Excel2003电子表格处理系统.ppt

1、,Excel 电子表格处理系统,Excel 概述,Office 家族成员之一电子报表软件,内容提要,一、Excel 2003概述 二、Excel 2003 的文件操作 三、工作表基本编辑操作 四、工作表格式化 五、使用计算公式与函数 六、图表操作 七、数据管理 八、页面设置与打印,学习重点,1、工作表的建立、编辑与格式化。 2、公式与函数的应用。 3、数据的图表化。,一、Excel 2003概述,1.Excel 启动与退出 (1)启动 “开始”“程序” Microsoft Office “Microsoft Excel” (2)退出 与关闭一般Windows窗口方法相同(如单击标题栏中的“关闭

2、”按钮，执行“文件”菜单中的“退出”命令，双击窗口“控制”菜单图标，或按Ctrl+F4键等)。,一、Excel 2003概述,2. Excel 2003 窗口 组成,说明： 行号用数字表示：编号165536。 列号用字母表示： 编号为：A、B、 Z、AA、AB、AZ、 IV共256列 单元格名称（坐标）为所在列号与行号的组合。,一、Excel 2003概述,3. Excel 2003 的基本概念 (1)单元格 工作表中行列相交处的方格。能存储包括字符串、数字、日期、公式、图表、声音等丰富的信息或数据，但最多能容纳32767个字符(excel2003)。单元格所在列号与行号的组合来表示对单元格进

3、行定位（在行、列号栏上拖动表格线可以改变单元格的高度与宽度） (2)单元格区域:一组被选中的相邻或不相邻的单元格。 (3)工作表:由若干行若干列单元格构成的表格。每张工作表最多有65536行和256列。单击工作表名可以改变当前工作表。 (4)工作簿 :指用来存储 Excel 工作数据的磁盘文件。该文件的默认扩展名为“.xls”。一个工作簿可以由多张工作表组成，Excel2003对工作表个数没有限定。,二、Excel2003 的文件操作,1.创建工作薄 “文件”“新建” ，单击“常用”工具栏中的“新建”图标( )，或者按+键。 新建工作簿文件名默认为“Book?.xls”,并含有3张空白工作表（

4、名字分别为sheet1、sheet2、sheet3） 2.保存工作薄 原名存盘：“文件”“保存”，或单击“常用”工具栏中的“保存”图标( )，或者直接+键。 换名存盘：“文件” “另存为”。 3.打开工作薄 “文件” “打开” ，单击“常用”工具栏中的“打开”图标( )，或者直接按+键。 4.关闭工作簿 关闭当前工作簿:“文件”“关闭”或者单击“菜单栏”右部的关闭铵钮。 可在单击“文件”菜单的同时按住键，然后要执行“关闭所有文件”命令,Excel2003允许一次打开多个EXCEL文件,三、工作表基本编辑操作,1.选定单元格或单元格区域 (1)选定单个:在欲选单元格上单击 (2)选定一个矩形区域

5、(连选) 先选定左上角单元格，然后按着Shift键单击右下角单元格。 (3)选定不规则区域(跳选) 先选定第一个单元格，然后按着Ctrl键单击其余单元格。 (4)选定整行(列) 欲选单行(列)，只需单击该行(列)行(列)号； 欲选多行(列)，只需在行(列)号栏中拖动鼠标。可与Shift键或Ctrl键联用。 (5)选定整张工作表 CTRL+A组合键，单击“全选”按钮(行号栏与列号栏的交汇处) 。,说明： 也可用拖动鼠标的方法选定矩形单元格区域； 也可直接在“编辑栏”上“名称框”中输入欲选单元格区左上角单元格编号与右下角单元格编号 (中间用“:”号分隔)，实现单元格区域的选定。,三、工作表基本编辑

6、操作,2.输入数据 (1) 键盘录入 选定要输入数据的单元格，然后从键盘输入数据，最后按Enter键； 或者在选定要输入数据的单元格后，再将光标移到“编辑框”，在“编辑框” 录入数据后按Enter键（或者单击“编辑栏”上的“确认 ”按钮）。 说明：欲修改单元格中的内容，需先将光标移入单元格或“编辑框”。将光移动入单元格的方法是在该单元格上双击。,三、工作表基本编辑操作,2.输入数据 （2）对于有规律的数据，还有如下快捷方法：,填充相同数据 选定已有数据的单元格和欲输入相同数据的相邻单元格 执行“编辑”菜单中的“填充”子菜单中的相应命令单击其中相应的填充命令,三、工作表基本编辑操作,2.输入数据

