第三单元时间管理与工作计划管制要领.ppt

1、1/223,时间管理技巧面面观,时间管理与工作计划管制要领之一,主讲人：白崇贤教授 （亚 洲 企 管 顾 问 集 团 总 裁）,第三单元,16/223,2/223,壹、前言: 您的压力来自于无法掌控时间。,17/223,3/223,-人生犹如一盘 棋, 坐在对面跟您下棋的正是时间。,4/223,贰、时间的特性:,19/223,5/223,时间的特性:,6/223,叁、时间管理的精义: 同时处理原则的效率观,21/223,7/223,一,时间管理需要目标 (TARGET)：,二,时间管理需要工具 (TOOL)：,三,时间管理需要思考 (THINKING) 及计划：,8/223,四,时间管理需要改

2、善和创新 (IMPROVEMENT 急而不重要之事, 如 (1)必须做 (2)应该做 (3)次要做 (4)授权做 (5)应取消：,四、设定优先次序(20:80 原理):,12/223,五、集中智力、能力、精力全力以赴, 避免干扰：,六、克服拖延心态：,七、保持生命中的平衡：,13/223,伍、避免掉入时间 陷阱中：,28/223,14/223,一、诊断自己的时间：,（一）纪录自己耗用时间的实际情形(藉助手来做，立时做),（二）时间诊断：,15/223,16/223,17/223,18/223,在同一时间想做太多的事： 不切实际的时间估计： 拖延： 不聆听： 不好意思拒绝他人之请托：,19/22

3、3,20/223,21/223,22/223,23/223,陆、消除时间浪费的途径：,38/223,24/223,一、针对个别时间陷阱设法予以消除,（一）如何改变拖延的习惯以避免 时间的浪费,25/223,1.导致管理者拖延作风的事端有三：,（1） 不愉快的事,（2） 困难的事,（3）含重大决策的事,26/223,如何对付不速 之客以避免时 间的浪费,（二）,如何对付电话 之干扰以避免 时间之浪费,（三）,27/223,（1）管理者事必躬亲以致来往电话特多 （2）过份讲究客套而不自制 （3）缺乏结束谈话之技巧 （4）担心对外来电话之过滤将冒犯来电者,1.电话干扰之原因：,2.对付电话干扰的方法

4、：,28/223,（四）如何治疗文件满桌病 以避免时间之浪费,29/223,（1）授权不足 （2）犹疑不决 （3）半途而废的工作习惯 （4）故意纵容文件的堆积 （5）担心遗忘文件之存在,1.造成文件满桌病 的原因有五：,30/223,2.如何治疗文件满桌病 避免时间之浪费？,31/223,（一）消除管理上的危机 （二）人员过多？ （三）组织不健全，会议过多？ （四）信息（Information）功能不灵吗？ （五）工作未能简化？(合理化、省力化、 人性化),二、针对一般时间陷阱设法予以消除,32/223,柒、主管如何善用时间安排工作：,47/223,33/223,时间的整批运用： 召开会议技巧

5、之改善： 实行日落计划： 排订工作的优先级（First things first）：,34/223,工作简化（可废？可免？可合并？可改变方式）： 推行弹性办公时间（对若干特定职位的工作）： 全面清理工作上的危机管理：,35/223,捌、管理者个人如何善用时间：,50/223,36/223,37/223,38/223,39/223,40/223,玖、怎样向时间挑战 计划评核术(PERT)的应用,55/223,41/223,行程表应用和控制 (每日、每周行事扫描) 行程计划与时间控制 (每件工作流程扫描),42/223,拾、实例分组研讨及习作 （国庆节旅游活动计划）。,57/223,43/223,

6、拾壹、结语：拒绝当时间的奴隶！,58/223,44/223,钻石(机会)绝是隐藏在 艰难 工作背后。 轻叩意识的心门(人生最后10分钟的奇发异想术)。 将成功灌注于心目中，定克服困境的毅力和永不打折的执行力，才能演活时间主人的角色。,45/223,假如你想确切地了解自己的时间管理能力，请完成底下一份由管理学者麦克尔李宝夫（Miehael Leboeuf）所设计的测验。,46/223,以下十个陈述代表一般人所接纳的十个良好的时间管理准则。请据实选择每一个陈述之后最切合你的答案：,47/223,48/223,49/223,（3）我为自己拟定每日工作计划表，表中各个事项是依据重要性之次序编列，我并试

