行政事业内部控制规范讲解第五章固定资产控制.ppt

1、行政事业单位内部控制规范及相关制度应用指南,第五章 固定资产控制,第一节行政事业单位固定资产概述,行政事业单位固定资产是指行政事业单位占用的、用于公共管理和公共事业，提供公共产品或准公共产品的固定资产，它一般不参与市场经营，不以营利和资本增值为目的，是实现政府公共职能和确保公共事业的健康发展的基本物质条件和经济保证。,固定资产在行政事业单位资产总额中一般都占有较大的比例，确保资产安全、完整，意义重大。(固定资产管理一旦失控，其所造成的损失将远远超过一般商品存货等流动资产。) 固定资产管理是一项复杂的组织工作，涉及基建部门、财务部门、后勤部门等，必须由这些部门共同联手参与管理。,固定资产管理是一

2、项较强的技术性工作，固定资产管理应配备有工作责任心，工作能力强，懂业务、会计算机操作，会讲肯干的专职人员。 固定资产管理常见的弊端有：盲目构建；固定资产盘盈不入账；固定资产闲置不处理，造成报废；固定资产残值不入账；虚列维修费用支出等。,第二节固定资产取得与验收控制,建立固定资产业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理固定资产业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 同一部门或个人不得办理固定资产采购至验收业务的全过程；在固定资产采购与验收过程中，应该采用相互牵制、授权、预算等控制手段。,一、不相容职务分离 1、固定资产的需求应由使用部门提出。采购部门或内部其他部门一般无权首先提

3、出采购或承建的要求； 2、资产请购或建造的审批人应与请购或建造要求提出者分离； 3、资本预算的复核审批人应独立于资本预算的编制人； 4、固定资产的验收人应同采购人或承建人、款项支付人职务人分离。,二、固定资产的授权批准控制 建立严格的授权批准制度，明确审批人员授权批准的方式、程序和相关控制措施，规定审批人的权限、责任以及经办人的职责范围和工作要求。 审批人不得越权审批。明确经办人的职责范围和工作要求。 严禁未经授权的机构或人员办理固定资产业务。,三、固定资产的预算控制 1.编制支出预算，应由工程技术、计划、财务、采购、使用等部门的人员共同参加，以便减少资本支出预算错误发生的可能性； 2.固定资

4、产购置支出预算必须在考虑多种因素的基础上予以编制。这些因素包括：拟构建资产的品目、数量、测算经费额度、采购方式等； 3.对于价值较高的固定资产购置方案，购置预算应有各分项投资预算额，以便日后对投资实际支出额的控制。,四、固定资产的请购与审批控制 建立请购与审批制度，明确请购部门（或人员）和审批部门（或人员）的职责权限及相应的请购与审批程序。 各部门填写请购单，固定资产设备部门统一购买（特殊情况除外）。 采购过程应当规范、透明。,固定资产购置，严格按照单位制定的固定资产内部控制制度和业务流程来进行。 一般固定资产采购，采购部门充分了解和掌握供应商情况，采取比质比价的办法确定供应商。 重大的固定资

5、产采购，应采取招标方式进行。,固定资产构建（尤其基建项目）涉及大额资金开支，通常是舞弊多发点。因此办理固定资产构建业务的人员应当具备良好的职业道德和业务素质。对大、中型构建项目宜实行项目负责人负责制（政府采购除外）；零星采购实行双人采购制。,对重大工程建设项目，应成立专门管理小组。成员应来自工程部，审计、财务，投资、专家及使用单位，共同参与项目论证、公开招标等环节的工作。既体现公平、公正原则，又通过招标等良性竞争手段，为单位节约了购置支出。构建活动中，要建立必要的合同管理制度、法律咨询制度、严格签定并依法履行合同。基建项目的竣工决算要经过中介机构审核并出具报告。,五、固定资产的采购控制 采购部

6、门在执行固定资产采购程序时，应先向供货商询价，并取得厂商之报价单，进行比价，以报价较低且品质佳的核准厂商为采购对象。 采购单位应与厂商签订购买合同。 合同一试两份，由采购部与供应商分别留存一份；采购部应复印一份留存，原件与发票交财务部作为付款人账的依据。,六、固定资产的验收控制 固定资产交付使用的验收工作由固定资产管理部门、使用部门及相关部门共同实施。 行政事业单位外购固定资产，应当根据合同协议、供应商发货单等对所购固定资产的品种、规格、数量、质量、技术要求及其他内容进行验收，出具验收单或验收报告。 验收合格后方可投入使用。,重点关注： 从外部购入的设备，采购人员应与厂商联系送货时间及地点；固

7、定资产送达时，请购单位、采购人员、管理部门均应派员会同点收数量、检查品质及规格是否与请购单相符。,验收程式可按照存货验收程式进行，所不同的是固定资产一般要求有较高等级的技术人员来检查其质量或精密程式，故购入设备必须经过专职工程师的检查，并在收货报告单上签字同意。,通过建筑或通过安装取得的设备在正式向承包商签发验收合格证书前，应作全面和综合性的测试验收检查工作。 各种监督和测试工作应当加以文字记录，并作为工程验收合格证书的附件妥善保管，验收合格证书必须由指定的授权人审核签字。,自行建造的固定资产，应由制造部门、固定资产管理部门、使用部门共同填制固定资产移交使用验收单，验收合格后移交使用部门投入使

