GSO-DO.070-INV-库存管理-V.ppt

1、甘肃联通ERP核心系统工程库存相关业务与基本操作培训,ERP项目组 2010/05/19,培训目标,通过ERP库存模块的操作培训，掌握新系统的操作，为7月新ERP上线做好准备 在培训后，能够独立完成日常库存业务的处理,培训日程安排,培训内容,1、库存专有名词解释,库存组织： 表示存放同一成本核算方式下的物资存储空间-逻辑： 库存物资、前移物资等，每个分公司一个库存组织 子库存： 表示传统仓库的物理和逻辑概念 包括存放实物的物理仓库（进行日常的出入库管理）、也包括无物理地点的逻 辑仓库。 资产类：记录数量和金额，目前主要分为“专项”和“共用”库； 费用类：只记录数量， 不记录金额（报废固定资产）

2、，目前分为“备查库”、“待处置库” 货位： 表示物品在仓库内的物理和逻辑存放地点。逻辑上具有归集明细成本的作用 工程项目：视同一个货位，将到货或调入物资存放在专门的项目货位，可以有 助于按项目归集成本（专项库按项目设置货位） 事务处理： ERP系统对所有导致库存变更的进出库业务都定义为事务处理， 例如：采购收货、采购退货、物资出库、物资退库、子库存转移、组织间调 拨等,工程共用物资、运维材料，手机终端前移物资物资属性管理 前移物资业务管理 （补货/铺货单入库领用/销售出库） 前、后端业务环节的集成 （补货库存在建/维护转资产/费用）（铺货库存销售）,2、库存组织规划,经营物资,工程建设,网络运

3、维,低值易耗,需求,优 先 级,库存组织方案,专项&通用物资,前移物资组织,经营物资,低值易耗组织,确定项目的采购和库存按专项物资进行管理； 工程共用和运维物资等统一按通用物资进行管理，核算上也不再区分； 零购固定资产也按照项目方式采购与转固处理,卡、手机终端管理以BSS为主，但需要和ERP做接口，满足财务核算要求；,办公低值易耗按报账模式处理，不再进行采购订单和库存处理。,取消,组 织 方 案,1,2,3,4,库存组织说明,物资类型,取消,2、库存组织规划,库存组织名称&编码 库存组织名称规则: 5位公司代码+1位库存组织类别码+_IO_公司名称_库存组织类别名称 库存组织类别码： “A”表

4、示工程物资类 “V”表示前移物资类 注：只有省本部设有前移物资库存组织 库存组织编码规则：,库存组织编码 & 名称例如： AR1 126201A_IO_运营甘肃省本部_库存物资 VR1 126201V_IO_运营甘肃省本部_前移物资,3、物资编码及属性,物资类别 大类：2位字符 小类：3位字符 物资编码 识别码：大类小类 流水码：5位字符 物资属性 批次控制：全部启用； 批次规则： 专项物资批号规则：合同号+设备行号+设备站名 通用物资：YYMMDD3位流水号 前移物资批号规则：供应商别名简称流水号 用户属性：是PA转资的重要依据； 资产类别：对于固定资产类别，PA转资时使用； 其它属性：依据

5、物料模板生成；,3、物资编码及属性,备注： 有设备清单与采购清单对照关系的，按对照关系生成资产 无对照关系，定义物资类型的 ，按上述逻辑生成资产 按转资环节装配关系生成资产,4、子库存及货位说明,子库存设置：子库存可对应一个物理仓库，也可以把一个物理仓库分成多个逻辑子库存。 子库分成两种类型：有价库和备查库。 有价库:既跟踪数量又管理其价值； 备查库:只跟踪数量不管理价值。 子库存编码规则： 1位组织类型代码+3位流水号+2位子库存汉字简写，共分成三段，无间隔符号（总长度是8个字符）,培训内容,采购接收的几种情况,2.1采购入库业务,业务规则 供应商按照要求送货，物资管理库管员根据供应商的送货

6、单进行实物到货验收。到货验收合格后，库管员填写“到货验收单”，帐管员依据“到货验收单”在系统中办理入库手续。 。,采购入库-帐管员业务概述,在接到库管员的到货签收单及供应商的送货单以后，在系统内进行采购订单的接收入库操作。 帐管员在接收时选择需要入库的仓库及对应的批次。 完成入库操作后，打印入库单进行单据留档。 省采购地市接收的需要在接收时选择省公司的业务实体,入库接收,2.2直发现场业务,业务规则 适用于整张采购订单到现场的业务。 只有按项目采购的物资才能直发现场。 加强对工程物资直发到施工现场、实物不经仓的业务过程管理。在实物直发现场签收之后，必须补录相应的系统入库、出库手续。 ERP系统

