解释结构模型在图书采购质量分析及控制中的应用

1、解释结构模型在图书采购质量分析及控制中的应用摘要采用系统工程中解释结构模型法对影响高校图书馆图书采购质量的诸多因素进行分析，通过建立有向图和矩阵运算生成模型，分析各种因素的层级和相互关系，指出图书采购质量的三层影响因素及其之间的相互关系，建立图书采购质量控制影响因素的解释结构模型。根据模型揭示出影响图书采购质量的根源因素、中间因素和表象因素，并针对因素的层级关系提出相应的图书采购质量控制方法，从而促进图书采购质量的提高。关键词解释结构模型影响因素分析质量控制1引言高校图书馆图书采购工作是资源建设的基础工作，图书采购质量直接影响到藏书质量和利用率，其控制难度较大，受书商服务质量、采购人员素质、读

2、者满意度等诸多因素的影响。经笔者对上海高校图书馆图书利用率的调查，目前上海地区各高校图书馆图书利用率基本在20-35之间，整体馆藏利用率并不高，总体来看专业图书较难满足读者需求，也没有建立比较系统的图书采购质量控制体系。文献调研发现，已有多篇关于图书采购工作、馆藏资源建设和图书采选方法的研究论文，提出了采购策略、书商服务评价、专业图书采选方法等措施。但目前还没有涉及图书采购质量控制影响因素，明确它们之间相互的影响层级关系。本文采用解释结构模型方法对影响图书采购质量控制的影响因素进行分析，明确指出存在三级影响因素及其之间的相互关系，建立模型并揭示影响采购质量的根源因素、中间因素和表象因素，针对因

3、素的层级关系提出相应的图书采购质量控制方法。解释结构模型法(interpretation structural model，ism)是美国jn沃菲尔德教授于1973年为分析复杂的社会经济系统结构问题而开发的一种方法。其基本思想是通过提取问题的构成要素，利用数学运算对要素及其相互关系等信息进行处理，明确问题的层次和整体结构，提高对问题的认识和理解程度。它是研究复杂系统结构和构成的简单、实用和有效的方法，应用十分广泛。2建立图书采购质量控制影响因素解释结构模型2.1主要影响因素分析为了明确影响图书采购质量的因素有哪些以及名因素在评价图书质量时的具体等级，采用调查问卷法对上海、江浙、北京等地区的45

4、所“211”高校图书馆的图书质量控制工作进行了调查分析。调查结果大致女下：96的高校图书馆中文图书采购工作已实施招标采购工作流程已规范化；94以上的图书馆采购模式是采取书目订单和现采相结合的方式，书目订单的到书率最低为70-75，最高为90以上；现采到书率最低在85左右，最高是90以上；对于书商服务的指标，95的图书馆认为到书率、供货周期、书目数据marc是最重要的三个指标，其次才是公司资质、折扣率和售后服务；65的图书馆没有建立书商服务评价或者没有建立系统的书商服务评价指标，对书商服务进行系统而指标化的评价在大部分图书馆图书质量控制工作中还是空白；87的图书馆已建立了学科馆员制度，通过学科馆

5、员加强与读者的交流和培训，参与馆藏建设，提高图书馆的服务形象；仅有53的图书馆每年或者不定期地对馆藏质量进行分析；各高校图书馆逐步提高采购人员的素质，43的图书馆其采购人员具有硕士学位，同时有专业学科背景。经过相关文献检索和分析及对以上45所高校图书馆采购工作的调查分析，并结合本馆控制图书采购质量方面的经验，对影响图书采购质量的诸多因素进行分析和筛选，最后归纳出5个方面的16个影响因素，并对每个因素进行详细描述。同时列出45家图书馆的评价等级，该评价等级根据45家图书馆采编人员对各项指标的权重评分，按照从高到低划分出一级指标和二级指标，评价等级表示该指标在图书采购质量中的重要性，如表1所示：综

6、合45家图书馆对各影响因素的评价，其中95以上认为书商服务质量是关键影响因素，对其书目准确性、到书率和供货周期有较高要求；82左右认为采购人员素质是第二关键影响因素，体现了图书质量控制中人的要素；35-47的图书馆将读者满意度和馆藏分析程度视为影响图书质量较为重要的因素。那么究竟各影响因素之间存在着怎样的相互关系，下面对解释结构模型建立的过程进行简要分析。2.2模型建立的分析过程第一步：设立因素间的逻辑关系，建立邻接矩阵a。首先对16个主要因素用一个mm方形矩阵表示其问的逻辑关系，建立邻接矩阵a，ajj的值表示因素si对sj是否有直接影响关系，即：第二步：建立系统可达矩阵。邻接矩阵a反映因素之

7、间的直接关系，用可达矩阵m来表示直接或间接的影响关系，即第三步：分解各因素的层级关系。对可达矩阵m进行分解，引入可达集合、先行集合和交集的概念，对可达矩阵m中si的可达集合r(si)、先行集合q(si)和交集c(si)进行分析和计算，结果如表3所示：根据r(si)q(si)=r(si)条件来进行层级分解，如表3中sio、sll、s12为第一层级关系，把表3中有关sio、s11、s12的要素都抽取掉，同理确定s6、s13、s14、s15、s16为第二层级关系。重复操作，把各因素分配到相应的层级上，最后得出各级层次的因素集分别为：第一级：s10、s11、s12；第二级：s5、s6、s13、s14、

