Excel入门级培训课件.ppt

1、Excel入门级培训 朱深义 2012年09月18日,目 录,背景,Excel 基本操作,Excel 函数,Excel图表,案例分析,小结,目 录,背景,Excel 基本操作,Excel 函数,Excel图表,案例分析,小结,Excel 2003 简介,Excel工作表,数据的编辑、修改、保存、使用 计算与分析表格 公式与函数的应用,Excel 图 表,创建各式图表 分析与修饰图表,数 据 管 理,对数据统计、分析和数值预测 添加图形、图像 数据排序和筛选 分类汇总 数据透视表,Excel 基本操作 快捷键的使用 在不同单元格同时输入相同字符 将不同单元格中的字符连在一起 单元格中输入分数或负

2、数 选择性粘贴 数据有效性 条件格式 数据透视表 数据筛选分类汇总,1.快捷键的使用,复制 : Ctrl + C 剪切 ： Ctrl + X 粘贴 ： Ctrl + V 撤销 : Ctrl + Z,1.快捷键的使用,加粗 : Ctrl + B、Ctrl + 2 倾斜 ： Ctrl + I、Ctrl + 3 下划线 ： Ctrl + 4 删除线 ： Ctrl + 5,1.快捷键的使用,保存 : Ctrl + S 向下填充 ： Ctrl + D 向右填充 ： Ctrl + R 打印 ： Ctrl + P,1.快捷键的使用,全 选 ：Ctrl + A 查 找 ：Ctrl + F 替 换 ：Ctrl

3、+ H 插入超链接 ：Ctrl + K,1.快捷键的使用,插入新工作薄 : Shift+F11 关闭工作薄 ：Ctrl + W 插入批注 ：Shift + F2 显示批注 ：Ctrl + 6,1.快捷键的使用,快速隐藏列 : Ctrl + 0 快速隐藏行 ：Ctrl + 9 单元格格式 ：Ctrl + 1 工作薄的切换 ：Alt + Tab,操作说明： 1）选择一个单元格，按住 Ctrl键； 2）用鼠标点击其它需要录入 相同字符的单元格； 3）松开Ctrl键，接着输入字 符在任何一个单元格中； 4）再按住Ctrl键同时敲回车 键； 这就完成了在不同单元格里同时输入相同字符。,2.在不同单元格同

4、时输入相同字符,3.将不同单元格中的字符连在一起,操作说明： 如右图，若需要将单元格A2与B2中的字符连在一起： 1）在C2单元格中，输入 “ = ”等于号; 2) 再选中A2单元格，输入 “ 2) 选择筛选高级筛选， 即可对所选区域进行高 级筛选，去掉重复记录.,9.分类汇总,操作说明： 1) 在“数据”菜单上，单击“分 类汇总” ; 2) 在“分类字段”框中，单击 要分类汇总的列; 3) 在“汇总方式”框中，单击 所需的用于计算分类汇总 的汇总函数; 4) 在“选定汇总项”框中，选 中包含了要进行分类汇总 的数值的每一列的复选框。,常见显示错误原因与解决方法,错误显示1：#!,解决方案：拖

5、动鼠标指针更改列宽。,原因：单元格所包含的数字、日期或时间占位比单元格宽。,错误显示2：#NUM!,解决方案：让数字类型和大小都符合要求。,原因：顾名思义，公式中的数字出现问题类型错误，或者数字超出Excel 表示的有效范围。,错误显示3：#REF!,原因：公式引用的单元格被删除或者被错误覆盖。,解决方案：临时修改后及时“撤销”，恢复单元格原状。,错误显示4：#VALUE!,原因a：需要数字或逻辑值时输入了文本，,原因b：本来应该引用单一数值，却引用了一个区域。,解决方案a：确保公式引用的单元格中包含有效值。,解决方案b：将数值区域改成单一数值，或者修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。

6、,常见显示错误原因与解决方法,错误显示5： #DIV/0!,原因：如果公式返回的错误值为“#DIV/0!”，这是因为在公式中有除数为零，或者有除数为空白的单元格,解决方案：把除数改为非零的数值，或者用IF函数进行控制,原因：如果公式返回的错误值为“#N/A”，这常常是因为在公式使用查找功能的函数(VLOOKUP、HLOOKUP、LOOKUP等)时，找不到匹配的值。,解决方案：检查被查找的值，使之的确存在于查找的数据表中的第一列,错误显示6： #N/A,常见显示错误原因与解决方法,原因：因为在公式中使用了Excel无法识别的文本，例如函数的名称拼写错误，引用文本时没有加引号等。,解决方案：根据具

7、体的公式，逐步分析出现该错误的可能，并加以改正,错误显示7：#NAME?,错误显示8： #NULL!,原因：使用了不正确的区域运算符或引用的单元格区域的交集为空,解决方案：改正区域运算符使之正确；更改引用使之相交。,常见显示错误原因与解决方法,目 录,背景,Excel 基本操作,Excel 函数,Excel图表,案例分析,小结,绝对地址与相对地址,随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。,C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4的区别,基础数学函数,1.SUM公式,函数作用： 计算某一单元格区域中所有数值之和。 函

8、数公式： SUM(number1,number2, .) Number1,number2, .为 需要求和的参数。,2.IF公式,函数作用： 判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，不满足则返回另一个值。 函数公式：IF(logical_test,value_if_t rue,value_if_false) logical_test为判断的条 件，当条件成立（为真）时 就取value_if_true值，反 之就取value_if_false。,3.VLOOKUP公式,函数作用： 搜索表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回选定单元格的值。 函数公式： VLOO

