项目管理与应用 第9章 大型项目的沟通与协作.ppt

1、苏州大学 葛娟 制作,1,第9章 大型项目的沟通与协作,9.1 项目沟通管理的内容 9.2 传递项目文件 9.3 MS Project与其它软件的数据交换 9.4 多项目集成管理,苏州大学 葛娟 制作,2,第9章 大型项目的沟通与协作,项目的沟通管理对企业各层面之间良好的协作起着决定性作用。在项目中，沟通是不容忽视的，项目经理一项重要的工作就是沟通，通常花在这方面的精力常常会占到全部工作的一半以上，因为只有良好的沟通才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目运作过程中的各种因素。本章主要讨论大型项目中的沟通问题,苏州大学 葛娟 制作,3,9.1 项目沟通管理的内容,9.1.1 项目沟通管理

2、的体系 一般而言，在一个比较完整的沟通管理体系中，应该包含以下几方面的内容：沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。,苏州大学 葛娟 制作,4,苏州大学 葛娟 制作,5,9.1.2沟通的关键原则,尽早沟通。 主动沟通。 保持畅通的沟通渠道。,苏州大学 葛娟 制作,6,9.1.3大型项目的沟通,Project作为大型项目或多个有关联项目的信息沟通平台，主要包括如下功能 项目文件的传递。项目文件内（通常是*.mpp格式的文件）不仅包含着项目计划的信息（例如保存在比较基准中），还包含执行情况。Project将所有关于项目的信息都保存在项目内部，所以项目干系人之间的信息沟通主要就是项目文件的及时同

3、步与传递。 与其他软件的数据交换。为了更充分地发挥Project的强大项目管理功能，为了达到特定目的，难免要与其他软件进行数据交换。Microsoft公司在这方面作了不少努力，借助于其他软件的数据支撑，大大地扩展了Project的功能和适应面。 多项目的集成管理。许多场合下，项目不是孤立存在的，若干项目之间存在着某种紧密的联系。作为管理者，当然不能漠视这些联系，必须从更广阔的范围、更高的层面把握项目，这就会需要将这些项目集成起来进行管理 Project Server与Standard或Professional版的协调使用。Project Server允许工作组成员、项目经理和其他项目干系人交换

4、和使用服务器上的项目信息，从而达到协同工作计划和状态报告的目的,苏州大学 葛娟 制作,7,9.2 传递项目文件,【例9-1】以附件形式发送项目文件 打开“新产品”项目模板，将该项目文件以附件形式发送给如下两个收件人：, 。,苏州大学 葛娟 制作,8,【例9-2】将部分项目作为日程备注进行发送 创建如图9-3所示的项目文件“09-02.mpp”，选中任务1至4，将这4项任务发送给项目的资源：“项目经理”和“Tom”。,苏州大学 葛娟 制作,9,【例9-3】传送项目文件 打开“09-02.mpp”，将项目文件传送给通讯录中的相关人员。 （1）打开项目文件，选项菜单【文件】/【发送】/【其它传送收件

5、人】，弹出如下图所示的“传送名单”对话框。,苏州大学 葛娟 制作,10,【讨论】 （1）【例9-1】、【例9-2】和【例9-3】中，三种发送方式的区别如下： “邮件收件人（以附件形式）”方式将项目文件以附件形式发送给收件人，发送对象的邮件地址由用户填写。 “邮件收件人（以日程备注形式）”方式发送内容：可以是项目文件（附件），也可以是图片，用户可以选择整个项目，也可以选择部分任务。发送对象：可以从资源库中选择，也可以从Outlook通讯录中选择。 “传送收件人”方式发送内容：消息和项目文件。发送对象：从Outlook通讯录中选择。,苏州大学 葛娟 制作,11,（2）Project的传送功能仅是将

6、项目文件或其它信息发送给接受者。接受者受到项目文件后，计算机上必须安装了Project软件才能查看项目内容。 （3）为了保证顺利发送，用户在发送之前必须检查“Internet Explorer”软件的设置，方法如下：打开Internet Explorer，选择菜单【工具】/【Internet选项】，在选项对话框中选择“程序”选项卡，确保已经设置好了电子邮件处理程序（笔者计算机系统中为Microsoft Outlook），如下图。,苏州大学 葛娟 制作,12,9.3 MS Project与其它软件的数据交换,用户在进行信息沟通时，难免会遇到与其它软件进行数据交换的情况，Project顺应了这一需

7、求。在Microsoft Project 2003版本中，支持与以下格式文件进行数据交换： Microsoft Excel工作簿（*.xls） Microsoft Access数据库（*.mdb） Web页（*.htm或*.html） 文本文件（*.txt）,苏州大学 葛娟 制作,13,从Microsoft Excel中导入数据到Project以前已经举过例子了（见第3章【例3-8】），将项目中的数据导出为Web页的例子见第7章【例7-10】。下面再看将Project的项目信息导出到文本文件中。 【例9-4】将项目信息导出为文本文件 打开项目模板“新产品.mpp”，将其中的任务信息和工作分配信

