会计信息系统 课件第三章.ppt

1、,第三章账务处理子系统,本章学习目标,本章将介绍总账系统（用友ERPU8）的业务流程和基本功能。通过本章的学习，学生应理解和掌握以下内容： 总账系统的功能结构 总账系统的初始化 凭证管理 账簿输出管理 出纳管理 月末处理,一、 总账系统手工及计算机处理方式（课本P53-54） 二、总账系统的数据流程（课本P54） 三、总账系统的基本功能结构 凭证填制 凭证签字（出纳） 凭证审核 凭证记账 凭证的修改、删除 日记账（现金、银行存款）管理 资金日报表管理 支票登记 银行对账 月末转账处理 月末对账（系统自动） 月末结账,3.1 账务处理子系统概述,总账系统初始化,凭证处理,账簿管理,出纳管理,月末

2、处理,四、总账系统的任务与目标 （一）完成一般会计核算 （二）实现与其它子系统的数据传递 总账是整个系统的核心部分，集中处理所有系统生成 的凭证。 （三）提供辅助核算（电算化特有） 辅助核算 是指将某些科目设置为专项核算，除了一般核算和管理外，还用专门的 辅助账进行核算和管理。 客户往来：如“应收账款”等 单位往来 1、往来辅助核算 供应商往来：如“应付账款” 个人往来：如“其他应收款” 2、部门辅助核算：如“管理费用”等 3、项目辅助核算：如“生产成本”、“主营业务收入”等,3.2 账务处理子系统初始化,一、初始化概述（课本P56） 二、初始化前准备工作（课本P56-58） 三、会计科目设置

3、 （一）科目设置的内容（课本P59-61） 增加、修改部分一级科目 （二）科目设置的功能 增加下级明细科目 设置科目的辅助核算 （三）会计科目辅助核算设置（课本P62-66）,四、凭证类别设置 如：无类别；收、付、转 五、期初余额录入及试算平衡 基本科目余额：直接录入 录入最末级 科目余额 辅助核算科目余额：在辅助账 中录入 注：期初试算不平衡，可以填制凭证、签字、审核，不能记账。,3.3 账务处理系统日常业务处理 凭证处理,凭证处理是总账核算的第一步，也是总账系统最重要的部分。 一、凭证的录入（课本P70） 选择凭证类别、制单日期（？）、附单据张数 填写摘要、设置借贷科目和金额及辅助核算信息

4、（？） 保存凭证 注：凭证类别选择错误，借、贷方余额不相等，则系统不允 许保存。 二、出纳签字 凭证科目中有“现金”、“银行存款” 由出纳核对、签字,三、审核凭证（课本P72） 对当月所有凭证进行审核。 审核过程中，发现凭证有误，理论上： 先标错 制单人修改后保存 再审核 注：凭证的填制和审核不能为同一个人。 四、凭证记账（课本P73） 日记账 点击 “记账” 明细账 审核后的凭证 同时自动登记 总 账 辅助账 注：1、未审核的凭证不能参与记账。 2、账户余额不平衡不允许记账。,五、凭证的修改（课本P73） （一）已保存、未审核、未记账的凭证 由制单人直接修改并保存 （二）已保存、已审核，未记

5、账的凭证 审核人取消审核 重复方法（一） 审核人再审核 （三）已保存、已审核、已记账 不能取消记账，只能采用红字冲销法 1、 制单人根据有错凭证，填制 红字凭证 冲销有错凭证 普通蓝字凭证 反映正确业务 2、审核人依次对凭证（红字、蓝字）审核 3、对红字、蓝字凭证进行记账。 六、凭证的删除（ ？） 与凭证的修改方法类似。,凭证处理综合练习,ABC公司有三名软件操作员，分别是账套主管X，总账会计Y，出纳Z。在进行总账系统凭证处理时，假设制单人为Y，审核、记账人为X。在某一个会计期间，出现如下情况： 1、由Y填制“转0002”凭证时，借方科目“管理费用”本应为“部门辅助核算”科目，但并未弹出“部门

6、辅助项”窗口。 2、“收0006”凭证已由Y填制并保存（未审核），而后Y发现该张凭证科目有误。 3、“付0015”凭证，本应该由Y填制，但是已经由X注册填制并保存（未审核）。 4、“转0023”凭证，已经由Y填制并保存，并且由X审核并进行了记账处理，随后发现该凭证的金额有问题。 5、Y对某业务已经填制“收0005”凭证，随后又对同笔业务重复制单“收0006”凭证，X审核。 要求：请分析，对于以上情况，应该分别如何处理。（请说明由谁、如何进行处理）,3.4 资金（出纳）管理,一、日记账和资金日报表管理 二、支票登记（课本P82） 三、银行对账 （一）相关概念 1、银行对账 2、已达账项 3、未达

