计算机基础课件 (4).ppt

1、任务四 Excel 数据处理,任 务 向 导 目的：初步了解Excel 2003的使用方法； 掌握创建、保存、打开和编辑电子表格的操作方法； 掌握电子表格的排版方法； 学会对电子表格中数据进行计算的方法。 重点：创建、保存、打开和编辑电子表格的操作方法； 对文档中数据进行排序、计算的方法。 难点：插入图表的方法； 函数的使用方法； 对电子表格中数据进行计算的方法。,子任务1： Excel 2003有哪些新增功能 ？ 子任务2：如何用Excel 2003制作简单的表格和图表 ？ 子任务3：怎样进行常用选项设置 ？ 子任务4：怎样向工作表中输入信息 ？ 子任务5：怎样对表格进行编辑 ？ 子任务6：

2、怎样对表格进行修饰 ？ 子任务7：怎样对表格进行计算 ？ 子任务8：怎样进行数据分析 ？ 子任务9：怎样管理工作簿 ？ 任务总结,任务四 Excel 数据处理,列表功能 在Excel2003 中，可在工作表中创建列表以分组或操作相关数据，可在现有数据中创 建列表或在空白区域中创建列表。将某一区域指定为列表后，您可方便地管理和分析列表 数据而不必理会列表之外的其他数据。 对XML的支持 XML是目前在网络和应用上应用最广泛的标记语言。通过在Excel2003中支持工业标 准的 XML，可使在计算机和后端系统之间访问和获取信息、解除信息锁定以及允许跨组织 在商业伙伴之间创建集成企业解决方案的过程更

3、加方便。 通过在 Excel 2003中支持 XML，使用以企业为中心的 XML 词汇，您的数据可以被外 部过程访问。 XML 允许采用以前根本不可能或非常困难的方法来组织和处理工作簿和数据。现在， 通过使用 XML 架构，您可以从普通商业文档中识别和提取特定的商业数据。,子任务1 Excel 2003有哪些新增功能,任务四 Excel 数据处理,改进的统计函数 在原有函数的基础上，Excel 2003对函数的许多特性都进行了改进，如取整和精度 等。 并排比较工作簿 使用一张工作簿查看多名用户所做的更改非常困难，但是，Excel 2003提供了一种新 的比较工作簿的方法：并排比较工作簿。可使用

4、并排比较工作簿（使用“窗口”菜单上的“并 排比较”命令）更方便地查看两个工作簿之间的差异，而不必将所有更改合并到一张工作簿 中。可在两个工作簿中同时滚动以确定两个工作簿之间的差异。,任务四 Excel 数据处理,本任务从制作一个实例入手，来简单介绍Excel 2003的使用方法。实例的内容是用 Excel 2003制作一个电脑公司2002年的“收入情况表”，并且生成2002年四个季度的“部门收 入对照图表”，实例效果如图4-1所示。,子任务2 如何用Excel 2003制 作简单的表格和图表,任务四 Excel 数据处理,任务四 Excel 数据处理,图4-1 2002年收入情况表和对照图表,

5、怎样启动Excel 2003 启动Excel 2003一般有两种方法： 如果桌面上有 图标，则双击该图标，即可启动Excel 2003。 如果桌面上没有 图标，则在 菜单中单击 菜单项， 然后在 菜单中单击 菜单项，即可启动Excel 2003。 Excel 2003 的工作界面由哪些部分组成 刚刚启动的Excel 2003的工作界面有标题栏、菜单栏、工具栏和工作区等几个部分组 成，如图4-2所示。,任务四 Excel 数据处理,图4-2 工作界面的组成,任务四 Excel 数据处理,单元格：工作表区的每一格称为一个单元格，它是Excel表格存储信息的最基本单位， 其中可以包含数字、文本、日期

6、和货币等各种信息。活动单元格是用户正在进行操作 的单元格，边框为黑粗框。 单元格地址：也称单元格坐标，由列号和行号值来命名，例如A1表示的是第A列第一 行的单元格地址。 单元格区域：有多个单元格组成的区域，表示方法为“起始单元格地址：结束单元格地 址”，例如A1：B2，表示包含A1、A2、B1、B2四个单元格的区域。 工作表：一张表格称为一个工作表，界面中的空白就是工作表的一部分，系统一般提 供Sheet1、Sheet2、Sheet3三个工作表，如图4-2左下角所示。 工作簿：即Excel 2003中的一个文件，由一组工作表组成，类似一个帐本，而工作表 相当于这个帐本中的一页。 标题栏：显示当

