第二章 日常通用类文书.ppt

1、第二章 日常通用类文书,主要内容： 第一节 书信 第二节 函 第三节 申请书 第四节 会议记录 第五节 公约 第六节 守则 第七节 条据,第一节 书 信,一、书信的概念 书信是在个人与个人、个人与组织、组织与组织之间， 借助文书，用书面语言交流感情、互通情报、联系工作、传 递信息、相互慰勉、排忧解难等作用的一种应用文体。 二、书信的类型 1.按通信的对象分，有给家人的信（家书）、给友人的信、 给同事的信等。 2.按书信的目的和内容分，有家常书信、请托书信、劝勉书 信、祝贺书信、慰问书信、致谢书信、辞谢书信、恋爱书信 等。 3.按用途来分，书信可以分为一般书信（即家信、亲朋好友 之间的友好书信，

2、恋人间的情书等）和专用书信（如介绍信、 证明信、表扬信、感谢信、慰问信、求职信、商业信函等）。 它们在写作格式上大致相同，只是在写作的具体内容上有所 不同。本节专门讲述一般书信的写法。,三、书信的写法 1.书信的构成 一般书信由信封和书信内容两部分构成。 2.书信内容的写法 书信的内容有固定的格式，一般由称呼、正文、祝 语、署名、日期等部分组成。,尊敬的领导：您好！首先诚挚感谢您在百忙之中对我的关注！同时也殷切地希 望能够成为贵单位/公司的一员。时也殷切地希望能够成为贵单位公司的 一员。我是工程职业技术学院建筑施工（室内设计）脱产专业三年 制专科2006年应届毕业生，欣闻贵单位需要新生力量，这

3、对我来说是很 好的机遇和挑战，所以我冒昧毛遂自荐，希望能得到阁下的考验和指导。初中毕业我就进入市建筑工程学校工业与民用建筑专业学习。 四年中专的刻苦学习，在校期间学习成绩优异，多次评为三好学生。曾 多次到建筑工地参观、实习，掌握了良好的建筑专业技能知识。大学三年来，我积极向上，勤勤恳恳地学习，三年来在班上的学 习成绩都是名列前茅，并曾获得学院的“学习优秀三等奖”奖学金、“三好 学生标兵”一等奖奖学金。在原有的建筑土建知识上向室内设计方向刻苦 学习，具备了良好的建筑室内设计知识并熟悉掌握了多种室内设计软件。 同时，我热爱运动，曾多次代表系、班参加篮球比赛获奖。此外，在工 作上，我积极锻炼自己，在

4、班上曾担任组织委员，多次为同学组织活动。 在学院学生会曾担任学习部副部、常委。在系学生会曾担任学习部部长、 学生会主席。期间组织策划多次大型活动如校文化艺术节、技能节、系 的体育节等，使我的组织管理能力得到明显的提高。办事能力和人品深 得师生的认同和信赖。,【示例】,我性格开朗，待人诚恳，有较强的团队合作精神，有一定的组织 管理能力，责任心强。“纸上谈兵终觉浅，绝知此事须躬行”。诚然，我能 力和经验确实还有待提高。回首过去，是串串奋斗的足迹，展望未来， 是更加充满挑战的世界，可是我相信凭着年青人的锐气和潜力，凭着自 己对建筑行业的热爱和专业知识的熟练掌握，我有信心在未来的岗位 上能充分表现自己

5、。而今，就业在前热血沸腾的热情催我竭尽所能发挥 所长，我将以百倍的勇气和信心迎接未来的挑战！最后，祝贵单位乘世纪东风，更上一层楼！此致！ 敬礼 李谨呈 年月日,第二节 函,一、函的概念 函是适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答 复问题，请求批准和答复审批事项的公文。 二、函的类型 对于正式公函，可从两个角度分类： 1.按行文时间先后次序分 （1）主动发函 （2）被动复函 2.按内容与作用分 （1）商洽函 （2）询问函 （3）请批函 （4）答复函 （5）邀请函 （6）知照函（7）慰问函,三、函的写法 (一)标题 函的标题有两种形式： （1）二项式：“事由+文种”。 如信息产业部关于发送全国计

6、算机2000年问题电视电 话会议领导讲话的函。 （2）三项式：“发文机关+事由+文种”。 如国务院办公厅关于同意首都机场新建专机及公务机 楼悬挂国微的函。 复函的标题，通常需在文种“函”之前加标一个“复”字，写作 “复函”。 (二)主送机关 函必须标明主送机关。其主送机关可以是一个；也可以 是若干个，主送机关。可以用全称或规范化简称，也可以用 统称。,（三）正文 函分为主动发函和复函两类，每类都由3部分构成。 1.主动发函。主动发函的正文包括3部分： （1）发函缘由。（2）去函事项。（3）去函尾语。 2.复函。复函的正文也有3部分： （1）复函缘由。（2）复函内容。（3）复函尾语。 （四）成文

7、日期与印章 无论主动发函还是复函，都必须在正文右下方 标明成文日期并加盖印章。,【示例】 公司关于商借同志的函 1999号 建科所： 我公司因研究材料的需要，拟向贵所商借高级工程师 同志来我公司帮助研制，为期贰年（自1999年2月至2001年1月）。 商借费用及的酬金等问题依前所议。望鼎力支持，并尽速复为盼。 专此函商 公司（章） 年月日,【示例】 建科所关于同意商借同志的复函 1999号 公司： 贵公司关于商借同志的函（1999号）收悉。经 研究，同意我所高级工程师同志借调贵公司工作，为期贰年（自 1999年2月1日至2001年1月31日）。借调费元请于本月底前汇至 我所，我所银行帐号为。