8、s15、s16；第三级：s1、s2、s3、s4、s7、s8、s9。2.3图书采购质量控制影响因素的解释结构模型基于以上三级结构层级的分析，可建立高校图书馆图书质量控制影响因素的解释结构模型，如图1所示：由图1可知，高校图书馆图书质量控制影响因素分为三级：第一级主要从读者感受角度，包含“读者满意度”方面的因素；第二级主要从图书出版、馆藏状况角度，包含“出版信息”和“馆藏分析”方面的因素；第三级主要从书商、采购人员角度，包含“书商服务质量”和“采购人员素质”方面的因素。根据ism的层次递阶结构理论，影响图书采购质量控制的影响因素中：第一层是表象层；第二层是中间层；第三层是根源层。从高校图书馆图书质

9、量控制影响因素的解释结构模型可以看出：提高工作效率，开展各种读者服务，提高读者满意度是直接措施；扩大图书出版信息获取渠道，定期分析了解馆藏情况是提高图书采购质量的重要基础；而提高书商服务质量及采购人员素质是影响图书采购质量的根本方法，对其他各层级因素有直接或间接的影响关系，是最重要的影响因素。3基于解释结构模型分析图书采购质量控制方法综合影响因素的三级层次关系，在图书采购工作中，书商服务质量和采购人员素质是影响图书采购质量的根本因素；对出版信息获取的及时性和馆藏分析程度则是影响图书采购质量的重要因素；读者满意度是图书采购质量的直接反映。在提高图书采购质量的工作过程中，要从表象因素中分析其直接因

10、素和根源因素，然后针对不同的影响因素关系找到提高图书采购质量的有效方法。笔者制定了图书采购质量控制三步走的解决方案，逐步深入，层层递进，力求全面提高图书采购质量。第一步：全面掌握根本因素的重要性，提高书商服务质量，培养高素质采购人员。目前各图书馆图书采购工作都采取招标的方式，中标书商的规模资质、服务水平和合作出版社数量都会影响图书采购质量，这在一定程度上限制了专业图书采到率，书商服务质量成为影响图书采购质量的根本因素之一。根据服务内容，制定书商服务评价标准，定期对中标书商的服务进行考核和评价，在一定程度上促进了各中标书商间的良性竞争。在书商评价过程中，采购人员还可以了解图书到货率、出版情况、加

11、工流程等各个环节，定期抽查图书加工质量，掌握图书到货率，促进采购工作流程合理化。同时，可以通过网络零采方式，采购师生荐购图书和部分零采图书，作为采购工作的一个有力补充。采购人员素质是另一个影响图书采购质量的根本因素，它体现了采购人员对学校学科设置、馆藏分布、缺藏情况、资源利用情况等各个方面的掌握程度，并且采购人员应具备多种能力，包括信息敏感性、沟通能力、计算机操作能力和科研能力等。熟练掌握图书选购方法是采购人员必备的素质，表4描述了7种图书选购方法及相应的采购人员素质要求。因此，只有狠抓根本因素，加强书商服务质量监督，同时培养具备多种技能和图情知识的高素质采购人员，从根源层控制影响图书采购质量

12、的因素，才能形成采购流程的良性循环，从根本上提高图书采购质量和馆藏利用率。第二步：加强对中间层因素的有力控制，采取多种措施提高图书采购中间环节质量。由影响因素解释结构模型(见图1)看出：中间层因素多集中在信息获取和了解程度上，包括出版信息获取及时性和馆藏分析程度。采取多种措施扩大图书信息渠道，同时建立馆藏分析体系，定期掌握图书订购率、利用率、缺藏情况，注重采购流程各环节质量是提高图书采购质量的重要方法。采取的主要措施包括：扩大新书书目来源，建立与核心出版社的直接联系，定期获取出版社新书书目；制定书商采访marc规则，设置出版星级评价、书评信息等字段，实施个性化定制，控制征订书目质量；制定各学院

13、学科专业设置统计表，掌握学校学科设置情况，尤其是学科专业的新增情况、优势学科和专业发展方向等；每月制作订购报表，了解图书馆分类订购情况，及时调整订购计划；每学期进行一次馆藏分析，包括订购借阅情况分析、学科专业文献分布情况分析等，形成对图书采购的指导性建议。虽然中间层因素对图书采购质量的影响是间接的，但任何一个环节都不可忽视，任何间接的因素都会最终影响到图书采购质量。提高图书采购质量，达到优化馆藏图书的目标，需要重视中间层各环节的密切配合。第三步：强调直接因素的推动作用，注重馆藏资源宣传，扩大读者参与馆藏建设的途径。馆藏直接服务于读者，读者对图书资源的满意度在一定程度上可以作为评价馆藏图书有用性的指标。因此，强调表象因素的直接作用，保持与读者的紧密联系，积极开拓读者参与馆藏建设的途径，培养读者的阅读素养，是提高图书采购质量的直接方法。图书馆可以开展新书推送服务，让读者及时了解最新的新书信息；通过学科馆员积极开展各学院专业图书的荐购工作，了解读者的第一需求；还要建立方便、快捷、服务多样的荐购模式与读者建立良好的信息沟通方式；挖掘核心读者，将荐购次数、借阅次数、入馆频次、数据库使用频次等列入核心读者指标，培养忠实的读者群；同时扩大新书信息和荐购渠道宣传，开展各种选书活动，提高读者参与馆藏建设的积极性。只有建立服务读者的工作理念，落实好图书采购政策，信息公开透明，吸引读者参与馆藏资源建设