7、图尽快做妥重要项目。,50/223,51/223,（4）我了解80/20原理，并以之作为办事之依据。（所谓80/20原理，是指在一群事物中属于琐碎多数的占80%。而必须能掌握那些只占20%的重要的少数事物，则能获得80%的成效；但若致力于占80%的琐碎的多数事物之处理，则最多只能产生20%的成效。）,52/223,53/223,54/223,55/223,56/223,57/223,（9）我积极地设法避免常见的“干扰”（如访客、会议、电话等）之持续妨碍我每天的工作。,58/223,（10）我对那些足以占用我的时间并妨碍我完成重要工作的他人的请托，能够回拒。,（A）几乎从未如此 （B）有时如此

8、（C）时时如此 （D）几乎经常如此,59/223,60/223,61/223,评 分 表,62/223,63/223,64/223,65/223,66/223,67/223,68/223,69/223,70/223,71/223,72/223,73/223,74/223,75/223,（A）每一个“极表同意”给予4分 （B）每一个“略表同意”给予3分 （C）每一个“略表不同意”给予2分 （D）每一个“极表不同意”给予1分,76/223,77/223,评 分 表,78/223,79/223,80/223,81/223,1.不论你多迟才就寝，你是否经常都坚持早起？是（ ）；否（ ） 2.假如你单独

9、用餐，你是否边吃边阅读或是边吃边工作？是（ ）；否（ ） 3.你是否每天都能有效编排当天的工作项目表？是（ ）；否（ ）,82/223,4.你是否觉得无所事事是一件难以忍受的事？是（ ）；否（ ） 5.你是否精神奕奕而且富有竞争力？ 是（ ）；否（ ） 6.你是否将周末或假日用于工作？ 是（ ）；否（ ） 7.你能否随时随地工作？是（ ）；否（ ）,83/223,8.你是否担心退休日期之到来？是（ ）；否（ ） 9.你是否感到无暇享用假期？ 是（ ）；否（ ） 10.你是否真正喜爱你的工作？ 是（ ）；否（ ）,84/223,上面十个问题的答案之中,假如含有八个或八个以上的是,则表示你具有强烈

10、的工作狂倾向。,85/223,86/223,1.在一个工作天完了时,你是否因踏上回家的路程而感到高兴？是（ ）；否（ ） 2.你是否每天都花费一些时间与你太太单独相处,以便分享彼此的思想与感受,甚至从事攀谈？是（ ）；否（ ） 3.你是否清楚你的子女在学校里是念几年级？是（ ）；否（ ）,87/223,4.你是否清楚你的家庭每周花在食物方面的开销有多少？是（ ）；否（ ） 5.你的太太是否了解你公司的产品具有何种用途？是（ ）；否（ ） 6.你的太太是否了解你的实际工作？ 是（ ）；否（ ） 7.你的太太是否知道你的总收入？ 是（ ）；否（ ）,88/223,8.你的太太是否清楚了解你有哪些工

11、作上的朋友以及你对他们的看法？ 是（ ）；否（ ） 9.你是否曾经为了陪太太做某件事而取消业务性的约会？是（ ）；否（ ） 10.你是否清楚了解你太太有那些朋友以及她对她们的看法？是（ ）；否（ ）,89/223,11.你是否知道你太太最近看了那些书？ 是（ ）；否（ ） 12.你是否知道你太太就寝的时间？ 是（ ）；否（ ） 13.关于度假计划,你是否与你太太具有一致的意见？倘若你们的意见不一致,你是否能与她安排一个彼此都能接纳的解决途径？ 是（ ）；否（ ）,90/223,14.你是否与你太太讨论过人生的目标,以令她了解到你的未来取向？ 是（ ）；否（ ） 15.你的太太是否同意你的人生的

