第3章 文字处理技术.ppt

1、第3章 文字处理技术,计算机基础教学部：陈勇 Email:,3.1 文字处理软件简介 3.2 排版有关的知识 3.3 排版基本准则 3.4 精典排版案例,本章内容,3.1 文字处理软件简介,文字处理软件主要完成对各种文稿的录入、编辑、排版、打印输出等工作。 比较成熟的文字处理软件包括微软公司的Office系列中的WORD，从Office97开始到现在最新的Office2010，目前一般使用Office2003。 国产软件中的WPS Office，从WPS97到现在最新的WPS2012,目前各个版本均有使用。 WPS基本上模仿了Office的各种功能，在中文处理习惯等很多方面已经超过了Offic

2、e，但因为历史原因，后者应用更为广泛。 有一点WPS不能跟Office相比，那就是后者内嵌的VBA编程，可以让高级用户更加随心所欲。而新版本的WPS个人版不支持VBA编程。,3.2 排版有关的基本知识,段落：指WORD文档中一个回车符及其前面的内容。看一个文档有多少个段落，数一个有多少个回车符即可，一个WORD文档至少有一个段落。与段落有关的操作包括：段前段后空、缩进（左右缩进、悬挂缩进、首行缩进）、首字下沉、对齐方式（左对齐、右对齐、两端对齐、分散对齐） 、行距（单倍行距、多倍行距、最小值、固定值） 字符：指一切可从键盘输入的字母、数字、汉字及其它符号。与之有关的操作包括：字体、字形、字号、

3、字间距、颜色、下划线、上下标、空心、字符缩放等。,3.2 排版有关的基本知识,3. 图文版式：指文字与图形之间的关系，包括七种版式。最常用的四周型、上下型、衬于文字下方等。 4. 页面设置：指对纸张大小、纸张方向、边距、文档网格、页眉页脚特征设置。 5. 纸张型号：一般有三种标准，A系列、B系列、开系列。各种标准见下表。,常用的纸张规格有： 开系列、A系列、B系列,3.2 排版有关的基本知识,3.2 排版有关的基本知识,6. 视图：指数据的显示方式，每一种视图都有自己特定的用途，包括： 普通视图：常用于文字录入时； 页面视图：常用于排版和看排版效果时； 文档结构图：常用于了解文章结构时； 打印

4、预览：常用于了解打印效果；,光标上下左右键 Home（起始） End（结束） PgUp（上页） PgDn（下页） Ctrl+Home Ctrl+End,7. 插入点定位,插入点除了可以用鼠标定位外，还常用以下方式定位，需要大家熟练掌握。,3.2 排版有关的基本知识,两种方式的切换可以通过Insert(插入)键完成，在Word中，状态栏中可以看到插入点的方式。,8. 插入点的插入与改写方式,在各种编辑软件中，插入点都有两种方式：即插入方式与改写方式。,3.2 排版有关的基本知识,9. 选定文本,Windows中对各种对象的操作都遵循的原则就是“先选定，后操作”。文本的选定方法，最常用的选定方法：

5、 1. 鼠标拖曳选定，一般用于少量文本的选定，选定的文本在同一屏上； 2. Shift键与鼠标配合选长文本块； 3. 利用选定区选定行、段落、全部文档； 4. 用Shift键和键盘编辑键选定； 5. 选定矩形块（按住ALT后再拖鼠标）。,3.2 排版有关的基本知识,1. 整齐协调 指通篇文档中字体字号设置要整齐协调，常见的问题如下： （1）如标题用二号字体，但文中正文却用五号字体，这样的文档字号就不协调。 （2）如果制作一个留言条、请假条、开一个证明材料，内容不多，如果用五号字只能占到一个页面的1/4，那就可以适当选择四号或三号字，当然，标题也应该相应增大一些。 （3）页面整体空白太多，常见于

6、文章被分成了很多个段落，每个段落只有一行，每一行只有几个字的情况，这使得整页右侧都是空白，虽然整齐了，但极不协调。可以通过分栏来解决这个问题。,3.3 排版基本准则,2. 行距适中 是指文档正文行距要与字号协调。 比如：正文为五号字，但行距却为2倍行距，排出来的效果肯定就不好。 再如，正文四号字，行距却选择15磅就不合适了。 一般情况下：如果正文为五号字，基本上可以按照前面所述的文档网格来确定行距，而不用专门再设置行距， 如果正文为非五号字，则需要专门设置行距了，如果没有特殊要求，小四号字可以将行距设置为固定值20-24磅，四号字设置为24-28磅比较协调。,3.3 排版基本准则,3关于标题