7、前工作的应用程序（Microsoft Excel）和当前的工作簿（Book1.xls）, 其中xls是Excel文件的扩展名。 菜单栏：提供Excel 2003几乎全部的操作命令。 工具栏：提供Excel 2003的常用操作命令，使用工具栏可以使常用操作更为方便、快 捷。可以通过选择 菜单中的 菜单项上的某些子项来显示和关 闭相应的工具栏。,任务四 Excel 数据处理,编辑栏：可以显示出当前单元格内容所对应的公式，用鼠标单击公式栏可以编辑修改 公式，如果该内容不是通过公式计算获得的，则只显示内容本身。 滚动条：可以是工作表在窗口中左右、上下滚动，以看到工作表的全貌。 任务窗格：是Excel

8、2003提供的新部件，许多操作都可以通过它方便地实现，如新建 文件，使用帮助等操作。 怎样向工作表中输入数据 建立工作表，首先要向表格中输入文本、数字等内容，然后才能进行计算、汇总、分 析等数据处理工作。下面结合实例介绍向工作表中输入数据的方法： 在一个单元格中输入数据时，首先要单击该单元格选中它。本例从A1单元格开始 输入。选择一种输入法，然后单击A1单元格，使其成为活动单元格。在单元格内 输入工作表的标题“宏宇电脑公司2002年收入情况”，如图4-3所示，然后，按Enter 键确认，当前单元格变成A2。,任务四 Excel 数据处理,任务四 Excel 数据处理,图4-3 输入表格标题后的

9、结果,拖动鼠标使A1I1成为一个区域，单击工具栏上的“合并与居中”按钮 ，将A1I1 单元格合并为一个单元格，以容纳下一个长标题，如图4-4所示。,任务四 Excel 数据处理,图4-4 合并标题所在的单元格,从A2单元格起，分别输入“部门名称”、“收入”、“应得收入”等项目。 拖动鼠标，选定A2A3单元格，单击工具栏上的“合并与居中”按钮 ，将A2A3 单元格合并为一个单元格，然后再用同样的方法将B2E2、F2F3、G2H2、 I2I3单元格分别合并，如图4-5所示。,图4-5 合并单元格后的结果,任务四 Excel 数据处理,将鼠标指针移动到列号栏上的列与列交界处时，指针会变成形状 ，按住

10、鼠标左 键拖动，调整到合适的宽度时，释放鼠标左键。也可以双击鼠标左键来获得最合 适的列宽。然后向表格中输入其他数据，输入后的结果如图4-6所示。,任务四 Excel 数据处理,图4-6 基本数据输入结束的结果,怎样进行简单的计算 通过计算获得数据是Excel 2003的基本功能。从实例中我们看到：在基本数据输入之 后，需要在基本数据的基础上计算获得一些数据，如应得收入、实际收入、合计和平均 值。下面结合实例介绍怎样利用Excel 2003的计算功能： 单击F4单元格，然后单击工具栏上的“自动求和”按钮 ，“求和公式”会自动出 现，如图4-7所示，其中，函数“=SUM（B4：E4）”中的反向显示

11、的地址表示求和 的区域，可以用鼠标选定B4E4单元格，按Enter键确认，F4单元格求和计算完 成。,任务四 Excel 数据处理,图4-7 自动求和,单击F4单元格，然后将鼠标指针移动到F4单元格的右下角，当指针变成黑色“十” 字形时按住鼠标左键向下拖动至F7，如图4-8所示，则自动完成求和公式的复制。 同理可以完成“合计”项的数值计算。,任务四 Excel 数据处理,图4-8 复制公式,图4-9 完成计算后的表格,任务四 Excel 数据处理,对于“实际收入”项的计算，可以先单击选定I4单元格，然后单击编辑栏，直接输 入公式“=F4-G4-H4”，按回车键确认，最后用复制公式的方法完成其他

12、“实际收入 ”值的计算。 对于“平均值”项的计算，可以先单击B9单元格，然后单击工具栏上的 按钮中 的下拉箭头，在下拉的菜单中选择 项，在单元格上会自动出现公 式 “=AVERAGE（B4：B8）”，将B8改为B7，按Enter键确认，最后用复制公式 的方法完成其他“平均值”的计算。完成计算后的表格如图4-9所示。,怎样对表格进行修饰 计算后的表格需要进一步修饰，以使其更加美观。下面介绍对表格进行修饰的操作方 法： 设置字体和字号：拖动鼠标从A2单元格到I9单元格，在工具栏上设置字体和字号 为“宋体，10”，然后单击工具栏上的“居中”按钮 ，使数据水平方向居中对齐。 添加表格线。现在单元格四周

13、的线都是虚线，并不符合我们对表格的要求。如果 想要为表格添加表格线，可以首先拖动鼠标选定A2I9的单元格区域，然后单击工 具栏上的“边框”按钮 中的下拉箭头，拉出如图4-10所示的下拉菜单。在菜单中 单击 选项，可以给选定区域内的所有单元格添加表格线。,任务四 Excel 数据处理,图4-10 边框下拉菜单,怎样为工作表命名 建立工作簿文件时，系统会自动产生三个工作表，分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3， 在实际操作时，应该为工作表命名以便清楚区分。如果想要为工作表命名，只需双击当前 工作表标签，在工作表标签反向显示后，键入新的工作表名即可，在实例中，为工作表命 名为“收入情况表”