12、目标及未来取向？是（ ）；否（ ） 16.你是否相信你与你太太之间彼此均喜欢对方？是（ ）；否（ ）,91/223,以上十六个问题的答案之中，假如含有十一个至十六个，是，则表示你与你的太太都善于处理由你的工作所造成的压力；假如含有六个至十个是，则表示你对婚姻生活之关心不够；假如含有0个至五个是，则表示你太忽视家庭。,92/223,93/223,1.购买物品后所取得的账单。 2.收到一本管理杂志，其中似乎具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。 3.来自上司的会议通知（下星期一举行会议）。,你将放置何处？,94/223,你将放置何处？,4.某大学企管系学生寄来的一份问卷表。 5.部属交来3份用于准

13、备下一个月业务报告之有关资料。 6.一封需要尽快回复的信，但你必须打数通电话才能作覆。,95/223,你将放置何处？,7.一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码之来信。 8.组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门所编制的市场调查报告。,96/223,你将放置何处？,9.亚洲企管管理顾问公司寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定它们是否真正值得订购。 10.老顾客寄来的一封投诉信。,97/223,11.人事部门寄来的有关员工考核程序之函件。 12.提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。,你将放置何处？,98/223,99/223,100/223,1.我是否以书面

14、订下一套明确的远程、中程、与近程目标？ 2.对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念？ 3.在一个工作天开始之前我是否已有编妥该工作天之工作次序？,是 否,101/223,是 否,4.我是否以事情之轻重缓急作为编排行事优先次序的依据？ 5.我是否把注意力集中于目标而非集中于形式，又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据？ 6.我是否在富于效率的时间内做重要的事？,102/223,是 否,7.我今天曾否为达成远程、中程、或近程目标做过某些事？ 8.我是否每天至少都保留少量的时间做计划，并思考与我的工作有关的问题。 9.我是否善用上下班的时间？,103/223,是 否,10.我是否故意减少午

15、餐的食量，以免在下午打瞌睡？ 11.我是否对自己的作息时间做松弛的安排，以令自己拥有时间照料突发的危机及意外事件？ 12.我是否尽量将工作授权他人处理？,104/223,是 否,13.我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理？ 14.我是否根据权责相称之原则从事授权？ 15.我是否遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行反授权？,105/223,是 否,16.我是否有效地利用部属之协助以令自己对时间获致较佳之掌握而同时避免令自己成为浪费部属时间的瓶颈？ 17.我是否采取某些步骤以防止一些无用的数据及刊物摆置在我的办公桌上并占用我的时间？,106/223,是 否,18.当我作选择时

16、，我是否尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情，而只有在无可避免的情况下利用书面的形式沟通。 19.除了在例行情况下，我是否尝试在下班后把工作置之不理？,107/223,是 否,20.倘若有需要加班而且可自由选择加班时间，我是否宁可提早上班而不延迟下班？ 21.我是否迫使自己迅速地做出一些微小的决策？,108/223,是 否,22.我是否在获致关键性数据的第一时间即从事决策之制定？ 23.对于循环性的危机，我是否经常保持警觉，并采取遏止之行动？ 24.我是否经常为自己及他人定下工作的完成时限？,109/223,是 否,25.最近我曾否终止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动？ 26.我是否在口袋

17、中或手提包中，携带一些对象，以便在空余时间（如在排队时、在等候室中、在火车上、或在飞机上）取出处理？,110/223,是 否,27.当我面对许多需要解决的问题时，我是否应用80/20原理以对付之？ 28.我是否真正能够控制自己的时间？我的行动是否取决于自己，而非取决于环境或他人之优先次序？,111/223,是 否,29.我是否试图对每一种档案只作一次的处理？ 30.我是否积极地设法避免常见的干扰（如访客、会议、电话等）之持续妨碍我每天的工作？,112/223,是 否,31.我是否尝试面对现实，思考现在需要做的事情，而非缅怀过去之成败或担心未来？ 32.我是否将时间的货币价值铭记于心中？ 33.