7、 填充序列 (有一定规律的数据系列) 在序列首单元格输入起始数据 选定包含首单元格和需要填充的单元格区域 执行“编辑”“填充” “序列” 命令 在“序列”对话框中选取所需的 序列类型、序列的步长和终值 单击“确定”按钮,三、工作表基本编辑操作,2.输入数据 填充序列,鼠标拖动法： 用鼠标左（右）键拖动含有数据的单元格右下角的控点（又称填充柄指针变成“”）至需要填充数据的行或列，左键拖动系统自动选择填充方式，右键拖动将由用户在弹出的快捷菜单中单击相应命令。,三、工作表基本编辑操作,2.输入数据 选择列表输入 此法主要用于在同一列中输入已经输入的内容。 在要输入内容的单元格中单击鼠标右键打快捷菜单

8、 执行其中的的“选择列表”命令 在出现一个列表选择想要输 入的文本,三、工作表基本编辑操作,2.输入数据,(4) 不同类型数据的输入,文本：汉字、英文字母、数字、空格等,注意：全部有数字组成的文本数据，可以在输入时加(半角),数值：由0-9、+、-、E、e、$、%、.、，组成的信息,注意：当长度超出单元格宽度时，将以#表示,日期和时间：日期格式为YY-MM-DD(年-月-日), 时间格式为HH:MM(AM/PM),提示：当前日期可使用+，当前时间可使用+,(5)绘图、插入剪贴画、文件图片、艺术字、公式等完全同Word2003,三、工作表基本编辑操作,3.单元格操作 (1)插入单元格 “插入”“

9、单元格” 选择插入方式“确定” (2)插入行和列 “插入” “行” “插入” “列” (3)删除单元格(行/列) 选定要删除的单元格区域(行/列)，执行“编辑” “删除”命令 (4)清除单元格(行/列)中的内容 选定要清除的单元格区域(行/列)，执行“编辑” “清除”菜单中的相应命令,或直接按Del键。,三、工作表基本编辑操作,4.数据的移动和复制 (1)移动 选定要移动的单元格 执行“编辑”“剪切”命令，或按+键 单击目标单元格 执行“编辑”“粘贴”命令，或按+键 (2)复制 选定要移动的单元格 执行“编辑”“复制”命令，或按+键 单击目标单元格 执行“编辑”“粘贴”命令，或按+键,说明：

10、也可按着Shift键或Ctrl键用鼠标拖动的方法进行数据的移动； 移动和复制文字的方法同样适合于剪贴画、图形、艺术字、公式等,三、工作表基本编辑操作,5：工作表的编辑,(1) 插入工作表,菜单操作：“格式”“工作表”命令。,鼠标操作：右击当前工作名处，选择“插入”命令,(2) 删除工作表,菜单操作：“编辑”“删除工作表”命令。,鼠标操作：右击当前工作名处，选择“删除”命令,三、工作表基本编辑操作,5：工作表的编辑,(3) 工作表重命名,菜单操作：“格式”“工作表” “重命名”命令。,鼠标操作：右击当前工作名处，选择“重命名”命令,(4) 工作表的移动和复制,菜单操作：“编辑”“移动或复制工作表

11、”命令。,鼠标操作：右击当前工作名处，选择“移动或复制工作表”命令,可以是当前工作簿、当前打开的其他工作簿或新建工作簿,选择复制或移动的目标位置,如果选中表示为复制，否则为移动,四、工作表格式化,1. 设定文字格式 同Word2000中文字格式的设置,可以通过“格式”工具栏，或“单元格格式”对话框“字体”标签(“格式”“单元格”),四、工作表格式化,2.设定对齐方式 同Word2003对齐方式的设置。可以通过“格式”工具栏，或“单元格格式”对话框“对齐”标签(“格式”“单元格”) 3.单元格合并居中 选定要合并居中的单元格区域； 单击“格式”工具栏中的“合并居中”图标,四、工作表格式化,4.添