7、提供接收直发处理功能，完成采购接收入库、发料的全过程，简化操作，实现系统自动出入库。,直发现场-帐管员业务概述,在接到物资申请岗的采购订单现场到货签收单后，在系统内进行现场直发操作。 必须由物资申请岗做完现场接收以后才可以进行直发操作。 完成直发动作后，打印出，入库单进行单据留档。,直发现场,2.3采购退货业务,业务规则 只有办理了入库手续的物资，才适用于采购退货业务。 严格记录每一笔采购退货并提供退货原因，规范采购退货业务流程。 对于财务已入账的采购退货业务，物资部门需收到业务部门、采购部门、财务部门确认后，才能办理退货手续。 发票已入帐或转资已完成的物资，需撤销发票入帐业务或转资业务，才能

8、退货。 严格按照入库批次退货。,采购退库-帐管员业务概述,在接到物资管理部的退货通知单后，在系统内进行采购订单的退货操作。 帐管员在退货时选择需要退库的仓库及当时采购入库的批次进行退货。 完成退货操作后，打印入库单（选择参数类型为退货）进行单据留档。 省采购地市接收的需要在退货时选择省公司的业务实体,采购退货,培训内容,3.1物资出库业务,业务规则 需求部门在物资领用申请上选择项目信息和设备等信息，以支撑后续按照设备转资的管理要求。 非工程领用确定领用部门和使用方向。 需求部门可以查询在库物资的可用量，填写物资领用申请。 帐管员编制出库单时占用（保留）现有量；帐管员取消出库单时，释放占用（保留

9、）。 对于出库单， 建立时限管理机制，超过时限的出库单自动进行失效处理。,物资出库-帐管员业务概述,在接到出库申请单后帐管员对出库申请进行库存检查，复核出库条件的在系统内进行出库制单操作。如物资申请岗在系统内进行出库申请的，通过申请单转成出库单制单，如走纸质申请的则进行手工新建出库单。 待库管员确认进行出库确认后，帐管员对出库单进行出库处理。并打印出库单（事务处理后）进行存档。,领料出库,1、物资申领部门 2、录入物资领用申请，需要根据库存情况进行挑选,1、物资申领部门领导 2、审批是否允许领用,1、账管员 2、根据库存情况调库，选择实际发出的子库、货位及批号，创建出库单并保留库存,1、库管员

10、 2、实物出库，根据实物出库的情况，确认出库数量,1、账管员 2、根据库管员提供的出库确认单执行系统出库动作,3.2物资退库业务,业务规则 要求实物经过验收之后，在系统中做退库。 根据原出库单进行退库。 对于没有价值的物资，退回备查库，单据名称为缴料单。 对于有价值的物资，退回有价库，单据名称为退库单。 缴料单，退库单各自流水号,退库单号与出库单号为大流水号。,物资退库-帐管员业务概述,在接到退库申请单后帐管员对退库申请进行核对，复核退库库条件的在系统内进行退库制单操作。如物资申请岗在系统内进行退库申请的，可以根据申请单制成退库单，如走纸质申请的则进行手工新建退库单。 待库管员确认进行退库确认

11、后，帐管员对退库单进行退库处理。并打印退库单（事务处理后）进行存档。,退料入库,1、物资使用部门 2、录入物资退库申请，需要根据库存情况进行挑选,1、物资使用部门领导 2、审批是否允许退库,1、账管员 2、根据库管员收货验收的情况，选择退入有价库还是备查库，分别制退库单或缴料单,1、库管员 2、实物入库，根据实物入库的情况，确认入库数量,1、账管员 2、根据库管员提供的退库确认单执行系统退库动作,3.3组织间调拨业务,业务规则 物资调拨是为合理利用资源而对物资进行的实物转移过程。各级物资采购管理部门应对物资的品种、数量、存放位置、物资状态等实时掌控，根据工程建设、运行维护和市场经营等需求，合理

12、配置资源，适时调剂余缺。 省级分公司物资采购管理部负责牵头组织同级财务及相关专业部门共同完成省内在库物资调拨工作。 省公司及地市建立待调拨子库，供需求方查询参考。 调拨之前需确认待调拨物资的完好可用性。,省内调拨-帐管员业务概述,在接到省物资管理部的调货通知以后，调出方帐管员根据商调函在系统内做调拨明细单，确认调出时进行挑拨出库操作。打印调拨出库单交由库管员系统外出库。 接收方库管员对物资进行验收并接收后在调拨单上签字确认，交由接收方帐管员进行调拨入库操作，并打印调拨入库单存档。,省内调拨,1、调出方账管员 2、根据省公司下发的商调函填写调拨明细单,1、调出方账管员 2、根据调拨明细单生成调拨出库单，选择调拨出库的子库货位及批次，保存后即保留库存数量,1、调入方账管员 2、实物到货后在系统中接收，录入接收子库，保存后调出方释放保留并出库，调入方库存数量增加,3.4子库存转移业务,业务规则 市公司物资管理部门统一调配所有仓库物资，满足工程建设和运行维护的使用需求。 市公司物资管理部门统一进行市内转移的系统处理。,市内转移-帐管员业务概述,省市帐管员根据自身情况需要进行子库间转移的在系