14、。 至此，工作表的建立、数据输入与计算、编辑修饰等工作已经完成，如图4-11所示。,图4-11 完成的收入情况表,任务四 Excel 数据处理,怎样在工作表中生成图表 在数据处理工作中，只有数据表格往往是不够的。在数据的基础上生成图表更有利于 数据分析，能够使数据的对比关系更鲜明。下面结合实例介绍在工作表中生成图表的操作 方法： 拖动鼠标选定A2：E7单元格区域，作为图表的数据来源，单击工具栏上的“图表 向导”按钮 或者单击 菜单中的 菜单项，屏幕会显示 “图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，如图4-12所示。,任务四 Excel 数据处理,图4-12 选择图表类型,任务四 Excel 数

15、据处理,在“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框中选择图表类型为“柱型图”，单击 按 钮，屏幕会显示“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框，如图4-13所示。在对话框 中，如果选择 ，图表将以行为横轴，产生每季度部门之间的收入对照图 表，如图4-13所示；如果选择 ，图表将以列为横轴，产生部门的季度之 间的收入对照表， 4-14所示。,图4-13 以行分类效果,图4-14 以列分类效果,任务四 Excel 数据处理,在图4-14显示的对话框中，单击 按钮，屏幕会显示“图表向导-4步骤之3-图表 选项”对话框。在对话框中单击 标签，在“数据标签包括”选项卡上选择 选项，可以使数据直接标注在

16、图表中。然后单击 标签，在下面的文本框内输入 标题：“宏宇电脑公司年收入对照表”，如图4-15所示。,图4-15 设置图表选项,任务四 Excel 数据处理,在图4-15显示的对话框中，单击 按钮，屏幕会显示“图表向导-4步骤之4-图表位 置”对话框，在对话框中选择 选项，这样可以使图表嵌入到工作表 中，如图4-16所示。,图4-16 确定图表位置,任务四 Excel 数据处理,在图4-16显示的对话框中单击 按钮，图表建立完成，完成后的图表如图4-17 所示。,图4-17 完成后的图表及图表组成,任务四 Excel 数据处理,怎样调整生成的图表 刚刚生成的图表，其大小和位置可能不够合适，其中

17、的字体常常显得杂乱无章，需要 进一步调整。下面我们结合上述实例，介绍图表的组成和调整方法。 图表的组成：整个图表区由图表标题区、数值绘图区和图例区三个部分组成，其 中数值绘图区又由分类轴、数值轴、数据系列和网格线组成，如图4-17所示。 图表的移动：用鼠标单击图表的空白区域，此时图表四周会出现8个黑色方形的尺 寸调节点，按住鼠标左键拖动，鼠标会变成十字形箭头，同时出现一个虚线框显 示图表将被移动到的位置。将图表拖动到合适位置，释放鼠标，图表即被移动到 该位置。 图表的缩放：将鼠标移动到尺寸调节点上，当鼠标变成双向箭头时，拖动鼠标即 可以对图表进行缩放。 图表中各组件的设置：对图表中组件的设置是

18、非常简单的，只要用鼠标对准该组 件双击，屏幕就会弹出有关对话框，在对话框中进行相关设置即可。例如：想要 对图表区中的字体进行统一设置，可以在图表的空白区域双击鼠标，屏幕会显示 如图4-18所示的“图表区格式”对话框。在对话框中我们就可以设置合适的字体，如 设置字体为宋体、字形为粗体、字号为10，设置之后的图表效果如图4-19所示。 进行统一设置之后，我们还可以用类似的方法对图表中的某个组件（如标题、图 例等）进行特殊设置，形成如图4-1所示的效果。,任务四 Excel 数据处理,图4-18 “图表区格式”对话框,任务四 Excel 数据处理,怎样将工作簿文件存盘 在日常的数据处理工作中，我们一

19、定要及时对处理好的工作簿文件执行存盘操作，否 则容易造成无法挽回的损失。要执行存盘操作，可以直接单击工具栏上的“保存”按钮 ， 也可以单击 菜单中的 菜单项。如果是新建的文件，屏幕会显示 “另存为”对话框，如图4-20所示。在“另存为”对话框中“保存位置”旁的下拉框内指定保存文 件的位置，在“文件名”处的文本框中输入文件名，然后单击“保存”按钮 ，即将工 作簿文件保存到磁盘中。,图4-19 设置后的图表效果,任务四 Excel 数据处理,图4-20 “另存为”对话框,任务四 Excel 数据处理,怎样将处理好的工作表打印输出 在将工作表打印输出之前，应该先进行打印预览，获得满意的预览效果后再进