12、加边框和底纹 (1)设置边框 通过“格式”工具栏“边框”图标 或“单元格格式”对话框“边框”标签(“格式”“单元格”),四、工作表格式化,4.添加边框和底纹 （2）设置底纹 通过“格式”工具栏“填充颜色”图标或“单元格格式”对话框“图案”标签(“格式”“单元格”),四、工作表格式化,5.设定数字格式 通过“格式”工具栏“或“单元格格式”对话框“数字”标签(“格式” “单元格”),四、工作表格式化,6.设置工作表背景 “格式”“工作表” “背景” 通过“工作表背景”对话框选择背景图片文件 单击“插入”按钮,四、工作表格式化,7.自动套用格式 选定一个要套用格式的单元格区域; 执行“格式”菜单中的

13、“自动套用格式”命令； 在打开的“自动套用格式” 对话框中选择所需的格式； 单击“确定”按钮。,四、工作表格式化,8.设置条件格式 选用欲设置条件格式的单元格区域 执行“格式”菜单中的“条件格式”命令 在“条件格式”对话框中输“条件” 单击“格式”按钮在打开的对话框中设置格式(字体、边框、图案等) 单击“确定”按钮。,设定格式,删除格式,可添加条件，最多三个条件及格式,四、工作表格式化,技巧： 可用格式刷 ( ) 按钮将所选区域的格 式复制到目标区域。,五、使用公式与函数,1.基本概念,单元格地址:,单元格引用:,相对引用:,指明公式或函数中使用了哪些单元格中的数据,可以是单元格地址和单元格区

14、域地址(左上角单元格地址:右下角单元格地址),例如（B4:F8）,列号(A,B,C,)+行号(1,2,3,)； 分为相对地址(A1,A2,B3,C4)和绝对地址($A$1,$A$2,$B$3,$C$4,),在公式中使用相对地址进行引用，当复制和移动公式到新的位置时，公式中引用的单元格地址回自动调节引用的地址。,五、使用公式与函数,绝对引用,混合引用,1.基本概念,在公式中使用绝对地址进行引用，当复制和移动公式到新的位置时，公式中引用的单元格地址不会发生变化。,在单元格地址中既有相对引用又有绝对引用，例如：A$1,$B2;当复制和移动公式到新的位置时，相对引用部分会发生变化，而绝对引用部分不变。

15、,注意：若引用同一工作簿的其它工作表中的单元格，在工作表名与单元格引用之间用感叹号（！）分开。例如=sheet1!A1,五、使用公式与函数,2.插入计算公式 公式是由运算符和参与计算的元素(操作数)组成的有意义(可计算)的式子。操作数可以是常量、单元格地址、名称和函数。 Excel单元格中可以插入公式，但必须以符号“=”或“+”开始 。 常用的运算符有：,算术运行符 :加号(+)、减号(-)、乘号(*)、除号(/)、百分比(%)、幂() 比较运算符 :等号(=)、大于号()、小于号(=)、小于等于号( ) 文本连接符 :&,=（B4+25）/ SUM（D5:F5）,五、使用公式与函数,2.插入

16、计算公式,五、使用公式与函数,例如：有期末成绩表，总评成绩中平时成绩占30%，期末成绩占70%。,五、使用公式与函数,3.公式的隐藏 当不希望别人看到所使用的计算公式时，需要将公式隐藏起来。 选定欲隐藏公式的单元格区域 ； 执行“格式”“单元格”命令，切换至“保护”标签； 选中“隐藏”复选框并“确定”； 执行“工具” “保护” “保护工作表”命令； 在“保护工作表”对话框“密码”文本框中输入一个口令并 “确定”。,五、使用公式与函数,4.错误说明,常见错误值及产生的原因 （1）错误值: #DIV/0！ 表明公式中作为除数的单元格中的数值为零。 （2）错误值: #NAME? 表明公式中出现了不能