7、账项 （二）银行对账的步骤 1、对账初始化（录入初始未达账） 2、录入当期银行对账单 3、当期银行对账 出纳对两方余额进行勾对。 4、生成余额调节表,银行对账 （一）相关概念 1、银行对账 企业方 每月月末 银行方 银行存款日记账 银行对账单 出纳核对 企业方登记的银行 银行方记录的该企业 存款业务 银行存款业务 核对内容：发生时间、票号、发生额及方向。 2、已达账项 经过核对，可以勾对的业务（票号、发生额和方向相同） 3、未达账项 未勾对上的业务 银行已收，企业未收的款项（企业方 +） 企业已收，银行未收的款项（银行方 +） 银行已付，企业未付的款项（企业方 - ） 企业已付，银行未付的款项

8、（银行方 - ）,（二）银行对账的步骤 1、对账初始化 录入双方银行存款期初余额。 理论上： 期初银行方 期初企业方 银行存款余额 银行存款余额 若不平衡，则企业有期初未达账项，即上月对账 平衡后产生的未达账项。 2、录入当期银行对账单 银行对账单底单由银行方提供。 3、当期银行对账 出纳对两方余额等参数进行勾对。 4、生成余额调节表 根据对账情况自动生成银行存款余额调节表。,【举例分析】 对账初始化： 期初余额调节表（表一） 企业方 银行方 调整前余额： a 调整前余额： a + 银行已收，企业未收 + 企业已收，银行未收 银行已付，企业未付 企业已付，银行未付 调整后余额： A 调整后余额

9、： A 说明： a：期初企业方银行存款余额 a：银行方该企业的银行存款余额 理论上：a应当等于 a，但是若上月对账平衡后，企业产生 未达账项，则应当进行调整，使得，才能开 始本期银行对账业务。,录入当期银行对账单： 银行对账单底单由银行方提供 出纳根据底单录入系统，作为对账依据 企业方日记账 由系统自动导入。 本期银行对账 如表二： 企业方银行存款日记账 银行方对账单 试分析：1、B和 B 分别表示什么？ 2、如上对账单中，哪些是能勾对的（已达账项），哪些是未达账？,生成当期余额调节表（表三） 说明： 且最终，才说明余额调节正确。 试分析：？，？，和相等吗？,综合分析： 1、B表示企业方记录的

10、（即银行存款日记帐上）企业当月银行存款的发生总额； B表示银行方记录的（即银行对账单上）该企业当月银行存款的发生总额。 2、一般来说：X和X不一定相等 因为：X = A + B，X = A + B； A=A，但是B不一定等于B。 3、试根据以下例题分析该公司当月银行对账的过程： 某公司 2007.12.31 进行银行对账后，企业银行存款日记帐余额为150 000 元，银行方对账单显示该企业当月银行存款余额为130 000元，经查，差额是上月对账后发生一笔企业已收、银行未收的款项20 000元。2008年1月企业日记帐和银行对账单的银行存款发生情况如表二。,3.5 账务处理子系统输出,一、账务处

11、理子系统输出方式 1、账簿查询 2、账簿打印 二、记账凭证输出 可按两种方式查询 1、未记账凭证查询 2、已记账凭证查询 三、账簿输出 （一）日记账的管理（出纳） 1、日记账的管理科目：库存现金、银行存款,2、日记账的特点 （1）反映每一笔库存现金、银行存款的发生时间、凭证号、 摘要、对方 科目、发生额及方向。 （2）日清月结 ：每天 “本日小计” ；每月 “当月合计” 3、登记和打印： 每天逐笔登记，按天打印 （二）明细账的管理 1、明细账的格式 （1）三栏式： “借、贷、余” 三栏式； “单价、数量、金额 ”三栏式。 （2）多栏式明细账：如 费用类,2、明细账的特点 反映某科目每一笔业务发

12、生的具体时间、凭证号、摘要、对方科 目、发生额及方向。 注：与日记账不同，明细账没有“本日小计”。 3、登记：按发生时间逐笔登记； 按月打印 （四）总账的管理 1、总账的格式：一般为三栏式 “借、贷、余” 三栏式 2、总账的特点 （1）不反映某科目的明细发生时间、发生额等。 （2）反映某科目年初余额、各月总发生额和当前累计余额。 3、登记和打印：按月汇总、登记； 按月或年打印 （五）辅助账：专为辅助核算科目设置的账类。 客户往来 供应商往来 包括 个人往来辅助账 部门 项目,3.6 账务处理子系统期末业务处理,一、月末转账（期末摊、提、结转业务处理） （一）月末转账的种类 主要有自定义结转、期

13、间损益结转等。 1、自定义结转 如：按月摊、提的业务 2、期间损益结转 自动结转至 当月损益类科目本年利润,（二）月末转账的方法 1、自定义结转的方法 （1）转账定义（设置转账凭证模板） 借方科目和金额（公式） 自行定义结转业务的 贷方科目和金额（公式） （2）转账生成（系统自动制单） 根据转账定义的内容，由系统自动生成转账凭证。 2、期间损益结转的方法 （1）转账定义（设置转账凭证模板） 费用、支出类科目及余额 结转当月凭证中的核算当月 收入类科目及余额利润 （2）转账生成（自动） 根据转账定义的内容，由系统自动生成转账凭证。 注：月末转账生成的凭证也需要保存、审核并记账。,二、对账 由系统自动进行账账核对。 三、结账 当月完成所有业务，需