18、我是否腾出一些时间为部属提供训练？,113/223,是 否,34.我是否尽量将电话集中在一起打？在打电话之前是否先备妥有关的资料？ 35.我是否拥有一套用以有效地处理文件的系统？,114/223,36.我是否有时采取门户封闭政策以免工作受到干扰？ 37.在一天工作完了时我是否自问：那些工作无法按原定计划进行？无法按原定计划进行的原因何在？以后如何补救 ？,是 否,115/223,是 否,38.在我筹备会议之前，我是否先探寻取代会议的各种可行途径？ 39.开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能？ 40.我是否定期检视自己的时间支配方式以确定有无重蹈以往的各种时间陷阱？,116/223,117

19、/223,表一 时 间 记 录 表 年 月 日,118/223,119/223,我当美国某参议员的助理时，才开始对善用时间这问题发生兴趣。国会议员每天为迫切的事忙得不可开交：委员会的事物、议院表决、演说、访问、简报、信件、调查、选民提出的问题；此外还须阅读资料，增广见闻。比较成功的国会议员都已摸索到一些花最少时间，做最多事情的窍门。如果办不到，就休想当选连任。,120/223,我自知不善利用时间，因此便注意并仿效别人的方法。以下十点我觉得最有用处。,121/223,应有当天的计划。否则便成了办公桌上有什么就做什么，因而犯下严重的错误。只顾处理问题，却忽略了机会。每天开始工作时，应先拟定概略时间

20、表，特别注重希望完成的两三件主要工作，例如达成长远目标的事。请记住，科学研究已证实我们意识到的道理：进行一项工作，在计划上花的时间越多，整个工作所需的总时间便越短。所以不管今天多忙，也别让繁忙的工作侵占了拟定计划的时间。,122/223,控制时间有许多原则，其中最重要的莫过于集中精神。不善于把握时间的人十九因他们要同时完成的事太多。为一件工作花了多少时间并不重要，重要的是花了多少不受打扰的时间。集中精力，通盘策划，任何问题都能解决，若用零零碎碎的办法，什么问题也都解决不了。,123/223,长时间工作，片刻也不停，不是善用时间的办法，那样会使人的精力衰减，感觉厌烦，身心俱疲。从事绞脑的工作时，

21、花几分钟改做劳力的工作，做点徒手体操，在办公室里走几圈，那怕只起立站一会，都有帮助。,124/223,只静静休息一会，常是最好的办法。忙中偷闲休息不是浪费时间。这样可以恢复精神，不但能提高工作效率，还能消除紧张，有益健康。做任何有益进度的事，都是善用时间。,125/223,有些人的办公桌上，永远堆积杂乱，好象觉得重要待处理的东西会自然浮在最上面来似的。然而在许多情况下，杂乱无章不仅会使人不能集中精神，而且还觉得紧张和无从应付，永远有喘不过气来的感觉。,126/223,每当桌上太乱，就该抽出时间来整理。检查所有档，多使用废纸篓，把档分成几类：,127/223,把第一类里需要最优先办理的档，放在桌

22、子中央，其余的都要放在看不见的地方。要记住，一个人一次只能想一件事，做一件事，所以集中精力办理最重要的工作。最后还有一点：每天下班，应把桌面清理干净，最低限度也要把它整理一下。那样，第二天早上就可以有个好的开始。,128/223,把工作尽量做好，和把工作做得十全十美不同。尽量做好是可以办得到的。办好之后，会使人心满意足，对身体有益。十全十美是往往办不到的，会使人感到挫败和焦急，并且严重地浪费时间。一封长信有个微不足道的错误，速记员何必觉得应该重打一遍？如果只是封看完归档或抛进废纸篓的信，老板又何必要求她把长信重誊？,129/223,关于怎样节省时间，人们设计过许多方法，而最有效的，可能还常用不

23、字，应学会怎样技巧而坚定地拒绝无助于达成目标的要求，如果说明推辞的动机不在偷懒，而在省下时间把最重要的工作做好。就多半能避免做于事无补的工作。 要记住，整天怕得罪别人，结果是整天都在为别人作嫁衣裳。,130/223,拖延常是根深蒂固的习惯。如果我们方法用得适当，定能改变习惯。美国心理学之父詹姆士，在他一八九0年出版的名著心理学原理中，讨论过矫正拖延的办法，约略如下：,131/223,（1）一读完这篇文章，趁着你觉得有道理时，便下决心把拖延的习惯改掉。迅速采取第一个步聚，最关重要。,132/223,（2）不要贪多求快。每天把最不喜欢做的事列为日程表上的第一件事。那往往是件小事：早该表示的道歉；和