17、识别的名称。 （3）错误值: #REF！ 表明在公式中引用了无效的单元格 （4）错误值: #VALUE！ 表明在公式中引用了错误的参数。 （5）错误值: # 表示公式产生的结果较长，单元格容纳不下。,五、使用公式与函数,5.函数的引用,(1)函数是一种简单的表达式，是Excel自带的一些已经定义好的公式可以直接在单元格中输入,但要以等号(=)开头.,(2)函数可以出现在表达式中。,(3)利用函数向导輸入函数：,选定要输入函数的单元格； 执行“插入”“函数”命令，或者单击工具栏上的“粘贴函数( )”图标，找开“粘贴函数”对话框； 从“函数分类”列表框中选择要输入的函数的类别，在“函数名”列表框中

18、选择所需要的函数，从弹出的对话框中输入函数的参数； 单击“确定”按钮。,五、使用公式与函数,5.函数的引用 (3) 函数的输入 使用函数向导输入：,函数格式,函数功能及参数说明,参数说明,引用的数据,计算结果,五、使用公式与函数,手工输入: 按公式输入的方法输入。 在编辑栏中输入一个等号(=)，然后直接输入函数及参数。 注意：在公式和函数中所有标点符号均为半角英文标点,(3) 函数的输入,5.函数的引用,说明：函数总是返回一个处理结果； 参数之间用逗号隔开； 既使无参数，圆括号也不能省略。,五、使用公式与函数,6.函数的一般格式,函数名(参数1，参数2， ),函数的主体，代表函数功能,函数运行

19、时参数，使用逗号(,)分隔，表示与上一参数种类相同的参数可以有多个。不同类型的函数要求给定不同类型的参数.有的函数无参数,括号是必须的,=,五、使用公式与函数,7.常用函数 (1)算术函数 sum、sumif、ABS、exp、log、sqrt、int、round、mod等 (2)统计函数 count、countif、 average、Max、Min、Rank等 (3)日期函数 now、month、today、year等 (4)逻辑函数 and、or、not、if、false、true等,五、使用公式与函数 SUM函数详解,作用:,语法:,SUM(number1,number2,),计算给定参数

20、中数值的总和,参数说明：,(1) 单一数值型数据，例如：=SUM(50,35,65),等同于公式=(50+35+65),(2) 包含数值型数据单元格地址,例如：,=SUM(A1,B2,C3),等同于公式=A1+B2+C3,(3) 单元格区域地址引用,例如:=SUM(A1:F5),表示对从A1单元格到F5单元格中所有数值型数据进行求和。,也可以为多个单元格区域的引用，用逗号分割。例如：=SUM(A1:F5,E3:G8)。,五、使用公式与函数 SUMIF函数详解,语法：,作用：,参数说明：,SUMIF(,),求满足条件的单元格中的数值之和, 指用于条件判断的单元格区域。, 指确定求和的条件，其形式

21、可以为数字、表达式或文本。 例如，可以表示为 32、“32”、“32”、“apples” 注意：双引号（”)对于字符数据是必须的, 指需要求和的实际单元格。只有当 中的相应单元格满足条件时，才对 中的单元格求和。如果省略 , 则直接对 中的单元格求和。,五、使用公式与函数 SUMIF函数详解,例如：要求计算所有男生语文成绩的总和:,五、使用公式与函数 COUNT函数详解,作用:,语法:,COUNT(value1,value2,),统计参数列表中数值型数据的个数,参数说明：,(1) 单一数值型数据，例如：COUNT(50,35,65),(2) 包含数值型数据单元格地址,例如： COUNT(A1,

22、B2,C3),(3) 单元格区域地址引用,例如:=COUNT(A1:F5),表示统计从A1单元格到F5单元格中所有数值型数据的个数。,也可以为多个单元格区域的引用，用逗号分割。例如：=COUNT（A1:F5,E3:G8)。,五、使用公式与函数 COUNTIF函数详解,作用:,语法:,参数说明：,COUNTIF(,),统计出指定范围内符合条件的单元格个数, 指统计的单元格区域范围。可以包含任何数据, 确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，可以表示为 32、“32”、“32”、 “apples“、”王”等。,五、使用公式与函数 COUNTIF函数详解,=COUNT