20、行打 印，这样可以避免不必要的浪费。要进行打印预览，可以单击工具栏上的“打印预览”按 钮 。 如果确认工作表可以进行打印，采用比较快捷的方法是直接单击工具栏上的“打印”按 钮 进行打印。 如果要更详尽地设置打印时的各种参数，可以单击 菜单上的 菜单项，在打开的“打印内容”对话框（如图4-21所示）中进行设置，设置结束后，单击 按钮开始打印。,任务四 Excel 数据处理,图4-21 “打印内容”对话框,任务四 Excel 数据处理,怎样退出Excel 2003 要想退出Excel 2003可以单击窗口右上角的 按钮，此时，如果没有保存文件，屏幕 会显示如图4-22所示的对话框。在对话框中选择单

21、击 按钮，表示对文档进行存储 后退出，否则单击 按钮，单击 表示不退出。,图4-22 提示保存对话框,任务四 Excel 数据处理,为什么要进行常用选项设置 与使用Word 2003类似，为了更好地利用Excel 2003提供的系统功能，也为了使系统 更适应用户的操作需要，用户需要对Excel 2003的选项进行设置。 怎样进行常用选项设置 单击 菜单的 菜单项，屏幕上会出现如图4-23所示的“选 项”对话框，用户可以根据自己的需要进行设置。设置的方法是：首先在“选项”对话框中单 击你要修改选项的标签；然后选择或取消单选框来增加或去掉某个功能，或者在列表框中 选择某项、在文本框中输入适合你的内

22、容来修改选项的内容；最后单击 按钮，确 认你的选项设置。,子任务3 怎样进行常用选项设置,任务四 Excel 数据处理,如果在设置选项时，对某个选项的意思不清楚，可以单击选项对话框的 按钮， 系统就会给出有关“选项”对话框的帮助提示，如图4-24所示，用户就可以选择对应选项 的帮助信息。,任务四 Excel 数据处理,图4-23 “选项”对话框,图4-24 选项帮助信息,下面结合实例来介绍Excel 2003的一些常用选项设置，以使读者能够从中学会设置选 项的方法： 编辑标签的使用 在“选项”对话框中单击 标签，如图4-23所示。在默认情况下，当进行表格 的数据输入时，按Enter键后，当前单

23、元格边框将向下移动（按Tab键可以进行水平方向向 右移动），有时会令人感到不太方便。在“编辑”标签下，可以设置按Enter键后的移动方 向。要设置其他的移动方向，可以在 的列表框中选择其他移动方向即可，系 统提供了向下、向右、向上和向左四种移动方向。 常规标签的使用 在“选项”对话框中单击 标签，如图4-25所示。在常规标签下，可以设置 （系统默认的工作簿中的工作表数为3）、 （系统默认的标准字 体是宋体、12号字）和 （系统默认的是用户的“我的文档”处）。要设置这些内 容只需在相应的列表框和文本框中输入要设置的内容即可，这些设置需要重新启动Excel 2003才能生效。,任务四 Excel

24、数据处理,Excel 2003的自动存盘功能和保密功能与Word 2003类似，读者可以参照Word 2003的相关部分（上一任务中的子任务3）。,任务四 Excel 数据处理,图4-25 “常规”标签,工作表中有那些类型的数据 文本型数据：文本数据可以是非数字字符、数字、空格以及它们的组合，将数字作为 文本信息输入，要先输入单引号后再输入数字。 数值型数据：是工作表中的主要信息，是数据处理的对象。若数值型数据太长则以科 学计数法的形式显示，如果显示“#”表示列宽不足，调整列宽可显示正常数值。如 果要输入分数，如1/3，应先输入“0”以及一个空格作为引导，然后再输入“1/3”，否则 将作为日期

25、处理，认为是“1月3日”。 日期时间型数据：Excel 2003用“年-月-日”形式表示日期，用“时：分：秒”形式表示时 间。当天日期的输入可按“Ctrl+；”组合键，当前的时间输入按“Ctrl+Shift+；”组合键。 向工作表中输入数据的几种方法 键盘输入：是数据输入的普通方式，即用键盘输入数据后按Enter键或Tab键确认输 入。如果要在一个单元格内输入两行数据，可按Alt+Enter组合键实现换行。 自动填充：数据输入的快捷方式，用户可以使用该方式快速地在相邻的单元格中填入 相同的数据，还可以在一个连续的单元格区域中快速地填入具有某种规律的数据序 列。,子任务4 怎样向工作表中输入信息