24、同事弄清楚某件事；一件应办未办的麻烦工作。不管是什么，先把它做完再开始办一天早晨要办的例行工作。这么一个简单的行动，就可以使人整天身心舒畅。知道虽然只工作了十五分钟，就已把最不想做的事顺利做了，心里一定会有一种欢欣的感觉。,133/223,可是有件事得注意：要天天如此，不能有例外，詹姆士把这件事比做卷线球，偶一失手，就会使已卷的线松脱许多圈。在每天一早那几分钟，在最初几个星期，不能放松自己。我保证不久便会养成一种极为宝贵的好习惯。,134/223,浪费时间的活动有如癌症，除了消耗精力以外，还有继续增长的趋势。唯一挽救的办法，就是当机立断，彻底根除。要是发现在无聊的事情上浪费时间：不能向目标迈进

25、，同时又消耗精力，就该一劳永逸地不干这些活动。,135/223,这个原则适用于个人的生活习惯、惯例行为和日常活动，也适用于和工作有关的活动。把会客名单、业务活动、待看的书籍和每天常看的电视节目检查一下，凡不能使你感到成就和满足的，都应该立即停止或取消。,136/223,人们不知道授权的一个最早例子是示见于圣经。摩西把以色列人带出埃及以后，觉得自己无所不能，百姓之间出了任何争端，他都要亲自审问。然而他的聪明岳父叶忒罗却认为：领袖的时间不能这样使用，便建议两个阶段解决的办法：首先把律例程法度传授百姓，然后选择有才能的人给予全权处理其例行公事，使摩西能分身处理更重大的事物果然效率及效益倍增。当然这个

26、忠告到现在还是很正确合理的。,137/223,千万别以为只有国家领袖或公司老板才能授权给人。一位不知把家事分给子女的父母，不仅对不起自己，也对不起子女。例如事必躬亲，对管理一对童子军，和经营一家大公司是同样的吃力。有件事应该注意：把自己和别人不愿做的事，交给下属去做，那不是授权，同时还要给他们足够的权力以便做必要的决定，那样才能腾出自己的时间来。,138/223,我所认识有成就的经理级人员，每天工作时间都很长，可是他们不让工作影响到家人、朋友和钓鱼之类生活中重要的情趣，这就使他们和工作有区别。那些工作狂对于工作就像酒徒对酒那样上瘾。沉溺于工作的征象是：拒绝休假，周末也忘不了办公室的工作，公文包

27、鼓囊囊的，把妻子儿女当陌生人看待。,139/223,找专家商量一下，可有助于应付这一类的问题，不过首先要和自己商量一下，要问自己日以继夜工作有如在焚膏继晷，是否对自己的身体有害。问问自己，家人在你生活中占多少地位，有没有把足够的时间用在儿女和配偶身上。千万别尽说你在为他们牺牲，应该要仔细想想这是不是真的，或者是在自欺欺人。,140/223,比什么都重要的是，我们要意识到，只有在今天我们才能有所作为。过去有如逝水，一去不返，将来还只是一个观念。英国文艺批评家拉斯金把今天这两个字刻在一块小小的大理石上并放在书桌上，以便时刻提醒自己要现在就做、别拖延! 。我心爱的座右铭则是一位名哲人的名言：,141

28、/223,是一张已注销的支票。,才是手边的现款，当然要善用它。,是一张未到期的期票。,142/223,142/89,工作计划与执行管控,时间管理与工作计划管制要领之二,主讲人：白崇贤教授 （亚 洲 企 管 顾 问 集 团 总 裁）,第三单元,157/223,143/223,143/89,壹、前言：缺乏计划性的 管理工作叫瞎忙！,158/223,144/223,做事缺乏目标、策略和计划，焉有坚决的执行力和绩效出现?!,为什么不是人在推动工作，而是工作在推人（压力来源）?!,145/223,贰、工作的管理循环： 一切从计划开始？！,160/223,146/223,147/223,148/223,包