23、IF(E3:E9,”60”),=COUNTIF(E3:E9,”=70”)-COUNTIF(E3:E9,”=80”),=E13/COUNT(E3:E9),五、使用公式与函数 AVERAGE函数详解,作用:,语法:,AVERAGE(number1,number2,),计算给定参数中数值数据的算数平均值,参数说明：,(1) 单一数值型数据，例如：=AVERAGE(50,35,65),等同于公式=(50+35+65)/3,(2) 包含数值型数据单元格地址,例如：,AVERAGE(A1,B2,C3),等同于公式=(A1+B2+C3)/3,(3) 单元格区域地址引用,例如:=AVERAGE(A1:F5),

24、表示对从A1单元格到F5单元格中所有数值型数据进行求和。,也可以为多个单元格区域的引用，用逗号分割。例如：=AVERAGE(A1:F5,E3:G8)。,五、使用公式与函数 MAX、MIN函数详解,作用:,语法:,参数说明：,MAX(number1,number2,) MIN(number1,number2,),统计出给定参数中数值数据的最大值和最小值,等同与AVERAGE函数,五、使用公式与函数 RANK函数详解,作用:,语法:,参数说明：,RANK(,),返回指定数字在一列数字中的排位, 指定一个特定的数字(或单元格）；, 指一组数值（或单元格区域)；, 指排位方式，如果为“0”或忽略，降序

25、；非零值，升序,例如：在总分后面添加一列，给出每位学生的总分名次。（按降序）,=RANK(H3,H$3:H$9),五、使用公式与函数 日期时间函数详解,Excel日期的内部表示,Excel 将日期存储为一系列连续的序列数，时间存储为小数。通过将单元格的格式设置为“常规”格式，可以查看以系列值显示的日期和以小数值显示的时间。,Excel 支持两种日期系统：1900 年和 1904 年日期系统。默认的日期系统是 1900 年日期系统。如果要更改日期系统，请执行“工具”-“选项”命令，通过“重新计算”标签设置,注意：当输入的年份为2位数字时, Excel 将如下解释年份： 00 到 29 之间，解释

26、为 2000 到 2029 年； 30 到 99 之间，解释为 1930 到 1999 年。,五、使用公式与函数 日期时间函数详解,Excel日期的内部表示,下表格显示了每个日期系统中的第一天和最后一天的日期，及其对应的序列数。,五、使用公式与函数 日期时间函数详解,TODAY( ) 返回当前机器的日期序列数。,NOW( ) 返回当前机器的日期与时间序列数。,DATE(,)，根据,产生日期序列数,DAY() 返回指定日期是当月的“几”号。,YEAR() 返回指日期的年份。,MONTH() 返回指定日期的月份。,WEEKDAY (，) 返回指定日期是星期几。,五、使用公式与函数 日期时间函数详解

27、,应用举例:,计算年龄,与当前日期（动态日期）比较： 1、=(today( )-B3) /365 2、=year(today( ) year(B3),与某个单元格内的日期比较： 1、=($B$10-B3) /365 2、=year($B$10) year(B3),固定日期单元格B10,五、使用公式与函数 IF函数详解,作用:,语法:,参数说明：,IF(Logical_test,Logaical_if_ture, Logaical_if_false),根据条件是否成立返回特定的值,Logical_test 判断条件,返回值为TURE或FALSE,Logaical_if_ture 如果条件成立,则

28、返回当前值。如果忽略则返回TURE,Logaical_if_false 如果条件不成立,则返回当前值。如果忽略则返回FALSE,五、使用公式与函数 IF函数详解,例一：在成绩表后添加一“是否补考”列，如果物理成绩不及格则填入“补考”,课堂练习：IF函数可以嵌套7层。如果成绩表中包含数学，语文，物理成绩。怎么完成以上要求,五、使用公式与函数 IF函数详解,例二：有学生基本信息表，包括“出生日期”列和“说明”列，如果学生的出生月份和当前月相等，则在说明栏里填入“祝你生日快乐”,六、图表操作,图例,数据标记,类型轴 (X),刻度线,值轴（Y）,图表相关名词术语,六、图表操作,1.创建图表 选定要包含