26、,任务四 Excel 数据处理,相同数据填充：首先选择一个单元格作为数据源，用鼠标指向填充柄（单元格右下角的黑方块），鼠标变成黑“十”字形，然后按下左键，拖动虚线框覆盖所有要填充的单元格，如图4-26所示，释放鼠标，所有的单元格都会填入数据源数据，如 图4-27所示。,任务四 Excel 数据处理,图4-27 填充结束,图4-26 拖动鼠标,序列数据填充：对于日期、编号等序列型数据，可以采用这种方式填充。这种填充方 式需要先输入序列的起始值。操作方法是：先输入序列起始值，单击 菜单中 的 菜单项，选择 子项，此时，屏幕会出现“序列” 对话框，在对话框中设置序列的生成方向（行或列）、步长和终止值

27、等内容，如图 4-28所示。设置完毕后，单击 按钮，便可以按顺序生成编号序列，如图4-29 所示。如果想对数字型数据实现自动填充，可以先选择起始数据单元格，然后按住Ctrl 键拖动。,任务四 Excel 数据处理,图4-28 设置序列,图4-29 生成编号序列,怎样选取单元格 在进行表格处理时，选取单元格是最基本的操作，下面介绍几种选取单元格的操作方法： 选取一个单元格：用鼠标直接单击该单元格即可选取这个单元格。 选取一组相邻的单元格：最简单的方法是在起始单元格按下鼠标左键，拖动覆盖这一 组单元格即可。也可以先单击起始单元格，然后按下Shift键单击区域的末尾单元格。 选取多个不连续的区域：先

28、选取一个区域，再按住Ctrl键选取其他区域。 选取整行和整列：单击相应的行号和列号即可选取整行和整列。 选取相邻的行或列：用鼠标拖拽行号或列号。 选取不相邻的行或列：按住Ctrl键单击多个行号或列号。 选取整个表格：按Ctrl+A组合键或单击工作表左上角的选择块（鼠标移动到此处时， 指针变为空心的“十”形状）。,子任务5 怎样对表格进行编辑,任务四 Excel 数据处理,任务四 Excel 数据处理,怎样编辑单元格 编辑单元格就是对其进行删除、插入、合并等操作。下面介绍编辑单元格的操作方法： 删除单元格内容：选定要删除内容的单元格，按Del键。此方法也适合删除区域内的所 有内容。 修改单元格内

29、容：双击单元格或选定单元格后，单击编辑栏（或直接按F2功能键）。 删除单元格：先选定要删除的单元格，然后单击 菜单中的 菜单项，屏幕会显示“删除”对话框，如图4-30所示。在对话框中进行选择，然后按 按钮即可删除选定单元格，如图4-31显示的就是删除图4-29所示的表格中 的C7单元格后的结果。,图4-30 “删除”对话框,图4-31 删除C7后的结果,任务四 Excel 数据处理,插入单元格：先选定要插入单元格的位置，然后单击 菜单中的 菜单项，屏幕会显示“插入”对话框，如图4-32所示。在对话框中进 行选择，然后按 按钮即可在选定位置上插入空白单元格，如图4-33显示的就 是在图4-29所

30、示的表格中的C4位置插入单元格后的结果。,图4-32 “插入”对话框,图4-33 在C4处插入单元格的结果,任务四 Excel 数据处理,插入行或列：先用鼠标选中要插入的行号或列号，然后单击 菜单中的 或 菜单项即可。 合并单元格：选中要合并的单元格区域，然后单击工具栏上的“合并与居中”按钮 即 可。 复制单元格：先选定要复制的单元格区域，单击工具栏中的“复制”按钮 （或按 Ctrl+C组合键），然后选定目标单元格，单击工具栏中的“粘贴”按钮 （或按Ctrl+V 组合键）即可将内容复制到目标位置上。也可以将鼠标指针移动到单元格的边框上， 当指针变成“十”字箭头形状时，按住Ctrl键拖动到目标位

31、置完成复制。 移动单元格：先选定要移动的单元格区域，单击工具栏上的“剪切”按钮 （或按 Ctrl+X组合键），然后选定目标单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮 （或按Ctrl+V 组合键）即可将内容移动到目标位置上。也可以将鼠标指针移动到单元格的边框上， 当指针变成“十”字箭头形状时，拖动到目标位置完成移动。,查找数据：数据查找功能，可以使用户迅速找到并定位数据位置。单击 菜单中 的 菜单项，就可以打开“查找和替换”对话框，如图4-34所示。在 对话框中的 处的文本框中输入查找内容，然后单击 即可执行查 找功能。如果单击 标签，便可以直接进入替换界面，如图4-35所示。,任务四 Excel 数据

32、处理,图4-34 查找界面,图4-35 替换界面,任务四 Excel 数据处理,替换数据：单击 菜单中的 菜单项，即进入替换界面 （图4-35）。在 处的文本框内输入替换的内容，当找到指定内容后单击 按钮替换当前项，单击 按钮，则把选定范围内或当前工作表内所有 查找到的内容都替换掉。,为什么要对表格进行修饰 工作表不仅要让制作者本人使用方便，而且还要让别人也能方便地使用和理解才行。 因此，应适当地对工作表进行修饰，如将工作表的显示格式做一些颜色、字体处理，加入 一些边框、图案等，从而使工作表显示更加清晰流畅，同时还可以美化工作表，让我们在 使用工作表时赏心悦目、轻松愉快。 怎样使用格式工具栏快