8、用。 行政事业单位对国家投入、接受捐赠、债务重组、行政事业单位合并、非货币性资产交换、其他行政事业单位无偿划拨转入以及其他方式取得的固定资产均应办理相应的验收手续。,行政事业单位对经营租赁、借用、代管的固定资产应设立登记簿记录备查，避免与本行政事业单位财产混淆，并应及时归还。 对验收合格的固定资产应及时办理入库、编号、建卡、调配等手续。 管理部门开具设备分配通知单并登记固定资产管理台账。采购人员将固定资产交请购单位使用。,七、固定资产的入账控制 行政事业单位财会部门应当按国家统一的会计准则和制度的规定，及时确认固定资产的购买或建造成本。对需要办理产权登记手续的固定资产，行政事业单位应及时到相关

9、部门办理。,第三节固定资产使用、维护控制,一、不相容职务分离 行政事业单位应该设立固定资产管理机构，与固定资产记录业务要相互分离。 如果存在保险业务，应注意保险申请与保险执行业务的分离。 资产盘查工作由使用、保管人员或只负责记账的人员、独立于这些人员的第三者共同参加；资产报废的审批人不能同时是资产报废通知单的编制人。,二、固定资产的使用控制 授权具体部门或人员负责固定资产的日常使用与维修管理，保证固定资产的安全与完整。 应当定期或不定期检查固定资产明细及标签，确保具备足够详细的信息，以便固定资产的有效识别与盘点。固定资产移动应当得到授权。,固定资产都应设立卡片，有条件的单位，应尽量选用合适的固

10、定资产管理系统，用电脑来管理固定资产数据。 要及时对系统中的数据进行清理，查错防漏。,定期对设备进行盘点，核对账、卡、物，保证账账、账卡、账物相符。 做好固定资产投保工作，并确保范围恰当，金额足够。 已投保的固定资产发生损失的，应当及时办理相关的索赔手续。,三、固定资产的维护保养制度 设置专门管理固定资产的机构，加强固定资产的维修和保养工作。该机构的职责包括：每年制订出各类房屋设备等的维修计划与实施维修计划或根据使用中出现的应急情况采取修理措施；监督使用部门的使用情况；对使用、维修和保养的结果进行记录等。 固定资产管理部门应对各种房屋和设备分别设置表单来记录使用、维修和保养情况，或者直接在替代

11、房屋设备明细账的卡片或者表单上记录这些情况。记录应当定期检查。,固定资产使用部门负责固定资产日常维修、保养，定期检查，及时消除风险。 在会计上，对于维修和保养所发生的费用应全部计入当期或分期摊入各期费用中，需要由非记录房屋设备明细账的其他职员来监督。 固定资产大修理应由固定资产使用部门提出申请，按规定程序报批后安排修理。,四、固定资产的定期盘点制度 对固定资产的定期盘点，是验证账面各项固定资产是否真实存在、了解固定资产放置地点和使用状况以及发现是否存在未入账固定资产的必要手段。 盘点工作应由负责保管、记账等不同职能的人员以及与厂房设备无关的其他局外人共同担任。 每年至少一次。,盘点结果记录在盘

12、点清单上，清单内容包括：固定资产的名称、类别、编号、存放地点、目前使用状况和所处状态等。 盘点人员（一般要求两人以上）应在盘点清单上签字。 同固定资产卡片相核对，如发现差异或固定资产已处于不能正常使用状态，应由固定资产保管部门负责审查其原因，经过一定的批准程序，才能进行账面调整。每次盘点的清点单应归档保存。,盘点前，固定资产管理部门、使用部门和财会部门应当进行固定资产账簿记录的核对，保证账账相符。 行政事业单位应组成固定资产盘点小组对固定资产进行盘点，根据盘点结果填写固定资产盘点表，并与账簿记录核对，对账实不符，固定资产盘盈、盘亏的，编制固定资产盘盈、盘亏表。,固定资产发生盘盈、盘亏，应由固定

13、资产使用部门和管理部门逐笔查明原因，共同编制盘盈、盘亏处理意见，经行政事业单位授权部门或人员批准后有财会部门及时调整有关账簿记录，使其反映固定资产的实际情况。,对于未使用、不需用或使用不当的固定资产，固定资产管理部门和使用部门应当及时提出处理措施，报行政事业单位授权部门或人员批准后实施。 对封存的固定资产，应指定专人负责日常管理，定期检查，确保资产的安全、完整。,五、固定资产的清查控制 建立固定资产清查制度，清查分年中清查和年末清查，由管理部门和财务部共同执行。 与固定资产账面数核对，做到账务、实物和固定资产卡片相核对一致。 若有盘盈或盘亏，需编报“固定资产盘盈盘亏报告表”，列出原因和责任，报

14、使用部门、资产管理部门，并报高层管理机构批准后，财务部进行相应的账务调整。 管理部门对台账和固定资产卡片内容进行更新。,第四节固定资产处置和转移控制,一、不相容职务分离 至少应该加强以下两个环节的职责分离：第一，固定资产处置的审批与执行分离；第二，固定资产取得与处置业务的执行与相关会计记录分离。,二、固定资产的处置控制 对使用期满、正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门或管理部门填制固定资产报废单，经单位授权部门或人员批准后对该固定资产进行报废清理。,对使用期限未满、非正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门提出报废申请，注明报废理由、估计清理费用和可回收残值、预计出售价值等。单位应组织有关部门进行技术鉴定，按规定程序审批后进行报废清理。 对拟出售或投资转出的固定资产，应由有关部门或人员提出处置申请，列明该项固定资产的原价、预计出售价格等，报经授权部门或人员批准后予以出售或转让。,行政事业单位固定资产的处理应由独立于固定资产管理