7、（1）对于超过一页的文档，如果其中需要多处标题，则标题最好通过“样式和格式”来定义，这样标题比较容易统一且有利于制作目录。 （2）若文档中包含多级标题，则各级标题间最好有层次感，如各级标题均用黑体则不合适。各级字号应该有所不同。 （3）WORD中标题默认有段前后空，一、二级标题段前后空都比较多，可根据需要缩小一些。,3.3 排版基本准则,3关于标题 （4）不要让任何一级标题出现在一个页面的最后一行。这种情况称为“背题”。 （5）不要让多级标题之间没有任何内容却连续编排，例如： （6）标题文字中一般不排标点符号。,3.3 排版基本准则,4关于图表 （1）表格（图形）中的文字一般要求比正文小半号字

8、，例如正文为五号字，则表格（图形）中文字就应该设为小五号字。 （2）如果文档中包含多个表格（图形），则每一个表格（图形）均应该有表标题（图说），表标题（图说）中包含表的序号，如：“表2-1 几种字体与磅之间的关系”等。除此以外，文档正文中应该有与此表（图）相呼应的文字说明，如“几种字号与磅的关系如表2-1所示”。,3.3 排版基本准则,4关于图表 （3）如果整篇文档只有极少量的表格（图形），而且表格（图形）之间间隔了大量的文字，且表格（图形）紧随相关文字之后，不会存在跨页情况，可以直接不用表标题（图说），表示为“几种字号与磅的关系如下表所示：”，然后表格紧随其后。 （4）表标题与图说中文字字号

9、要与表格中内容一致，表标题一般要求放在表格上方，而图说一般要求放在图形下方。,3.3 排版基本准则,4关于图表 （5）表格尽量避免跨页，实在不能避免则需要设置“标题行重复” （6）图说必须与图形在同一页，这个可以通过将图说放在文本框中，再将文本框与图形组合成一个整体来实现。 （7）理工科科技论文中的表格一般要求为三线表。即表格上下各一条线，表头下面还有一条线，其它表格线隐藏。,3.3 排版基本准则,一、普通文档排版 要求掌握以下内容： 1. 页面设置（包括：纸张大小级方向、页边距、文档网格设置） 2. 字符格式设置（字体、字号、文字颜色等） 3. 段落格式设置（对齐方式、行距、段前后空、四种缩

10、进、分栏与首字下沉等） 实习素材：给爸爸妈妈的一封信,3.4 精典排版案例,二、图文混排 要求掌握以下内容： 1. 图片在文字中的七种版式特点 2. 图片的插入与裁剪、缩放、背景图片设置、图说设置 3. 自选图形应用（组织结构图、多图组合） 4. 文本框应用(多行文本对齐、斜线表头、内部边距调整) 5. 图文框应用（本身是图形，但有封闭空间，可以右键后添加文字） 6. 公式与艺术字 7. 图形的颜色、大小、角度等设置,3.4 精典排版案例,三、普通二维表格 要求掌握以下内容： 1. 显示“表格与边框”工具栏 2. 单击“插入表格”工具栏，插入任意行列表格 3. 增加行：将光标移到表格最右侧回车

11、符处回车即可 4. 增加列：用拆分单元格或用铅笔画竖线即可 5. 调整列宽：鼠标按住竖线左右拖动或双击要调整的竖线 6. 用“字符缩放”改变字的宽度，可以放下超长的内容 7. （三线表设置）“线的隐藏与显示”按钮的使用,3.4 精典排版案例,四、带斜线表头的表格 要求掌握以下内容： 1. 调整行高的方法 ：鼠标按住横线上下拖动即可 2. 文字对齐方式按钮，一共九种方式 3. 均分各行与各列按钮的使用 4. 斜线的画法，用“绘图”工具栏中的线来画，在线上右击，可选择“编辑顶点”来将线段以任意角度放置到任意位置 5. 表头内容排版用“绘图”工具中的文本框实现 6. 复制文本框时要先选中文本框边缘，

12、粘贴时文本框不能处于选中状态，否则会粘到被选中的文本框中 7. 文本框位置调整用可用鼠标或光标键，微调时按住Ctrl再用光标键。,3.4 精典排版案例,五、不规则表格（简历表） 要求掌握以下内容： 1. 插入任意表格 2. 局部表格线位置调整要先选中相关单元格 3. 巧妙应用拆分与合并增减列数 4. 学会改变表格中文字方向,3.4 精典排版案例,六、综合应用（象棋棋盘） 要求掌握以下内容： 1. 插入9行8列表格，再使表格大小适当 2. 合并中间行，即河界 3. 用表格中的铅笔画仕线 4. 用绘图中的“直线”工具在表外画一个线段，再通过复制、粘贴旋转、组合等方法，组成兵站与炮站。放好一侧后，再组合复制出另一侧。选中技巧，多选要按住SHIFT，微移按住CTRL键。 5. “楚河”用艺术字（绘图工具中的“A”）做出。,3.4 精典排版案例,七、自选图形综合应用 要求掌握以下内容： 1. 图层的概念 2. 文本框边距设置 3. 自选图形线型设置 4. 斜线箭头的画法,3.4