第9章办公自动化业务情景实例.ppt

1、第9章 办公自动化业务情景实例,办公自动化实用教程 （第三版）,9.1 本章任务的问题情景分析 9.2 招聘计划阶段的办公应用 9.3 招聘实施阶段的办公应用 9.4 招聘评价阶段的办公应用,本章目录,9.1 本章任务的问题情景分析,9.1.1 任务描述,某公司是我国一家大型民营企业，根据发展需要，今年上半年准备招聘各类技术和管理人员100名，招聘所采用的方式有校园招聘、社会招聘、猎头公司推荐等，公司整体确定的面向社会人员的招聘流程如图9-1所示（面向应届毕业生的校园招聘略有不同）。 问题：在伴随着图9-1所进行的招聘活动中，都需要同步作好哪些相关文档的处理？,9.1.1 任务描述,图9-1

2、人员招聘工作流程图,9.1.2 问题分析,作为公司人力资源部中负责招聘工作的办公人员，以下是他们需要思考的重要内容： （1）为了在下半年圆满地完成招聘任务，都需要作好哪些办公处理工作？ （2）这些工作的顺利完成，分别需要使用什么样的办公设备和办公软件？ （3）各个任务的工作成果应该是什么样的文档形式？它们各自为谁所用？ （4）以上各种工作成果，在整个招聘工作活动流程中起到什么重要作用？ （5）各工作完成顺序如何确定？哪些必须自己完成？哪些可从外部获取？,9.1.3 工作概况-第一步：招聘计划阶段（1/2）,1. 各部门分析本部门内部的人员需求情况，填表后上报人力资源部。 2汇总各部门的人员需求

3、情况，得到公司目前总的人员需求情况。 3对汇总的人员需求计划，上报公司高层，待同意后拟定招聘职位设置表。 4将招聘计划报送劳动部门审批，待批准后，才能正式公开进行招聘。,9.1.3 工作概况-第一步：招聘计划阶段（2/2）,5制作招聘简章，说明招聘安排，如招聘职位、招聘时间、应聘方式、招聘流程、录用待遇、联系方式等。 6制定校园招聘的整体策划方案 7制作报名登记表（供社会人员用） 8制作求职简历表（供在校学生用） 9制作招聘工作整体流程图,1设计制作汇总表，用来记录到各个学校招聘时记录各类报名人员的信息。 2面试试题的准备 3面试情况的记录表 4对各个岗位报名人员，进行最终的成绩计算和顺序排名

4、。 5向最终录用人员发去录用通知 6向进入最终的复式阶段，但未录用者发去人员辞谢通知单，以表示感谢。 7录用人员的结果公示 8签订相关的协议 9签订人员录用合同,9.1.3 工作概况-第二步：招聘实施阶段,1进行招聘成本计算与分析 2招聘评估：计算人均招聘成本、招聘完成率、录用比率、应聘者比率等。 3制作整个招聘工作的工作总结 4将相关的文档进行归档处理,9.1.3 工作概况-第三步：招聘评价阶段,表9-1招聘工作各阶段的任务及其所需文档,9.2 招聘计划阶段的办公应用,9.2.1 人员补充申请表,该表格样式如表9-1所示，由人力资源部做成一个Excel模板文件，放置到公司内网。然后，各用人部

5、门从网上下载空的表格，将内容填写完成后，交给人力资源部汇总。,表9-1 人员补充申请表 申请部门 ： （盖章） 填表日期：,9.2.2 人员需求汇总表,该表格样式如教材表9-3所示，由人力资源部汇总各部门上报的人员补充申请而得到。汇总时，可以按照需求人员的相关属性进行分类处理（例如下面的表格按人员层次进行了分类汇总）。该汇总表完成之后，要交公司高层领导进行审阅，通过后才能正式下达计划。,9.2.3 招聘职位设置表,招聘职位设置表，是对领导审阅后的用人需求汇总计划，按照工作部门和岗位进行分类处理，列出各个招聘职位的基本信息，包括职位名称、数量、部门联系人以及电话等。,9.2.4 招聘计划审批表,

6、招聘计划确定好之后，还需要报送劳动部门审批，待正式批准后，才能正式进行公开招聘，该工作目前在很多省市都可以通过网上进行，所以这里不再给出具体文档样式。,9.2.5 招聘简章的编制,招聘简章用来详细说明招聘的相关安排，例如招聘职位、招聘时间、应聘方式、招聘流程、录用待遇等。它可以以打印方式张贴到学校的广告栏中，或者寄送到相关平面媒体（报纸、杂志）进行宣传，或者做成网络版样式，放到公司内部网站和专门的人才网站上。,9.2.6 校园招聘方案的确定,校园招聘有与社会招聘不一样的地方，面向的学生较多，需要为他们进行更多的公司背景以及相关待遇的详细介绍，以便吸引更多的学生应聘；同时，其人员筛选的工作量比较