9、KUP(lookup_value,table_array,co l_index_num,range_lookup) lookup_value为在查找范围内（数组） 第一列要查找的内容 table_array为查找的范围（数组） col_index_num为返回匹配值得列序 号 range_lookup为Ture时第一列必须按 照升序排序，否则会得到错误结 果，为False时则不需要排序。我们 在使用此公式时都用False。,4.LEFT/MID/RIGHT公式,函数作用： 返回文本字符串中从指定位置起返回指定长度的字符。 函数公式： LEFT/MID/RIGHT(text,start_num,

10、num_chars),5.COUNT公式,函数作用： 计算包含数字的单元格以及参数列表中的数字的个数。 函数公式： COUNT(value1,value2,.) Value1, value2, . ：为包含或引用各种类型数据的参数（1到30个），但只有数字类型的数据才进行计数。,6.Subtotal公式,函数作用: 返回列表或数据库中的分类汇总。 函数格式: SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, .) function_num为1-11的数值,常用的如下: 1-平均值 3-计数 9-求和,平均值,求 和,计 数,7.RANK公式,函数作用: 返回某数字在一列数字

11、中相对于其它数值的大小排位。 函数格式: RANK(number,ref,order) Order:指定排位的方式。为0或忽略，降序；非0值，升序。,注：$C$1:$C$10 需要将一组数列固定，用$符号。,目 录,背景,Excel 基本操作,Excel 函数,Excel图表,案例分析,小结,数据的图表化,数据图表化就是将工作表中数据以各种统计图表的形式显示出来，使得数据信息变得生动形象，做到层次分明、条理清楚、易于理解。当表中数据发生变化时，图表中对应项的数据也会自动变化。 Excel2003的图表有两种：一种是嵌入式图表，它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候同时打印。另一种

12、是独立式图表，它是一张独立的图表工作表，打印时候将与数据表分开打印。,数据表格,常用图表,1. 柱形图 2. 条形图 3. 折线图 4. 饼形图 5. XY散点图,创建步骤： 选取数据 插入图表 嵌入式图表 独立式图表 编辑图表 修饰图表,建立图表,（1）菜单法建立: “插入/图表” 进入“图表向导” （2）工具栏按钮: 单击(工具栏)“图表向导”按钮,1、建立图表（在图表向导中）,选择图表类型 选取数据源 指定图表元素 图表标题 X轴(类型)标题 Y轴(数值)标题 图表标记 数据标签 图例 刻度线,确定图表位置选“作为新工作表插入”，则为独立式图表,例：创建“职工登记表”中“工资表”的各员工

13、“基本工资”、“奖金”、“水电”、“实发工资”的图表,1. 先选定要创建图表的数据区域“姓名”、“基本工资”、“奖金”、“水电”、“实发工资”各列（要包括标题）,2. 单击“插入 / 图表”命令，在“图表类型”中选定图表类型，如“柱形图”，并指定其子图表类型,3. 在“图表选项”对话框中可确定“标题”、“X轴”、“Y轴”的名称,4. 最后选择图表所在位置： 选“作为新工作表插入”钮，在文本框中键入新图表的名称，则创建独立式图表； 选“作为其中的对象插入” 钮，并选择工作表，就创建嵌入到指定工作表中的图表。,如果工资表中数据有修改，图表会自动随之更新；反之，图表有所变化工作表中数据也会自动发生变

14、化,1. 柱形图，用于对各项数据进行比较。如对一年来各种产品每月的销售情况进行分析比较。,各种图表类型使用对象略有不同,各种图表类型使用对象略有不同,2. 折线图，用于表示一段时间内某种数值的变化。如分析各种产品一年来的销量走势。,3. 条形图，用于比较不连续的无关对象的差别情况。如分析各种产品一年来每月总销量百分比情况,各种图表类型使用对象略有不同,2、图表的编辑,要修改和编辑图表，可使用“图表”工具栏,1）“图表对象”下拉列表框：可以从下拉列表框选择想要进行设置的图表对象，这对一些不太容易从图表中直接选择的对象如网格线等非常有用； 2）“格式”按钮 ：可对在“图表对象”中选定的对象进行格式

15、（如边框、底纹、字体等）的设置； 3）“图表类型”按钮：可以直接更换当前图表的类型； 4）“图例”按钮 ：可以快速显示或隐藏图例； 5）“数据表”按钮 ：可以选择是否要在图表上显示数据表格； 6）“按行”按钮 和“按列”按钮 ：可以快速设置“系列产生在行”和“系列产生在列”； 7）“顺时针斜排”按钮 和“逆时针斜排”按钮 ：可把分类轴上的文字改成不同方向的斜排样式。,右击绘图区里的空白处，在快捷菜单中，会出现“图表类型”、“源数据”、“图表选项”、“位置”等命令，正是“图表向导”里面的四个步骤。这样图表中的所有内容都可以修改,1、改变图表类型 右击图表 “图表类型” 选“子图表类型”,2改变数

16、据源区域 右击图表 “源数据” 重选数据源区域,3改变图表各选项 右击图表 “图表选项” 在各标签下修改,4改变图表存在的形式（嵌入图表、独立图表）,右击图表 “位置” 设置图表所在位置,5修改图表中的数据 两次单击要修改的数据结点，鼠标指针指向该柱形图的顶端，当变成双箭头时按住左键上下拖动。图形变成新的大小，工作表中的数据也会自动相应改变。 或直接修改工作表中数据,6. 移动嵌入图表并改变其大小 移 动：按住鼠标左键拖动到目标位置 改变大小：先将鼠标移到边框的小黑方块处，当指针变成双箭头时按住左键拖动,7. 修改图例的格式 双击图例 在“图例格式”对话框中进行设置,如对图例中文字的字体、字号、字形、颜色，添