8、特此函复 研究所（章） 年月日,第三节 申请书,一、申请书的概念 申请书是个人、单位、集体向组织、领导提出请求、要求批准或帮 助解决问题的专用文书。 二、申请书的类型 常用的申请书有：入党申请书、入团申请书、入学申请书、转学申 请书、助学申请书、出国留学申请书、开学申请书、住房申请书、困难 补助申请等。 三、申请书的写法 1.书写格式申请书通常有固定的格式，其内容包括以下几部分： （1）标题。（2）称呼。（3）正文。（4）结尾。（5）署名和日期。 2.注意的事项 （1）申请的事情，要求的情况一定要写具体、写仔细，有的细节也要写 明，数字更要具体、准确。 （2）申请的理由，一定要实事求是，不能虚

9、夸和杜撰。 （3）申请书的语言，一是要准确，二是要朴实，三是要简洁明了，四是 要恳切。,【示例】 转学申请书 大学学生科： 我是本校系2010年进校的二年级学生。最近，我父母因 工作要调至南方市工作。我是家里的独生女儿，加上从上学 期起又得了风湿性关节炎，一个人独立生活有所困难，需要得到 父母的关照，这样，留我一人在北方不方便，因此，请求学校将 我的学籍转到我父母现在工作的市大学。特此申请，恳 请批准。 此致 深切的谢意。 申请人：熊 年月日,第四节 会议记录,一、会议记录的概念 会议记录是开会时记录会议情况、与会者发言及会议决 定（决议）等所形成的书面材料。从严格意义上讲，它不是 正式公文。

10、 二、会议记录的类型 根据会议重要性的不同，对会议记录有不同的要求，大型 的重要会议还有两个或两个以上的会议记录员。按记录方式， 会议记录主要分为以下几类： （1）详细记录。（2）摘要记录。（3）决议记录。 三、会议记录的写法 会议记录一般由标题、会议组织情况、会议内容和会议结 尾4个部分组成。,【示例】 市政府第次市长办公会议记录 时间：年月日时 地点：第一会议室 出席人：徐（市长） 李（副市长） 刘（副市长） 陈（副市长） 蔡（市长办公室主任） 缺席人：李（到省里开会） 列席人：孙（市文明办主任） 主持人：王（市长） 记录：张（市长办公室主任） 议题：1.贯彻落实“创建卫生城”活动工作的计

11、划和步骤 2.市文明小区的评优工作部署 发言内容： 熊：（略） 赵：（略） 决定事宜： 一、（略） 二、（略） 散会 主持人：徐（签名） 记录人：张（签名）,第五节 公 约,一、公约的概念 公约，指机关、团体或街道居民内部拟定的共 同遵守的行为规范与准则。其作用主要是通过集体 共同的约定，规范人们的行为，从而维护公共秩序 及共同利益。 二、公约的类型 公约一般属集体相互约束行为，按其用途可分 公共事务公约和乡规民约。 三、公约的写法 由标题、正文、落款3部分组成。,【示例】 乡规民约 1.集体劳动好，勤劳致富步步高；正当副业要发展、投机倒把不准搞。 2.热爱集体好，不拿村里粮和草；落实生产责任

12、制，损公肥私不能搞。 3.尊老爱幼好，赡养父母尽孝道；教育子女听党话，粗语脏话要去掉。 4.家庭和睦好，夫妻相敬偕到老；婆媳妯娌心连心，邻居团结赛金宝。 5.移风易俗好，勤俭持家要记牢；不搞迷信和浪费，计划生育不动摇。 6.文明新风好，待人诚恳有礼貌；不准打人和骂人，陋规恶习要除掉。 7.尊纪守法好，主持正义讲公道；检举坏人和坏事，打击报复法不饶。 8.四防安全好，综合治理很重要；场头仓库勤检查，实行制度排干扰。 宜堡乡封家村 年月日,第六节 守 则,一、守则的概念 守则是国家机关、社会团体、企事业单位为维护公共利 益和工作秩序，向所属成员发布的行为准则和道德规范。 守则的制定有3个依据： 一

13、是党和国家的方针、政策； 二是有关法律、法规； 三是全社会共同遵守的道德规范。 二、守则的特点 1.概括性。2.针对性。3.准确性。4.可行性。5.通俗性。 三、守则的写法 守则一般由标题、正文和签署3部分构成。,【示例】 公司职工守则 一、热爱集体，勤俭节约，爱护公物，参与管理。 二、热爱本职，学赶先进，提高质量，讲究效率。 三、努力学习，尊重科学，钻研业务，提高水平。 四、遵守法纪，严格规章，执行制度，维护秩序。 五、关心同志，尊师爱徒，和睦家庭，团结邻里。 六、文明礼貌，讲究卫生，保持整洁，崇尚公德。 七、扶植正气，抵制歪风，拒腐防变，廉洁奉公。 有限责任公司 年月日,第七节 条 据,一、条据的概念 条据是指在日常工作和生活中，需要将有些事项留作凭证或向别人 说明的一种简单的应用文。 二、条据的类型 条据分为两类，一类是凭证性条据，也称单据，一类是说明性条 据，也称便条。 三、条据的写法 1.凭证条据的写法 写单据的注意事项主要是： （1）条据中的数字要大写。0到10的大写数字是：零、壹、贰、叁