29、在统计图中的单元格数据。 执行“插入”“图表”命令，或单击工具栏中的“图表向导”图标( ) 从“图表向导(图表类型)”对话 框中选择合适的图表类型，并 单击“下一步”按钮。 如果数据源不合可以在打开的 对话框中修改。一般，简单地 单击“下一步”按钮。 在打开的对话框中设置图表的 标题、坐标轴、网线、图例等。 一般，简单地单击“下一步”按钮 最后指定图表插入位置，并单 击“完成”按钮。,六、图表操作,1.创建图表 选定要包含在统计图中的单元格数据。 执行“插入”“图表”命令，或单击工具栏中的“图表向导”图标( ) 从“图表向导(图表类型)”对话 框中选择合适的图表类型，并 单击“下一步”按钮。

30、如果数据源不合可以在打开的 对话框中修改。一般，简单地 单击“下一步”按钮。 在打开的对话框中设置图表的 标题、坐标轴、网线、图例等。 一般，简单地单击“下一步”按钮 最后指定图表插入位置，并单 击“完成”按钮。,六、图表操作,1.创建图表 选定要包含在统计图中的单元格数据。 执行“插入”“图表”命令，或单击工具栏中的“图表向导”图标( ) 从“图表向导(图表类型)”对话 框中选择合适的图表类型，并 单击“下一步”按钮。 如果数据源不合可以在打开的 对话框中修改。一般，简单地 单击“下一步”按钮。 在打开的对话框中设置图表的 标题、坐标轴、网线、图例等。 一般，简单地单击“下一步”按钮 最后指

31、定图表插入位置，并单 击“完成”按钮。,六、图表操作,1.创建图表 选定要包含在统计图中的单元格数据。 执行“插入”“图表”命令，或单击工具栏中的“图表向导”图标( ) 从“图表向导(图表类型)”对话 框中选择合适的图表类型，并 单击“下一步”按钮。 如果数据源不合可以在打开的 对话框中修改。一般，简单地 单击“下一步”按钮。 在打开的对话框中设置图表的 标题、坐标轴、网线、图例等。 一般，简单地单击“下一步”按钮 最后指定图表插入位置，并单 击“完成”按钮。,六、图表操作,2.图表的移动和大小的调整 (1)移动图表 单击要移动的图表（此时在选中的图表的四周将出现八个黑色的控点），用鼠标拖动它

32、到一个新的位置，再松开鼠标即可。 (2)改变图表的大小 先选中要改变大小的图表，然后将鼠标指针移至图表的四周的任一控点上，当指针变成双箭头时，拖动鼠标直至图表变成满意的大小后松开鼠标。,六、图表操作,3.图表格式的编辑 (1)修改图表的类型 选中欲更改类型的图表 执行“图表” “图表类型”命令 在打开的对话框中选择一种合 适的类型后单击“确定”按钮。,六、图表操作,3.图表格式的编辑 (2) 插入数据标志 单击要添加数据标志的图表 执行“图表”“图表选项”命令 切换到“数据标志”标签 选择需要的数据标志种类， 单击“确定”按钮,数据标志,六、图表操作,3.图表格式的编辑 (3)添加图表标题 单

33、击要添加标题的图表 “图表” “图表选项”命令， 切换到“标题”标签 输入图表标题和X轴、Y轴、 Z轴标后，单击“确定”按钮。,六、图表操作,3.图表格式的编辑 (4)改变图表的文字、颜色和图案 双击需要修改的标题或者在选中标题后单击“格式”菜单中的“坐标轴标题”命令（打开“坐标轴标题格式”对话框）。,通过“字体”标签设置坐标轴标题文本格式，通过“图案”标签设置坐标轴标题的颜色和图案，通过“对齐”标签设置坐标轴标题的对齐方式。 单击“确定”按钮,六、图表操作,3.图表格式的编辑 (5)修改图表其它属性 除了可以对图表坐标轴标题进行设定字体和图案之外，还可以对图表中的任何一个元素进行修改。 比如双击分类轴和数值轴，可以打开“坐标辑格式”对话框来改变这两个轴上的文字的字体和图案； 双击图表中的各“系列” ，可以打开“数据系列”对话框，从中设定其图案、形状数据标记等内容。,技 巧 所有关于图表格式的命令均可从快捷菜单中找到，善用快捷菜单可以提高操