8、息导出为文本文件，并命名为“09-04.txt”。,苏州大学 葛娟 制作,14,【例9-5】从文本文件中导入数据到Project 将【例9-4】生成的文本文件“09-04.txt”的信息，再导入到Project项目中，并保存为“09-05.mpp”。 【讨论】 （1）如图9-21，在导入的项目中，所有任务的标记域都多出了一个“不得晚于开始”标记，原因是：所有任务的开始时间域都被导入了相应信息，而不是根据任务的链接关系计算出来的，所以按照Project的计算规则，就加上了这些标记。 （2）所有任务都没有链接关系。要想导入链接关系，在被导入的文本文件中，必须包含“前置任务”域信息，这样Projec

9、t就能根据前置任务确定任务之间的链接关系了。,苏州大学 葛娟 制作,15,9.4 多项目集成管理,9.4.1主项目和子项目的概念 在Project中，可以在一个项目（例如项目A）中插入另一项目（例如项目B）的内容。这里，包含其他项目的项目（项目A）被称为“主项目”，而作为一部分被插入的项目（项目B）称为“子项目”。在主项目插入子项目的动作叫做“合并项目”。,苏州大学 葛娟 制作,16,是否需要将一个项目分解成若干个主项目和子项目，取决于如下一些因素： 项目的规模和复杂程度。 企业环境。在分散的工作环境或分布式网络环境下，主项目和子项目比集中的项目文件更易于管理，管理人员更好控制他们自己的项目工

10、作。 如果公司制定了自上而下或由下至上的项目计划，那么将项目分解也很有意义。那么在实施时，我们可能希望将总的计划重组为若干个子项目，以便分配给各项目经理或小组负责。 项目经理同时负责多个项目时，无论这些项目相关或不相关，最好都将它们关联起来管理。 一些项目从属于其他项目，此时通过插入项目的方法，可以精确反映出多重项目的层次关系。 有多位管理人员拥有项目的修订权。 有多个项目干系人关心项目的不同部分。 需要将主项目中的部分内容设置为只读。 需要分析每个阶段以及整个项目的关键路径。 需要在子项目之间共享资源。,苏州大学 葛娟 制作,17,9.4.2 插入子项目,【例9-6】在主项目中插入子项目 将

11、“新产品”项目模板另存为“09-06.mpp”，作为主项目，再将项目“09-02.mpp”作为子项目插入到主项目中，作为主项目中任务3“确定新产品的市场机会”的子任务。,苏州大学 葛娟 制作,18,【例9-7】修改主项目和子项目对相关文件的影响 打开项目“09-06.mpp”（参照图9-24），另存为“09-07.mpp”，在插入的项目“09-02”中，在任务B和C之间添加一个任务“B1”，查看这一修改是否会对子项目产生影响。 【讨论】同理，如果在子项目中修改信息，其结果也会反映到主项目中来；打开主项目后，即使用户没有修改，在关闭时系统也会询问是否保存。读者可以试验一下。其实插入项目的实质，就

12、是将子项目链接到主项目中，二者是联动的。,苏州大学 葛娟 制作,19,【例9-8】取消主项目和子项目的链接关系 将项目“09-07.mpp”另存为“09-08.mpp”，断开它与项目“09-02.mpp”的链接，使得修改其中一个文件不会影响到另一个。 【讨论】 （1）清除链接必须在主项目中进行。 （2）清除了链接关系后，原来代表子项目的任务“09-02”变成了一个普通的摘要任务，标记域中插入项目的标记不见了，任务“09-02”下的子任务不再独立编号（请与图9-25对比），全部成为主项目中的子任务。 （3）清除了链接关系后，无论是修改主项目还是子项目，都不会影响到其它项目的内容。,苏州大学 葛娟

13、 制作,20,9.4.3在多个项目间共享资源,将文件合并到主项目文件之后，各个文件中的资源仍将保持独立。用户可以在“资源工作表”视图中查看主项目和子项目中的所有资源，但是不能将子项目中的资源分配给主项目中的其他任务。如果同一个资源需要被多个子项目使用，资源名称将会在主项目中重复显示，因为各个项目的资源并未组合在一起。,苏州大学 葛娟 制作,21,【例9- 9】主项目与子项目的资源库 将项目“09-07.mpp”另存为“09-09.mpp”，观察主项目中任务和子项目中任务对应的分配资源对话框，并分配资源工作表。 事实上，主项目与子项目的资源是独立的。能否将这些关联项目中的资源统一管理呢？用户可以

14、将多个项目中的资源共享到资源库中，这样，关联项目也能使用这些资源了，同时也可解决资源重名的问题。,苏州大学 葛娟 制作,22,【例9-10】在项目之间共享资源 将项目模板“新产品.mpp”和项目“09-02.mpp”的资源库集成到一起，保存在文件“09-10.mpp”中。,苏州大学 葛娟 制作,23,【讨论】 在“共享资源”对话框中，用户需要选择“如果日历或资源信息发生冲突”选项，有如下两个选择： “本项目优先”选项如果活动项目和资源库的资源发生冲突（资源日历或其他资源信息不一致），则以当前活动项目中的资源信息为准。例如，当前项目中某资源的最大单位是100%，而资源库中同一资源的最大单位是200%，Project会以当前项目为准，保留100作为该资源的最大单位。 “共享者优先”如果活动项目和资源库的资源发生冲突，则以资源库中的资源信息为准。 （2）在关闭“09-02.mpp”和“新产品”模板时，虽然没有修改