33、速修饰表格 使用格式工具栏可以方便地设置表格的显示样式，如字体格式、对齐方式、边框样式 等内容。一般情况下，格式工具栏显示在窗口上部，如图4-36所示。,子任务6 怎样对表格进行修饰,任务四 Excel 数据处理,图4-36 格式工具栏,字体设置工具：字体设置工具包括字体格式设置工具和字体颜色设置工具，用来 设置数据的字体、大小、字形和颜色等内容。 对齐方式设置工具：用来设置选定内容的对齐方式，可以设置左对齐、居中、右 对齐和合并及居中四种对齐方式。 数字格式设置工具：在默认状态下，数值是以数字的形式显示的。如果需要以其 他形式显示，则选定数据后单击需要的数据格式按钮即可，可以将数据设置成货

34、币样式、百分比样式和千位分隔样式并可以增加和减少小数位数。 字符缩进设置工具：使用该工具可以将数据以缩进的方式显示。 边框样式设置工具：在默认状况下，工作表中的表格线是灰色的，而灰色的表格 线是不能打印出来的，如果想打印出表格线或者想美化表格，就需要为表格设置 边框线。在子任务2的实例中，我们已经为表格设置了边框线。 设置边框线的方法是：首先选取要设置的区域，然后单击格式工具栏上的“边框”按 钮 旁的下拉箭头，在拉出的菜单中选取一种想要的边框样式即可。,任务四 Excel 数据处理,任务四 Excel 数据处理,图4-37 填充颜色菜单,填充颜色工具：使用该工具可以为表格的背景填充颜色，使表格

35、显得更醒目。设置背 景颜色的操作方法是：首先选取要填充的区域，然后单击格式工具栏上的“填充颜色” 按钮 旁的下拉箭头，在拉出的菜单（如图4-37所示）中选取需要的颜色即可。填 充颜色后的教师信息表如图4-38所示。,图4-38 填充颜色后的表格,怎样设置单元格格式 使用格式工具栏可以快速设置工作表的格式，但是它不能满足所有操作的需要（如为 表格填充底纹、设置上下标等），此时就需要使用“单元格格式”对话框来设置。设置单元 格格式的方法是：首先选取要进行设置的单元格，单击 菜单上的 菜单项，屏幕会弹出“单元格格式”对话框，如图4-39所示。在对话框中可以对单元格的字 体格式、数字格式、对齐方式和边

36、框格式等项目进行设置。如图4-40显示的是使用“单元格 格式”对话框设置对齐方式、边框样式和填充图案后的“教师信息表”。,任务四 Excel 数据处理,图4-39 “单元格格式”对话框,图4-40 设置格式后的结果,任务四 Excel 数据处理,怎样实现表格的自动套用格式 Excel 2003提供了自动格式化功能，它可以根据预设的格式，将制作的报表格式化， 产生美观的报表，这就是表格格式的自动套用。 使用自动套用格式，首先选取要套用的区域，然后单击 菜单上的 菜单项，屏幕会弹出“自动套用格式”对话框，如图4-41所示。在对话框 中，选择一种格式后，单击 按钮，选择的格式即被应用到选取的区域。如

37、图4-42 所示。,图4-41 “自动套用格式”对话框,图4-42 自动套用格式后的结果,怎样输入公式 公式的输入类似于文字的输入，但公式的表达式前应有一个等号。要在一个单元格中 输入通过公式计算的数据，只需在该单元格中先输入一个等号，然后输入表达式即可。按 Enter键或Tab键后，该单元格内将自动显示出公式计算的结果。 公式的语法 公式是由等号和表达式构成的。表达式由运算符和参与运算的操作数构成。操作数可 以是常量（如12、￥123.45等）、单元格地址（如A5、B6、D2：D6等）、公式名称和函 数。 Excel 2003数据计算操作的四种运算符 算术运算符：完成基本的数学运算，如加法、

38、减法、乘法和除法等，可以连接数字和 产生数字结果。算术运算符及其含义见表4-1。,子任务7 怎样对表格进行计算,任务四 Excel 数据处理,表4-1 算术运算符,表4-3 文本运算符,任务四 Excel 数据处理,比较运算符：可以比较两个数值并产生逻辑结果TRUE（真）或FALSE（假）。比较 运算符及其含义见表4-2。,文本运算符：用于将一个或多个文本连接为一个组合文本。文本运算符及其含义见表 4-3。,表4-2 比较运算符,引用运算符：使用引用运算符可以将单元格区域合并计算。所谓引用是指参与运算的 一个区域，一般用于统计运算（求和、求方差等）。引用运算符及其含义见表4-4所 示。,任务四

