社区居委会文书档案的整理方法

1、社区居委会文书档案的整理方法一、归档目的 有利于规范社区档案管理，提高社区工作效率，保证文件材料的齐全与完整，更好地保管和利用档案。二、归档原则 遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，便于保管和利用。三、归档要求 1、做好文件材料的收集，收集的范围按照社区居委会文书档案归档范围及保管期限表的规定，凡应归档的文件都必须齐全完整。 2、凡是永久保存的文件有生锈的金属物，归档时都必须去掉，并用对纸张无损害的粘合剂（乳胶）将文件重新粘合。长期、短期保存的文件保持文件的原貌归档。 3、归档文件统一采用a4纸规格，大于a4规格的要折叠或裁剪，小于a4规格及破损的要托裱。如果

2、整本（册）文件为16开规格的，不用托裱，但必须保持整齐划一。四、归档整理方法 1、总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。 2、“件”含义 （1）单份文件，一份文件为一件； （2）正件与附件合为一件； （3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件； （4）会议记录每次为一件； （5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。 3、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。 4、分类 按年度类别（党务工作、行政工作等）保管期限（永久、长期、短期）由各

3、线专职人员进行分类，整理归档，交社区居委会档案室集中统一管理。 5、编号 （1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。档案章格式：全宗名称年度件号类别保管期限机构 （2）档案章的项目及填写内容： 全宗名称：填写社区居委会名称； 类别号：一个建档单位不同门类档案的代号。如：文书档案：a 机构或内容：填写类别名称。如：党务、行政。 件号：文件的顺序号。按类别（党务工作、行政工作）、保管期限（永久、长期、短期）编制1 个流水号，每年断号。 年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。如：“2000” 保管期限：归档文件保管期限的名称。如：“永久” 在每年

4、归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。 档案章用黑色签字笔填写。 6、装盒及填写盒内备考表 （1）归档文件编号后。按照年度、类别、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同类别的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上填上各项内容（用红色的印章盖印，机构一栏用色红色签字笔填写）。盒号暂不要编。 （2）填写盒内备考表 盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写； 整理人：负责整理归档文件的人员姓名； 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名； 日期：归档文件整理完毕的日期。7、填写归档文件目录

5、 （1）按类别（党务、行政、民政工作）保管期限年度编制的流水号；（2）责任者：文件的署名者或发文机关；（3）文号：文件的发文字号（没有文号的不用填写）（4）题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应加拟标题，原文标题不能说明内容的，应重拟标题。凡加拟的标题都外加“”号；（5）日期：指文件形成的日期；（6）页数：指每一份归档文件本身的有效页数；（7）备注：用以标注归档文件的变化情况或参见标号；（8）归档文件目录一式二份，一份放入目录夹装订，一份放入档案盒。8、编写归档说明归档说明的内容包括：（1）社区 居委会的名称；（2）社区居委会主任人员名单及任免时间；（3）当年的主要工作情况（4）

6、当年档案归档情况。9、档案目录夹的整理 按归档说明归档目录年度排列的顺序用目录夹（红色档案目录夹）装订成检索目录册，逐年增加，将目录夹装满为止。街道社区居委会实物档案整理方法一、归档范围：本单位的集体或个人在各类活动中，获得国家、省、市、区等级别颁发的荣誉证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章（杯）及纪念品、馈赠纪念品等实物，均作为实物档案进行归档整理。二、实物档案的保管期限分为永久、长期、短期三种（一）获省级以上的（永久）（二）获市级的（长期）（三）获区级的（短期）光荣册放在文书档案归档。获省级以上的光荣册放永久，获市级的光荣册放长期，获区级的光荣册放短期。三、分类及代号：实物档案分可折叠的实物，不可

7、折叠的实物两类整理归档。街道社区居委会的荣誉档案以“k”为该类的代号。k1可折叠的荣誉实物包括奖状、奖旗、证书等。k2不可折叠的荣誉实物包括奖杯、奖牌等。四、实物档案的整理1、按年度分可折叠和不可折叠两类归档，一件实物（奖状、奖旗、证书等）为一卷。2、案卷号的编制一卷（件）为一个号，按时间顺序编一个流水号，并将案卷号标识粘贴在每一个实物的背面。填写实物案卷目录（电脑打印，一式一份），装订成检索目录册（用红色档案目录夹装订）。案卷号编制方法如下：k11 案卷顺序号属类代号（1为可折叠类、2这不可折叠类）3、入盒实物档案分为可折叠和不可折叠两类，它的保管方法亦分两种：一是可折叠档案在贴好标识后按顺

8、序放入实物档案盒中保管；二是不可折叠档案在贴好标识后放在陈列柜或专用柜保管。实物标识要注明归档单位名称和案卷号。4、编目目录号的编制：指每本目录的顺序号。其模式为：k1 实物档案第一本目录 实物档案代号五、档案盒面的编制（见附件1）1、类别：盖上“k1”的印章。2、编号：不用印章。3、案卷号：盖上该盒里面的案卷起止号。4、全宗名称：单位的全称。六、实物档案盒脊背的编制（见附件2）1、实物档案“（ ）”盖上“k1”的印章。2、案卷号：盖上该盒里面档案的起止号。七、实物档案案卷目录的编制1、类别：填写代号。2、档案号：填写该档案的案卷号。3、时间：填写立卷归档时间。4、荣誉称号：填写获得的荣誉名称