29、括决定达成目标的策略、方法和步骤。,（一）前瞻性：,（二）目标导向性：,（三）决策性：,计划的特性：,三、计划的特性：,149/223,四、计划的步骤：,150/223,五、策划的步骤：,1.内部资源分析： 2.外部资源分析：,151/223,152/223,153/223,六、计划的内涵要素：“5W2H2E”,154/223,（二）Know-What：何事?!,1.应该做 什么事?!,2.那件 最重要?!,3.目标要 达到何种 程度?!,155/223,（三）Know-Who：何人?!,156/223,（四）Know-Where：何处?!,157/223,1.什么时候开始做?! 2.什么时候

30、应该完成?! 3.能分成几个阶段执行?! 4.每一阶段要完成那些事情?! 5.每一阶段要达成什么目标?!,158/223,（六）Know-How to do：如何做（S.O.P.）,159/223,（七）Know-How much（many）:多少预算?!,1.需要 多少人力：,2.需要 多少资金：,3.有多少 事情、困难、 问题会出现：,160/223,161/223,161/89,叁、工作计划的形式：,176/223,162/223,162/89,肆、怎样撰写工作策划书： 奉行“啦叭式(DATPA)”法则,177/223,163/223,一、收集信息、情报、数据：DATA 二、进行特性要因

31、及S.W.O.T.分析：Analysis 三、以W2H2E全方位思考各项达成策略 （定方向、时机、程度）：Think 四、写出正式执行计划方案： Plan or Project or Program 五、进行沙盘推演或局部试行与微调： Action & Adjustment,164/223,164/89,伍、工作计划与效能提升,179/223,165/223,愿景,目标,策略,计划,（一）,组训,行动,绩效成果,（二）,成品屋,建筑蓝图,施工计划,166/223,1.没有细致计划就没有坚决的执行力。 2.计划赶不上变化；变化赶不上TOP的一句话：因为计划前欠缺对周边环境变化及趋势之扫描，包括应

32、先倾听来自TOP的声音。 3.计划是让主管放心授权的依据和驱策行动力的根源。,167/223,168/223,169/223,170/223,171/223,172/223,（1）Know-What： （2）Know-Who（Whom、Which）： （3）Know-When： （4）Know-Where： （5）Know-Why： （6）Know-How much money： （7）Know-How to do：包含S.O.P. 细节,173/223,Key Point 用脑力激荡的方式，将各种可能的做法列出再以动词开始（如完成）合并、修饰成完整的行动作业依行动作业的权重作重要顺序排列，并

33、填入,174/223,工作计划表中妥善调控及安排时间、流程指定计划任务之担当者列出须配合单位与所需人力、物力、财力之支持等，进行计划前之构思和合理化评价。,175/223,176/223,177/223,（1）S.W.O.T.分析 在内部找优势（Strength）, 如： 在内部找劣势（Weakness）, 如： 外部找机会点（Opportunity）, 如： 在外部找威胁点（Threats）, 如：,178/223,PPolicy（政策面），如： EEconomy（经济面），如： CCommercial& Communication (商业行为和沟通方式面)，如： TTechnology（科

34、技面），如： SSociety（社会面），如：,（2）PECTS评比：,179/223,三、奉行P-D-C-A的计划步骤以产出良好效能。,180/223,181/223,（一）怎样撰写年度工作计划表(如附表) （二）怎样填写月度工作计划及KPI考核表（如附表） （三）怎样填写主管人员日常工作要项管理计划与自我评价实绩月报表(如附表) （四）怎样填报每日重要工作计划(事项)登记 处理表(如附表),182/223,五、良好的工作计划，正是消除主管忙、盲、茫症候群和提升工作效能的有效良方。,183/223,183/89,陆、工作计划之执行与检核技巧,198/223,184/223,一、以目标管理(MBO)为执行力利器。,185/223,186/223,(二)奉行六个标准差之DMAIC手法， 进行计划执行之检核作业：,(一)遵循“SMART”法则设定工作 计划目标：,187/223,188/223,（三）结合20：80（抓大放小）原则，将工作计划列入KPI绩效考核项目中，进行管控：如附表一之月度工作计划与KPI考