39、 Excel 数据处理,表4-4 引用运算符,如果公式中同时用到了多个运算符，Excel 2003将按表4-5所示的顺序进行运算。如果 公式中包含了相同优先级的运算符，按从左到右的顺序计算。,表4-5 公式的运算顺序,单元格有那些引用类型 在单元格的公式计算中，要用到区域的引用。在Excel 2003中，有三种引用类型，下 面结合教师工资表来（如图4-43）介绍这些引用类型： （1）相对引用：公式中的单元格地址是当前单元格的相对位置。当使用该公式的活动单 元格地址发生改变时，公式中所引用的单元格地址也相应发生变化。例如：E3单元 格中公式为SUM（C3：D3），复制到E4单元格后公式变成SUM

40、（C4：D4），E4单 元格将得到李四的应得工资，如图4-44所示。,图4-43 教师工资表,图4-44 相对引用,任务四 Excel 数据处理,（2）绝对引用：以坐标原点为参照点，公式中引用的单元格地址不随活动单元格的改变而 改变。使用绝对地址，是在单元格地址的行号和列号前加一个字符“$”。例如：将E3 单元格的公式改为SUM（$C$3:$D$3）,复制到E5单元格后公式仍为SUM （$C$3:$D$3），没有得到王五的应得工资，如图4-45所示。 （3）混合引用：公式中可以同时包含相对引用和绝对引用，即单元格引用的行号和列号中 仅有一项前有“$”号。例如：将E3单元格的公式该为SUM（$C

41、3:$D3），复制到F10 单元格后公式变为SUM（$C10:$D10），列号未发生改变，而行号改变了，如图 4-46所示。,图4-45 绝对引用,图4-46 混合引用,任务四 Excel 数据处理,怎样显示公式 在利用公式计算结果之后，我们有时会查看和修改公式，显示公式的方法如下： 单击含有公式的单元格，在编辑栏中可以显示公式，若想修改公式，可以单击编 辑栏。 双击含有公式的单元格，公式将直接显示在单元格中。 按Ctrl+组合键可以快速切换显示公式状态与普通视图状态。显示公式状态如图 4-47所示。,图4-47 显示公式,任务四 Excel 数据处理,怎样使用函数 在使用公式计算过程中，经常

42、要使用函数。Excel 2003提供了大量的函数，可以使我 们更方便地进行数据处理。使用函数一般有下面两种方法： 对于特别常用的函数（如SUM、AVERAGE），可以选定需要计算的单元格，在 单元格中直接输入“=函数名（参数）”，如“=SUM（C3：D3）”，然后按Enter或 Tab键确认。 对于一般函数，可以在选定需要计算的单元格后，单击工具栏上的 按钮旁的 下拉箭头，在下拉的菜单中选择 选项，屏幕会弹出“插入函数”对话框，如图4-48所示。在对话框中选择函数类别和需要的函数，单击 按钮 后，屏幕会弹出“函数参数”对话框，如图4-49所示。在“函数参数”对话框内输入参 数，单击 按钮即完成

43、运算。在输入参数时，可以利用“折叠函数”按钮 ， 将对话框折叠，选取单元格区域后，再单击 将对话框展开。,任务四 Excel 数据处理,图4-48 “插入函数”对话框,任务四 Excel 数据处理,图4-49 “函数参数”对话框,任务四 Excel 数据处理,怎样锁定和隐藏公式 一般情况下，我们不希望别人对表格中的公式进行修改，或者不希望别人看到数据的 计算公式，此时，可以借助锁定和隐藏公式功能来达到这个目的。锁定和隐藏公式的方法 如下： 选取要隐藏和锁定的单元格区域，单击 菜单中的 菜单项， 打开“单元格格式”对话框，单击 标签，选择 和 复选框，如图 4-50所示。,图4-50 “保护”标

44、签,任务四 Excel 数据处理,锁定和隐藏公式后，需要进行“保护工作表”才能使设置生效。“保护工作表”的方法 是： 单击 菜单上的 菜单项，然后单击 子项，屏幕会弹出“保护工作表”对话框，如图4-51所示。在对话框的列表框中设置允许 没有密码的用户可进行的操作，输入密码，然后单击 按钮。 如果在对话框中输入了密码，屏幕会弹出“确认密码”对话框，如图4-52所示。重新输入密码后，然后单击 按钮完成对工作表的保护。,图4-51 “保护工作表”对话框,图4-52 “确认密码”对话框,任务四 Excel 数据处理,保护后的“教师工资表”，如图4-53所示。,工作表被保护起来后，只有撤消保护才能进行被

