部门职能职责梳理.ppt

1、部门职能职责梳理,定义与目的,部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复杂工作按照工作流程思路尽可能分解成最小的单元，分解成独立的、可操作的作业项目，将部门职能系统化、规范化、清晰化,定义,经过部门职能梳理，部门工作的职能是清楚的，在一系列的清晰、明确和标准面前，复杂的工作被转化成简单的行为，使各项职能具体化，使之能够执行和落实；并发现职能交叉、职能缺失和职能错位现象，为后续的其他组织设计工作提供前提条件。,目的,保证业务活动的独立性、操作性、连续性、避免重复,要求,部门职责分析的框架,愿景,战略,组织结构,职能和职能职责,职位和职位职责,流程,部门使命、客户的主要需求和期望、部

2、门关键职责、部门主要产出、部门关键绩效领域,职位关键职责、主要产出和关键绩效领域、职位胜任能力要求,战略模式-创造价值的方式 组织结构、流程与战略模式的匹配,部门在价值链中的职责,输入： 员工、材料、设备 供应、信息,外部 零售商 供应商,供应商,部门A,客户,外部 客户,内部 其它部门 部门的各职能间,内部 其它部门,增值流程,增值流程,增值流程,输出： 信息、产品 报价、半成品,组织结构中部门职能常见的问题,甲乙两个属同层次部门的职能有交叉部分,甲乙两个属不同层次部门的职能有重叠部分,应该由甲部门负责的职能现在由乙部门负责,职能交叉,甲,乙,甲,乙,职能重叠,职能错位,甲乙两个属同层次部门

3、的职能中有缺失部分,职能空档,流程或权限设计问题导致职责遗漏或者职责虚位，如甲部门名存实亡，对乙部门失去控制,甲,乙,甲,乙,乙,甲,甲,乙,职能虚位,各职能之间业务的搭接，不能出现断接,设计上下级关系的，放权，但是不放责,对流程内业务的描述，进行工作梳理定义,统一模板、三级部门职能的描述要尽量明细并有要求标准,职能梳理的基本原则,部门职能梳理方法论按两个维度进行职能梳理,纵向上将部门职能分解为彼此相对独立的职能模块,横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述,职能分解,管理功能,部门职能梳理的维度之一 纵向的职能分解,一级职能：部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职能，部门承担的主要业

4、务和管理职能，可称为“职能概述”,二级职能：从一级职能之下分解的若干项子职能（职能模块），为在某个关键成果领域取得成果而完成的一系列任务的集合；可称为“职责”,三级职能：从二级职能分解的具体业务活动，三级职能都是一些具体的作业项目, 可称为“工作任务”,说明：岗位、科次、部门、中心、公司，是一个递进的管理层次，职能层次也会发生转化。,部门职能梳理（示例） 一、二级职能,横向上将每一块二级职能按照管理功能进行细化分解为三级职能,组织/实施,协调/配合,指导/监控,履行该职能 需要做哪些计划？ 制定哪些规则？,履行该职能 需要组织哪些工作？ 需要承担哪些工作,履行该职能 需要进行哪些协调工作？ 需

5、要如何配合开展工作？,履行该职能 需要做哪些指导？ 需要实施怎样的监控,计划/规则,管理功能,部门职能梳理的维度之二,部门职能梳理示例 三级职能,部门职能撰写要点,一级职能编写要求：,用名词性短语概括本部门的本部门的主要业务和管理职能。,二级职能编写要求：,用一个名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能。,三级职能编写要求：,用一个句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。 格式：动词+事项 避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、“管理”、“领导”等，以明确 权责，避免歧义。描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。,动词举例,决策或设定目标 批准指导授权建立制订 规划决定

6、准备预备发展 执行管理 达成增进评估建立赢得 评定吸引限制确保维护 评估衡量监控取得认同审核找出 设定执行指明改善标准化 专业与支援 分析辨明界定建议提议促使 建议预测协调解释支援 特定性或基层工作 检查检验执行履行对照提出分配 处理收集汇集生产制造分发进行 提供获得提交操作执行供应 一般性 管理联系协助控制监督协调,示例：部门职能梳理生产部（梳理过程）,示例：部门职能梳理生产部（梳理后）,结果输出1中心/部门职能说明书,空格中根据实际情况填上“编制、审核、批准、组织、计划、实施、检查、监督、分析、改进、跟踪”等权限，一个空可填一个或多个权限。,关键绩效领域设计程序,关键绩效领域,公司目标,跨部门合作,个人职责,公司的主要经营目标是什么？如何对公司目标的实现作出贡献？,在公司的核心流程中，其他部门对本部门的期望与要求？应如何满足他们的期望与要求？,在公司的核心流程中，个人参与了哪些关键步骤，在这些步骤中，个人负有何种职责？,部门职责公司职责矩阵,R (决策）；P(主责）；C (参与/合作）；S(支持）；I (信息提供）,结果输出2部门考核量表,部门职责梳理重点说明,“就事论事”，只对事、不对人 以现状为主，同时强调优化、突破，但不脱离企业实际，要考虑到公司发展，符合公司对部门的定位与要求，