信息资源管理方案(ppt 33页).ppt

1、信息资源管理方案,一. 概述 在知识和信息已经成为第一资源的今天，准确、及时、通畅、有效的信息及其管理是任何企业了解市场、提高工作效率、获得成功的最基本必要条件，更重要的是，本集团是智力型企业，信息资源是本公司最重要的资源，因此，加强信息管理、明确信息管理的发展与定位是必须尽快解决的课题。根据集团公司的现状、将来可能形成的发展方向、已形成的重要信息资源和信息产品开拓等情况，现提出集团信息管理方案，供大家讨论。,本方案希望达到下列目的,1.树立新的信息观念，提高信息资源的意识，收集、开发 和利用能力。 2. 尽快整合公司内外信息资源，加强力量，最终形成为公司主要核心竞争力之一，加快市场和各类产品

2、开发步伐。 3.加强内外部的信息交流和沟通，实现信息共享，提高信息利用效率和工作效率。 4. 明确信息管理职责、确定信息渠道和分类、规范信息行为，建立公司信息管理体系。 5.制订信息管理目标责任制和信息奖惩制度，提高员工参与的目标性和积极性。 6.共享信息明确化、方便化、机密信息制度化、安全化。,二. 管理部门,为了加强信息资源的管理，本方案明确集团负责信息管理部门是战略规划部信息研究中心，其它部门和分公司在信息中心的指导下进行信息管理，所有信息、资料的对外定制、内部管理、协调等组织工作统一由信息中心负责。 为了适应本变化，应加强信息中心的力量，在人员、设备、资料等方面进行调整和加强。,三.

3、管理范围,1.报刊、2.资料（书面和电脑文献）、3.客户信息、4.竞争对手信息、5.行业信息、6.政府、协会信息等、7.合理化建议、8.员工信息管理、9.社会信息资源管理、10.集团网上信息等。 文献档案和图书由行政部进行统一管理。,四. 主要措施和建议,1.关于内部信息和资源管理 1）关于制订信息管理制度 制定集团信息管理制度（含计算机管理制度和信息奖惩办法等）是信息管理的基础，一定要体现资源共用、信息共享、提高信息资源和信息处理设备的使用效率，明确部门、分公司和个人的信息职责、义务，加强信息沟通，提高信息管理效率和应用效果。,2）建立信息工作目标管理制度,建立集团信息工作目标计划管理制度和

4、规划，与集团产品（现在、将来）进行有机的结合，并与效益和奖惩结合起来，具体制度和规划将根据集团总体规划另定。,3）明确沟通渠道、提高效率,建议各部门和分公司指定专人作为信息管理人员，该人员实行双重管理制度，即既接受所在部门、分公司管理，也接受信息中心管理，明确信息职责和沟通渠道，提高工作效率。并建立信息管理人员的工作机制和制度，该机制和制度应包括：个人管理职责、管理的信息内容和渠道（例如：网络信息收集方面，确定主要工作网络和栏目名称、工作时间、频度、收集、保存和交流的方式等）。 或在集团公司设立专门市场、网络信息收集、管理人员，这样既可提高网上搜寻效率，又可避免中高级管理人员陷入具体的、简单重

5、复性工作之中，使他们发挥自身的优势，在管理和经营方面起到应有的作用。,4）建立情况和信息通报制度,为了加强内部信息沟通，建议采取下列措施： 出门计划黑板通报、提前半天公告； 周计划和报表制度，将计划表和报表 规范化和方便化，并在规定的范围内， 进行传阅和签字办法，以减少周例会的 时间 和次数； 为提高工作效率，建立尽量采取网上信息交流、 通报的方式。,5）电脑的使用与管理,电脑是信息处理的主要设备，鉴于公司电脑的实际情况，为了提高公司电脑的使用率和提高工作效率，建议取消电脑开机密码，电脑的使用权和管理权分开、任何人都可使用任何电脑，对于需要保密的文件采取其他手段进行保密。 或将集团的电脑分为两

6、大类：办公型和信息资源型，办公型不设置开机密码，需要时，只设置文档密码，资源型设置开机密码，只对有关人员开放。,6）电脑资料管理规范化,实现电脑信息和资料管理目录规范化、统一化，在同一界面下文件和文件夹分开，不能混在同一个目录下，并达到外观一致、分类统一、格式统一、方法统一、编号统一，软件统一；个人资料等非公司资料一律放在其他文件夹的个人文件夹中；每一层文件夹不得多余10个，分公司文件夹层数不得多余四个，具体的分类和命名另行规定，由各公司负责，信息中心协调。,7）市场信息实行统一管理,所有有关对外信息人员（信息收集人员、销售人员等）必须按照分公司和集团的有关规定，及时、准确、完整地将收集到的信

7、息按照规定的方式和内容进行整理、编录、分析和归档，不得私藏客户信息。在信息管理制度中，对本规定和相关奖惩办法进行详细说明。,8）报刊的管理,为提高报刊的使用效果，对报纸和刊物进行统一专人管理，实行先上架后阅读的定点阅读制度，严格禁止私自剪裁、拿走，阅读完毕后放回架子上。资料的剪裁应经过同意后，方可进行。 在报刊的数量和种类方面，建议适当增加，主要增加云南地方主要报刊和必要的行业报刊。,9）信息数据库的建立,尽快建立内部信息资源数据库，该数据库在目前阶段建议统一采用ACCESS数据库软件或其它数据库（基本不需要投资），该数据库的迅速建立和使用是开拓市场、迅速开展信息、咨询服务、开发信息产品等工作

