果？,什么时候讨论、讨论多少时间？会期几天？,1、会前筹备,1.9 会议议程及日程,30分钟=可以忍耐 60分钟=开始烦躁不安 90分钟=开始头晕脑涨（需要休息，去洗手间，茶歇等）,先考查还是先开会？ 是否会后安排旅游或其他项目？ 安排在周几适合？,1、会前筹备,1.10 会议预

5、算,1、会前筹备,1.11 会议特殊工具及设备,设计展版、奖杯、特殊仪器、旅行车、专业音响、摄影、照明器材等是否需要提前预定？,1.12 会议通知,会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题、温馨提示及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。,通知怎么发？ 发给谁？ 通知的目的？,1、会前筹备,1.13 准备会议材料,主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。,1、会前筹备,1.13 准备会议材料,注意事项：,1、

6、会前筹备,1.14 安排住行食,1、会议规格、地点、回执。 2、房间：各种房型（套间、商务间、标间、单间）、楼层要求、客人特别要求、早餐地点、康乐设施、网络、电话、电视要求至会议室路线等。 房间安排时不能厚此薄彼。 3、预留房间及随行人员安排。 4、房间计划表（方便联系）。 5、酒店水牌及布标准备。 原则：卫生、舒适、安全。,住,1、用餐人数及规格。 2、来宾饮食禁忌及爱好。 3、正餐、茶憩及水果小食。 原则：卫生、安全、有特色,食,预算,1、异地、酒店、会议室、活动地点往返交通-合理安排路线 2、车辆选择、驾驶员、陪同安排，行李放置。车辆安排。 3、接站牌、时间表。 原则：安全、便捷、线路合

7、理,行,1、会前筹备,1.15 布置会场1）会议室会桌安排,1、会前筹备,1.15 布置会场2）会议室座位安排,1、会前筹备,1.15 布置会场座位安排课后思考,用餐座位安排 乘车座位安排 “主左客右”,1、会前筹备,签字仪式的座位安排,大门,1、会前筹备,1.15 布置会场3）会议室布置,采购清单,1、会前筹备,1.16 会场检查,对照会务清单 提前 安全保卫 提醒叫早,中场休息,15分钟,会议接待的流程 流程图,会前筹备工作,会中服务工作,会后落实工作,2、会中服务,2、会中服务,2.1 报到、接待,2、会中服务,2.2 签到,2、会中服务,2.3 会场服务,2、会中服务,2.3 会议记录

8、,1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 2、会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； 3、权威人士或代表人物的言论； 4、会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 5、会议已议决的或议而未决的事项； 6、 对会议产生较大影响的其他言论或活动。 7、是否需要全体参会人员签字。,2、会中服务,2.3 会议记录技巧,会议接待的流程 流程图,会前筹备工作,会中服务工作,会后落实工作,3、会后落实,3、会后落实,引导人员离场 检查会场是否有物品遗落 整理物品资料 注意保密及清理 结算费用,3.1 安排人员离会,3、会后落实,3.2 分发会议纪要-准确、及时,3.3 宣传报导,3、会后落实,3.4 会议总结,3、会后落实,3.5 催办与反馈,3、会后落实,3.6会议立卷归档,目录Contents,4、应急处理,4.1 应急节点,风险地带,意外,人,场地,设备,资料,4、应急处理,4.2 常见的突发事件及应对,4、应急处理,4.2 常见的突发事件及应对,4、应急处理,4.2 常见的突发事件及应对,工程部、商务中心协助,处变不惊,4、应急处理,4.2 常见的突发事件及