45、限制的操作。撤消对工作表的保护， 只要单击 菜单上的 菜单项，然后单击 子 项，在弹出的对话框中输入密码，单击 按钮即可。,图4-53 隐藏公式的结果,任务四 Excel 数据处理,怎样将工作表中的数据排序 排序是数据处理中经常要做的工作，利用Excel 2003可以方便快速地对工作表中的数 据进行排序。 简单排序：先选定排序的数据单元格区域，然后单击工具栏上的“升序”按钮 或“降 序”排序按钮 即可。 复杂排序：可以设置各种排序参数的排序方法，在实际工作中经常使用这种方法进行 排序。进行复杂排序的方法是：先选定排序的数据单元格区域，然后单击 菜 单上的 菜单项，在屏幕弹出的“排序”对话框中设

46、置合适的参 数，最后单击 按钮。,子任务8 怎样进行数据分析,任务四 Excel 数据处理,如果要以“教师工资表”中的“应得工资”项为主要关键字进行排序，可以采取下面的操作 步骤： 在工作表中选取A2：E9单元格区域，如图4-54所示，单击 菜单上的 菜单项，打开“排序”对话框，如图4-55所示。,任务四 Excel 数据处理,图4-54 选取区域,图4-55 “排序”对话框, 按图4-55所示的方框中的内容设置，单击按钮，排序后的结果如图4-56所示。,任务四 Excel 数据处理,进行排序的时候，需要注意的是：排序选取的数据区域中不能含有合并的单元格，否 则系统将提示单元格大小不同。,图4

47、-56 排序后的工资表,如何对数据进行筛选 利用数据筛选功能，用户可以在工作表中只显示满足自己需要的数据。在如图4-54所 示的工作表所在窗口中单击 菜单中的 菜单项，然后单击 子项，工作表变为如图4-57所示。 执行筛选后，表格项目栏的每项都出现“筛选”按钮 ，单击 按钮，在下拉菜单中设 置筛选条件，即可以对该项进行筛选。,图4-57 设置自动筛选后的表格,任务四 Excel 数据处理,对特定项进行筛选：单击 按钮，在下拉菜单中选择表格中的某项，即可实现对特定 项的筛选。例如：单击“姓名”项的下拉按钮，在下拉菜单中选择“王五”（如图4-58所 示），则表中只列出满足条件的数据，如图4-59所

48、示。,图4-58 设置筛选项,图4-59 筛选结果,任务四 Excel 数据处理,自定义筛选：单击 按钮，可以让用户自己定义条件进行筛选。例如：要显示“应得 工资”大于1600小于1900的记录，可以单击“应得工资”项目的筛选按钮 ，在下拉菜单中 单击 选项，屏幕会弹出“自定义自动筛选方式”对话框，如图4-60所示。在对话 框的列表框中可以输入数据也可以选择数据，设置完毕后，单击 按钮进行筛选， 结果如图4-61所示。,图4-60 “自定义自动筛选方式”对话框,图4-61 筛选后的结果,进行筛选后，要取消筛选条件，可以单击该项目的筛选按钮，在下拉菜单中选择 选项；要取消筛选按钮，单击 菜单中的

49、 菜单项，然后 单击 子项，去掉选项前的“”即可。,任务四 Excel 数据处理,如何将数据分类汇总 分类汇总也是数据处理中经常使用的操作，用于将表格中具有相同类别的记录的数据 值进行分别汇总处理。下面结合“教师工资表”（在操作之前先插入“部门”一项，输入相应的 部门名称）介绍分类汇总的操作方法： 选定表格，按要汇总的项目（如“部门”）排序，排序后的结果如图4-62所示。,图4-62 按“部门”排序后的工资表,任务四 Excel 数据处理,选定汇总的单元格区域（如A2：F9），单击 菜单中的 菜单项，打开“分类汇总”对话框，依次设置分类字段、汇总方式、汇总项目和汇总后显 示方式等内容，如图4-

50、63所示。,图4-63 “分类汇总”对话框,任务四 Excel 数据处理,单击 按钮进行汇总，汇总结果如图4-64所示。,图4-64 汇总后的工资表,任务四 Excel 数据处理,分类汇总后，操作窗口左侧的 按钮可以隐藏明细数据， 按钮可以显示明细数据。 依次 单击前三个 按钮，结果如图4-65所示。,要清除分类汇总，只需打开“分类汇总”对话框，单击 按钮即可。,图4-65 隐藏明细后的结果,任务四 Excel 数据处理,怎样新建工作簿 一般有三种方法可以新建工作簿： 启动Excel 2003时，系统会自动建立一个新的空白工作簿Book1。 单击工具栏上的“新建”按钮 。 单击 菜单上的 菜单项，系统会在窗口右侧显示“新建工作簿” 任务窗口，如图4-66所示，在任务窗口中选择 命令。,子任务9 怎样管理工作簿,任务四