9、。5、批准单位：真写发证单位，多单位的标注两个主要的。6、批准时间：填写发证时间。7、备注：填写实物档案的保管期限。社区居委会声像档案的整理方法一、归档范围 声像载体类档案是社区在各项活动中形成的，具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体。归档的主要内容包括照片类、录音类、录像类、磁盘类、光盘类等。1、照片档案归档范围：（1）建设面貌类：本社区居委会辖内的名胜古迹、自然风光、民间风俗及社区居委会办公、活动场所、自然灾害等照片；（永久）（2）人物类：本社区居委会历届领导照片；（3）业务活动类：各类会议、领导视察、业务活动、重大事件、事故、文体活动等照片；（长期）（4）荣誉实物类：奖状、奖旗、证书

10、、奖杯、奖牌等实体拍成的照片。（长期）2、声像档案其它载体的归档范围：包括录音带、录像带、磁盘、光盘等。（长期）二、归档时间及要求1、声像档案一般在形成后一个月内归档，要做到及时跟踪，尽快收集。 2、声像档案根据材料形成规律和多种载体的特点，分为：底片、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等类分别整理归档。三、照片档案的整理方法：照片档案分为底片和照片两大部分。社区居委会的照片档案以“g”为该类代号。底片：g1 照片：g2（一）底片的整理：1、底片不分类，按形成时间的先后编流水号，再装入底片册。装满一册为一卷。对无法装入册的底片，要单独存放，并在底片册内编一个底片号。2、底片号的编制：底片号一般由

11、底片代号、案卷号、张数组成。如：g11（1） 每张照片顺序号 案卷号顺序号 底片代号在每个底片袋上亦要填写底片号，用油性笔写。3、底片册封面背脊的填写（见附件1、2）封面正面的填写内容包括：全宗名称（填写本居委会的全称）题名（只写“底片”二字即可）全宗号（不用填写）案卷号（真写该底片册的册号）目录号起止张号（填写该底片册内的起止张号）年度（填写该底片内起止年度）保管期限底片册的目录号和保管期限是不用填写的。背脊的填写内容包括全宗号、目录号、年度、类别、案卷号，除“类别”外，填写方法与封面正面相同。“类别”外，填写方法与封面正正相同。“类别”项可填写“底片”二字。附见1：底片封面正面：全宗名称：

12、题 名：全宗号案卷号目录号起止张号年度保管期限附见2：背脊：全宗号目录号年 度类 别案卷号（二）照片的整理1、照片档案按年度内容分类方法归档，同一类内容的照片按时间顺序装一照片册，不同类内容的照片不能组合在一册内。（照片的分类参照社区分类方案）2、照片册内的每一组照片（即同一时间、同一活动内容的照片）要编写总说明：将该组照片反映的时间、地点、主要内容、人物、该组照片、底片的起止张号等概括写成一个简介。总说明放在该组照片的前面，单独占一张照片的位置。单张照片不用写总说明。如荣誉实物类。总说明格式：题名：照片号：底片号：总说明：3、照片册内每张照片必须按照照片册内标签的格式，填写分说明。分说明格式

13、：照片号 底片号参见号摄影者说明：4、照片号的编制：照片号由照片代号、类号、案卷号、张数组成。如：g211（1） 张数 案卷号顺序号 二级属类代号 照片代号注意：每张照片背面都要贴上照片号。6、照片档案卷内目录的编制：照片档案卷内目录采用电脑打印，一式二份。它的内容：照片号：填写每张照片的照片号底片号：填写每张照片的底片号题 名：每张照片的内容拍摄时间：每张照片拍摄的时间：备注7、照片册封面和背脊的填写方法：照片封面正面填写内容包括：全宗名称（本居委会全称）题名（填写该卷所属类）全宗号（不用填写）案卷号（填写该照片册的册号）目录号（填写案卷所属目录的代号）起止张号（填写该照片册内的起止张号）年度（真写该照片册内的起止年度）保管期限照片封面正面格式：全宗名称：题 名：全宗号案卷号目录号起止张号年度保管期限背脊的真写内容除“类别”外，填写方法与封面正面相同。“类别”项可真写该卷所属类。背脊格式：全宗号目录号年 度类 别案卷号8、案卷目录及目录号的编制：每册照片作为一卷拟写照片档案案卷目录，案卷题名应概括案卷内照片的主要内容，必须包含责任者、年度、主要内容三大要素。照片档案案卷目录采用电脑打印，一式一份。把打印出各类照片的案卷、卷内目录一起装订成检索目录册（用浅黄色的声像目录夹装订）。每装订一本声像目录应编一个目录号