8、、加快集团发展速度的关键所在，必须引起高度重视。,10）设立内部信息刊物,为加强内部信息沟通，提高员工信息素质，建议设立两种不定期的内部信息刊物： 内部信息通报针对全体员工，以 板报的形式。 重要信息通报针对主要人员，以 文件和网上形式。,11）“万策信息动态”刊物,该信息动态主要面向昆明和云南企业高层人士和会员，通过网络（主要形式）和传真的方式发给客户。作为一种客户服务增值手段，加强信任和接触，为将来的“竞争情报产品”等打下基础，所以，应尽量获取企业主要人员的电子邮箱和企业网址，也可有条件地根据客户的需求，分类制作和发布。,12）建立内部员个人脉关系网络,建立“内部员工个人脉关系网络数据库”

9、，并以此为基础，探索和研究社会性信息资源的开发和利用，进行网络的快速扩展和开发，形成独特的信息资源优势，争取把集团信息资源的层次更加全面化和丰富化，为咨询和信息产品的开发奠定坚实的基础。,13）信息意识、能力培训,作为智业型企业，员工的信息意识、信息收集、应用能力非常重要，因此，必须加强信息意识和能力的培训和培养。 拟采取三种方式：内部刊物、定期短时学习、专题自学（配合检查、考试等）。 在信息处理软件信息方面，尽快确定使用何种信息数据库软件，并展开培训，提高信息处理效率。,14）信息奖励和企业文化培养,为了鼓励内部员工和会员（其中，会员参与非常重要，这是信息开发利用的突破口，必须有制度和条件进

10、行保证）参与信息收集、开发和利用，提高公司的综合竞争力，公司一方面应制订有吸引力信息提供、应用奖励政策，另一方面，加强企业知识管理和共同发展企业文化的培养。,15）网络自动搜索、分类、保存 软件的导入,为了提高公司网络信息搜寻和管理的水平，建议引入和使用网络专门自动搜索、下载、存储、分类软件。该软件可极大提高公司的竞争力和工作效率。,16）集团产品介绍,在确定了集团近几年内产品和发展方向等的条件下，尽快编制出具有一定超前性的集团产品介绍，便于市场开拓、产品的开发和形象的迅速建立，可加快发展速度。,17）客户需求深度了解和开发,主要客户需求的深度了解、挖掘体系的建立，对提高企业的竞争力具有重大意

11、义。例如：了解客户的主要顾客情况、原材料供应情况、技术情况、人员结构与需求情况等，并建立客户信息联络员制度等。该体系的建立包括： 制度建立、人员培训、调查表设计、数据库建立、信息联络员管理和奖励等。,2. 关于对外信息管理,1）疏通对外信息渠道，提高 资源效益 加入国内外与我集团资源、市场相关的信息网络、企业和协会或建立战略联盟，建立资源对接，提高资源整合效益和数据量。,2）建立沟通机制和制度,外部信息渠道的疏通、建立和培育，形成有效的沟通机制，信息、资料交换制度。例如：在渠道方面，明确下列外部信息渠道：科技情报所、图书馆、行业协会、大学、科研机构、新闻机构和政府部门等。在具体信息资料方面，确

12、定主要搜索网络、查阅资料的名称、查阅时间、方法、人员职责、奖励政策等）。,3）信息、咨询服务领域的确定,为了便于尽快整合、分类和利用信息资源，避免资源和精力分散，应对集团的信息、咨询服务行业进行及时和准确定位。例如，主要服务于云南的主要行业和支柱产业： 烟草、水电、环保、旅游、医药、生物和矿产资源、信息，中国东盟自由贸易区、大昆明建设等）,4）关于中国东盟自由贸易区,本世纪中国和云南面临的最大发展机遇是中国东盟自由贸易区建设，因此，应尽快进行有关信息渠道的疏通和信息交流机制的建立，争取抢占先机。建议尽快作专题研究，并成立专门工作小组迅速展开工作，研究和发现机会和制订必要措施。 例如，与北京中国

13、东盟商务中心及其网站等有关企业建立联盟关系；与云南相关权威机构建立联系，为建立有关信息数据库、开辟相应网站栏目、开发信息产品，建立市场形象、开拓市场打下必要的基础。,5）建立“开拓云南市场俱乐部”。,建立“开拓云南市场俱乐部”，该俱乐部主要服务对象是省外到云南开拓市场的企业。努力把该俱乐部建设成为这些企业开拓云南市场的大本营，成为他们必须依托的组织，为他们提供多种服务，并建立紧密了联系 。 同时，这些企业也将成为云南企业“走出去”的主要渠道和依托。最终，通过集团的努力，形成一种省内外企业良性互动的局面，最大限度地加快集团的发展，为推动云南的经济建设发展作出积极的贡献。,3. 关于集团网站建设,

14、1）集团网站的定位 根据云南省多数网站的实际情况（专业性不强、定位不清晰、实用性差等），云南面临的国内外形势和机遇，以及公司的资源和将来的发展定位、目标等情况（例如：不仅仅面对昆明或云南，省外企业应作为今后的发展重点），建议对公司网站的客户目标群进行新的和明确定位，并做相应的栏目增加和改进，扩大影响面。,2）网站增加栏目建议,建议增加下列栏目：“西部大开发与云南”、“中国东盟自由贸易区建设与云南”、“云南支柱产业发展”、“信息、竞争与发展”、“商务信息和调查”、“法律服务和企业信用”，“外地企业云南服务中心”等，这些专栏内容分类分级，实行会员制（分为：普通非中外名家会员、俱乐部等会员；中外名家会员、俱乐部等会员；交费会员；信息定制会员等）。,3）设立“客户、会员信息”专栏,设立“客户、会员信息”专栏，该专栏具有一些对企业有用的、价值高的各种信息，并可对部分重要客户、会员开放集团部分信息资源，强化于客户间的关系。,4）链接有关信息资源网站,为了扩大