7、大，为此必须事先设计好校园招聘的总体方案，以便到时候能够稳定、有序进行各个流程，确保校园招聘获得应有的效果。,9.2.7 报名登记表,社会人员要参加应聘的话，需要为他们准备好如教材表9-5所示样式的报名登记表。,9.2.8 个人求职简历表,在校园招聘活动中，需要为大学生准备好如教材表9-6所示样式的个人求职简历表。,9.3 招聘实施阶段的办公应用,9.3.1 报名人员汇总表,为了对报表人员信息进行汇总处理，需要利用Excel制作教程表9-7所示的报名人员信息汇总表。对在该表中输入的报名人员信息，还可以进行快速的排序、筛选、查询等操作。,9.3.2 面试试题的准备,在面试阶段，需要设置许多题目。

8、 教材上为市场营销人员面试设置的题目。,9.3.3 面试成绩评判表,在面试阶段，考官要为选手表现打分，为此需要制作教材表9-8所示的面试成绩评判表。,9.3.4 综合成绩排序表,一般来说应聘人员需要经过层层筛选，最后按照笔试和面试的成绩进行综合加权计算，计算综合成绩，然后进行成绩排序，为此需要用Excel事先制作教程表9-9所示的综合成绩排序表，其中相关单元格的计算公式需要事先设计好，如教程表9-9中第3行所示（其实如果更严谨起见，应该考虑在还没有输入数字时候的，对相关公式设置IF函数进行计算的控制，使得只有在输入相关应聘人选信息以及笔试和面试成绩后，再进行公式计算）。另外，该表格的设计中，应

9、尽可能减少数据的数据工作量，比如教程表9-9中的“性别”就设置了下拉式类标选择输入，另外像笔试和面试成绩也都可以直接链接到原来的存储位置。,9.3.5 人员录用通知书,对于最终录用的应聘人员，人力资源部要及时以书面方式送出录用通知书，以免失去合格的录用者。在现实中，有许多企业由于工作不够严谨，因通知不及时而损失了企业的人力资源，并影响企业的外部形象。 教材图9-2所示，就是人员录用通知书的一个样式范例。,9.3.6 人员辞谢通知书,对于进入到最后的面试环节，但是因为某些原因未能录用的应聘者，要发出辞谢通知。周到的辞谢方式除了能树立良好的企业外部形象之外，还可能对今后的招聘产生有利的影响，会在以

10、后吸引更多的人员参与应聘。 因此，应该用同样礼貌的方式通知未被录用人员。 一种方法，通过电话用委婉的语言通知对方； 另一种方法，用正式信函的方法告知对方（切忌用明信片），如教材图9-3所示，就是公司人员辞谢通知书的一个样式范例。,9.3.7 录用结果公示,对于最终的录用结果，可以进行结果公示。在目前的信息化、现代化办公情况上，把结果以表格或者文本的方式制作成网页格式，放置到本单位网站的人才招聘栏目上即可。,9.3.8 相关协议的签订,对于录用在校的应届毕业生，企业需要与学生本人、所在学校签订“三方”协议。这种协议都有现成的文档，直接可以从相关网站下载，供学生本人和用人单位进行填写。 另外，对于

11、特殊的岗位，特别是有可能获取企业商业秘密和知识产权的核心技术和管理人员，还要在进行聘用时，签订“竞业限制”或者“保密条款”的相关协议，以免降低员工流失对企业造成的影响。,9.3.9 劳动合同的签订,劳动合同是用人单位和工作人员之间正式签订的合同文件，它具有特定的内容与格式。各地劳动行政部门一般都设计劳动合同的示范文本，可以从网上直接下载来使用。,9.4 招聘评价阶段的办公应用,9.4.1 招聘成本的核算,招聘活动是需要付出成本的 ，如图9-2所示，它包括多种不同的项目。,图9-2 招聘成本的构成,9.4.2 招聘工作的评估,招聘活动完成后，需要对其结果计算出如下的评估指标，作为工作绩效考核的依据。 1单位招聘成本 单位招聘成本=招聘总成本录用人数 2招聘完成比率 招聘完成比率=录用员工数计划招聘数l00 3录用比率 员工录用比率=实际录用数应聘者总数100 4应聘者比率 应聘者比率=应聘者总数计划招聘数100,9.4.3 招聘工作的总结,对于本次招聘活动的整体情况、流程、存在的问题、取得的成绩，需要进行认真的总结。 对于总结的结果，可以制成两种格式的文档： 一种是写成Word格式的招聘工作总结报告，打印后上交给公司人力资源部经理（或者人力总监）和公司总经理进行审查，并进行工作存档； 另一种是将相关内容制作